Становище по искане с рег.№ 2640/10.06.2011г. относно получаване на разрешение от КЗЛД за достъп до регистри по гражданско състояние за целите на краеведческо изследване

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав:членовеКрасимир Димитров, Валентин Енев, Мария Матева и Веселин Целков, на редовно заседание, проведено на 14.07.2011г. (Протокол №31),разгледа искане с рег.№ 2640/10.06.2011г. от г-н Р.Х. – кмет на община К.,област Р. за изразяване на становище от Комисията за защита на личните данни, на основание чл.10, ал.1 т.4 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД) във връзка с чл.106, ал.1, т.3 от Закона за гражданската регистрация, относно получаване на разрешение от КЗЛД във връзка със заявлениена г-н И.А.Х. за достъп до регистрите по гражданско състояние на община К. на с. Р.П. и на с. К., община К. за периода 1911г.-1965г.

Със заявление до кмета на община К. с вх.№95-00-2/01.06.2011г., г-н И.А.Х. от гр.Р. е поискал достъп до регистрите по гражданско състояние (раждане, граждански брак и смърт) на с. Р.П. и на с. К., община К. за периода 1911г.-1965г. Мотивите на заявителя за необходимостта да осъществи преглед на актове за раждане, граждански брак и смърт, които се съхраняват в регистритепо гражданско състояние на общината са изследванена демографските характеристики на 12 рода от с. Р.П., община К. от 1530г. до 1965г. Същият е изтъкнал, че от 25 години се занимава с краеведческа дейност, като към настоящия момент е събрал архивни материали за събития и родове от Централен държавен архив (ЦДА) – гр.София, Териториална дирекция – гр.Р. към ЦДА, османски архивни документи-гр.Истанбул, Турция и от Сорбоната – гр.Париж, Франция. Във връзка с отправената молба, кметът на община К. – г-н Р.Х. сезира КЗЛД с настоящото искане за получаване на разрешение на основание чл.106, ал.1, т.3 от Закона за гражданската регистрация, като към искането като доказателство е приложено заявлението на г-н И.А.Х.

При анализа на изложеното в искането, както и приложените към него документи, се установява следното:

Общината е основната административно – териториална единица, в която се осъществява местното самоуправление. Органът на изпълнителната власт е кметът на общината.Кметовете на общините са отговорни за гражданската регистрация на лицата на територията на общината. Съгласно чл.44 ал.1 т.14 от Закона за местното самоуправление и местната администрация и чл.35, ал.3 от Закона за гражданската регистрация (ЗГР) кметът на общината е длъжностно лице по гражданско състояние. Той има правомощието да възлага тази функция с писмена заповед на кметовете на кметствата, в които се подържат регистри за гражданското състояние.

По смисъла на чл.3 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД) администратор на лични данни е физическо или юридическо лице, както и орган на държавната власт или на местното самоуправление, който сам или съвместно с друго лице определя целите и средствата за обработване на данните, както и който обработва лични данни, видът на които, целите и средствата за обработване се определят със закон. В тази връзка, кметът на общината (в конкретния случай – кметът на община К.) притежава качеството на администратор на лични данни, порадиобстоятелството, че по повод осъществяването на правомощията си обработва лични данни на физически лица. При извършена служебна справка в Регистъра на администраторите на лични данни и водените от тях регистри към КЗЛД, бе установено, че община К. е вписана като администратор на лични данни с идент. №50339, като е заявила 20 броя регистри. Към настоящото искане са относими следните три регистъра: 1. „Актове за раждане на община К.”; 2. „Актове за сключен брак в община К.”; 3. „Актове за смърт на община К.”.

Във връзка с естеството на искането, съгласно чл.83, ал.1 и ал.2 от ЗГР, регистрите на актовете за гражданско състояние за цялата община се образуват чрез събиране на съставените през текущата година формуляри – актове за раждане, граждански брак и смърт – по отделно за всеки вид, които се подвързват след приключване на годината в специална книга. Неразделна част от регистрите на актовете за гражданско състояние са документите, въз основа на които са съставени съответните актове за гражданско състояние. На основание чл.85, ал.3 от ЗГР, приключените регистри се предават за ползване и съхраняване в административния център на общината до 130 години от съставянето им, след което се предават в Държавния архив. Видно от информацията по преписката, в случая, личните данни, до които е поискал достъп г-н И.А.Х. за периода от 1911г. до 1965г., се съхраняват в община К. към настоящия момент. Предвид факта, че се иска достъп до лични данни, прави впечатление, че в заявлението си г-н И.А.Х. не са конкретизирани физическите лица, с чиито данни той иска да се запознае, а най-общо упоменава, че изследва 12 рода, за които също липсва информация. Според твърденията на заявителя, основната цел на неговото искане е свързана с извършване на краеведческо изследване. В тази връзка, по своята същност „краеведческата дейност” представляват издирване и събиране на исторически и филологически паметници с оглед тяхното опазване и популяризиране и е израз на стремежа за усвояване и съхраняване на историческата памет.

В чл.106 от Закона за гражданската регистрация е регламентиран редът за предоставяне на данни от ЕСГРАОН, а именно:

1. На българските и чуждестранните граждани, както и на лицата без гражданство, за които се отнасят, а също така и на трети лица, когато тези данни са от значение за възникване, съществуване, изменение или прекратяване на техни законни права и интереси;

2. На държавни органи и институции съобразно законоустановените им правомощия;

3. На български и чуждестранни юридически лица – въз основа на закон, акт на съдебната власт или разрешение на Комисията за защита на личните данни.

Действията по отношение на данните, свързани с гражданската регистрация на физическите лица (вкл. в конкретния случай) представляват „Обработване на лични данни”, съгласно определението, посочено в § 1, т.1 от Допълнителните разпоредби на Закона за защита на личните данни.Това е всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършат по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване.

Във връзка с предмета на искането за предоставяне достъп до данните от регистрите за гражданско състояние на с. Равно и с. К., община К. следва да намерят приложение разпоредбите на чл.4, ал.1 от ЗЗЛД, предвид обстоятелството, че става въпрос за обработване на лични данни.

Съгласно чл.4 от Закона за защита на личните данни, обработването на лични данни е допустимо само в случаите, когато е налице поне едно от следните условия:

1.обработването е необходимо за изпълнение на нормативно установено задължение на администратора на лични данни;

2. физическото лице, за което се отнасят данните, е дало изрично своето съгласие;

3. обработването е необходимо за изпълнение на задължения по договор, по който физическото лице, за което се отнасят данните, е страна, както и за действия, предхождащи сключването на договор и предприети по негово искане;

4. обработването е необходимо, за да се защитят животът и здравето на физическото лице, за което се отнасят данните;

5. обработването е необходимо за изпълнението на задача, която се осъществява в обществен интерес;

6. обработването е необходимо за упражняване на правомощия, предоставени със закон на администратора или на трето лице, на което се разкриват данните;

7. обработването е необходимо за реализиране на законните интереси на администратора на лични данни или на трето лице, на което се разкриват данните, освен когато пред тези интереси преимущество имат интересите на физическото лице, за което се отнасят данните.

В конкретния случай, липсва правно основание съгласно разпоредбите на чл.4, ал.1 от ЗЗЛД и на чл.106 от ЗГР за предоставяне на достъп на г-н И.А.Х. до регистрите по гражданско състояние на с. Р.П. и с. К., община К.

На проведеното заседание на КЗЛД на 14.07.2011г.г-н Веселин Целков – член на Комисията за защита на личните данни изрази становище, че следва на г-н И.А.Х. да се предостави достъп до регистрите по гражданско състояние на с. Р.П. и с.К., община К. единствено за постигане на целите на неговото краеведческо изследване, като му бъде указано, че при публикуване на изследването, данните трябва да бъдат анонимизирани.

Във връзка с изложеното и на основание чл. 10, ал.1, т. 4 от Закона за защита на личните данни, Комисията за защита на личните данни изразява следното

Г-н И.А.Х. няма правно основание по смисъла на чл.4, ал.1 от Закона за защита на личните данни във връзка с чл. 106 от Закона за гражданската регистрация да получи достъп до регистрите по гражданско състояние на с. Р.П. и с. К., община К. за периода 1911г. – 1965г. за целите на краеведческо изследване.