Становище на КЗЛД относно eдинния граждански номер като задължителен реквизит на формулярите за ученическа лична карта, ученическа книжка и ученическата книжка за задочно обучение

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: Членове: Цанко Цолов, Цветелин Софрониев и Мария Матева на заседание, проведено на 26.11.2014г., разгледа преписка с вх.№ПРЕД-5/24.11.2014г. по предложение на господин Цветелин Софрониев– член на Комисията за защита на личните данни, във връзка с употребата на ЕГН в най-често използваните документи в системата на народната просвета, а именно- ученическа лична карта, ученическа книжка и ученическата книжка за задочно обучение. Въпросните документи, като част от задължителните изисквания на закона, се съхраняват от всеки ученик в системата на образованието. Поради това от съществено значение е да бъде преразгледано тяхното съдържание по отношение обема от лични данни, включени във стандартните формуляри.

Съгласно действащата правна уредба, обществените отношения свързани с устройството, функциите и управлението на системата на народната просвета се уреждат със Закона за народната просвета (ЗНП). Съгласно чл.3 от ЗНП, системата на народната просвета осигурява образование според държавни образователни изисквания.

В чл.16 от ЗНП се изяснява приложението на държавните образователни изисквания, като в т.10 е посочено, че те се отнасят и за документите за системата на народната просвета. Държавните образователни изисквания за документите за системата на народната просвета са определени с НАРЕДБА №4 от 16.04.2003г. за документите за системата на народната просвета, издадена от Министъра на образованието и науката. С тази наредба, която е подзаконов нормативен акт, се уреждат въпросите по предназначението, съдържанието, воденето и съхраняването на всеки документ; условията и реда за приемане, отчитане и унищожаване на документи с фабрична номерация; условията и реда за създаване, утвърждаване, актуализиране и издаване на документи (чл. 2 от Наредба №4). Документите, които се издават и водят от държавните, общинските и частните училища са изчерпателно изредени в чл.4 от Наредба №4. В същата разпоредба фигурират разглежданите документи- ученическа лична карта в т.61, ученическа книжка в т.62 и ученическа книжка за задочно обучение в т.63. Следователно въпросните документи са официални и са част от държавните образователни изисквания, а следователно и нормативно изискуеми.

В разпоредбите на чл.65 от Наредба №4 ученическата лична карта се определя като документ за идентифициране на ученика и институцията, в която се обучава, и се издава за една учебна година. Образецът е с номенклатурен номер 3-71 и се състои от четири страници, като относно разглеждания казус на втора страница се вписват данни за ученика: трите имена, ЕГН, снимка с печат, подпис на ученика, адрес; учебна година, клас с думи; кръвна група.

Ученическата лична карта се попълва от ученика, подписва се от класния ръководител и директора и се подпечатва с кръглия печат като се съхранява от ученика до началото на следващата учебна година.

Според разпоредбите на чл.66, ученическата книжка служи за отразяване на текущия, срочния и годишния успех и отсъствията на ученика за една учебна година (ал. 1), като образецът й е с номенклатурен номер 3-85 и се състои от мека корица и страници със следните реквизити (ал. 2) на титулната страница: пълно наименование и местонахождение на училището; наименование на документа: "ученическа книжка"; снимка на притежателя; трите имена на притежателя; клас, паралелка; номер в класа; ЕГН; учебна година; адрес; име, фамилия и адрес на родителя (настойника); подпис на родителя (настойника); име, фамилия и подпис на класния ръководител и на директора; кръгъл печат.

В чл.66, ал.3 от Наредба №4 се посочва, че личните данни се попълват от ученика. Книжката се подписва от родителя (настойника), класния ръководител и директора и се подпечатва с кръглия печат на институцията. Ученическата книжка се води от класния ръководител и всички учители, които преподават в класа, и се заверява от директора. Съгласно следващата ал.4, ученическата книжка се съхранява от ученика.

По аналогичен начин е уреден статута и на ученическата книжка за задочно обучение (номенклатурен номер 3-49). В съответствие с чл.67, ал.1 от Наредба №4, тя е предназначена за вписване на резултатите от изпитите по учебни предмети или модули, проведени в изпитните сесии за целия курс на обучение. В задължителното съдържание на формуляра отново е наличен ЕГН на ученика.

Видно от анализа на разпоредбите, които ги регламентират, нито един от тези документи няма за цел удостоверяване на самоличността на ученика.

Ученическата карта служи за установяване на връзката между ученика и съответното училище;

Ученическата книжка, както и ученическата книжка за задочно обучение, най-общо служат за отразяване на резултатите от обучението на конкретния ученик.

Ученическата книжка се използва в един специфичен случай, който не се свързва с обичайното й предназначение. Член 241, ал.1 от Изборния кодекс (Обн. ДВ. бр.19 от 5 Март 2014г., изм. ДВ. бр.35 от 22 Април 2014г., изм. ДВ. бр.53 от 27 Юни 2014г.) дава на ученическата книжка удостоверителна сила за конкретен случай. При избори за народни представители, за президент и вицепрезидент на републиката и за членове на Европейския парламент от Република България избирател, който е ученик или студент- редовно обучение, може да гласува в избирателна секция по избор в населеното място, където се обучава, когато то е различно от населеното място по постоянен адрес, след представяне на:

1. документ за самоличност;

2. надлежно заверена от учебното заведение със седалище в населеното място за съответната учебна година ученическа книжка или за съответния семестър студентска книжка;

3. декларация по образец, че не е гласувал и няма да гласува на друго място.

Актът на гласуването се отразява в ученическата книжка по реда на чл.241, ал.5 от Изборния кодекс. В нея се вписва датата на изборите и се отбелязва, че ученикът е гласувал. Книжката се подписва от председателя или секретаря и от един член на секционната избирателна комисия, предложени от различни партии и коалиции, след което се връща на избирателя заедно с документа му за самоличност. Следва да се отбележи, че дори в този случай, ученическата книжка няма качеството на документ за самоличност. Напротив, тя се използва в съвкупност с документа за самоличност и декларацията по образец, съгласно ИК, и има за цел да удостовери определено обстоятелство от значение за избирателния процес.

Доколкото разглежданите документи се използват и съхраняват от деца, следва да се разгледат и някои специални разпоредби, свързани със статута на децата и тяхната закрила. Според най-широко приложимите международни критерии, дете е лице на възраст под 18 години, освен ако то не е придобило пълнолетие по закон преди да навърши 18 години. Дете, по смисъла на чл.2 от Закона за закрила на детето, е всяко физическо лице до навършването на 18 години. Детето се ползва с всички права на човека, в това число и правото на защита на личните данни.

В чл.16 от Конвенция на ООН за правата на детето (приета от ОС на ООН на 20.11.1989г., ратифицирана с решение на ВНС от 11.04.1991г.- ДВ, бр. 32 от 23.04.1991г. и в сила от 3.07.1991г.) се посочва, че никое дете не трябва да бъде подлагано на произволна или незаконна намеса в неговия личен живот, семейство, дом или кореспонденция, нито на незаконно посегателство срещу неговата чест и репутация. Детето има право на закрила от закона против такава намеса или посегателство.

На национално ниво закрилата е регламентирана със Закона за закрила на детето. С него се уреждат правата, принципите и мерките за закрила на детето, органите на държавата и общините и тяхното взаимодействие при осъществяване на дейностите по закрила на детето. Именно в чл.6 на този правен акт се посочва, че един от органите, чрез който се осъществява закрилата иа децата е министърът на образованието. В тази връзка, едно от правомощията на министъра на образованието е да осигурява безопасността на децата в държавните училища, детски градини и обслужващи звена в системата на народната просвета. Разбирането за безопасност, в конкретния случай, трябва да обхваща и личната неприкосновеност, както и защита на личните данни на децата. С оглед осигуряването на безопасността в по-широк смисъл, следва да се търси връзката с правомощията на министъра на образованието по отношение на разглежданите документи от системата на народната просвета (лична ученическа карта, ученическа книжка и ученическа книжка за задочно обучение).

Условията и реда за създаване, утвърждаване, актуализиране и издаване на документи в системата на народната просвета са регламентирани с чл.89 от Наредба №4, според ал.1 на който Министерството на образованието и науката поддържа информационна база за документите за системата на народната просвета. Във връзка с тази дейност е създадена комисията, назначена със заповед на министъра на образованието и науката (ал. 2), която по утвърдена процедура разработва, актуализира и утвърждава посочените документи. Министърът на образованието и науката утвърждава разработените документи (чл. 89, ал.3 от Наредба №4).

Поради особеностите на детето, което се разглежда като лице, което е в процес на развитие, но не е достигнало своята психическа и психологическа зрялост, то се нуждае от повече закрила от останалите, включително по отношение защитата на неговите лични данни. Правото на детето да се развива може да се упражнява пълноценно само с помощта на други лица- пълнолетни членове на семейството, обществото и държавата. Определяйки задължителното съдържание на документите от системата на народната просвета, в частност личната ученическа карта, ученическата книжка и ученическата книжка за задочно обучение, министърът на образованието следва да има предвид условията, при които те се използват и съхраняват.

В контекста на разглежданите взаимоотношения, стриктно следва да се съблюдават принципите за обработване на лични данни, заложени в чл.2, ал.2 от Закона за защита на личните данни, съгласно който личните данни трябва да:

1. се обработват законосъобразно и добросъвестно;

2. се събират за конкретни, точно определени и законни цели и да не се обработват допълнително по начин, несъвместим с тези цели; допълнително обработване на личните данни за исторически, статистически или научни цели е допустимо, при условие че администраторът осигури подходяща защита, като гарантира, че данните не се обработват за други цели с изключение на случаите, изрично предвидени в този закон;

3. бъдат съотносими, свързани със и ненадхвърлящи целите, за които се обработват;

4. бъдат точни и при необходимост да се актуализират;

5. се заличават или коригират, когато се установи, че са неточни или непропорционални по отношение на целите, за които се обработват;

6. се поддържат във вид, който позволява идентифициране на съответните физически лица за период не по-дълъг от необходимия за целите, за които тези данни се обработват; личните данни, които ще се съхраняват за по-дълъг период за исторически, статистически или научни цели, се поддържат във вид, непозволяващ идентифицирането на физическите лица.

С оглед цитирана разпоредба може да се отбележи, че при използването на ЕГН във формулярите на лична ученическа карта, ученическа книжка и ученическа книжка за задочно обучение, се нарушават някои от основните принципи при обработването на лични данни:

На първо място- използването на ЕГН е несъотносимо с целите, за които са създадени въпросните документи.

На второ място- нарушава се принципа за обработването на минимален обем от данни, които са достатъчни за постигане на определените цели.

На трето място- нарушава се принципа за пропорционалност, като не се гарантира в достатъчна степен безопасността на децата по отношение на техните лични данни.

Не на последно място, съгласно чл.7 ал.2 от Закона за нормативните актове наредбата е нормативен акт, който се издава за прилагане на отделни разпоредби или подразделения на нормативен акт от по-висока степен. А съгласно чл.15 нормативният акт трябва да съответствува на Конституцията и на другите нормативни актове от по- висока степен. Ако постановление, правилник, наредба или инструкция противоречат на нормативен акт от по-висока степен, правораздавателните органи прилагат по-високия по степен акт. чл.16 вменява задължението на държавните органи да уведомят органа, овластен да отмени нормативния акт, за несъответствието между него и акт от по-висока степен, какъвто е Законът за защита на личните данни.

В заключение би могло да се обобщи, че използването на ЕГН, като част от задължителното съдържание на лична ученическа карта, ученическа книжка и ученическа книжка за задочно обучение, е нецелесъобразно и незаконосъобразно, и следователно тази практика следва да бъде преустановена.

Във връзка с горното и на основание чл.10, ал.1, т.4 и 5 от Закона за защита на личните данни, Комисията за защита на лични данни изрази следното

1. Комисията за защита на личните данни счита, че използването на ЕГН като част от задължителното съдържание на личната ученическа карта, ученическата книжка и ученическата книжка за задочно обучение по смисъла на чл.65-67 от НАРЕДБА №4 от 16.04.2003г. за документите за системата на народната просвета, издадена от Министъра на образованието и науката, е незаконосъобразно и следва да бъде преустановено.

2. Комисията за защита на личните данни да издаде предписание по смисъла на чл.10, ал.1, т.5 от Закона за защита на личните данни, с което да задължи Министъра на образованието и науката да предприеме необходимите мерки за премахване от следващата учебна година (2015/2016г.) на ЕГН от съдържанието на личната ученическа карта, ученическата книжка и ученическата книжка за задочно обучение по смисъла на чл.65-67 от НАРЕДБА №4 за документите за системата на народната просвета.