Становище на КЗЛД относно отразяването на Единен граждански номер (ЕГН) в служебни формуляри

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД), в състав: Председател: Венцислав Караджов, и Членове: Цанко Цолов, Цветелин Софрониев, Мария Матева и Веселин Целков на редовно заседание, проведено на 06август 2014г.,разгледа искане с вх.№П-3789/ 19.06.2014г. от г-н Е.З.Й.Искането за становище е на основание чл.10, ал.1, т.4 от ЗЗЛД и чл.28, ал.1, т.4 от Правилника за дейността на КЗЛД и на нейната администрация. В искането е отправена молба за становище до КЗЛД, дали отразяването на Единен граждански номер (ЕГН) в служебните формуляри, съгласно точки 43, б. „а“, 51.1, 52.3 и 52.7 от Общите условия на договора с потребителите на универсалната пощенска услуга и пощенски парични преводи, извършвани от „Б.П.“ ЕАД е:

1. допустимо по смисъла на чл.4 от ЗЗЛД;

2. в съответствие с изискването на чл.2, ал.2, т.3 от ЗЗЛД;

3. допустимо по смисъла на чл.2, ал.3 от ЗЗЛД;

4. в съответствие с посочените в електронният регистър „Пощенски формуляри- за клиенти“ цели на дружеството, притежател на удостоверение за лицензиран администратор на лични данни №0018416, или драстично ги нарушава и следва да бъде преустановено.

В искането за становище се излага и мнението на г-н Е.З.Й., че събирането на ЕГН от дружеството, съгласно цитираните разпоредби от Общите условия на договора с потребителите на универсалната пощенска услуга и пощенски парични преводи, извършвани от „Б.П.“ ЕАД (Общите условия) е нецелесъобразно, тъй като няма отношение към извършваната дейност/услуга от дружеството, надхвърлен е законоустановеният обхват за допустимост на събиране на лични данни, възниква противоречие със Закона за защита на личните данни и се нарушават принципите в Закона за българските лични документи (ЗБЛД) и Закона за гражданската регистрация (ЗГР).

Във връзка с горното са изложени следните мотиви:

1. От чл.11, ал.1 от ЗГР и препратка към чл.3,ал. 2 от същия закон следва, че единният граждански номер е административен идентификатор на подлежащите на регистрация физически лица за вписването им в регистъра на населението. Изказва се мнение, че ЕГНслужи за персонална идентификация конкретно за целите на националния регистър на населението, като тези данни се създават, съхраняват и обработват за конкретни нужди на гражданската регистрация, а не за ползване при дейността на търговски дружества.

2. В т.43, б. „в“ от Общите условия е посочено, че личните данни, вписани в служебните формуляри, включително ЕГН, се събират, обработват и използват за доказване на самоличността на получателя, във връзка с доставянето на съответната пощенска пратка и изплащането на паричния превод. Съгласно чл.3, ал.1 от ЗБЛД документите за самоличност са тези, които удостоверяват самоличността. Посочено, че според чл.13, ал.3 от ЗБЛД удостоверяването на самоличността на българските граждани може да става с всеки от документите по чл.13, ал.1, т.2 от същия документ и между тях не фигурира ЕГН.

3. Сочи се, че в световната практика, както и в България с изключение на „Б.П.“ ЕАД е възприето за доказване на доставката да се впише дата и час и да се положи подпис на получателя в документите на крайния доставчик. Отбелязано е, че образец на подписа на притежателя е наличен във всички български документи за удостоверяване на самоличност, т.е. предаващият пратката на получателя е в състояние да го сравни с поставения върху служебните му документи подпис. Сочи се, че ЕГН не фигурира, като информация за получателя, за да е необходим при оторизацията му.

В заключение г-н Е.З.Й. извежда извода, че изискването на точки 43, б „а“, 51.1, 52.3 и 52.7 от Общите условия за отбелязване на ЕГН на получателя или упълномощено от него лице за доказване доставянето на препоръчани пощенски пратки, колетни пратки и парични преводи е незаконно и надхвърля обхвата на ЗЗЛД.

Във връзка с откриване на производство по разглеждане на искането пред КЗЛД и на основание чл.34, ал.3, чл.35 и чл.36 от Административно-процесуалния кодекс с писмо изх.№П-4281/07.07.2014г. до г-н Валентин Петков– главен изпълнителен директор на „Б.П.“ ЕАД е поискано становище по него. В указаният срок в КЗЛД е постъпило становище по искането от дружеството, регистрирано с вх.№С-376/21.07.2014г.

В предоставеното от „Б.П.“ ЕАД е посочено, че дружеството е регистрирано като администратор на лични данни и това дава право на същото да обработва лични данни на физически лица, в съответствие с чл.4, ал.1, т.1 и т.7 от ЗЗЛД. Сочи се, че „Б.П.“ ЕАД е предприело необходимите технически и организационни мерки за защита на данните от случайно или незаконно унищожаване, случайна загуба и неправомерен достъп, изменение или разпространение, както и други незаконни форми на обработване на личните данни.

Посочено е, че визираните в искането за становище на г-н Е.З.Й. Общи условия се издават на основание чл.21, ал.1 от Закона за пощенските услуги. Тези Общи условия съобразно чл.21, ал.5 от Закона за пощенските услуги са „представени за становище от Комисията за защита на потребителите, съгласувани с Комисията за регулиране на съобщенията“ и са влезли в сила от 19.05.2014г. Сочи се също, че с влизането им в сила са публикувани на Интернет страницата на „Б.П.“ ЕАД и са поставени на достъпни места в пощенските служби.

Сочи се също, че съгласно т.43, б. „а“ от Общите условия на договора с потребителите на универсалната пощенска услуга и пощенски парични преводи, извършвани от „Б.П.“ ЕАД е разписано, че „доставяне на препоръчани пощенски пратки, пощенски колети и парични преводи се извършва лично на получателите срещу подпис. Получателят се легитимира с документ за самоличност. За доказване доставката на препоръчани пощенски пратки и паричните преводи, в служебните формуляри се отразяват трите имена, адрес и ЕГН на получателя“.

Цитирана е и т.43, б. „в“ от Общите услови, където е посочено, че личните данни по б. „а“ се събират, обработват и използват само за доказване на самоличността на получателя, във връзка с доставянето на съответната пощенска пратка и изплащането на паричния превод.

В становището на „Б.П.“ ЕАД се сочи също, че съгласно чл.3, ал.1 от Закона за българските лични документи, самоличността се доказва именно с личните документи. Посочено е и, че твърдението на г-н Е.З.Й., че в документите, изброени в чл.13, ал.1 и ал.2 от ЗБЛД липсва ЕГН не е вярно, тъй като това е законово изискване. Цитиран е чл.16, ал.1, т.3 от ЗБЛД, съгласно които българските лични документи задължително съдържат ЕГН.

В становището на Дружеството се казва също, че изискването за посочване на лични данни е отразено не само в Общите условия, а е изрично посочено и в Инструкцията за организация на пощенските услуги. Сочи се, че съобразно чл.188, ал.3 се изисква предоставянето на документ за самоличност и отразяване в служебните формуляри на трите имена, адрес и ЕГН на получателя на препоръчана пратка.

В заключение изложено становище, че е правилно и законосъобразно е изискването на „Б.П.“ ЕАД да се вписват лични данни– име, адрес и ЕГН на получателите на пощенски пратки, при изплащане на паричните преводи, с цел идентифициране на получателите.

Сочи се също, че не съществува никакво законово противоречие между Закона за пощенските услуги, ЗЗЛД, ЗБЛД, ЗГР и подзаконовата нормативна уредба по отношение на „Б.П.“ ЕАД. И в тази връзка се казва, че искането на г-н Е.З.Й. е неоснователно и необосновано.

Към становището са приложени извлечения от Общите условия на договора с потребителите на универсалната пощенска услуга и пощенски парични преводи, извършвани от „Б.П.“ ЕАД и Инструкция за организация на пощенските услуги, предоставяни от „Б.П.“ ЕАД, както и копие на удостоверение, издадено от КЗЛД на дружеството с уникален идентификационен номер 0018416.

Закона за защита на личните данни урежда защитата на правата на физическите лица при обработването на личните им данни. Негова основна цел е гарантиране неприкосновеността на личността и личния живот чрез осигуряване на защита на физическите лица при неправомерно обработване на свързаните с тях лични данни в процеса на свободно движение на данните.

Лични данни, съгласно чл.2, ал.1 от ЗЗЛД, са всяка информация, отнасяща се до физическо лице, което е идентифицирано или може да бъде идентифицирано пряко или непряко чрез идентификационен номер или чрез един или повече специфични признаци. Единният граждански номер попада в категорията лични данни по смисъла на определението, дадено в чл.2, ал.1 от ЗЗЛД.

В чл.3, ал.1 от ЗЗЛД е предвидено, че администратор на лични данни е физическо или юридическо лице, както и орган на държавната власт или на местното самоуправление, който сам или съвместно с друго лице определя целите и средствата за обработване на лични данни, както и който обработва лични данни, видът на които, целите и средствата за обработване се определят със закон. „Б.П.“ ЕАД е администратор на лични данни по смисъла на чл.3 от ЗЗЛД. Дружеството е подало заявление с вх.№33837 за вписване в поддържания от КЗЛД регистър на администраторите на лични данни и на водените от тях регистри на лични данни и е вписано с уникален идентификационен номер 0018416.

Записването на единен граждански номер представлява обработване на лични данни по смисъла на параграф1, т.1 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД. Това е всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършват по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване.

В чл.4, ал.1 от ЗЗЛД алтернативно са посочени условията, при които е допустимо обработването на лични данни на физически лица. Обработването на лични данни се допуска само при наличието на поне едно от изрично посочени условия, а именно:

1. обработването е необходимо за изпълнение на нормативно установено задължение на администратора на лични данни;

2. физическото лице, за което се отнасят данните, е дало изрично своето съгласие;

3. обработването е необходимо за изпълнение на задължения по договор, по който физическото лице, за което се отнасят данните, е страна, както и за действия, предхождащи сключването на договор и предприети по негово искане;

4. обработването е необходимо, за да се защитят животът и здравето на физическото лице, за което се отнасят данните;

5. обработването е необходимо за изпълнението на задача, която се осъществява в обществен интерес;

6. обработването е необходимо за упражняване на правомощия, предоставени със закон на администратора или на трето лице, на което се разкриват данните;

7. обработването е необходимо за реализиране на законните интереси на администратора на лични данни или на трето лице, на което се разкриват данните, освен когато пред тези интереси преимущество имат интересите на физическото лице, за което се отнасят данните.

Съгласно т.43, б. „а“ от Общите условия на договора с потребителите на универсалната пощенска услуга и пощенски парични преводи, извършвани от „Б.П.“ ЕАД,доставянето на препоръчаните пощенски пратки, пощенскиколети и паричните преводи се извършва лично на получателитесрещу подпис. Получателят се легитимира с документ за самоличност. За доказване доставянето на препоръчани пощенски пратки, колетни пратки и парични преводи, в служебните формуляри се отразяват трите имена, адрес и ЕГН на получателя. В б. „б“ на т.43 е посочено, че в случай, че получателят откаже да получи пощенската пратка, пощенския колет и пощенския паричен превод, той отбелязва това върху пратката или служебния формуляр и се подписва. Ако получателят откаже, това се удостоверява от пощенския служител.В б. „в“ на т.43 е разписно, че личните данни по буква „а“ се събират, обработват и използват само за доказване на самоличността на получателя, във връзка с доставянето на съответната пощенска пратка и изплащането на паричния превод.Вб.„г“ е посочено, че при несъгласие на получателя за обработване на личните му данни, чрез записването им в служебните формуляри, препоръчаните пощенски пратки, колетните пратки и паричните преводи се връщат на подателя. От искането за становище на г-н Е.З.Й., не става ясно защо е посочил разпоредбата на т.51 от Общите условия, която касае промяна на адрес на получателя. В т.52 са разписани различни видове пълномощни.

В т.52.3 се сочи, че получателите на препоръчани пощенски пратки, на пощенски колети и на пощенски парични преводи, могат да упълномощават писмено други лица да ги получат, срещу нотариално заверено пълномощно и подпис. Упълномощителят се легитимира с документ за упълномощаване и документ за самоличност. В служебните формуляри се отразяват трите имена, адрес и ЕГН на упълномощеното лице, номер на пълномощното и лице, което е заверило съответното пълномощно. Записаните в служебните формуляри лични данни се обработват и използват само за доказване самоличността на получателят във връзка с доставянето или изплащането на съответната пратка или пощенски паричен превод. Точка 52.7 от Общите условия, касае получаването на препоръчани пощенски пратки, пощенски колети и пощенски парични преводи от малолетно лице или лице от 14 до 18-годишна възраст. Съгласно цитираната точка от Общите условия препоръчани пощенски пратки, пощенски колети и пощенски парични преводи с получател малолетно лице или лице от 14 до 18-годишна възраст се доставят, а пощенски парични преводи се изплащат лично срещу подпис в присъствието и със съгласието на родител или попечител. Родителят или попечителят удостоверяват това си качество с акт за раждане, съответно със съдебно решение. Разграничени са два случая:

1. лицата от 14 до 18-годишна възраст могат да получават препоръчани пратки, пощенски колети и пощенски парични преводи и в отсъствието на родителя или попечителя с нотариално заверено съгласие за получаването им. Получателят и родителят или попечителят се легитимират с документи за самоличност, като в служебните формуляри се отразяват трите имена, адрес и ЕГН на получателя, съответно и на родителя или попечителя, съгласно т.43.

2. препоръчаните пощенски пратки, пощенски колети и пощенски парични преводи с получател малолетно лице до 14-годишна възраст се доставят, а пощенските парични преводи се изплащат на родител или настойник срещу подпис и представяне на акт за раждане, съответно съдебно решение. Родителят или настойникът се легитимира с документ за самоличност, като в служебните формуляри се отразяват трите имена, адрес и ЕГН на получателя, съгласно т.43.

Видно от горното КЗЛД счита, че във визираните случаи по т.43 и т.52.3 и т.52.7 от Общите условия са налице условия за допустимо обработване на лични данни по смисъла на чл.4, ал.1, т.3 и т.7 от ЗЗЛД.

Предвид разписаните в т.43 б „в“ цели на обработване на личните данни в това число и единен граждански номер, а именно само доказване самоличността на получателя във връзка с доставянето на съответната пощенска пратка и изплащането на паричен превод Комисията счита, че същите са в съответствие с принципите разписани в чл.2, ал.2 от ЗЗЛД. Следва да се отбележи, че в т.43, б.„г“ и б.„д“ е посочено, какво ще се случи при несъгласие на подател/получател за обработване на личните му данни. Също така в т.43 „е“ е разписано изрично, че личните данни се съхраняват в сроковете определени за съхранение на пощенските пратки и паричните преводи, за които се отнасят.

Относно поставеният въпрос допустимо ли е по смисъла на чл.2 , ал.3 от ЗЗЛД обработването на Единен граждански номер следва да се има предвид, че тази разпоредба касае лични данни получени по чл.1, ал.6 и е не относима към поставеният за разглеждане казус от г-н Е.З.Й.

В регистърът на администраторите на лични данни и на водените от тях регистри с лични данни, поддържан от КЗЛД на основание чл.10, ал.1, т.2 от ЗЗЛД е посочено, че визираният от г-н Е.З.Й. регистър „Пощенски формуляри- за клиенти“ заявен от „Б.П.“ ЕАД се подържа на основание, Закона за пощенските услуги и Общи условия с потребителите на пощенски услуги, предоставяни от „БП“ ЕАД . Посочените цели са директен маркетинг и финансово-счетоводна дейност.

Не биха могли да се приемат изложените в искането на г-н Е.З.Й. мотиви. Единият граждански номер е административен идентификатор на подлежащите на регистрация физически лица съгласно чл.3, ал.2 от Закона за гражданската регистрация. Това е уникален номер, чрез който физическите лица се определят еднозначно и неговото предназначение не е само и единствено за целите на „националния регистър на населението“. Този идентификатор фигурира във всички документи за самоличност и служи за еднозначното идентифициране на едно физическо лице български гражданин. В този смисъл неприемливо и неоснователно е твърдението на г-н Е.З.Й., който счита, че удостоверяването на самоличността на българските граждани може да става със всеки от документите по чл.13, ал.1 и ал.2 от ЗБЛД и измежду тях не фигурира ЕГН. Действително самоличността на българските граждани се удостоверява с документите за самоличност, изрично посочени в чл.13 на Закона за българските лични документи, но във всеки един от тези документи фигурира единният граждански номер на конкретното физическо лице.

С оглед на гореизложеното и на основание чл.10, ал.1, т.4 от ЗЗЛД, Комисията за защита на лични данни изрази следното

1. Във визираните случаи по т.43, б. „а“, т.52.3 и т.52.7 от Общите условия на договора с потребителите на универсалната пощенска услуга и пощенски парични преводи, извършвани от „Б.П.“ ЕАД са налице условия за допустимо обработване на лични данни по смисъла на чл.4, ал.1, т.3 и т.7 от ЗЗЛД.

2. Предвид разписаните в т.43, б. „в“ цели на обработване на личните данни, в това число и единен граждански номер, а именно само доказване самоличността на получателя във връзка с доставянето на съответната пощенска пратка и изплащането на паричен превод, същите са в съответствие с принципите, разписани в чл.2, ал.2 от ЗЗЛД.

3. Относно поставения въпрос, допустимо ли е, по смисъла на чл.2, ал.3 от ЗЗЛД, обработването на Единен граждански номер, следва да се има предвид, че тази разпоредба касае лични данни, получени по чл.1, ал.6 и е неотносима към поставения за разглеждане казус.

Заверено копие на становището да се изпрати на „Б.П.“ ЕАД.