Questions fréquemment posées sur la mise en œuvre de la LPPSDPV

Questions fréquemment posées sur la mise en œuvre de la LPPSDPV (PDF)

1. Depuis quand la LPPSDPV est-elle appliquée ?

La LPPSDPV est entrée en vigueur le 4 mai 2023 et elle est appliquée à partir de cette date à l’égard de l’ensemble des entités assujetties, y compris des entités au titre de l’art. 12, alinéa 1, point 3.
La seule exception prévue concerne les employeurs du secteur privé qui comptent de 50 à 249 salariés, à l’égard desquels la loi est appliquée à partir du 17 décembre 2023.

2. Qui et pour quelles violations peut effectuer un signalement au titre de la LPPSDPV ?

Le droit d’effectuer un signalement au titre de la LPPSDPV n’appartient qu’aux personnes physiques qui possèdent l’une quelconque des qualités suivantes à l’égard de la structure ou de l’organisation contre laquelle leur signalement est dirigé :

1. travailleur, fonctionnaire ou toute autre personne qui exécute un travail salarié, quelle que soit la nature du travail, le mode de rémunération ou la source de financement ;
2. personne qui travaille en dehors d’une relation de travail et/ou qui exerce une activité professionnelle indépendante et/ou artisanale ;
3. volontaire ou stagiaire ;
4. associé, actionnaire, propriétaire unique du capital, membre de l’organe d’administration ou de contrôle d’une société commerciale, membre du comité d’audit d’une entreprise ;
5. personne qui travaille pour une personne physique ou morale, ses sous-traitants ou fournisseurs ;
6. candidat à un emploi qui s’est présenté à un concours ou à une autre forme de recrutement pour un emploi et qui, à ce titre, a acquis des informations de violation ;
7. travailleur, lorsque les informations ont été acquises dans le cadre d’une relation de travail ou de service qui a pris fin avant le signalement ou la divulgation publique ;
8. toute autre personne qui signale une violation dont elle a eu connaissance dans un contexte professionnel.
Afin qu’il soit examiné dans les conditions et selon les modalités prévues par la LPPSDPV, le signalement doit contenir des informations sur des actes ou des manquements, qui sont :
а) non conformes à la loi et relèvent de la législation bulgare ou d’actes de l’Union européenne dans les domaines indiqués à l’art. 3, ou
b) contredisent l’objet ou la finalité des règles énoncées dans les actes de l’Union européenne dans les domaines indiqués à l’art. 3
et qui ont été commis ou il est très probable qu’ils soient commis au sein de cette organisation, ainsi que des informations sur des tentatives de dissimulation des violations.

3. Quels sont les signalements qui relèvent du champ de la LPPSDPV?

Le champ d’application de la loi inclut des signalements qui remplissent à la fois les conditions suivantes :

1. ils sont effectués par une personne ayant une quelconque des qualités visées à l’art. 5 ;
2. il existe un contexte professionnel au sens du § 1, point 4 des dispositions complémentaires de la loi ; et
3. ils concernent des actes ou des manquements, qui :
а) sont non conformes à la loi et relèvent de la législation bulgare ou d’actes de l’Union européenne dans les domaines indiqués à l’art. 3 de la loi ; ou
b) contredisent l’objet ou la finalité des règles énoncées dans les actes de l’Union européenne dans les domaines indiqués à l’art. 3 de la loi.

4. Le champ d’application de la loi couvre-t-il un signalement de violations ou des violations publiquement divulguées portant sur une règle interne adoptée par l’entité assujettie?

Le champ d’application matériel de la loi couvre les signalements de violations et les violations publiquement divulguées de la législation bulgare ou d’actes de l’Union européenne accompagnant la loi. Toutefois, si la violation d’une règle interne adoptée par l’entité assujettie mène à leur violation et s’il existe un lien causal clair de cela, elle relève du champ d’application matériel de la loi.

5. Dans le cadre du processus de signalement interne, est-il permis que l’entité assujettie prévoie des questions supplémentaires devant être rapportées, en prenant des engagements similaires à ceux visés par la LPPSDPV ? Par exemple rapporter des violations qui sont en dehors du champ d’application de la LPPSDPV ou des circonstances qui ne représentent pas de violations de la loi, mais des règles internes de l’entité assujettie ?

Il n’existe pas d’obstacle juridique susceptible d’empêcher un employeur de prévoir la possibilité que soient rapportées des irrégularités ou des violations qui sont en dehors du champ d’application de la LPPSDPV. Dans cette hypothèse, l’employeur doit entreprendre des mesures appropriées pour les distinguer clairement, respectivement pour informer en bonne et due forme les agents de la distinction entre signalements relevant du champ de la LPPSDPV et autres signalements, ainsi que des conséquences légales pour l’auteur du signalement.

6. Les signalements de violations de l’organisation interne et/ou à caractère administratif interne, commises au sein de la structure de l’entité assujettie au titre de cette loi, relèvent-ils du champ d’application de la LPPSDPV ?

Si ces violations ne sont pas liées ni ne mènent pas à une violation de la législation bulgare ou d’actes de l’Union européenne relevant du champ d’application de la LPPSDPV, et si elles ne menacent ni ne portent atteinte à l’intérêt général, la LPPSDPV n’est pas applicable à leur égard.

7. Peut-on examiner des plaintes dans les conditions et selon les modalités prévues par la LPPSDPV ?

Le champ d’application de la LPPSDPV ne couvre que des signalements de violations ou des violations publiquement divulguées de la législation bulgare ou d’actes de l’Union européenne, qui menacent ou portent atteinte à l’intérêt général, ainsi qu’au droit de l’Union européenne (argument tiré de l’art. 1, alinéa 1 de la LPPSDPV). Suivant ces modalités, ne peuvent être examinés que des signalements qui relèvent du champ d’application de l’art. 3 de la LPPSDPV et qui ont été effectués dans les conditions et selon les modalités prévues par cette loi.
La LPPSDPV n’est pas applicable à l’examen de plaintes, signalements ou autres demandes, quel que soit leur intitulé, par lesquels n’est recherchée que la protection de droits individuels qui sont par définition liés à la présence d’un intérêt légal personnel direct, sans qu’il y ait d’indication d’une atteinte à l’intérêt général. En outre, selon les modalités et les conditions prévues par la LPPSDPV, ne peuvent être examinées des plaintes intitulées « signalement », concernant des relations interpersonnelles, indépendamment de l’existence ou l’absence d’un contexte professionnel. La plainte est un moyen juridique par lequel une personne cherche à obtenir la protection de ses droits violés. Au contraire, par le signalement on recherche la protection de l’intérêt général, indépendamment du fait de savoir si des droits et intérêts personnels de l’auteur du signalement ont été affectés.

8. Comment peut-on distinguer un signalement effectué selon la procédure générale prévue par le Code de procédure administrative et un signalement effectué selon les modalités de la LPPSDPV ?

Si un signalement effectué selon la procédure générale prévue par le Code de procédure administrative a été effectué devant une entité assujettie du secteur public, il doit être examiné suivant cette procédure.
Si pendant son examen il devient clair que ce signalement relève du champ d’application de la LPPSDPV et qu’il a été effectué par une personne au titre de l’art. 5 de cette loi, le signalement est réorienté vers l’agent ou les agents chargés de l’examen de signalements conformément à la présente loi. L’agent chargé de l’enregistrement du signalement remplit un formulaire de signalement et obtient un NUI de la CPDP. Dans ces cas, une protection des personnes au titre de l’art. 5 est assurée et l’examen du signalement se poursuit selon les modalités de la LPPSDPV.
Au cas où pendant l’examen d’un signalement reçu il s’avère qu’il ne relève pas du champ d’application de la LPPSDPV et/ou qu’il n’a pas été effectué par une personne au titre de l’art. 5 de la loi, le signalement ne peut être examiné selon les modalités de la LPPSDPV, respectivement aucune protection n’est due au titre de la présente loi.
Afin de faciliter la tâche des entités assujetties du secteur public et du secteur privé, celles-ci communiquent aux personnes au titre de l’art. 5 de la LPPSDPV des informations claires et facilement accessibles sur les conditions et les modalités pour effectuer un signalement. Les informations sont affichées sur les sites en ligne des entités assujetties et dans des endroits accessibles dans les bureaux et les locaux de travail (art. 12, alinéa 4).

9. Qui est tenu de mettre en place et gérer un canal interne de signalement au titre de la LPPSDPV ?

Les entités assujetties conformément à la présente loi, qui sont censées mettre en place un canal interne de signalement, sont tous les employeurs du secteur public et du secteur privé, quel que soit leur forme juridique, comme suit :
Du secteur public : tout employeur qui est organisme assujetti du secteur public au sens de la loi sur la gestion financière et le contrôle dans le secteur public, quel que soit le nombre de ses effectifs.
La LPPSDPV ne prévoit une possibilité juridique que pour les communes au titre de l’art. 12, alinéa 2 (qui sont également entités assujetties conformément à la présente loi) qui peuvent partager ou mutualiser des ressources en vue de créer un canal interne.

Loi sur la gestion financière et le contrôle dans le secteur public
Art. 2. (1) Les dispositions de cette loi ne sont applicables qu’à l’égard des organismes du secteur public.
(2) Au sens de cette loi, sont organismes du secteur public :
1. (amendé JO no. 15 de 2013, applicable depuis le 01.01.2014, amendé JO no. 13 de 2019) les organismes budgétaires au sens de la Loi sur les financements publics, et les entreprises municipales au sens de la Loi sur la propriété municipale ;
2. (abrogé, JO no. 15 de 2013, applicable depuis le 01.01.2014)
3. (abrogé, JO no. 15 de 2013, applicable depuis le 01.01.2014)
4. (abrogé, JO no. 15 de 2013, applicable depuis le 01.01.2014)
5. les organismes disposant de fonds garantis par la République de Bulgarie ;
6. les organismes disposant de fonds en provenance de fonds et programmes de l’Union européenne ;
7. (amendé JO no. 13 de 2019) les entreprises publiques au titre de l’art. 62, alinéa 3 de la Loi sur le commerce ;
8. (amendé JO no. 13 de 2019) les sociétés commerciales, y compris les établissements de santé avec plus de 50% de participation de l’Etat et/ou des communes dans leur capital ;
9. (nouveau, JO no. 13 de 2019) les sociétés commerciales dont le capital est entièrement détenu par des sociétés au titre du point 8.

Dispositions complémentaires
§ 1. Au sens de cette loi :
1. (amendé JO no. 43 de 2016) « fonds publics « signifie l’ensemble des fonds qui sont collectés, reçus, tenus, distribués et dépensés par les organismes du secteur public.

Du secteur privé :

• moins de 50 personnes d’effectifs : ne sont pas considérées comme des entités assujetties censées de mettre en place un canal interne au titre de la LPPSDPV, sauf si leurs activités relèvent du champ d’application de l’art. 12, alinéa 1, point 3 ;
• de 50 à 249 personnes d’effectifs : sont toutes considérées comme des entités assujetties et peuvent partager des ressources pour créer un canal interne (art. 12, alinéa 3) ;
• plus de 250 personnes d’effectifs : sont toutes considérées comme des entités assujetties, mais ne possèdent pas la possibilité juridique de partager des ressources pour créer un canal interne ;
• les entreprises de travail intérimaire avec un nombre d’effectifs variable (moins ou plus de 50 salariés à un moment donné) : quel que soit le nombre variable des agents, dès que le nombre de 50 salariés est atteint, elles deviennent « entité assujettie » aux termes de la présente loi.
• l’ensemble des employeurs du secteur privé, quel que soit le nombre de leurs effectifs, si leurs activités relèvent du champ d’application de l’art. 12, alinéa 1, point 3.

Tous les autres employeurs, qui ne sont pas tenus de mettre en place et gérer un canal de signalement interne, s’il existe les préalables nécessaires (par exemple un signalement dirigé contre eux, effectué via le canal externe, la CPDP), sont tenus d’assurer les mesures prévues par le Chapitre III de la loi sur la protection des personnes au titre de l’art. 5 de cette loi. Au sens de cette loi, les organisations sectorielles constituent des entités assujetties lorsqu’elles se trouvent dans l’hypothèse d’employeur ou, dans un contexte professionnel plus large, lorsqu’elles emploient de la main-d’œuvre, quel que soit le caractère du travail, le mode de rémunération ou la source de financement. Bien sûr, il faut tenir compte de l’exigence de nombre d’effectifs visée à l’art. 12, y compris dans l’hypothèse de l’art. 12, alinéa 1, point 3 de la LPPSDPV.

10. Peut-on utiliser un canal de signalement interne mis en place avant l’entrée en vigueur de la loi, y compris s’il prévoit la possibilité de signalement anonyme ?

Si un canal interne a déjà été créé par une entité assujettie au titre de la présente loi, il peut être utilisé aux fins de la LPPSDPV également, à condition de satisfaire aux exigences de cette loi ou d’être rendu conforme à celle-ci. Si un tel canal existe et s’il permet également de recevoir des signalements anonymes, on peut continuer à recevoir de tels signalements mais à des fins autres que celles visées par la LPPSDPV, en les enregistrant dans un registre séparé.

11. Au sein d’un groupe économique (par exemple une société mère et ses filiales, une holding, etc.), les différentes sociétés peuvent-elles utiliser un canal existant de signalement interne ou peuvent-elles créent un tel canal au sein du groupe, à utiliser par l’ensemble des sociétés ?

Il n’existe pas d’obstacle juridique empêchant qu’au sein d’un groupe économique (par exemple une société mère et ses filiales, une holding, etc.) les différentes sociétés utilisent un canal existant de signalement interne (y compris les fonctions de réception et d’enregistrement des signalements) ou qu’elles créent un tel canal au sein du groupe, à utiliser par l’ensemble des sociétés. Il y a lieu toutefois de noter que les différentes sociétés constituent des entités assujetties autonomes au sens de l’art. 12, alinéa 1 de la LPPSDPV et le fait qu’elles utilisent conjointement le canal du groupe économique ne les libère pas de toutes les obligations découlant de la LPPSDPV, y compris de l’obligation de désigner un agent dans leur structure organisationnelle pour examiner les signalements.

12. Si un employeur du secteur privé, qui n’est pas tenu de mettre en place et de gérer un canal interne de signalement au titre de la LPPSDPV, reçoit un signalement relevant du champ d’application matériel de la loi, a-t-il des obligations au titre de cette loi ?

Si un employeur du secteur privé, qui n’est pas tenu de mettre en place et de gérer un canal interne de signalement, reçoit un signalement relevant du champ d’application matériel de la LPPSDPV au titre de l’art. 3, il doit transmettre ce signalement à la CPDP, qui est censée entreprendre des mesures dans le cadre de ses compétences. Indépendamment de cela, cet employeur doit assurer les mesures au titre de l’art. 31 et l’art. 33 de la LPPSDPV concernant la protection des personnes au titre de l’art. 5 de cette loi.

13. Les ordonnateurs secondaires et/ou délégués du budget sont-ils des entités assujetties ?

Quel que soit la subordination administrative hiérarchique entre des structures données et leurs divisions ou unités (par exemple ministère et agence exécutive ; municipalité et entreprises municipales ou jardins d’enfants, etc.), la qualité qui est déterminante pour la naissance de l’obligation de mettre en place et de gérer un canal interne au titre de la LPPSDPV, est celle d’« employeur autonome » – au sens du §1, point 2 des Dispositions complémentaires de la LPPSDPV – de la structure, de la division ou de l’unité concernée, ainsi que le nombre des effectifs, et non la subordination hiérarchique de l’organisation, sa forme juridique ou la façon dont est désigné/nommé et relevé son chef.

14. La qualité professionnelle d’une personne physique ou son activité sont-elles un préalable à la naissance d’obligations au titre de la LPPSDPV ?

La qualité professionnelle d’une personne physique ou son activité (par exemple avocat, huissier de justice, notaire, médecin, etc.) ne conduisent pas automatiquement à la naissance d’une obligation de mise en place et de gestion d’un canal de signalement interne au titre de la LPPSDPV. L’obligation ne naît que si cette personne est « employeur » au sens du § 1, point 2 des Dispositions complémentaires de la LPPSDPV. Bien qu’elles ne soient pas tenus de mettre en place et de gérer un canal de signalement interne, s’il existe les préalables nécessaires (par exemple un signalement effectué contre eux via le canal externe, la CPDP), ces personnes sont tenues d’assurer les mesures visées au Chapitre III de la loi de pour protéger la personnes au titre de l’art. 5 de cette loi.

15. Qui peut recevoir et enregistrer un signalement au titre de la LPPSDPV?

Réception d’un signalement :

• signalement écrit : par l’agent de l’entité assujettie ou bien par une personne physique ou morale extérieure à sa structure (sauf en ce qui concerne les employeurs du secteur public, argument tiré de l’art. 14, alinéa 5)
• signalement oral : seulement par l’agent ou les agents de la structure de l’entité assujettie (art. 15, alinéa 3)

Enregistrement du signalement :

• signalement écrit : par un agent de l’entité assujettie ou bien par une personne physique ou morale extérieure à sa structure (sauf en ce qui concerne les employeurs du secteur public, argument tiré de l’art. 14, alinéa 5), en remplissant et en enregistrant le formulaire dont le modèle a été approuvé par la CPDP.
• signalement oral : seulement par l’agent ou les agents de la structure de l’entité assujettie (art. 15, alinéa 3).

16. Une entité assujettie au titre de l’art. 12 peut-elle confier les fonctions de réception et d’enregistrement de signalements à une personne physique ou morale étrangère ?

Il n’y a pas d’obstacle juridique à ce que les fonctions de réception et d’enregistrement des signalements soient confiées à une personne physique ou morale étrangère, à condition que cela ne mène pas à la non-exécution d’obligations au titre de la LPPSDPV, de l’ordonnance au titre de l’art. 19, alinéa 2, point 3 de la LPPSDPV, des instructions méthodologiques de la CPDP aux entités assujetties au titre de l’art. 12, alinéa 1, et que cela n’empêche pas la mise en œuvre des compétences de contrôle de la CPDP, y compris la possibilité d’engager la responsabilité administrative au titre de la présente loi.

17. Est-il obligatoire que l’agent chargé de la réception et de l’enregistrement du signalement (et les auteurs des signalements) utilisent le formulaire de réception et d’enregistrement de signalements approuvé par la CPDP?

Le formulaire approuvé par la CPDP est obligatoire pour l’agent chargé de la réception et de l’enregistrement du signalement. Le formulaire n’est pas obligatoire pour les auteurs des signalements, mais ceux-ci peuvent l’utiliser s’ils le souhaitent ou s’ils considèrent qu’il facilitera leur tâche lors du signalement.
Si l’auteur du signalement effectue celui-ci dans une forme différente de celle du formulaire approuvé par la CPDP, l’agent chargé de la réception et de l’enregistrement du signalement doit inscrire les informations du signalement dans le formulaire approuvé.

18. Le NUI, à quoi sert-il et comment peut-on l’obtenir ?

La destination principale du NUI, qui est attribué par la CPDP, est d’assurer l’individualisation et la traçabilité de chaque signalement (art. 19, alinéa 2, point 2 en lien avec les points 4 et 5 et l’art. 2), ainsi que d’assurer le lien (suivi et contrôle) entre les registres (art. 29, alinéa 1). Le NUI est un élément requis du modèle de formulaire d’enregistrement de signalement approuvé par la CPDP. Le signalement lui-même et les pièces y joints, y compris le formulaire de son enregistrement (d’après le modèle approuvé par la CPDP), s’il a été envoyé via le canal interne aux entités assujetties, n’est pas transmis à la CPDP.
Avant d’entreprendre des mesures d’attribution d’un NUI, l’agent chargé de la réception et de l’enregistrement des signalements au titre de la LPPSDPV doit, le cas échéant, chercher l’assistance de l’agent ou des agents chargés de l’examen des signalements conformément à la présente loi lors de l’examen formel effectué dans le but de savoir si le signalement relève ou non du champ de la LPPSDPV (voir le question 3, notamment le point 3).
Pour obtenir un NUI, la personne qui enregistre le signalement ne saisit que les données suivantes :

– Dénomination et EIK/BULSTAT de l’employeur, auprès duquel le signalement a été effectué ;
– Données d’identification de l’agent chargé de l’examen du signalement ;
– Objet du signalement (domaines concernés conformément à l’art. 3, alinéa 1 et alinéa 2) ;
– Mode de réception du signalement (par écrit ou oralement).

Ces informations sont utilisées à des fins de contrôle, de sanctions administratives ou de statistique par la CPDP. L’entité assujettie inscrit les informations relatives au NUI obtenu dans le registre au titre de l’art. 18, alinéa 2, tenu par elle.

19. Pour obtenir un NUI est-il nécessaire que l’agent chargé de l’enregistrement d’un signalement, reçu via le canal interne, l’envoie à la CPDP?

Non. Pour obtenir un NUI l’agent qui enregistre le signalement ne communique que les informations indiquées dans la réponse à la question 18.

20. Quels sont les délais d’obtention d’un NUI et est-il attribué pour chaque signalement ?

Le NUI est obtenu immédiatement après réception du signalement qui a été reçu pendant les horaires de travail de l’entité assujettie. Pour les signalements reçus après la fin des horaires de travail de l’entité assujettie, le NUI est obtenu le premier jour ouvrable suivant la réception du signalement.
Un NUI est attribué pour l’enregistrement de tous les signalements de violations relevant du champ d’application de l’art. 3 de la LPPSDPV, dont :

• les signalements concernant des violations commises il y a plus de deux ans (art. 9, point 2) ;
• les signalements de violations dont le contenu ne permet pas de les considérer comme véridiques (art. 15, alinéa 6, phrase 2) ; les signalements contenant des allégations manifestement fausses ou trompeuses (art. 15, alinéa 6, phrase 3) ;
• les signalements de violations soumises à déclaration en vertu de réglementations spéciales ;
• les signalements de violations qui ont déjà été constatées par une unité interne de l’entité assujettie (par exemple l’audit interne ou l’inspection), que des mesures aient été prises ou non pour y remédier ;

Les personnes qui ont effectué un signalement anonyme selon des modalités autres que celles prévues par la LPPSDPV ou ont divulgué publiquement, mais de manière anonyme, des violations mais qui plus tard ont été identifiées et sont devenues objet de représailles, ont droit à une protection, s’il existe les conditions au titre de l’art. 6, alinéa 1 et de l’art. 7 de cette loi. Dans ces cas, l’agent chargé de l’examen des signalements remplit un formulaire d’enregistrement de signalement, génère un NUI et l’inscrit dans le formulaire, en enregistrant ainsi le signalement effectué ou les informations publiquement divulguées avec un numéro d’entrée propre généré par le système informatique de traitement des documents ou un autre identificateur contenant un numéro d’ordre et la date du signalement anonyme/la date de la divulgation publique des violations.
Ne sont pas enregistrés avec un NUI les signalements dont l’examen initial montre clairement qu’il s’agit de griefs (plaintes ou signalements) évoquant des irrégularités ou l’insatisfaction de clients/utilisateurs des services professionnels ou administratifs concernés de l’entité assujettie.
Les informations ci-dessus sont utilisées à des fins de contrôle ou de statistique par la CPDP. L’entité assujettie inscrit les informations relatives au NUI obtenu dans le registre au titre de l’art. 18, alinéa 2, tenu par elle.

21. Faut-il que l’entité assujettie au titre de la loi, qui reçoit dans le cadre de ses activités habituelles des signalements évoquant des irrégularités ou l’insatisfaction des clients ou des utilisateurs du service reçu (par exemple une société fournissant des services d’eau), enregistre ces signalements selon les modalités de la LPPSDPV ?

Non. Ces signalements ne relèvent pas du champ de la LPPSDPV.

22. Le modèle de registre des signalements approuvé par la CPDP est-il obligatoire ou les entités assujetties peuvent utiliser leur propre modèle d’un tel registre? Le registre utilisé par l’entité assujettie est-il soumis à un contrôle de la part de la CPDP ?

Les éléments requis du registre des signalements que les entités assujetties sont tenus de créer et de tenir sont définis en détail à l’art. 18, alinéa 2 de la LPPSDPV. Les modalités de sa tenue sont déterminées par décision de l’entité assujettie, en application des exigences contenues dans l’ordonnance au titre de l’art. 19, alinéa 2, point 3, hypothèse 3 de la LPPSDPV, que la CPDP doit adopter jusqu’au 04 août 2023.
Le modèle de registre des signalements approuvé par la CPDP a pour objectif d’assister les entités assujetties dans l’exécution de leur obligation de créer et entretenir un tel registre (§ 9 des Dispositions finales de la LPPSDPV).
Rien n’empêche que les entités assujetties utilisent leur propre modèle de registre des signalements, à condition qu’il tienne compte des exigences réglementaires quant à son contenu et aux modalités de sa tenue.
En vertu du § 7 des Dispositions finales de la LPPSDPV, la CPDP donne des instructions sur la mise en œuvre du la loi à l’ensemble des entités assujetties et contrôle l’exécution de leur part de ses dispositions. Compte tenu de cette obligation, la création et la gestion d’un registre sont soumis à un contrôle de la part de la CPDP.

23. Qui peut examiner un signalement au titre de la LPPSDPV ?

Le signalement ne peut être examiné que par l’agent ou les agents de la structure de l’entité assujettie. Compte tenu de la répartition des fonctions au titre de l’art. 14, alinéa 5 en lien avec l’art. 16, il y a lieu de considérer qu’il s’agit là d’une fonction confiée par la loi uniquement à l’agent de la structure de l’entité assujettie. Toutefois, cela ne limite pas la possibilité qu’il soit assisté par une autre personne physique ou morale extérieure à la structure de l’entité assujettie, y compris lorsque aucun service externe n’est utilisé lors de la réception et de l’enregistrement des signalements. Dans cette hypothèse cependant une telle assistance ne doit pas mener à des violations des obligations de l’entité assujettie au titre de la loi.

24. Qui peut être désigné agent chargé de l’examen des signalements au titre de la LPPSDPV ?

Conformément au considérant (56) de la Directive 2019/1937, le choix des personnes ou des unités les plus appropriées au sein d’une entité assujettie du secteur public au titre de la LPPSDPV, qui peuvent être désignées comme compétentes pour examiner les signalements et leur donner suite, dépend de la structure de l’entité, mais en tout état de cause, leurs fonctions doivent être susceptibles de garantir l’indépendance et l’absence de conflit d’intérêts. Dans des entités plus petites, cette fonction peut être cumulée avec d’autres fonctions et exécutée par un agent de la société qui est bien positionné pour faire rapport du signalement directement au chef de l’organisation, par exemple au directeur responsable du respect des exigences ou au directeur responsable des ressources humaines, à l’agent chargé des questions de l’intégrité, à un juriste ou à l’agent de protection des données personnelles, au directeur financier, au directeur responsable des audits ou à un membre du conseil d’administration.
Cela n’exclut pas le risque de la naissance de situations de conflit d’intérêts pour ces agents. Une appréciation de l’existence ou de l’absence d’un tel conflit doit être effectuée au cas par cas. Il est recommandé que chaque entité assujettie crée en amont une organisation interne de réception, d’enregistrement et d’examen des signalements dans de tels cas (par exemple désigner un agent(-s) suppléant(-s) ou créer une unité spéciale d’agents chargés de l’examen des signalements au titre de la LPPSDPV).
Une filiale établie en Bulgarie, étant une entité assujettie autonome au sens de la loi, doit désigner son propre agent/unité d’examen des signalements. Les entités assujetties du secteur privé sont les seules qui peuvent confier les fonctions de réception et d’enregistrement des signalements de violations à une personne physique ou morale extérieure à leur structure, en respectant les exigences de cette loi. Rien n’empêche que les bonnes pratiques et l’expérience de la société mère soient utilisées, mais à condition de ne pas contredire les dispositions de la LPPSDPV.

25. Est-il possible que plusieurs personnes exécutent les fonctions d’examen des signalements au sein de la structure d’une entité assujettie?

Conformément à l’art. 14, alinéa 1 de la LPPSDPV, les entités assujetties peuvent désigner un ou plusieurs agents chargés de l’examen des signalements de violations. Ces agents peuvent soit faire partie d’une unité séparée, soit appartenir à différentes unités structurelles de l’entité assujettie. Rien n’empêche que chacun de ces agents exécute les fonctions d’examen des signalements dans un domaine spécifique compte tenu de son expertise ou qu’un agent exécute ces fonctions, alors que les autres l’assistent dans son activité d’examen des signalements. A des fins de responsabilisation et de pouvoir engager la responsabilité au titre de la LPPSDPV, il est pertinent que ces personnes soient en amont désignées nommément dans une décision de l’entité assujettie établie à cette fin. L’appréciation de l’organisation spécifique de l’activité des agents chargés de l’examen des signalements appartient à l’entité assujettie, mais elle ne doit pas mener à des violations des obligations découlant de la LPPSDPV ou du droit à la protection des personnes au titre de l’art. 5 de la loi.

26. L’agent chargé de l’examen des signalements auprès de la société mère à l’étranger peut-il examiner des signalements de violations effectués dans une filiale établie en Bulgarie ?

Si une filiale établie en Bulgarie jouit de la qualité d’« employeur » au sens du § 1, point 2 des Dispositions complémentaires de la LPPSDPV, elle constitue une entité assujettie autonome au sens de la loi et doit désigner son propre agent ou unité d’examen de signalements. Seules les entités assujetties du secteur privé peuvent confier des fonctions, et cela uniquement en ce qui concerne la réception et l’enregistrement de signalements de violations, à une personne physique ou morale extérieure à leur structure, en respectant les exigences de cette loi. Dans ces cas, l’agent chargé de l’examen du signalement doit garantir les droits de l’auteur du signalement et le respect des obligations de l’entité assujettie, quels que soient les moyens techniques et le dispositif choisis pour leur exécution (y compris la langue de communication).

27. Comment doit procéder l’agent chargé de l’examen de signalements via le canal interne en cas de réception d’un signalement dirigé contre l’employeur de l’auteur du signalement : doit-il effectuer une vérification en interne du signalement ou doit-il l’envoyer pour examen à la CPDP?

Un tel signalement doit être examiné en interne par l’agent chargé de l’examen des signalements et si les faits énoncés dans le signalement sont confirmés, l’agent doit orienter l’auteur du signalement à signaler simultanément les violations également auprès de la CPDP. L’agent chargé de l’examen du signalement n’a pas l’obligation de transmettre le signalement à la CPDP, mais il est tenu d’informer l’auteur du signalement de la possibilité juridique dont il dispose d’effectuer le signalement devant la CPDP. La mesure consistant à orienter l’auteur du signalement doit être documentée en bonne et due forme par l’agent chargé de l’examen du signalement afin de pouvoir prouver le respect de cette obligation qui lui incombe (argument tiré de l’art. 16, point 11, lettre « d », hypothèse 2 de la LPPSDPV).

28. Une entité assujettie du secteur public, qui a désigné une personne extérieure aux fonctions de délégué à la protection des données, peut-elle lui confier également les fonctions d’agent chargé de la réception, de l’enregistrement et de l’examen de signalements au titre de la LPPSDPV ?

Non. En vertu du l’art. 14, alinéa 5 de la loi, seules les entités assujetties du secteur privé ont la possibilité juridique de confier les fonctions de réception et d’enregistrement des signalements de violations à une autre personne physique ou morale extérieure à leur structure. L’examen du signalement ne peut non plus être confié à une personne hors de la structure de l’entité assujettie. Toutefois, cela ne limite pas la possibilité que l’entité assujettie soit assistée par une autre personne physique ou morale extérieure à la structure de l’entité par des conseils.

29. L’entité assujettie doit-elle informer la CPDP de l’agent ou des agents désignés, chargés de l’examen des signalements au titre de la LPPSDPV ?

Non. L’entité assujettie n’a pas l’obligation légale d’informer la CPDP de l’agent ou des agents désignés, chargés de l’examen de signalements au titre de la LPPSDPV, y compris dans les cas où ces fonctions sont confiées à une personne physique ou morale extérieure à la structure de l’entité assujettie, ou en cas de remplacement de ces agents. Ces informations ne sont communiquées qu’à la demande expresse de la CPDP aux fins du contrôle exercé par cette dernière au titre de la LPPSDPV.

30. Quelle est la durée de conservation des signalements et des pièces y jointes, y compris des documents complémentaires liées à leur examen ?

La durée de conservation fera l’objet de l’ordonnance au titre de l’art. 19, alinéa 2, point 3, hypothèse 3 de la LPPSDPV. En vertu du § 9 de ses dispositions finales, la CPDP doit adopter cette ordonnance jusqu’au 4 août 2023. Lors de l’appréciation de la durée réglementaire de conservation des signalements et des pièces y jointes, la CPDP prendra en compte le délai de prescription de deux ans au titre de l’art. 9, point 2 de la LPPSDPV, au-delà duquel le signalement n’est pas examiné et est considéré comme irrecevable ; l’expiration du délai de prescription pour les poursuites pénales de l’infraction dénonciation calomnieuse au titre de l’art. 286 du Code pénal ; d’autres délais établis par la loi, y compris en ce qui concerne la possibilité d’ouverture de procédures pénales, civiles ou administratives en lien avec le signalement effectué et les mesures entreprises.

31. Faut-il transmette à la CPDP chaque signalement reçu via le canal interne ?

Non, l’agent ou les agents chargés de l’examen de signalements ne doivent pas transmettre à la CPDP chaque signalement qu’ils reçoivent via le canal interne. Si un employeur du secteur privé, qui n’est pas tenu de mettre en place et gérer un canal de signalement interne, reçoit un signalement relevant du champ d’application matériel de la LPPSDPV au titre de l’art. 3, il transmet le signalement à la CPDP afin que celle-ci entreprenne des mesures dans le cadre de ses compétences. Indépendamment de cela, un tel employeur doit assurer les mesures au titre de l’art. 31 et l’art. 33 de la LPPSDPV visant à protéger les personnes au titre de l’art. 5 de cette loi.
Les modalités et les conditions de transmission de tels signalements seront déterminées dans l’ordonnance au titre de l’art. 19, alinéa 2, point 3 de la LPPSDPV que la CPDP doit adopter jusqu’au 04 août 2023.

32. Que doit faire une entité assujettie au titre de l’art. 12 qui a reçu un signalement via son canal interne dont l’examen a montré qu’il concerne l’activité d’une autre entité assujettie?

Si après la réception et l’enregistrement du signalement avec un NUI, l’agent chargé de l’examen des signalements au sein de la structure de l’entité assujettie, auprès de laquelle le signalement est d’abord parvenu, constate que celui-ce concerne l’activité d’une autre entité assujettie, cet agent transmet le signalement vers le canal interne de l’entité assujettie compétente et en informe l’auteur du signalement. Dans cette hypothèse, le signalement est transmis intégralement, y compris avec le NUI attribué, et la transmission est consignée dans le registre au titre de l’art. 18, alinéa 1. Dès réception du signalement transmis, l’agent concerné, chargé de la réception et de l’enregistrement des signalements, l’enregistre dans le registre au titre de l’art. 18, alinéa 1 avec le même NUI et note la transmission.

33. Comment procède une autorité compétente au titre de l’art. 20 de la LPPSDPV, lorsqu’elle reçoit un signalement ?

Les autorités compétentes ont une double casquette : entité assujettie au titre de l’art. 12 qui doit mettre en place et gérer un canal interne au sens de la LPPSDPV, et autorité compétente qui, dans le cadre de ses compétences au titre de la loi spéciale concernée, doit vérifier au titre de l’art. 20 si le signalement relève du champ de la LPPSDPV.
Lorsque l’autorité au titre de l’art. 20 de la LPPSDPV reçoit via son canal interne un signalement en sa qualité d’entité assujettie au titre de l’art. 12 de la loi, elle entreprend les mesures suivantes :

1. Elle procède à un examen initial formel dans le but de voir si le signalement relève du champ de la LPPSDPV (voir le question 3, notamment le point 3).
2. Si l’appréciation au titre du point 1 montre que le signalement relève du champ de l’art. 3 de la LPPSDPV, elle entreprend des mesures d’attribution d’un NUI au signalement et enregistre celui-ci dans le registre au titre de l’art. 18 de la LPPSDPV.
3. Après avoir effectué les mesures relevant du point 2, l’agent ou les agents chargés de l’examen des signalements procèdent à une appréciation permettant de voir si le signalement leur a été adressé en leur qualité d’entité assujettie au titre de l’art. 12 de la LPPSDPV (en tant qu’employeur dans un contexte professionnel au sens large pour l’auteur du signalement – voir le § 1 des Dispositions complémentaires de la LPPSDPV, point 2 et point 4 et l’art. 5) ou en leur qualité d’autorité compétente au sens de l’art. 20 de la LPPSDPV (en tant qu’ autorité compétente pour examiner des signalements de violations relevant du champ de la LPPSDPV).
4. Lorsque l’analyse au titre du point 2 montre que le signalement a été effectué dans l’hypothèse d’une entité assujettie (en tant qu’employeur dans un contexte professionnel), l’agent ou les agents chargés de l’examen des signalements effectuent les mesures au titre de l’art. 15 et suivants de la LPPSDPV. Dans cette hypothèse, le signalement n’est pas transmis à la CPDP, sauf dans l’hypothèse de l’art. 16, point 11, lettre « d » de la LPPSDPV. Les modalités et les conditions de transmission du signalement dans cette hypothèse font l’objet du dispositif de l’ordonnance au titre de l’art. 19, alinéa 2, point 3 de la LPPSDPV que la CPDP doit adopter jusqu’au 04 août 2023.
5. Lorsque l’analyse au titre du point 3 montre que le signalement a été effectué dans l’hypothèse d’une autorité compétente, le chef de l’autorité au titre de l’art. 20 doit immédiatement transmettre le signalement à la CPDP. Dans cette hypothèse, l’autorité compétente ne peut procéder à une vérification sur le fonds du signalement. Ce n’est que dans l’hypothèse de l’art. 28, alinéa 3 que l’autorité concernée peut procéder à une vérification sur le fonds du signalement.

34. Y a-t-il un délai prévu pour assurer une protection au titre de la LPPSDPV ?

Ni la Directive (UE) 2019/1937, ni la loi prévoit un délai pour assurer une protection aux personnes qui doivent en bénéficier.

35. Y a-t-il un montant maximal ou minimal de l’indemnité à laquelle l’auteur d’un signalement peut prétendre pour des préjudices matériels et/ou non matériels subis du fait de son signalement au titre de la LPPSDPV ?

En vertu de l’art. 34 de la LPPSDPV, l’auteur d’un signalement a droit à une indemnité pour des préjudices matériels et/ou non matériels subis, s’il a été établi que l’interdiction d’actes de représailles au titre de l’art. 33 de cette loi a été violée. Si les préjudices sont en lien avec le signalement effectué, ils est considéré jusqu’à preuve du contraire qu’ils ont été occasionnés de manière volontaire (art. 37 de la LPPSDPV). La loi ne prévoit de seuil ni de plafond du montant de l’indemnité.
En tant qu’autorité centrale pour les signalements externes au titre de la LPPSDPV, la CPDP n’est pas compétente pour fixer et accorder une indemnité pour les préjudices matériels et/ou non matériels subis par l’auteur du signalement du fait de ce dernier. Une telle compétence n’est donnée qu’au juge devant qui l’auteur du signalement peut prétendre à une indemnité selon la procédure contentieuse ordinaire.

36. Les mesures de protection au titre de la LPPSDPV peuvent-elles bloquer l’exécution d’obligations légales et/ou de compétences des autorités d’application ou de protection de la loi ?

La mise en œuvre des mesures de protection prévues par la LPPSDPV ne peut pas empêcher l’exécution d’obligations légales et/ou de compétences des autorités d’application ou de protection de la loi. La mise à disposition d’une protection et l’interdiction d’actes de représailles n’ont une force contraignante que pour l’employeur contre lequel a été effectué un signalement selon les modalités et les conditions prévues par la LPPSDPV.

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1 « Employeur », conformément au §1, point 2 des dispositions complémentaires de la LPPSDPV, signifie toute personne physique ou morale, ou sa division, ainsi que toute autre entité distincte du point de vue économique (entreprise, institution, organisme, coopérative, exploitation, établissement, ménage, société, etc.), qui embauche de manière autonome des travailleurs dans le cadre d’une relation de travail ou de service, y compris pour des travaux à domicile ou à distance, ou pour la mise à disposition de travailleurs auprès d’une entreprise utilisatrice.

Les présentes informations ont pour but d’apporter un éclairage sur des questions de principe relatives à la mise en œuvre de la Loi sur la protection des personnes signalant ou divulguant publiquement des violations. Elles ne prétendent pas à l’exhaustivité. En fonction de l’évolution de la pratique d’application de la loi, la CPDP actualisera et complétera ces informations en temps utile.

Dernière mise à jour : 04 août 2023