Concernant les mesures entreprises à l’échelle nationale de prévention et de lutte contre le coronavirus COVID-19, ainsi que les recommandations du Centre opérationnel national de lutte contre le coronavirus, englobant toute l’activité et le fonctionnement normal des administrations, la CPDP recommande que durant la période de mesures antiépidémiques renforcées, la communication avec cette institution soit réalisée à distance, dans la mesure du possible, en utilisant les moyens mis à disposition à cette fin.
Un outil supplémentaire de contact est proposé par le Système de dépôt électronique sécurisé (е-dépôt), qui permet de mener par voie électronique la correspondance destinée aux ou émanant des administrations (dépôt de signalements, plaintes, requêtes, demandes de services, etc.), sans qu’il soit nécessaire de se rendre physiquement dans le bâtiment de l’administration concernée. L’Agence d’Etat pour l’administration électronique entretient et administre le système d’е-dépôt qui supplée au procédé classique d’envoi par lettre recommandée. Le système a été créé et fonctionne en conformité avec le Règlement (UE) no. 910/2014, art. 44, art. 43, et avec l’art. 26, alinéa 2 et alinéa 4 de la Loi sur l’administration électronique. L’e-dépôt est un système permettant l’envoi et/ou la réception et le stockage de documents électroniques destinés aux autorités publiques et personnes physiques ou morales ou émanant d’elles. Il entretient la possibilité de notification par mél ou par SMS (en utilisant un service SMS de l’opérateur GSM). Le temps d’envoi et de réception du document/de l’avis et de son contenu est authentifié par un cachet d’horodatage électronique qualifié de l’Agence. Le service d’envoi électronique recommandé représente l’équivalent électronique de la lettre recommandée avec accusé de réception.
Le Système de dépôt électronique sécurisé est destiné aux particuliers et aux personnes morales, aux administrations (y compris aux collectivités locales), aux personnes chargées de fonctions publiques et aux établissements fournissant des services publics. L’accès au système est réalisé après enregistrement moyennant un outil d’identification des usagers (à l’heure actuelle, signature électronique qualifiée ou numéro PIK délivré par l’Institut national de sécurité sociale).
