С Т А Н О В И Щ Е
НА
КОМИСИЯТА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
Рег. № НДМСПО – 01- 210/2019 г.
гр. София, 28.05.2019 г.
ОТНОСНО: Копиране и съхранение на свидетелства за управление на моторни превозни средства
Комисията за защита на личните данни (КЗЛД, Комисията) в състав: председател: Венцислав Караджов и членове: Цанко Цолов, Цветелин Софрониев, Мария Матева и Веселин Целков на заседание, проведено на 26.06.2019 г., разгледа преписка с рег. вх. № НДМСПО-01-210/28.05.2019 г. от г-н Александър Чакъров, в качеството му на председател на Управителния съвет на Национално сдружение на българските превозвачи (НСБП). Националното сдружение на българските превозвачи е юридическо лице с нестопанска цел, обединяващо и представляващо търговски дружества, които работят в сферата на транспортната дейност.
Искането от г-н Чакъров е във връзка с постъпил сигнал в НСБП от член на сдружението, който е предоставил уведомление за комплексна проверка от Областен отдел „Автомобилна администрация“ – гр. Русе, с което се изискват от съответната транспортна фирма лични документи на лицата, назначени на длъжност „водач на моторно превозно средство“ и работели през последните 12 /дванадесет/ месеца в предприятието, които можело да се предоставят копирани.
Въз основа на описаното г-н Чакъров поставя въпроси дали може да се съхраняват копия на лични документи като свидетелство за управление на моторно превозно средство, контролен талон и карта на водача и удостоверение за психологическа годност на шофьора от едно търговско дружество в качеството му на работодател?
Като приложение към искането е приложено копие от уведомлението за комплексна проверка от Изпълнителна агенция автомобилна администрация към Министерството на транспорта, информационните технологии и съобщенията.
Правен анализ:
Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 година относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни (Общ регламент относно защитата на данните), въвежда множество значителни промени спрямо действащата правна рамка и поставя завишени изисквания към субектите в системата за защита на личните данни.
Обработването на лични данни е законосъобразно само ако и доколкото е налице поне едно от изчерпателно изброените условия съгласно разпоредбите на чл. 6, пар. 1 от Общия регламент.
В чл. 25г от Закона за защита на личните данни е предвидена възможността администратор или обработващ лични данни да копира документ за самоличност само ако това е предвидено със закон. Законодателят е преценил, че документът за самоличност, поради съдържащите се в него големи като обем и важност лични данни, се ползва със завишена степен на защита и поради това неговото копиране е разрешено само в случаите, когато това е предвидено в закон или в приет въз основа на него подзаконов нормативен акт. Нормата на ЗЗЛД е в съзвучие с принципа на „цялостност и поверителност“, закрепен в чл. 5, пар. 1, б. „е“ от Регламента, предвиждащ защита срещу неразрешено или незаконно обработване, както и срещу случайна загуба, унищожаване или повреждане, както и с принципа „свеждане на данните до минимум“ (чл.5, пар.1, б. „в“).
Законът за автомобилните превози урежда условията и реда за: обществените вътрешни и международни превози на пътници и товари с автомобили, извършвани от български или чуждестранни превозвачи; превозите за собствена сметка; контрола при осъществяването на превозите цитирани по-горе, както и особените правила при договорите за превоз на пътници и товари.
Съгласно разпоредбите на чл. 91а от Закона за автомобилните превози (ЗАП) Изпълнителна агенция „Автомобилна администрация“ извършва контролни проверки на пътя и в предприятията. Изпълнителната агенция „Автомобилна администрация“ може да изиска от предприятията представяне в определен срок на документацията, свързана с елементите на проверките, за проверка. Тази проверка е равностойна на проверките, извършвани на територията на предприятията.
Освен задълженията по Закона за автомобилните превози, по отношение на търговските дружества, работещи в сферата на транспортната дейност, са налице и нормативни изисквания съгласно разпоредбите на Закана за движение по пътищата (ЗДвП). Изискването на чл. 189, ал. 5 от ЗДвП е електронният фиш по ал. 4 от същия член да се връчва на лицето с препоръчано писмо с обратна разписка или чрез длъжностните лица на определените от министъра на вътрешните работи служби за контрол, при осъществяване на функциите и правомощията им. В 14-дневен срок от получаването му собственикът заплаща глобата или предоставя в съответната териториална структура на Министерството на вътрешните работи писмена декларация с данни за лицето, извършило нарушението, и копие на свидетелството му за управление на моторно превозно средство. На лицето, посочено в декларацията, се издава и изпраща електронен фиш за извършеното нарушение. Първоначално издаденият електронен фиш се анулира.
Във връзка с казаното до тук за всеки един автомобил, администраторът на лични данни надлежно следва да разполага с необходимите документи доказващи кой, кога и на какво основание е управлявал автомобилите на дружеството, които стриктно изпраща в законоустановения срок към органа, издал електронния фиш. Към тази декларация администраторът на лични данни е длъжен по закон да приложи копие на свидетелството за управление на МПС на шофьора. Копие от шофьорската книжка необходима и в други законово определени случаи, които са свързани както със ЗДвП, Закона за автомобилните превозвачи, така и с Кодекса за застраховане.
Доколкото администраторите на лични данни са длъжни по закон да следят дали предоставят автомобилите на правоспособни водачи, при евентуално нарушение, установено при проверка от служители на МВР, автомобилът, собственост на дружество, може да бъде спрян от движение от 6 месеца до 1 година. Съответно при завеждане на щети, нанесени по автомобила, отново е налице задължение на управителя на дружеството да докаже, че автомобилът е бил използван от правоспособен водач.
Във връзка с поставения въпрос за съхранение на копие от свидетелство за управление на МПС следва да се има предвид, че администраторът има задължение за запазване на копие от него във връзка с трудовото правоотношение със съответния шофьор. Това задължение произтича от характера и естеството на длъжността, респ. работата, които изискват доказване на съответната квалификация или правоспособност на шофьора посредством представяне и съхраняване на свидетелството за управление на МПС и на други относими документи. В този смисъл са и изискванията на Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор. Необходимо е да се отбележи обаче, че задължението за съхраняване на копие от свидетелство за управление на МПС и/или на други изискуеми за заемане на длъжността документи е единствено и само за целите на възникване и съществуване на съответното трудово правоотношение Независимо от това следва да се отчита обстоятелството, че свидетелството за управление би могло да бъде сменено поради изтичане на срока или да е било отнето поради извършване на друго нарушение и по този начин да се затрудни или да стане невъзможно изпълнението на законовото задължение на администратора по чл. 189, ал. 5 от ЗДвП, което изисква администратора да предостави копие на свидетелството за управление на МПС, валидно към момента на извършване на пътно-транспортно нарушение. Затова администраторът следва да може да разполага с възможността за използване на копие от този документ не само във връзка със съответното трудово правоотношение, но и за целите на приложимото към дейността му специално законодателство – ЗДвП и ЗАП.
От горното може да се направи обоснован извод, че транспортните фирми – администратори на лични данни, имат макар и непряко закрепено законово задължение за копиране и съхраняване на копия на определен набор документи, включително удостоверение за правоуправление на МПС и контролен талон на автомобил, което кореспондира на правното основание по чл. 6, пар. 1, б. “в“ от Общия регламент.
В допълнение към основанията за законосъобразно обработване на лични данни, администраторът на лични данни е длъжен да взема всички подходящи технически и организационни мерки относно защитата на личните данни на физическите лица, както и да осигури спазването на принципите по чл. 5 от Общия регламент, включително за „ограничение на целите“, „ограничение на съхранението“ и „цялостност и поверителност“.
Администраторът носи отговорност и следва е в състояние да докаже спазването на посочените по-горе изисквания (принцип на „отчетност“).
Във връзка с горното и на основание чл. 58, ал. 3 от Общия регламент за защита на данните, Комисията за защита на лични данни ( с четири гласа „за“: В. Караджов, Цв. Софрониев, М. Матева и В. Целков и един глас „против“: Ц. Цолов) изрази следното
СТАНОВИЩЕ:
Съхранението на копие от свидетелство за правоуправление на МПС на служители на търговските дружества, които работят в сферата на транспортната дейност, е законосъобразно на основание чл. 6, пар.1, б. „в“ от Регламент (ЕС) 2016/679 за целите на съответното трудово правоотношение. Извън тези случаи, за гарантиране изпълнението на задълженията на тези дружества по чл. 91а от Закона за автомобилните превозвачи и разпоредбите на Закона за движението по пътищата, , те могат да копират свидетелство за управление на МПС, контролен талон на автомобил, както и други относими документи и да ги предоставят на Изпълнителна агенция „Автомобилна администрация“ само за целите на конкретна проверка. След приключване на проверката тези копия следва да бъдат унищожени.
ПРЕДСЕДАТЕЛ: ЧЛЕНОВЕ:
ВЕНЦИСЛАВ КАРАДЖОВ ЦАНКО ЦОЛОВ (О.М.)
ЦВЕТЕЛИН СОФРОНИЕВ
МАРИЯ МАТЕВА
ВЕСЕЛИН ЦЕЛКОВ
