Становище на Комисията за защита на личните данни №3454/04.10.2011г. относно искане на председателя на Държавна агенция „Архиви”

ОТНОСНО: Искане с рег.№ 3454/09.08.2011г. от доц. д-р Мартин Иванов – Председател на Държавна агенция „Архиви” към Министерския съвет за изразяване на становище от Комисията за защита на личните данни на основание чл.10, ал.1, т.4 от Закона за защита на личните данни, относно дигитализиране и публикуване на поименни списъци на наборния и офицерския състав на Българската армия, участвал в Балканската война през 1912 г., по случай 100 – годишнината от Балканската война и публикуване на информация за наборния състав, съдържаща се в съхранявания масив на Държавния военноисторически архив – гр. Велико Търново, който обхваща периода от Освобождението до 70-те години на 20 – ти век.

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: Председател: Венета Шопова и членове Красимир Димитров, Валентин Енев, Мария Матева и Веселин Целков, на редовни заседания, проведени на 14.09.2011г. (Протокол № 38) и на 21.09.2011г. (Протокол № 39), разгледа искане с рег. № 3454/09.08.2011г. от доц. д-р Мартин Иванов – Председател на Държавна агенция „Архиви” към Министерския съвет за изразяване на становище от Комисията за защита на личните данни на основание чл.10, ал.1, т.4 от Закона за защита на личните данни, относно дигитализиране и публикуване на поименни списъци на наборния и офицерския състав на Българската армия, участвал в Балканската война през 1912 г., по случай предстоящото честване през 2012г. на 100-годишнината от Балканската война и публикуване на информация за наборния състав, съдържаща се в съхранявания масив на Държавния военноисторически архив – гр. Велико Търново, който обхваща периода от Освобождението до 70-те години на 20 – ти век. Искането е подадено от Председателя на Държавна агенция „Архиви”, който на основание чл.12, ал.2 от Закона за Националния архивен фонд може да представлява Държавна агенция „Архиви” пред Комисията за защита на личните данни, във връзка с административното производство по изразяване на становище.

Държавна агенция „Архиви” (ДАА) е държавната институция в Република България, която осъществява в национален мащаб политиката по събирането, съхраняването, организирането и използването на архивните документи с историческо значение, които са част от Националния архивен фонд. Съгласно чл.26 от Устройствения правилник на Държавна агенция „Архиви”, дирекция „Държавен военноисторически архив“ осъществява издирване, комплектуване, регистриране, обработване, отчитане, съхраняване, опазване и предоставяне за използване и публикуване на документи на Министерството на отбраната, Българската армия и на структурите на подчинение на министъра на отбраната, както и документалното наследство на значими личности, свързани с тях. В Държавния военноисторически архив – гр. Велико Търново се съхраняват поименните списъци на наборния и офицерския състав на Българската армия, участвал в Балканската война през 1912г. Списъците съдържат информация за месторождението и датата на раждане, частта, в която е служило лицето, както и ордените и медалите, с които е бил награден всеки български войник, офицер и подофицер. В същото време, в молбата се твърди, че в Държавния военноисторически архив – гр. Велико Търново се съхраняват и т.н. „наборни” списъци за периода от Освобождението до 70-те години на 20-ти век, в които се съдържа информация за всеки наборен военнослужещ, а именно: неговото месторождение и дата на раждане; имена на роднини по права линия, данъчна оценка на имота; ръст и др.

Във връзка с предстоящото честване през 2012г. на 100-годишнината от Балканската война, Комисията за защита на личните данни е сезирана с настоящото искане за становище по чл.10, ал.1, т.4 от Закона за защита на личните данни, относно възможността за дигитализиране и публикуване он-лайн на поименните списъци на наборния и офицерския състав на Българската армия, участвал в Балканската война през 1912 г. и относно евентуалната възможност за публикуване он-лайн на част от списъците на наборния състав на Българската армия (до 1900г. / до 1944г.), съдържащи се в съхранявания масив на Държавния военноисторически архив – гр. Велико Търново.

При анализа на изложеното в искането, се установи следното:

Съгласно чл.2 – чл.4 от Закона за Националния архивен фонд,за осигуряване с документална информация управлението на държавата, развитието на науката и културата и защитата на правата и законните интереси на гражданите се създава Национален архивен фонд, който е постоянно попълваща се съвкупност от ценни документи, отразяващи материалния и духовния живот на обществото. Националният архивен фонд се попълва със: 1. определените за постоянно запазване документи, създадени от дейността на държавните и общинските институции и други юридически и физически лица независимо от времето, носителя, начина на създаване, мястото на съхраняване и формата на собственост; 2. документи или с копия на документи за историята на България, получени от чуждестранни архиви и от други чуждестранни юридически и/или физически лица. Документите по т.1 и т.2 се водят на отчет в Регистър на Националния архивен фонд.

На основание чл.11 от Закона за Националния архивен фонд, държавната политика в областта на подбора, комплектуването, регистрирането, обработването, опазването, съхраняването и използването на документите от Националния архивен фонд, както и в областта на развитието и усъвършенстването на архивното дело, се провежда от Държавна агенция "Архиви". Тя контролира опазването на документите в деловодните служби на държавните и общинските институции и осъществява научно-методическото ръководство и контрол на организацията на работата с документите, тяхното опазване и използване в учрежденските архиви. Разпорежданията и указанията на органите на Държавна агенция "Архиви" относно документите на Националния архивен фонд са задължителни за всички организации. На основание чл. 12, ал.1 от Закона за Националния архивен фонд, Държавна агенция "Архиви" се създава към Министерския съвет и е юридическо лице на бюджетна издръжка със седалище София. Съгласно чл. 10и чл. 84 от закона архивите осигуряват публичен достъп на потребителите до документите, съхранявани от тях, като достъпът до документи може да бъде ограничен, когато това е предвидено в закон (чл.85).

Освен в тези случаи, достъпът до документи може да бъде временно ограничен и когато:

1. документите не са обработени съгласно изискванията на архивната методика;

2. физическото състояние на документите не позволява използването им;

3. документите са предоставени на друг потребител;

4. документите се реставрират или микрофилмират;

5. заинтересованите лица не са подали достатъчни сведения за намирането на търсените данни;

6. използването им противоречи на законните интереси на трети лица;

7. използването им противоречи на условията, поставени от лицето, предало документите;

8. използването им противоречи на разпоредбите на Закона за авторското право и сродните му права или на други закони.

В същото време, следва да се има предвид, че „публичен достъп” до дадени архивни документи не означава „общодостъпен”, а изисква спазването на определен ред за достъп до съответните документи. В конкретния случай спазването на такъв ред е разписано в Наредба за реда за използване на документите от Националния архивен фонд.

В § 3 от преходните и заключителни разпоредби на Закона за Националния архивен фонд е разписано, че документите в държавните архиви, които съдържат лични данни на граждани и са били предоставяни за използване преди влизането в сила на Закона за защита на личните данни, продължават да са достъпни и се предоставят по общия ред.

С Наредба за реда за използване на документите от Националния архивен фонд са определени условията и редът за използването на документите от Националния архивен фонд, на техните копия и на научно-справочния апарат към тях.Във връзка с предмета на искането: публикуване он-лайн на поименни списъци на наборния и офицерския състав на Българската армия, съхранявани във Военноисторическия архив в гр.В.Търново, следва да намери приложение раздел VI „Използване на архивни документи чрез публикуване и други форми на популяризиране” от цитираната по-горе наредба. За публикуване в интернет се предоставят дигитални копия на архивни документи с определени от архивите технически параметри (чл.42). Следва да се има предвид, че при използването на документите по чл.39 (публикуване на документи от Националния архивен фонд-изображения на документи на хартиен или електронен носител, експонирането им в изложби, създаване на филми, радио- и телевизионни предавания и др.) следва да се съблюдава авторското право, правата на личността, интересите на трети лица и защитата на личните данни съгласно българското законодателство. По аналогичен начин в чл. 5, ал.1, т.2 от Наредбата за условията и реда за водене на регистър на националния архивен фонд е предвидено задължение за Държавна агенция „Архиви” да разработва и води регистъра на Националния архивен фонд като осигурява условия за постоянен достъп до публичните данни в регистъра и гарантира защитата на личните и други данни за физическите и юридическите лица, както и защитата на данните за местосъхранението на документите им.

Във връзка с необходимостта от изясняване на поставените с искането за становище въпроси и по покана на Комисията за защита на личните данни, на 20.09.2011г., бе проведена среща на Комисията за защита на личните данни сПредседателя на Държавна агенция „Архиви”- доц. д-р Мартин Иванов, на която беше обсъдена инициативата на агенцията и бе уточнен обемът от данни, който Държавна агенция „Архиви” иска да дигитализира и публикува он-лайн, а именно: 1. Списъчен състав на офицерския корпус; 2. Списък на носителите на ордените за храброст; 3. Списък на ранените и загиналите в Балканската война. В тази връзка от страна на Държавна агенция „Архиви” беше представена допълнителна информация под формата на копия на тези списъци с цел обстоятелствено запознаване с данните, съдържащи се в тях. При анализ на представената информация бе установено, че в преобладаващата част от списъците, данните не са достатъчни, за да бъдат индивидуализирани конкретните физически лица, а в случаите, в които те са достатъчни за идентификация на лицата, следва да бъде отчетен общественият интерес и историческото значение на тази информация. Председателят на Държавна агенция „Архиви” представи информация на Комисията за защита на личните данни, че е световна практика архивни документи, които имат историческо значение, да бъдат публикувани с цел удовлетворяване на големия обществен интерес към тях.

Съгласно разпоредбата на чл.1, ал.7 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД), този закон не се прилага за информацията, която се съхранява в Националния архивен фонд.

При извършената служебна справка в регистъра на администраторите на лични данни и на водените от тях регистри на лични данни, поддържан от КЗЛД, се установи, че Държавна агенция „Архиви” е подала заявление за вписване като администратор на лични данни, като е заявила три регистъра – „Управление на човешките ресурси”, „Финансово-счетоводна дейност” и „Обществен ред и частна охранителна дейност”.

Във връзка с горното и на основание чл. 10, ал.1, т. 4във връзка с чл.1, ал.7 от Закона за защита на личните данни, Комисията за защита на личните данни изразява следното

1. Информацията, съхранявана в Националния архивен фонд, относно поименни списъци на наборния и офицерския състав на Българската армия, участвал в Балканската война през 1912г., може да бъде дигитализирана и публикувана он-лайн от Държавна агенция „Архиви” към Министерския съвет, по случай предстоящото честване през 2012г. на 100 – годишнината от Балканската война.

2. Дигитализирането и публикуването на документи от Националния архивен фонд, посочени в т.1 от Държавна агенция „Архиви” следва да бъде извършено в съответствие с изискванията на Закона за Националния архивен фонд и Наредба за реда за използване на документите от Националния архивен фонд, като бъдат предприети съответните технически и организационни мерки за защита на информацията, предмет на публикуване, с цел съхраняване на нейната автентичност и достоверност и защита на личните данни.

3. С цел гарантиране на защитата на личните данни, правата и интересите на физическите лица, администраторът на лични данни Държавна агенция „Архиви” следва, преди публикуването он-лайн на документите по т.1, да оповести по подходящ начин на обществеността целите, за които ще бъде извършено публикуването, категориите лични данни, които ще бъдат предмет на публикуване, получателите или категориите получатели, на които ще бъдат разкрити данните.