Становище на КЗЛД по въпроси, касаещи задължението за съхранение на архив на заличен търговец – юридическо лице на основание чл. 25, ал. 1, т. 2 от Закона за защита на личните данни.

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: Председател: Венета Шопова и Членове: Красимир Димитров и Валентин Енев на заседание, проведено на 25.09.2013г., разгледа преписка с вх.№П–4251/25.06.2013год. отгоспожа С.Д., в качеството на ликвидатор на Дружество с ограничена отговорност „Ф.И.“– гр. Ш.

В искането си до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД, Комисията) госпожа С.Д. отбелязва, че поставените от неявъпроси са във връзка с чл.25, ал.1, т.2 от ЗЗЛД, а именно– след постигане целта на обработване на личните данни или преди преустановяване на обработването на личните данни администраторът е длъжен да ги прехвърли на друг администратор, като предварително уведоми за това Комисията, ако прехвърлянето е предвидено в закон и е налице идентичност на целите на обработването.

Госпожа С.Д. уведомява Комисията, че считано от 16.06.2013год. търговско дружество „Ф.И.“ ООД, гр. Ш. е заличен търговец по смисъла на Търговски закон. Дружеството е извършвало посреднически услуги, регламентирани в Закона за пазарите на финансови инструменти до 31.03.2012год. След подадено заявление за доброволен отказ от лиценза за извършване на посреднически услуги, Комисията по финансов надзор е отнела лиценза на дружеството на 04.10.2012год. През месец ноември 2012год. е стартирана процедура по ликвидация на търговското дружество. По време на протичащата ликвидация в администрацията на дружеството са получени три писма от различни държавни институции с искания за представяне на документи, във връзка с протичащи проверки на различни основания. Налице е необходимост, архивът на дружеството да бъде съхраняван в продължение на 5 (пет) години, с цел съдействие на различни държавни институции при възникване на евентуална нужда и във връзка с представяне на документи по тяхното изрично искане.

Предвид описаната фактическа ситуация госпожа С.Д. уведомява КЗЛД, че въпросът е обсъден от съдружниците на дружеството на събрание, проведено на дата 03 юни 2013год. и в тази връзка е взето решение (единодушно) по т.9 от дневния ред, което решение е представено в Търговския регистър към Агенцията по вписванията, като е прието– архивът на дружеството да бъде предаден за съхранение на мажоритарния собственик на капитала, а именно търговско дружество „Ф.Х.“ АД– гр. Ш., с ЕИК *****, с адрес на управление– гр. Ш., ****.

Съгласно изложеното, госпожа С.Д. уведомява КЗЛД, че мажоритарният собственик разполага с подходящо помещение за съхранение на документи, като това няма да доведе до акумулиране на разходи по съхранението. Акционерно дружество „Ф.Х.“ е регистриран администратор на лични данни с идент. №322888 и има възможност и легитимност да поеме съхранението на документите. Като друга важна причина за предаването на архива на търговско дружество „Ф.И.“ ООД за съхранение на „Ф.Х.“ АД, госпожа С.Д. изтъква факта, че самата тя към настоящия момент е служител на дружеството приемател на архива. През периода 01.01.2007год.– 13.09.2010год. С.Д. е била „главен счетоводител“ при „Ф.И.“ ООД. Предвид създалата се ситуация, съдружниците са преценили, че госпожа С.Д. най-бързо и лесно би реагирала при необходимост от предоставяне на документи, касаещи дейността на дружеството пред някои държавни институции. Архивът на дружеството представлява 357 (триста петдесет и седем) броя папки тип класьор, съдържащи информация на хартиен носител и 1 (един) брой компакт диск, съдържащ информация на хартиен носител.

По повод изложеното, госпожа С.Д. се обръща към КЗЛД за становище във връзка с разпоредбата на чл.25, ал.1, т.2 от Закона за защита на личните данни, във връзка с приетия от съдружниците на „Ф.И.“ ООД– гр. Ш., регламент за осъществяване на фактическото предаване на документите, които представляват архива на дружеството, което вече е заличен търговец.

След получаване на становище от страна на КЗЛД и фактическото предаване на архива, госпожа С.Д. се ангажира да уведоми Комисията в 7 (седем) дневен срок от предаването, за да може „Ф.И.“ ООД да бъде заличен като администратор на лични данни.

Във връзка с откриване на производство по разглеждане на искането пред КЗЛД и предвид спецификата на поставените в искането въпроси е изпратено писмо с рег.№П-4903/ 19.07.2013 год., адресирано до Председателя на държавна агенция „Архиви“, с указание за представяне на становище по изложеното в искането.

В КЗЛД е получено писмо с вх.№С-589/16.09.2013г. от госпожа А. П.– началник на отдел ДА – Ш. В писмото на госпожа А.П. се сочи, че след като се е запознала с писмото на КЗЛД с №П 4903/19.07.2013г. и приложените към него искане с вх.№4251/25.06.2013г., госпожа А.П. смята, че тъй като „Ф.И.“ ООД не е фондообразувател на отдел „Държавен архив“– Ш. и съответно не е под юрисдикцията на Държавна агенция „Архиви“ следователно няма пречка, предвид описаните от госпожа С.Д. обстоятелства документите на „Ф.И.“ ООД да бъдат предадени за временно съхранение на „Ф.Х.“ АД.

При извършване на правния анализ относно законосъобразността на искането, ще бъдат взети предвид разпоредбите на Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД), Кодекса за социално осигуряване (КСО), Закона за пазарите на финансови инструменти (ЗПФИ), както и Закона за Националния архивен фонд.

Законът за защита на личните данни урежда защитата на правата на физическите лица при обработването на личните им данни. Целта на ЗЗЛД е гарантиране на неприкосновеността на личността и личния живот чрез осигуряване на защита на физическите лица при неправомерно обработване на свързаните с тях лични данни в процеса на свободно движение на данните. Следователно, за да бъде законосъобразно осъществено намерението, архивът на заличения търговец „Ф.И.“ ООД, съдържащ лични данни, да бъде прехвърлен на „Ф.Х.“ АД, е необходимо да бъдат налице условията на чл.25, ал.1, т.2 от ЗЗЛД, а именно: прехвърлянето ще бъде допустимо и законосъобразно, ако е предвидено в закон и е налице идентичност на целите на обработването.

В параграф първи от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД се съдържа законовото определение на понятието „обработване на лични данни”, а именно: „Обработване на лични данни” е всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършат по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване.

В настоящия случай, запитването касае възможността за обработване на лични данни под формата на съхранение.

Във връзка с обработването на лични данни, следва да се има предвид, че всеки администратор на лични данни е длъжен да обработва личните данни законосъобразно, при спазване разпоредбите на ЗЗЛД, като в чл.4 от Закона е определено само в кои случаи е допустимо обработване на личните данни на физическите лица.

Разпоредбите на чл.4, ал.1 от ЗЗЛД въвеждат случаите, в които е допустимо обработването на лични данни, а именно когато е налице поне едно от алтернативно изброените условия, като чл.4, ал.1, т.1 е предвидено, че обработването на лични данни на физически лица е допустимо в случай, че обработването е необходимо за изпълнението на нормативно установено задължение на администратора на лични данни. Съхраняването на личните данни, съдържащи се в архива на заличеният търговец „Ф.И.“ ООД– гр. Ш. следва да се извършва, порадиналичие на нормативно установеното задължение на дружеството, съгласно разпоредбите на чл.25, ал.1, т.2 от ЗЗЛД.

При прегледа на нормативната база, касаеща взаимоотношенията относно прекратяването на дейността и заличаването от Търговския регистър на инвестиционните посредници, се установява, че за последните съществуват задължения за предаване на документацията, създадена в хода на осъществяване на търговската им дейност при предоставяне на услуги във връзка с регулираните пазари на финансови инструменти.

Кодексът за социалното осигуряване, а именно в чл.5, ал.10, урежда условията, при прекратяване на дейността на осигурителите, които нямат правоприемник, разплащателните ведомости се предават в съответното териториално поделение на Националния осигурителен институт, освен ако в закон не е определен друг ред за съхраняването им. Към разплащателните ведомости се прилагат и трудови договори (заповеди за назначаване), заповеди за преназначаване, заповеди за ползван неплатен отпуск над 30 (тридесет) работни дни, заповеди за прекратяване на трудови или служебни правоотношения. Когато прекратяването на дейността на осигурителя се извършва със съдебно решение за заличаване или заличаването подлежи на вписване в търговския регистър, удостоверението за предаване на ведомостите, издадено от териториалното поделение на Националния осигурителен институт, е задължително условие за постановяване на решението, съответно за вписването в търговския регистър. Следователно в хода на регистърното производство по заличаване на търговеца „Ф.И.“ ООД документите относно трудовите правоотношения, съдържащи едновременно с това и лични данни, са предадени в териториално поделение на НОИ. Тези документи не са включени в предмета на искането за прехвърляне и съхранение на архива на заличения търговец„Ф.И.“ ООД.

Предмет на искането са документи, създадени в хода на извършване на услугите и дейностите по чл.5, ал.2 и ал.3 от ЗПФИ.

Съгласно разпоредбите на Закона за пазарите на финансови инструменти, инвестиционният посредник има право да извършва услугите и дейностите по чл.5, ал.2 (приемане и предаване на нареждания във връзка с един или повече финансови инструменти, включително посредничество за сключване на сделки с финансови инструменти;изпълнение на нареждания за сметка на клиенти;сделки за собствена сметка с финансови инструменти;управление на портфейл;предоставяне на инвестиционни консултации на клиент;поемане на емисии финансови инструменти и/или предлагане за първоначална продажба на финансови инструменти при условията на безусловно и неотменимо задължение за записване/придобиване на финансовите инструменти за собствена сметка;предлагане за първоначална продажба на финансови инструменти без безусловно и неотменимо задължение за придобиване на финансовите инструменти за собствена сметка;организиране на многостранна система за търговия), а също така и допълнителните услуги по чл.5, ал.3, а именно (съхраняване и администриране на финансови инструменти за сметка на клиенти, включително попечителска дейност (държане на финансови инструменти и на пари на клиенти в депозитарна институция) и свързаните с нея услуги като управление на постъпилите парични средства/предоставените обезпечения;предоставяне на заеми за извършване на сделки с един или повече финансови инструменти, при условие че лицето, което предоставя заема, участва в сделката при условия и по ред, определени с наредба;консултации на дружества относно капиталовата структура, промишлената стратегия и свързани с това въпроси, както и консултации и услуги, свързани със сливания и покупка на предприятия; предоставяне на услуги, свързани с чуждестранни средства за плащане, доколкото те са свързани с предоставяните инвестиционни услуги;инвестиционни изследвания и финансови анализи или други форми на общи препоръки, свързани със сделки с финансови инструменти;свързани с поемане на емисии финансови инструменти).

Съгласно чл.23, ал.3, т.2 от ЗПФИ, в случай, че Комисията за финансов надзор (КФН), отнеме издадения лиценз,и при заличаване на инвестиционния посредник от търговския регистър,всички документи и друга информация, свързани с извършените от инвестиционния посредник услуги се съхраняват за срок от 5 годиниот друго лице, за което се уведомява КФН, като срокът започва да тече от заличаването на инвестиционния посредник от търговския регистър.

С оглед изпълнение разпоредбите на ЗПФИ и след извършен анализ на перспективите пред дружеството по време на Общо събрание на съдружниците, проведено на 31.10.2013 год. , е взето решение дейността на дружеството да бъде прекратена и да се премине към процес по ликвидация, съгласно разпоредбите на Търговския закон и актуалния дружествен договор на дружеството. Заличаването по партидата на дружеството в Търговския регистър към Агенцията по вписванията е вписано на 14.06.2013год. В тази връзка е необходимо архивът на дружеството да бъде прехвърлен за съхранение на друг Администратор на лични данни. На общото събрание на съдружниците, проведено на 03.06.2013год. е взето решение архивът на дружеството да бъде поет за съхранение от мажоритарния собственик на „Ф.Х.“ АД.

При анализа на настоящото искане следва да се вземе предвид и становището на Държавна агенция „Архиви“, отдел „Държавен архив“– Ш.. В него се посочва, че нормативната база не предвижда задължен субект относно съхранението на заличени търговски дружества без правоприемник, освен в случаите на чл.56 и чл.57 от Закона за Националния архивен фонд. В тези случаи се предвижда комплектуване на документи и на търговски дружества, каквото се явява заличеното „Ф.И.“ ООД, но само след писмено декларирано желание от компетентните органи, представляващи организацията, каквото към момента не е постъпвало в ДА „Ш.“.

При извършване на служебна справка се установява, че „Ф.Х.“ АД – гр. Ш., с ЕИК **** и адрес на управление: гр. Ш., ***- е администратор на лични данни по смисъла на чл.3, ал.1 от ЗЗЛД.Дружеството е вписано в регистъра на администраторите на лични данни и водените от тях регистри с лични данни, поддържани от КЗЛД под идент. №322888. Броят регистри, подадени към регистъра на администраторите на лични данни е четири, като включват: персонал по трудови и извънтрудови правоотношения; контрагенти; посетители и акционери и съдружници. В случай, че бъде реализирано намерението за приемане на архива на заличения търговец „Ф.И.“ ООД, администраторът „Ф.Х.“ АД следва да заяви пред КЗЛД нов регистър, в който да упомене, че обработва лични данни на физически лица, съдържащи се в архива на заличения администратор „Ф.И.“ ООД.

Във връзка с изложеното и с оглед спазване на анализираните по-горе нормативни разпоредби архивътна заличения търговец „Ф.И.“ ООД, представляващ 357 (триста петдесет и седем) броя папки тип класьор, съдържащи информация на хартиен носител и 1 (един) брой компакт диск, съдържащ информация на магнитен носител, може да бъде предоставен за съхранение в помещенията на акционерно дружество „Ф.Х.“ – гр. Ш., с ЕИК *** и адрес на управление: гр. Ш., ****.

С оглед на гореизложеното и на основание чл.10, ал.1, т 4 от ЗЗЛД Комисията за защита на лични данни изразява следното

На основание чл.25, ал.1, т.2 от Закона за защита на личните данни, във връзка с чл.23, ал.3, т.2 от Закона за пазара на финансови инструменти, архивът на заличения търговец „Ф.И.“ ООД– гр. Ш., представляващ 357 (триста петдесет и седем) броя папки тип класьор и 1 (един) брой компакт диск, може да бъде предоставен за съхранение на администратора на лични данни „Ф.Х.“ АД- гр. Ш., с ЕИК ***** и адрес на управление: гр. Ш., *****.