Становище на КЗЛД относно предоставянето на лични данни на дипломиралите се в Софийски университет лица по специалността „Психология” през учебната 2011/2012 г. на Централното военно окръжие отдел „Столичен” към МО на Република България

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: Председател: Венета Шопова и Членове: Красимир Димитров, Валентин Енев, Веселин Целков на заседание, проведено на 27.02.2013г., разгледа преписка с вх.№ П– 6461/30.11.2012год. от проф.д.и.н.Иван Илчев– ректор на Софийски университет „Св.Климент Охридски”.

В искането си професор Илчев излага, че поставеният от неговъпрос е във връзка с искането на Централното Военно окръжие отдел „Столичен” към Министерството на отбраната на Република България, на основание чл.3 ал.1 и ал.3 от Закона за резерва на въоръжените сили на Република България и във връзка с публикуван списък на професиите и специалностите, необходими за военните формирования от въоръжените сили на РБ и Наредбата за военния отчет на българските граждани и техника за мирно и военно време.

Централното Военно окръжие отдел „Столичен” към Министерството на отбраната на Република България изисква от Софийски университет „Свети Климент Охридски” предоставяне на информация– лични данни (име, презиме, фамилия, ЕГН и постоянен адрес) на лицата, които са се дипломирали през учебната 2011/2012год. в Софийския университет– специалност „Психология”. Като основание за искането е посочена разпоредбата на чл.3, ал.1 и ал.3 от Закона за резерва на въоръжените сили на Република България и публикуван списък на професиите и специалностите, необходими за военните формирования от въоръжените сили на Република България, от Наредбата за военния отчет на българските граждани и техника за мирно и военно време.

По повод изложеното, ректорът на Софийски университет проф.д.и.н. Иван Илчев се обръща към КЗЛД за становище във връзка предоставянето на исканата информация, съдържаща лични данни /име, презиме, фамилия, ЕГН и постоянен адрес/ за дипломиралите се в Софийски университет лица по специалността „Психология” през учебната 2011/2012г. на Централното военно окръжие отдел „Столичен” към Министерството на отбраната на Република България.

Във връзка с откриване на производство по разглеждане на искането пред КЗЛД и на основание чл.34, ал.3, чл.35 и чл.36 от Административнопроцесуалния кодекс, е изпратено писмо до ректора на Софийски университет– проф.д.и.н. Иван Илчев с рег.№П-6631/10.12.2012год. от председателя на КЗЛД с указание за предоставяне на копие от отправеното до него писмо с вх.№04-09/05.11.2012г. от ЦВО, отдел „Столичен” към МО на Република България. Изпратено е също така писмо с изх.№П– 1153/19.02. 2013г., с допълнително поставени въпроси, относно това дали и преди този случай от страна на от ЦВО, отдел „Столичен” към Министерството на отбраната на Република България са били изисквани лични данни от Софийския университет.

В КЗЛД са получени писма с вх.№№6933/21.12.2012г. и П– 1268/25.02.2013г. от професор Илчев– ректор на Софийски университет „Св.Климент Охридски”. Към писмото на проф.Илчев е приложено и писмото от Министерството на отбраната на Република България– Централно военно окръжие, отдел „Столичен” с вх.№04-09-3/05.11.2012г.

Подготовката на гражданите за защита на отечеството и обществените отношения, свързани с ръководството, състава, подготовката, използването, отчета и службата в резерва на въоръжените сили на Република България е уредена в Закона за резерва на въоръжените сили на Република България /ЗРВСРБ/. Резервът на въоръжените сили на Република България се комплектува на доброволен и задължителен принцип– чл.3, ал.1 от Закона за резерва на въоръжените сили на Република България. Задължителният принцип се прилага за български граждани, които не са със статус на резервисти, но имат военна или друга специална подготовка или притежават техника и могат да получат мобилизационно назначение. Гражданите придобиват статус на запасни, а техниката– статус на техника- запас. Резервът на въоръжените сили на Република България се състои от български граждани и техника за комплектуване. Въоръжените сили на Република България, включват и резерва на въоръжените сили, част от които са публикуваните професии и специалности в списъка на професиите и специалностите, необходими за военните формирования от въоръжените сили на Република България от Наредбата за военния отчет на българските граждани и техника за мирно и военно време. Условията и редът за създаване, водене, съхранение на регистри и военноотчетни документи, воденето на военен отчет на български граждани и техника за мирно и военно време и административното обслужване на гражданите са определени в същата наредба. Формирането и използването на резерва на въоръжените сили в мирно време се планира, организира, подготвя и ръководи от министъра на отбраната. Формирането и използването на резерва на структурите се планира, организира, подготвя и ръководи от ръководителя на съответното ведомство. За изпълнение на възложените от ЗРВСРБ правомощия, Централното военно окръжие изгражда, поддържа и използва информационни фондове. В същите тези фондове могат да се обработват лични данни, свързани с воденето на военния отчет, като при обработването ми не се изисква съгласието на физическото лице и същото не се информира преди и по време на обработването на личните му данни /чл. 22, ал.1 и 2 от ЗРВСРБ/.

С Наредбата за военния отчет на българските граждани и техника за мирно време са въведени ръководните дейности на Министъра на отбраната да ръководи дейностите по планиране, организиране, управление, подготовка, използване и водене на военния отчет чрез централното военно окръжие и подчинените му органи за водене на военния отчет. Органите за водене на военния отчет на Централното военно окръжие са военните окръжия, областните военни отдели/отдел „Столичен” и техните офиси за военен отчет в общината/района.

Българските граждани и техниката за осигуряване комплектуването на военните формирования от въоръжените сили в мирно и военно време и структури от другите сили от системата за национална сигурност на Република България, определени с акт на Министерския съвет, се водят на военен отчет. Съгласно Закона за резерва на въоръжените сили на Република България на военен отчет се водят всички българските граждани, които притежават професии и специалност, необходими на военните формирования от въоръжените сили, определени с Наредбата. Законът изчерпателно е посочил данните, които се предоставят на военен отчет, а именно: трите имена, ЕГН, постоянен, настоящ адрес, месторабота и гражданство. Данните за професиите и специалностите на лицата, които се водят на военен отчет се предоставят при поискване на органите по военния отчет от съответните училища.

Съгласно Наредбата за военния отчет на българските граждани и техника за мирно и военно време /Наредбата/ се създават, водят и съхраняват регистри и военноотчетни документи. Създават се информационни фондове за потребностите на военния отчет, като същите се изграждат, поддържат, контролират и закриват при спазване на принципите на законосъобразност; единство на информационния процес и ефективност. В информационните фондове информацията, която се събира, обработва, систематизира, анализира и съхранява при спазване на изискванията на ЗРВСРБ, Закона за защита на личните данни и Закона за защита на класифицираната информация.Информационните фондове се изграждат като автоматизирани регистри и документални и картотечни регистри. Автоматизираните регистри са за създаване, поддържане в актуално състояние, обменяне, защита и съхраняване на информация за ресурсите от резерва и за комплектуването на въоръжените сили в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси на Българската армия– модул „Отчет на ресурсите от резерва”. В същия модул са включени регистър на доброволния резерв, който включва регистър за военен отчет на резервисти и регистър за военен отчет на техника-резерв, а също така и регистър на запаса, който включва регистър за военен отчет на запасни и регистър на военен отчет на техника-запас.Автоматизираните регистри за военния отчет на ресурсите от доброволния резерв и запаса за мирно и военно време за територията на цялата страна се изграждат, поддържат и използват в Централното военно окръжие. В областния военен отдел/отдел „Столичен” се поддържат и използват автоматизирани регистри за военен отчет на ресурсите от доброволния резерв и запаса за мирно и военно време за съответната област.Отдел „Столичен” изготвя числени сведения, справки, отчети и анализи за ресурсите от доброволния резерв и запаса за мирно и военно време за Столична община.

Съгласно Наредбата на военен отчет се вписват българските граждани, които притежават професии и специалности, необходими за военните формирования от въоръжените сили съгласно списъка, оформен като приложение към Наредбата. Именно в настоящия списък с професии и специалности, необходими за военните формирования от въоръжените сили на Република България, е публикувана и професията „Психолог”, със специалност „Психология”. В регистъра за военен отчет на запасни се вписват лица, които притежават гражданска специалност, необходима за военните формирования от въоръжените сили за структурите.

По смисъла на Наредбата за военния отчет на българските граждани и техника за мирно и военно време притежаващите професии и специалности български граждани, посочени в списъка на приложение №1 към Наредбата, които са завършили курс за начална и/или специална военна подготовка, се вписват на военен отчет. Информацията за придобилите професии и специалности се предоставят на органите за водене на военния отчет на Централното военно окръжие при поискване от съответните средни и висши училища и центрове за професионално обучение, като се посочват следните данни: специалност, име, презиме, фамилия, ЕГН. Информацията за придобитата нова образователно-квалификационна степен или за повишаване на квалификацията на специалистите, посочени в списъка на приложение №1 от Наредбата, се предоставя при поискване на органите за водене на военния отчет на Централното военно окръжие от съответните средни и висши училища и центрове за професионално обучение. Въз основа на списъка с професии и специалности е искането от Централното военно окръжие, отдел „Столичен” към Министерството на отбраната на Република България до Софийски университет „Св.Климент Охридски” да предостави информация, под формата на лични данни /име, презиме, фамилия, ЕГН и постоянен адрес/ за дипломиралите се в Софийски университет лица по специалността „Психология” през учебната 2011/2012г.

Законът за защита на личните данни (ЗЗЛД) урежда защитата на правата на физическите лица при обработването на личните им данни. Целта на ЗЗЛД е гарантиране на неприкосновеността на личността и личния живот чрез осигуряване на защита на физическите лица при неправомерно обработване на свързаните с тях лични данни в процеса на свободно движение на данните.

По смисъла на чл.3 от ЗЗЛД администратор на лични данни е физическо или юридическо лице, както и орган на държавната власт или на местното самоуправление, който сам или съвместно с друго лице определя целите и средствата за обработване на данните, както и който обработва лични данни, видът на които, целите и средствата за обработване се определят със закон. Софийски университет „Св.Климент Охридски”, с БУЛСТАТ 000670680 и адрес: гр. София, бул. „Цар Освободител” №15- е администратор на лични данни по смисъла на чл.3, ал.1 от ЗЗЛД. Вписан е в регистъра на администраторите на лични данни и водените от тях регистри с лични данни, поддържани от КЗЛД под идентификационен номер 157688.

В параграф първи от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД се съдържа законовото определение на понятието „обработване на лични данни”, а именно: „Обработване на лични данни” е всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършат по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване.

В настоящия случай, запитването касае възможността за обработване на лични данни под формата на предоставяне.

Във връзка с обработването на лични данни, следва да се има предвид, че всеки администратор на лични данни е длъжен да обработва личните данни законосъобразно, при спазване разпоредбите на ЗЗЛД. От друга страна, правомерното обработване на лични данни е необходимо да се извършва в съответствие със заложените в чл.2, ал.2 от ЗЗЛД принципи на законосъобразост, целесъобразност и пропорционалност на данните.

Разпоредбите на чл.4, ал.1 от ЗЗЛД въвеждат случаите, в които е допустимо обработването на лични данни, а именно когато е налице поне едно от алтернативно изброените условия, като чл.4, ал.1, т.1 и т.6 предвиждат, че обработването на лични данни на физически лица е допустимо в случай, че обработването е необходимо за изпълнение на нормативно установено задължение на администратора на лични данни и обработването е необходимо за упражняване на правомощия, предоставени със закон на администратора или на трето лице, на което се разкриват данните. Предоставянето на личните данни за дипломиралите се в Софийския университет „Св.Климент Охридски” лица по специалността „Психология” през учебната 2011/2012г. е необходимо във връзка с изпълнение на нормативно установено задължение на ректора на СУ „Св.Климент Охридски” по чл.20, ал.2 от Наредбата за военния отчет на българските граждани и техника за мирно и военно време.

Във връзка с изложеното и с оглед спазване на нормативните задължения, администраторът на лични данни– Софийски университет „Св.Климент Охридски” може да предостави на Министерството на отбраната Центрелно Военно окръжие отдел „Столичен” информация относно име, презиме, фамилия, ЕГН за дипломиралите се в Софийски университет през учебната 2011/2012г. по специалността „Психология” с цел компектуване на резерва на въоръжените сили на Република България и в изпълнение на чл.3, ал.1 и ал.3 от Закона за резерва на въоръжените сили на Република България и на основание публикуван списък на професиите и специалностите, необходими за военните формирования на въоръжените сили на Република България, от Наредбата за военния отчет на българските граждани и техника за мирно и военно време. Поради това, че постоянният адрес на тези лица не е сред задължителните данни по чл.20, ал.2 от наредбата, които следва да бъдат предоставени на Централното военно окръжие,същите могат да бъдат изискани пореда на Закона за гражданската регистрация (ЗГР). Единната система за гражданска регистрация и административно обслужване на населението предоставя данни на информационните системи в страната и получава данни от тях. Предоставяните от ЕСГРАОН данни за гражданската регистрация на лицата имат задължителен характер за останалите информационни системи, извършващи административно обслужване на населението. Предоставяните от други информационни системи данни за лицата имат осведомителен характер за ЕСГРАОН. На основание чл.106, ал.1, т.2 от ЗГР, данни от ЕСГРАОН се предоставят на държавни органи и институции съобразно законоустановените им правомощия. Няма пречка Централно военно окръжие да отправи искане до Главна дирекция „ГРАО” към МРРБ за получаване на информация относно постоянен адрес на лицата със специалност „Психология” по списъка, който Софийският университет ще предостави.

В хода на разглеждането на искането за становище г-жа В. Шопова– председател на КЗЛД, изразява особено мнение, че исканата информация може да бъде предоставена само след получаване на изричното информирано съгласие на физическите лица.

Във връзка с горното и на основание чл.10, ал.1, т.4 от Закона за защита на личните данни,Комисията за защита на лични данни изразява следното

На основание чл.4, ал.1, т.1 и т.6 ЗЗЛД във връзка със Закона за Резерва на въоръжените сили на Република България и Наредбата за военния отчет на българските граждани и техника за мирно и военно време ректорът на Софийски университет „Свети Климент Охридски”, гр. София може да предостави на Централно Военно окръжие, отдел „Столичен” към Министреството на отбраната на Република България, лични данни /име, презиме, фамилия и ЕГН/ на дипломиралите се лица по специалността „Психология ” през учебната 2011/2012г. с цел компектуване на резерва на въоръжените сили на Република България. Данни относно постоянния адрес на тези лица може да бъде поискан по реда на чл.106, ал.1,т.2 от Закона за гражданската регистрация във връзка с чл.81, ал.5 от Закона за резерва на въоръжените сили на Република България от Главна дирекция „Гражданска регистрация и административно обслужване” към МРРБ .