ОТНОСНО: Искане за становище с вх. № в-884/09.09.2009 г. от Нотариус Елена Еленкова, рег. № 052, с район на действие района на СРС относно изискване на Нотариалната камара за предоставяне на лични данни, съдържащи се в пълномощни за извършване на сделки на разпореждане с недвижими имоти и тяхното въвеждане в информационната система, създадена на основание чл. 28б от Закона за нотариусите и нотариалната дейност (ЗННД).
Комисията за защита на личните данни (КЗЛД), в състав: председател: Венета Шопова, и членове: Красимир Димитров,Валентин Енев, Мария Матеваи Веселин Целков, на редовно заседание, проведено на 11.11.2009г.(Протокол № 34), разгледа искане за становище свх. № в-884/09.09.2009 г. от Нотариус Елена Еленкова, рег. № 052, с район на действие района на СРС относно изискване на Нотариалната камара за предоставяне на лични данни, съдържащи се в пълномощни за извършване на сделки на разпореждане с недвижими имоти и тяхното въвеждане в информационната система, създадена на основание чл. 28б от Закона за нотариусите и нотариалната дейност (ЗННД).
В Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) е получено искане за становище с вх. № в-884/09.09.2009 г. от Нотариус Елена Еленкова, рег. № 052, с район на действие района на СРС относно изискване на Нотариалната камара за предоставяне на лични данни, съдържащи се в пълномощни за извършване на сделки на разпореждане с недвижими имоти и тяхното въвеждане в информационната система, създадена на основание чл. 28б от ЗННД. В искането са поставени въпроси във връзка с необходимостта от уведомяване относно правата на лицата, чиито данни ще бъдат предоставяни по чл. 34а от ЗЗЛД, в ресора на кой администратор влиза задължението за това уведомяване, както и начинът, по който ще бъде осъществено. В искането се твърди, че е невъзможно да бъдат уведомени упълномощените лица, тъй като те не се явяват лично пред нотариуса. Твърди се също, че съществува колизия между чл. 28а, ал. 4 от ЗННД, който регламентира кой може да получи справки от нотариалните дела, като изброяването е изчерпателно и чл. 28б, който препраща към нормативен акт от по-низша степен – Наредба. Посочено е, че в случай на извършена сделка с такова пълномощно (системата не отчита, с кои пълномощни е извършена сделка и с кои не), същото става част от нотариалното дело и за него би следвало да важи чл. 28а от ЗННД, а не чл. 28б от същия закон и че не би могла да се даде справка на лице извън изрично изброените.
Нотариалната камара (НК) е администратор на лични данни по смисъла на чл. 3, ал. 1 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД). В качеството си на такъв НК обработва лични данни. “Обработване на лични данни”, съгласно определението, посочено в § 1, т.1 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД, е всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършат по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване.
Текстът на чл.4, ал.1 от ЗЗЛД изрично урежда хипотезите, при наличието на които се допуска обработването на лични данни. Обработването на лични данни е допустимо само в случаите, когато е налице поне едно от следните условия:
1. обработването е необходимо за изпълнение на нормативно установено задължение на администратора на лични данни;
2. физическото лице, за което се отнасят данните, е дало изрично своето съгласие;
3. обработването е необходимо за изпълнение на задължения по договор, по който физическото лице, за което се отнасят данните, е страна, както и за действия, предхождащи сключването на договор и предприети по негово искане;
4. обработването е необходимо, за да се защитят животът и здравето на физическото лице, за което се отнасят данните;
5. обработването е необходимо за изпълнението на задача, която се осъществява в обществен интерес;
6. обработването е необходимо за упражняване на правомощия, предоставени със закон на администратора или на трето лице, на което се разкриват данните;
7. обработването е необходимо за реализиране на законните интереси на администратора на лични данни или на трето лице, на което се разкриват данните, освен когато пред тези интереси преимущество имат интересите на физическото лице, за което се отнасят данните.
По-горе изброените основания са дадени алтернативно в закона, като при наличие на поне едно от тях обработването на лични данни е допустимо и законосъобразно.
Със Закона за изменение и допълнение на Гражданския процесуален кодекс (ДВ, бр. 59 от 2007 г., Обн. ДВ. бр.42 от 5 юни 2009г.) в параграф 28 е прието изменение на Закона за нотариусите и нотариалната дейност (ЗННД), като се създава нов чл. 28б, съгласно който към Нотариалната камара се създава информационна система – „Единство”, която съдържа база данни – част от служебния архив на нотариуса. Правото на достъп до информационната система и данните, които се въвеждат, се определят с наредбата по чл. 28, ал. 1 от ЗННД.
Информационната система представлява съвкупност от електронни бази данни, част от служебните архиви на всички нотариуси в Република България, която съвкупност е организирана систематически и е разположена на сървър, който се поддържа от Нотариалната камара на РБ.
В чл. 9а от Наредба № 32 за служебните архиви на нотариусите и нотариалните кантори е посочен обемът от информация, която всеки нотариусът е длъжен да въведе или изпратив електронен вид незабавно в информационната система на Нотариалната камара, а именно:
1. извлечение от пълномощно след едновременно удостоверяване на подпис и съдържание по реда на чл. 590, ал. 4 от Гражданския процесуален кодекс; извлечението съдържа:
а) данните по чл. 6, ал. 1, буква "а" от Правилника за вписванията, одобрен с ПМС № 1486 от 1951 г., за упълномощителя (упълномощителите) и упълномощения (упълномощените);
б) пълно описание на правата, условията и срока на упълномощаването, и
в) кратко описание на имота, ако е налице в текста на пълномощното;
2. извлечение от нотариално удостоверени документи, с които се оттеглят пълномощни; извлечението, освен данните по т. 1 за упълномощителя и упълномощения, съдържа и номера и датата на пълномощното, както и името и номера на нотариуса, извършил удостоверяването на оттегленото пълномощно;
3. името и ЕГН на завещателя, извършил нотариално завещание или акт за отмяна на завещание, както и името и ЕГН на завещателя на предадено за пазене, върнато или обявено саморъчно завещание.
Начините за изпращане на информация в системата са определени в инструкция за работа с информационна система „Единство”, или това се осъществява:
1. чрез изпращане на електронен адрес baza@notary-chamber.org, като информацията е организирана в таблица форматExcel 2003/2007 или ExcelCSV. За улеснение в сайта на Нотариалната камара са качени таблици Excel , които могат да бъдат използвани за тази цел, или
2. чрез използване на един от създадените два модула – Модул Нотариус Футурум (МНФ) и Свободно приложим модул (СПМ)- за автоматичен пренос на данни към информационната система „Единство”, като файл или таблица, изпратени успешно с модул, не се изпращат на имейла.
С цел да облекчи и улесни нотариусите в изпълнение на задълженията им, Нотариалната камара е закупила софтуер за автоматизирано водене на служебния архив на нотариуса и е поръчала изработването на модули за автоматичен пренос на данни към информационната система. В Инструкцията са посочени два модула, чрез които ще се осъществява изпращането на информацията в електронен вид в системата:
Първият МНФ е приложим само и единствено към програмата Нотариус Футурум (Нота Регистър 2008), докато вторият СПМ е свободно приложим, тъй като той не представлява допълнителна функционалност към никой програмен продукт, а се поставя самостоятелно на компютъра и е независим от програмата за електронния архив на нотариуса. Този модул е пригоден така, че да намира и изпраща в информационната система предварително създадена в компютъра таблица с необходимата информация. Без значение е дали тази таблица е създадена от програмата за електронен архив на нотариуса или е ръчно попълнена. Достатъчно е само тя да съществува в компютъра и да отговаря на изискванията за формат (Excel 2003/2007 или ExcelCSV) и правилно попълнена в точния обем информация.
Съгласно параграф 5 от Наредба № 32 за служебните архиви на нотариусите и нотариалните кантори, в срок от 30-дни, считан от влизане в сила на наредбата, всеки нотариус е длъжен да въведе и изпрати, в електронен вид, в информационната система на Нотариалната камара извлечение от пълномощните, касаещи недвижим имот, оттегляне на пълномощни, завещания.
Начинът на извършване на справки по електронен път от информационната система е регламентиран в чл. 2а от горецитираната наредба. Посочено е, че справки в регистъра се извършват чрез Нотариалната камара или чрез нотариус, като:
– Служебни справки от информационната система се извършват чрез предоставен от Нотариалната камара достъп.
– Право на достъп за служебни справки от информационната система се предоставя на държавни органи, които имат правен интерес.
В конкретния казус, е приложима хипотезата на чл. 4, ал. 1, т. 1 от ЗЗЛД, т.е. обработването е необходимо за изпълнение на нормативно установено задължение на администратора на лични данни. Наличието на едно от нормативно посочените основания в чл. 4, ал. 1 от ЗННД, в конкретния случай т. 1 от същия, е достатъчно, за да бъде допустимо обработването на лични данни. В този случай, изричното съгласие на физическото лице – упълномощител/упълномощен – не е необходимо и неговото наличие или липса не са предпоставка за правомерното обработване на лични данни.
С нормата на чл. 34а от ЗЗЛД е предвидено правото на възражение на физическото лице срещу действията на администратора на лични данни. Това право може да бъде упражнено по повод искането за достъп и решението на администратора на лични данни и включва правото да възрази пред администратора срещу обработването на личните му данни при наличие на законово основание за това, както и да възрази срещу обработването за целите на директния маркетинг.
Едновременно с горните права, физическото лице следва да бъде уведомено преди личните му данни да бъдат разкрити за първи път на трети лица или използвани от тяхно име за предходната цел, като му бъде предоставена възможност да възрази срещу такова разкриване или използване. Правото на достъп, искане за заличаване, коригиране или блокиране на лични данни се упражнява от физическите лица директно, с писмено заявление до администратора на лични данни, който ги обработва.
Всяко действие по обработване на лични данни следва да бъде съобразено с принципите по чл. 2, ал. 2, като е налице поне едно от условията по чл. 4, ал. 1 от Закона за защита на личните данни.
Създадената и поддържана информационна система е регистър с база данни, съставляващи лични данни. Нотариалната камара, в качеството й на администратор на лични данни, следва да актуализира извършената регистрация, като заяви създадения и поддържан от нея нов регистър в Регистъра на администраторите на лични данни и поддържаните от тях регистри при КЗЛД.
Във връзка с изложеното и на основание чл. 10, ал.1, т.4 от ЗЗЛД Комисията за защита на личните данни изразява следното
СТАНОВИЩЕ:
При предоставяне на лични данни от един администратор на друг администратор на лични данни следва да е налице условие за допустимост на обработване на лични данни в съответствие с посочените в чл. 4, ал. 1 от ЗЗЛД основания. В конкретната хипотеза обработването е допустимо съгласно чл. 4, ал. 1, т. 1 от ЗЗЛД, тъй като обработването е необходимо за изпълнение на нормативно установено задължение на администратора на лични данни.
Правото на достъп, искане за заличаване, коригиране или блокиране на лични данни се упражнява от физическите лица директно, с писмено заявление до администратора на лични данни, който ги обработва.
Нотариалната камара следва да заяви създадения и поддържан от нея нов регистър в Регистъра на администраторите на лични данни и поддържаните от тях регистри при КЗЛД.
Обработването на лични данни трябва да бъде осъществено по нормативно посочения в Закона за нотариусите и нотариалната дейност и подзаконовите нормативни актове ред и обем, при наличие на изискуемите от закона предпоставки, както и при спазване на принципите, залегнали в чл. 2 на Закона за защита на личните данни.
| ПРЕДСЕДАТЕЛ: | |
|
Венета Шопова /п/ |
|
