Становище на КЗЛД по искане на председателя на Комисията по правни въпроси към Висшия съдебен съвет във връзка с тълкуване разпоредби на Наредба № 8 за функциите и организацията на дейността на Бюрата за съдимост

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: Председател: Венцислав Караджов и Членове: Цанко Цолов, Цветелин Софрониев,Мария Матеваи Веселин Целков на заседание, проведено на 02.07.2014год. (Протокол №26), разгледа преписка с вх. №П-2737/07.05.2014год.от г-жаЮ.К. в качеството й на председател на Комисията по правни въпроси към Висшия съдебен съвет.

В искането си до КЗЛД, председателката на Комисията по правни въпроси към Висшия съдебен съветсъобщава, че в изпълнение на решение на същата комисия, отразено в протокол №15/14.04.2014год., предоставя на КЗЛД писмо от председатели на районни съдилища за тълкуване на разпоредби на Наредба№8 от 26.02.2008год. за функциите и организацията на дейността на бюрата за съдимост (Наредба№8), издадена от Министерството на правосъдието. Въпросите са свързани с унищожаване на бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от Наказателния кодекс (НК).

Писмото към искането, адресирано до Комисията по правни въпроси към Висшия съдебен съвет, касае законосъобразното прилагане на разпоредби от Наредба№8 в контекста на защитата на правата на физическите лица при обработване на лични данни относно наложени наказания по реда на НК.

В писмото от районните съдилища е посочено, че Комисията по правни въпроси към Висшия съдебен съвет е взела решение по т.5.1 от протокол №8/17.02.2014год., съгласно което бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК, чийто 5-годишен срок за съхранение е изтекъл към датата на влизане в сила на изменението в Наредба№8 (Изм.- ДВ, бр. 14 от 2013г., в сила от 15.02.2013г.), подлежат на унищожаване по предвидения за това ред, а бюлетините, за които срокът не е изтекъл към датата на влизане в сила на изменението на чл.31, ал.1 от Наредба№8, следва да се съхраняват и унищожават в ново установения срок (15 години от влизане в сила на съдебния акт).

В контекста на изложеното и във връзка с предстоящото унищожаване на голям брой бюлетини за наложени административни наказания по чл.78а от НК, чийто срок за съхранение е изтекъл, в искането за становище се поставят следните въпроси:

1. Следва ли едновременно с унищожаването на бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК(хартиеният носител), да се заличават съответните данни и в електронния архив на бюрата за съдимост;

2. Ако едновременно с унищожаването на бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК на хартиения носител следва да се заличат съответните данни и в електронния архив на съответното бюро за съдимост, от кого ще се извърши това заличаване– от бюрото за съдимост при съответните районни съдилища, или от Централното бюро за съдимост, с оглед разпоредбата на чл.48 и чл.49 от Наредба№8;

3. Следва ли при унищожаване на бюлетините за наложени наказания по чл.78 от НК, да се прилага по аналогия процедурата по унищожаване, предвидена в чл.24 от Наредба№8 и по-специално ал.1 от тази норма (Чл. 24. (1) Бюлетините за съдимост, по които от датата на раждането на лицата са изтекли сто години, се отделят в специална картотека и се унищожават, след като бъдат микрофилмирани).

Предвид обстоятелството, че Наредба№8 е издадена от Министерството на правосъдието и с оглед обективното произнасяне на КЗЛД по поставените в искането за становище въпроси, е изпратено писмо до заместник министър-председателя и министър на правосъдието– г-жа Зинаида Златанова, с молба за разяснения по някои от текстовете на наредбата.

В КЗЛД е получено становище от Министерството на правосъдието, което съдържа тълкувания на нормите от Наредба№8, свързани с унищожаване на бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК.

Законът за защита на личните данни (ЗЗЛД) урежда защитата на правата на физическите лица при обработването на личните им данни. Целта на ЗЗЛД е гарантиране на неприкосновеността на личността и личния живот чрез осигуряване на защита на физическите лица при неправомерно обработване на свързаните с тях лични данни в процеса на свободно движение на данните.

Във връзка с целта на ЗЗЛД, в чл.2, ал.2 от същия, законодателят установява основните принципи, на които следва да бъде подчинено правомерното обработване на данните на физическите лица от администраторите на лични данни, а именно: Личните данни следва да се обработват законосъобразно и добросъвестно; да се събират за конкретни, точно определени и законни цели и да не се обработват допълнително по начин, несъвместим с тези цели; да бъдат съотносими, свързани със и ненадхвърлящи целите, за които се обработват; да се заличават или коригират, когато се установи, че са неточни или непропорционални по отношение на целите, за които се обработват; да се поддържат във вид, който позволява идентифициране на съответните физически лица за период не по-дълъг от необходимия за целите, за които тези данни се обработват; личните данни, които ще се съхраняват за по-дълъг период за исторически, статистически или научни цели, се поддържат във вид, непозволяващ идентифицирането на физическите лица.

Тези принципи в своята цялост се съотнасят към конкретните алтернативни предпоставки за законосъобразно и допустимо обработване на лични данни, разписани в чл.4, ал.1 от ЗЗЛД.

Съгласно легалната дефиниция, посочена в чл.2, ал.1 от ЗЗЛД, лични данни са всяка информация, отнасяща се до физическо лице, което е идентифицирано или може да бъде идентифицирано пряко или непряко чрез идентификационен номер (напр. ЕГН)или чрез един или повече специфични признаци.

В §1, т.16 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД законодателят е посочил примерно изброяване на понятието „Специфични признаци“. Това са признаци, свързани с физическа, физиологична, генетична, психическа, психологическа, икономическа, културна, социална или друга идентичност на лицето.

Данните, съдържащи се в бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК, съдържат значителен обем от лични данни по смисъла на ЗЗЛД. Това са както данни, свързани с физическата идентичност на лицата (ЕГН, ден, месец и година на раждане, месторождение, гражданство, собствено, бащино и фамилно име на майката и бащата на осъденото лице), така и данни, свързани с друга идентичност (номер на делото, дата и номер на съдебния акт и съда, който го е постановил, извършеното престъпление и неговата квалификация, време и място на извършване на престъплението, вид и размер на административното наказание).

В §1, т.1 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД се съдържа нормативната дефиниция на понятието „Обработване на лични данни”. В настоящия случай, искането за становище касае възможността за обработване на лични данни под формата на „…всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършат по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като … заличаване или унищожаване”.

В конкретния случай, действията относно заличаване и унищожаване на бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК, съответно на съдържащите се в тях лични данни следва да се извършват съобразно алтернативните условия за допустимост на обработването (чл. 4, ал.1 от ЗЗЛД), както и в съответствие с основните принципи на ЗЗЛД.

В становището на Министерството на правосъдието, като автор на Наредба№8, се съдържа анализ на нормативните предпоставки, при наличието на които е допустимо и законосъобразно унищожаването на бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК, както и въпросите, свързани със съхранението на данните, включително и личните данни в азбучните указатели и входящия регистър на хартиен носител, а също и в електронния архив на съответните бюра за съдимост.

Съгласно чл.77, ал.3 и ал.4 от Закона за съдебната власт (ЗСВ), при всеки районен съд има бюро за съдимост, като функциите и организацията на дейността на бюрата за съдимост, както и контролът върху нея се уреждат с Наредбана министъра на правосъдието. Това е цитираната по-горе Наредба№8 за функциите и организацията на дейността на Бюрата за съдимост, издадена от Министерството на правосъдието.

В чл.2 от Наредба№8 е посочено, че бюрата за съдимост при районните съдилища събират, съхраняват данни и обменят информация за съдимост на лицата, родени в района на съответния съд, които саосъдени от български съдилища или са осъдени от чуждестранни съдилища с влязъл в сила съдебен акт по наказателни дела, приет за изпълнение по реда на чл.453- 470 от Наказателнопроцесуалния кодекс (НПК), както и за лицата, освободени от наказателна отговорност от български съдилища, на които са наложени административни наказания по чл.78а от НК.

Съгласно чл.5 от Наредба№8, регистрацията на осъдените лица в бюрата за съдимост се извършва чрез бюлетини за съдимост и бюлетини за наложени административни наказания по чл.78а от НК, които се изготвят на хартиен носител и в електронен архив. Бюлетините за съдимост се съставят служебно на хартиен носител– картон по образец за всяко осъдено лице на наказание по чл.37 от НК в седемдневен срок от влизане в сила на съдебния акт, с който е наложено наказанието (чл.8 от Наредба№8). Бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК имат съдържанието, посочено в чл.26 от Наредба№8, а именно:ЕГН, съответно личен номер на чужденец, ден, месец и година на раждане, месторождение, гражданство, собствено, бащино и фамилно име на майката и бащата на осъденото лице, номер на делото, дата и номер на съдебния акт и съда, който го е постановил, извършеното престъпление и неговата квалификация, време и място на извършване на престъплението, вид и размер на административното наказание.

Въз основа на данните в бюлетините за съдимост, бюрата за съдимост издават свидетелства за съдимост по искане на заинтересованите лица, както и справки за служебна цел на органите, посочени в чл.33, ал.5 от Наредба№8, а именно: съд, прокуратура и разследващи органи, Националната разузнавателна служба, Националната служба за охрана, Държавна агенция „Национална сигурност“, служба „Военна информация“ на Министерството на отбраната, Държавна агенция „Технически операции“, Главна дирекция „Национална полиция“, Главна дирекция „Гранична полиция“, Главна дирекция „Пожарна безопасност и защита на населението“ и областните дирекции на МВР, служба „Военна полиция“ към министъра на отбраната, учреждения и ведомства, когато по закон имат право да получават такива сведения, съдебни органи на друга държава, когато това е предвидено в международен договор, по който Република България е страна, или в акт на Европейския съюз (ЕС), централен орган за предаване или приемане на информация за съдимост от страна- членка на ЕС, чуждестранни дипломатически и консулски представителства в Република България за техни граждани.

Съгласно посочените по-горе нормативни основания, бюрата за съдимост при районнитесъдилища поддържат и съхраняват картотеки на бюлетините за съдимост и на бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК, азбучни указатели и входящ регистър на хартиен носител и в електронен архив (чл. 5 от Наредба№8).

При преглед на текстовете на Наредба№8 се установява, че предвиденият срок за съхранение на бюлетините е различен от срока за съхранение на вписаната в азбучните указатели и входящия регистър на хартиен носител и в електронния архив информация за осъдените лица, която се съдържа в бюлетините. Данните за осъдените лица и вписаните за тях сведения се съхраняват безсрочно, за разлика от бюлетините, за които Наредба№8 предвижда срок за съхранение- бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а НК се съхраняват и унищожават в срок петнадесет години от влизане в сила на съдебния акт(чл. 31, ал.1 от Наредба№8). Становището на Министерството на правосъдието е, че аргумент за безсрочното съхранение на информацията относно осъдените лица и вписаните за тях сведения се съдържа в разпоредбата на чл.28, ал.3 от Наредба№8, съгласно която в азбучния указател се отбелязват определените за унищожаване бюлетини, без да се заличават имената на лицата и вписаните сведения.Този аргумент обаче не може да бъде споделен с оглед принципите за законосъобразно обработване на личните данни (чл. 2, ал.2 от ЗЗЛД) и алтернативните условия за допустимо обработване на данните, съобразно чл.4, ал.1 от ЗЗЛД. Още повече, че Наредба№8 е подзаконов нормативен акт, който в разглеждания казус противоречи на принципите на нормативен акт от по-висока степен– ЗЗЛД.

В становището на Министерството на правосъдието се излагат и допълнителни аргументи за безсрочното съхранение на информацията, вписаната в азбучните указатели и входящия регистър на хартиен носител и в електронния архив, като се посочват примери от някои специални закони (чл.155, ал.1, т.2 от Закона за Министерството на вътрешните работи, чл.53, ал.1, т.4 от Закона за Държавна агенция „Национална сигурност“, чл.18, ал.1, т.8, чл.55, ал.2, чл.162, т.4, чл.267, чл.283 от Закона за съдебната власт), които поставят изискване за събиране на информация за съдимост на лицата, включваща всички осъждания, независимо от реабилитацията и наложени административни наказания по чл.78а от НК.

При така констатираната фактическа обстановка може да се направи логичният извод, че на практика унищожаването на бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК не води до заличаване на информацията, съдържаща лични данни на физически лица, тъй като същата информация продължава да се съхранява на други носители (хартиени и електронни) и то безсрочно. Сроковете за съхранение на бюлетините за наложени административни наказания следва да бъдат обвързани със срокове за съхранение и на информацията, вписаната в азбучните указатели и входящия регистър на хартиен носител и в електронния архив. Принципите за обработване на лични данни изключват възможността информацията, съдържаща такива данни, да бъде съхранявана безсрочно.

Комисията за защита на личните данни има устойчива практика при решаването на спорове относно съхранението и унищожаването на бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК. Позицията на Комисията е, че в чл.31, ал.1 от Наредба№8 ясно е детерминиран срока, спазването на който представлява нормативно установено задължение за администраторите на лични данни(съответните районни съдилища) по отношение съхранението на бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК и неспазването на този срок води до нарушение на посочената разпоредба. Тъй като съхранението на лични данни е действие по обработване на лични данни, съгласно легалната дефиниция, дадена в §1, т.1 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД, то следва да бъде подчинено на общите правила при обработването на лични данни. Действащите разпоредби на Наредба№8 относно безсрочното съхранение на информацията, вписаната в азбучните указатели и входящия регистър на хартиен носител и в електронния архив, т.е. незаличаване имената на лицата и вписаните сведения за тях, дори и след унищожаване на бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК, противоречи на принципите за защита на личните данни. Тези принципи не допускат безсрочно обработване на информация, съдържаща лични данни. Определянето на срокове за запазване на лични данни е гаранция за правото на личен живот на гражданите.

Тук е важно да се отбележи, че практиката на КЗЛД е в съответствие и с международните стандарти за защита на данните. При изразяване на настоящото становище, КЗЛД е взела предвид и Становище 01/2014 на Работната група по чл.29 (РГ29)относно прилагането на понятията необходимост и пропорционалност и защитата на данните в областта на правоприлагането (Работната група за защита на лицата при обработването на лични данни е създадена в изпълнение на чл.29 от Директива95/46/ЕО за защита на физическите лица при обработването на лични данни и за свободното движение на тези данни. Работната група се състои от представители на надзорните органи, определени от всяка държава-членка, както и от представители на Европейската комисия. Едно от важните правомощия на РГ29 е по своя инициатива да прави препоръки по всички въпроси, свързани със защитата на лицата при обработването на лични данни в Общността и да изразява становища във връзка с това). В Становище01/2014РГ29 обръща специално внимание на факта, че е необходимо винаги да се прави оценка дали мерките са необходими и пропорционални от гледна точка на периода между извършване на правонарушението и момента на предприемане на мярката, например извършване на престъплението, когато съответното лице е било в детска или младежка възраст. Голяма част от критичните бележки на РГ29 през последните години са били свързани с недостатъчните и уместни основания и доказателства, които са й предоставени, за да се обоснове, че предложените мерки по отношение задържането и съхранението на данни в сферата на полицията и правораздаването са единствените пропорционални мерки за посрещане на определени обществени нужди. Обосновката на съответната мярка трябва да може да издържи на проверка при необходимост. Поради това предложените мерки трябва да се основават на подкрепени с доказателства проучвания, статистически данни, прогнозии други. Този подход ще гарантира изпълнението на критериите за достатъчни и уместни основания и доказателства.

С оглед на гореизложеното и на основание чл.10, ал.1, т 4 от ЗЗЛД Комисията за защита на лични данни изразява следното

По първия въпрос: Следва ли едновременно с унищожаването на бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК(хартиеният носител), да се заличават съответните данни и в електронния архив на бюрата за съдимост.

Комисията за защита на личните данни счита, че данните в електронния архив на бюрата за съдимост следва да се заличават едновременно с унищожаването на бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК. Аргументите за това са в следните насоки:

· Бюлетинът за наложено административно наказание по чл.78а от НК е основният документ, носител на информацията. Срокът по Наредба№8, касаещ заличаването на данните в този основен документ, следва да се прилага и по отношение на всички други вторични документи, какъвто се явява електронният архив.

· Действащите разпоредби на Наредба№8 относно безсрочното съхранение на информацията в електронния архив, т.е. незаличаване имената на лицата и вписаните сведения за тях, дори и след унищожаване на бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК, противоречи на принципите за защита на личните данни. Тези принципи не допускат безсрочно обработване на информация, съдържаща лични данни.

По втория въпрос: Ако едновременно с унищожаването на бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК на хартиения носител следва да се заличат съответните данни и в електронния архив на съответното бюро за съдимост, от кого ще се извърши това заличаване– от бюрото за съдимост при съответните районни съдилища, или от Централното бюро за съдимост, с оглед разпоредбата на чл.48 и чл.49 от Наредба№8.

Комисията за защита на личните данни счита, че това е процедурен въпрос, който е от компетентността на Висшия съдебен съвет.

По третия въпрос: Следва ли при унищожаване на бюлетините за наложени наказания по чл.78 от НК, да се прилага по аналогия процедурата по унищожаване, предвидена в чл.24 от Наредба№8 и по-специално ал.1 от тази норма (Чл.24.(1) Бюлетините за съдимост, по които от датата на раждането на лицата са изтекли сто години, се отделят в специална картотека и се унищожават, след като бъдат микрофилмирани).

Комисията за защита на личните данни счита, че микрофилмирането представлява действие по обработване на лични данни под формата на съхранение в електронен вариант. Следователно, предвид обстоятелството, че данните в електронния архив на бюрата за съдимост следва да се заличават едновременно с унищожаването на бюлетините за наложени административни наказания по чл.78а от НК, разпоредбата на чл.24, ал.1 отНаредба№8 не може да бъде приложена по аналогия в случаите на унищожаване на бюлетини за наложени наказания по чл.78 от НК.