Становище на КЗЛД относно искане от г-жа Ц.Д. по въпроси, касаещи приложението на Закона за защита на личните данни

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: Председател: Венета Шопова и Членове: Красимир Димитров, Валентин Енев и Веселин Целков на заседание, проведено на 27.02.2013г., разгледа преписка с №ЗАП-215 / 01.02.2013год.от г-жа Ц.Д. от гр. София по въпроси, касаещи приложението на Закона за защита на личните данни.

В писмото си г-жа Ц.Д. поставя два въпроса:

Първи въпрос: Относно практиката в българските общообразователни училища да се използват стандартизирани формуляри, които съдържат много и изключително важни лични данни на децата– освен трите имена, училище, клас, но и ЕГН и пълен адрес. Според автора на писмото данните, вписани в този обем във въпросните формуляри са несъвместими, непропорционални и надхвърлящи целите.

Госпожа Ц.Д. счита, че така наречената „ученическа карта” в голяма степен застрашава неприкосновеността на личните данни, тъй като децата често ги губят или забравят някъде, а обемът от съдържащите се данни е абсолютно непропорционален и надхвърлящ целите. Тя смята за по-целесъобразно използването на информация, която е свързана с данни относно училището, а не толкова свързани с личността на децата– например с данни, указващи клас, номер, номер в учебния регистър.

Аналогично според г-жа Ц.Д. е положението и при „ученическа книжка”. По надолу в писмото тя излага мотиви в подкрепа на твърденията си. В ученическата книжка се записват получените от ученика оценки, които се преписват от дневника на класа с цел родителите да бъдат информирани за състоянието на учебния процес, т.е. това не е документ с официално съдържание, като няма процесуална и доказателствена тежест за разлика от дневника на класа, който се съхранява определен брой години. В случаите на издаване на транспортни карти, децата получават това право по силата на факта, че са ученици и според нея е достатъчно като доказателство да се използва подпис на оторизирано лице и печат на училището за принадлежност към него.

Госпожа Ц.Д. смята, че въпроса може да се разреши след съгласуване с Министерство на образованието, младежта и науката, което определя стандартизираните формуляри, които се използват в системата на образованието. Тя също така предлага да се въведе „Уникален персонален номер на ученика”, който да съдържа следните данни:

-първите две цифри– годината на постъпване в първи клас респ. в училището, ако в същото се кандидатства след седми клас или осми клас и не се обучават ученици от по-малки класове;

-следващи две цифри– да посочват в коя паралелка е ученикът (буквата се замества с поредния й номер в българската азбука);

-последни две цифри– посочват номера на ученика в класа.

При новопостъпили деца в съответната паралелка те вземат номер, следващ последния такъв. При преместване на ученик от една паралелка в друга в същото училище, ученикът може да запази уникалния си номер. Примерът за добра практика, който госпожа Ц.Д. посочва в писмото си, е Професионалната гимназия по компютърни технологии и системи– гр. П. Тя счита, че по този начин ще се води по-добре досието на ученика, без да се използва ЕГН в документи, използвани като спомагателни в училищата.

Госпожа Ц.Д. заявява, че като майка на ученици е заинтересована от разрешаването на тези проблеми и твърдо ще отстоява своята гражданска позиция.

Втори въпрос: Относно оператора „Б.”.

Госпожа Ц.Д. изразява недоволството си от практиката на Б. да изисква ЕГН за достъп до партидата на абоната при плащане на месечни задължения на каса. Тя смята, че при публичното обявяване на ЕГН пред чакащите на опашка хора, са възможни злоупотреби с личните й данни. Предлага идентифицирането за плащане да става по клиентски номер.

Обществените отношения свързани с устройството, функциите и управлението на системата на народната просвета се уреждат със Закона за народната просвета (ЗНП). Съгласно чл.3 от ЗНП, системата на народната просвета осигурява образование според държавни образователни изисквания.

В чл.16 от ЗНП се изяснява приложението на държавните образователни изисквания като т.10 е посочено, че те се отнасят и за документите за системата на народната просвета. Държавните образователни изисквания за документите за системата на народната просвета са определени с НАРЕДБА №4 от 16.04.2003г. за документите за системата на народната просвета, издадена от Министъра на образованието и науката. С тази наредба се уреждат въпросите по предназначението, съдържанието, воденето и съхраняването на всеки документ; условията и редът за приемане, отчитане и унищожаване на документи с фабрична номерация; условията и редът за създаване, утвърждаване, актуализиране и издаване на документи (чл.2 от Наредба№4). Документите, които се издават и водят от държавните, общинските и частните училища са изчерпателно изредени в чл.4 от Наредба №4. В същата разпоредба фигурират разглежданите в искането за становище документи– ученическа лична карта в т.61 и ученическа книжка в т.62. Следователно въпросните документи са официални и са част от държавните образователни изисквания, а следователно и нормативно изискуеми.

В разпоредбите на чл.65 от Наредба №4 ученическата лична карта се определя като документ за идентифициране на ученика и институцията, в която се обучава, и се издава за една учебна година. Образецът е с номенклатурен номер 3-71 и се състои от четири страници, като относно разглеждания казус на втора страница се вписват данни за ученика: трите имена, ЕГН, снимка с печат, подпис на ученика, адрес; учебна година, клас с думи; кръвна група.

Ученическата лична карта се попълва от ученика, подписва се от класния ръководител и директора и се подпечатва с кръглия печат като се съхранява от ученика до началото на следващата учебна година.

Според разпоредбите на чл.66, ученическата книжка служи за отразяване на текущия, срочния и годишния успех и отсъствията на ученика за една учебна година (ал.1), като образецът й е с номенклатурен номер 3-85 и се състои от мека корица и страници със следните реквизити (ал.2) на титулната страница: пълно наименование и местонахождение на училището; наименование на документа: "ученическа книжка"; снимка на притежателя; трите имена на притежателя; клас, паралелка; номер в класа; ЕГН; учебна година; адрес; име, фамилия и адрес на родителя (настойника); подпис на родителя (настойника); име, фамилия и подпис на класния ръководител и на директора; кръгъл печат.

В чл.66, ал.3 от Наредба№4 се посочва, че личните данни се попълват от ученика. Книжката се подписва от родителя (настойника), класния ръководител и директора и се подпечатва с кръглия печат на институцията. Ученическата книжка се води от класния ръководител и всички учители, които преподават в класа, и се заверява от директора. Съгласно следващата ал.4, ученическата книжка се съхранява от ученика.

Условията и реда за създаване, утвърждаване, актуализиране и издаване на документи в системата на народната просвета са регламентирани с чл.89 от Наредба№4, според ал.1, на който Министерството на образованието и науката поддържа информационна база за документите за системата на народната просвета. Във връзка с тази дейност е създадена комисията, назначена със заповед на министъра на образованието и науката (ал.2), която по утвърдена процедура разработва, актуализира и утвърждава посочените документи. Министърът на образованието и науката утвърждава разработените документи (чл.89, ал.3 от Наредба №4).

Трябва да се обърне особено внимание на чл.90, ал.1 от Наредба №4, според разпоредбата, на който Министерството на образованието и науката притежава изключителното право на ползване на графичното оформление на документите по утвърдения от министъра на образованието и науката списък на документи в системата на народната просвета, които МОН издава за началото или края на учебната година. Разглежданите документи не попадат в изключенията посочени в разпоредбите на ал.2 и 3 на чл.90.

Личната ученическа карта и ученическа книжка са документи особено важно значение в системата на образованието според Правилника за прилагане на закона за народната просвета (ППЗНП). Тя е основен удостоверителен документ при завършване на ІІ, ІІІ, прогимназиален етап от образованието, гимназиален клас– ІХ, Х, ХІ, ХІІ, ХІІІ или при преместване в друго училище.

За удостоверяване самоличността на ученик или студент- редовно обучение, гласуващ в избирателна секция по избор в населеното място, където се обучава, когато то е различно от населеното място по постоянен адрес, Изборният кодекс (ИК) предвижда използването на ученическа или студентска книжка. Според чл.195, ал.5, при произвеждане на избори за народни представители, за президент и вицепрезидент на републиката и за членове на Европейския парламент от Република България учениците и студентите освен документа си за самоличност предоставят на секционната избирателна комисия ученическа или студентска книжка.

От друга страна, Законът за защита на личните данни (ЗЗЛД) в чл.4, ал.1 определя условията за допустимост при обработването на лични данни като в конкретния случай приложение може да намери хипотезата на т.1- обработването е необходимо за изпълнение на нормативно установено задължение на администратора на лични данни.

В този смисъл обработването на личните данни на учениците е законосъобразно и допустимо, съгласно разпоредбите на чл. 4, ал.1, т.1 от ЗЗЛД, представлявайки нормативно установено задължение за администратора на лични данни.

В заключение следва да се вземе предвид и Становище2/2009 относно защитата на личните данни на децата на Работната група по защита на данните по чл.29 от Директива 95/46/ЕО като независим европейски консултантски орган по защита на данните и пиратство.

„Децата трябва да бъдат осведомени, че именно те трябва да бъдат основните пазители на своите лични данни. В съответствие с този критерий постепенното включване на децата в защитата на техните лични данни (от вземане на мнение до решение) трябва да стане ефективно. Това е област, в която може да бъде демонстрирана ефективността на даването на повече права.”

„Б.” АД с ЕИК**** е администратор на лични данни, регистриран под идентификационен №18399 в електронния регистър на администраторите на лични данни (еРАЛД), който се води към КЗЛД. Дружеството е заявило за обработване два регистъра „Клиенти” и „Персонал”. Последната редакция по партидата на администратора е одобрена към 25.11.2009г. Дружеството предлага на своите клиенти електронни съобщителни услуги. Дейността в тази област се регулира от Закона за електронните съобщения (ЗЕС).

Относно поставения въпрос следва да се изясни какви данни има право да събира „Б.” АД като администратор на лично данни, осъществявайки дейността си в съответствие със закона. Член 248, ал.1 от ЗЕС гласи, че предприятията, предоставящи обществени електронни съобщителни мрежи и/или услуги включително мрежи, поддържащи устройства за събиране на данни и идентификация, могат да обработват данни на потребителите, когато те са непосредствено предназначени за предоставяне на електронни съобщителни услуги например за физически лица- трите имена, единен граждански номер и адрес.

В съответствие със ЗЕС, всички правила в тази насока са залегнали в Общите условия, които са неразделна част от индивидуалните договори, сключвани с крайните потребители на електронни съобщителни услуги, предоставяни от „Б.“ АД. Същите са поместени на общодостъпно място– официалния сайт на оператора.

Следва да се има предвид, че съгласно чл.7, ал.1 от Закона за счетоводството, първичният счетоводен документ (напр. фактура за извършено плащане), адресиран до други предприятия или физически лица, съдържа най-малко следната информация:

1. наименование и номер, съдържащ само арабски цифри;

2. дата на издаване;

3. наименование, адрес и номер за идентификация по чл.84 от Данъчно-осигурителния процесуален кодекс на издателя и получателя;

4. предмет и стойностно изражение на стопанската операция.

От друга страна, Данъчно-осигурителния процесуален кодекс в чл.84 относно идентификация на регистрираните данъчно-задължени лица указва в алинея2, че идентификацията на физически лица, които не са вписани в търговския регистър, съответно в регистър БУЛСТАТ, се извършва чрез единния граждански номер или личния номер на чужденец.

Действията по отношение предоставянето на лични данни, включително ЕГН, представляват “Обработване на лични данни” от „Б.” АД в качеството му на администратор на лични данни, съгласно легалната дефиниция, посочена в §1, т.1 от Допълнителните разпоредби на Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД). Това е “всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършват по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване”.

Както е разгледано по-горе, в отговора по първия въпрос, съгласно чл.4, ал.1 от ЗЗЛД, обработването на лични данни е допустимо само в случаите, когато е налице поне едно от изчерпателно изредените условия. В случая приложение могат да намерят хипотезите на чл.4, ал.1, т.1 от ЗЗЛД- обработването е необходимо за изпълнение на нормативно установено задължение на администратора на лични данни и на т.3- обработването е необходимо за изпълнение на задължения по договор, по който физическото лице, за което се отнасят данните, е страна, както и за действия, предхождащи сключването на договор и предприети по негово искане.

Съобразно основните принципи за обработването на лични данни посочени в чл.2, ал.2 на ЗЗЛД, може да се направи обосновано предположение, че действията на служителите, приемащи плащания, надхвърлят целите, за които се събират лични данни, ако за идентификация като единствен вариант изискват ЕГН. Идентификацията на физическото лице за намиране в базата данни на оператора с цел плащане на сметка може да се осъществи по други признаци като например потребителско име, потребителски номер, номер на индивидуалния договор или друг удобен начин. ЕГН може да се полза само със съгласието на абоната в съответствие с чл.4, ал.1, т.2 от ЗЗЛД.

Във връзка с горното и на основание чл.10, ал.1, т.4 от Закона за защита на личните данни,Комисията за защита на лични данни изразява следното

По първия въпрос: Обработването на личните данни на учениците при използването на лична ученическа карта и ученическа книжка, съдържащи ЕГН, е законосъобразно и допустимо, съгласно разпоредбите на чл.4, ал.1, т.1 от ЗЗЛД, представлявайки нормативно установено задължение за администратора на лични данни, посочено в разпоредбите на чл.65 и чл.66 от НАРЕДБА№4 от 16.04.2003г. за документите за системата на народната просвета, издадена от Министъра на образованието и науката.

По втория въпрос: Използването на ЕГН за идентифициране на абоната за извършване плащане на ползвани услуги може да намери приложение в случаите, когато физическото лице е съгласно с това. При липса на съгласие идентификацията на физическото лице за намиране в базата данни на оператора с цел плащане на сметка може да се осъществи по други признаци като например потребителско име, потребителски номер, номер на индивидуалния договор или друг удобен за двете страни начин.