Становище на КЗЛД относно искане от директор на дирекция „Гражданска регистрация на населението” (ГРН), относно предоставяне на лични данни

СТАНОВИЩЕ
НА
КОМИСИЯТА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
рег. № П-1036/04.02.2015 г.
гр. София, 20.03.2015 г.

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД), в състав: Цанко Цолов, Цветелин Софрониев и Веселин Целков, на редовно заседание, проведено на 11 януари 2015г.,разгледа постъпило в КЗЛД искане за становище, с вх.№П-1036/04.02.2015г. от г-жа Т.П., директор на дирекция „Гражданска регистрация на населението” (ГРН), Община Пазарджик, относно предоставяне на лични данни.

Получено е искане за становище с вх.№П-1036/04.02.2015г. от г-жа Т.П., директор на дирекция „Гражданска регистрация на населението” (ГРН), Община Пазарджик относно възможността за предоставяне на лични данни (имена, адреси) на домоуправителите, тъй като, както е посочено в искането, част от жилищата в сградата в режим на етажна собственост са собственост на починали лица или на такива, които не живеят в сградата и домоуправителите нямат данни за имената и адресите на собствениците на тези жилища, за да осъществят необходимия контакт с тях. Същото е възникнало като проблем за общината тъй като във връзка с приемането на документи по Националната програма за енергийна ефективност на многофамилни жилищни сгради в Община Пазарджик, същата е установила, съгласно методическите указания на горепосочената програма, че собствениците, които не членуват в съюза на сдружението (б.а. предполага се, че се има предвид Сдружение на собствениците по смисъла на чл.25 от Закона за управление на етажната собственост /ЗУЕС/) трябва да попълнят декларация за осигуряване на достъп до апартаментите си по образец (приложение №12).

Законът за управление на етажната собственостурежда обществените отношения, свързани с управлението на общите части на сгради в режим на етажна собственост, както и правата и задълженията на собствениците, ползвателите и обитателите на самостоятелни обекти или на части от тях.Съгласно чл.9 от ЗУЕС,формите на управление на етажната собственост са две-общо събрание и/или сдружение на собствениците. Органи на управление при общо събрание на собствениците са: общо събрание и управителен съвет (управител).

От друга страна, съгласно чл.25 от ЗУЕС, за усвояване на средства от фондовете на Европейския съюз и/или от държавния или общинския бюджет, безвъзмездна помощ и субсидии и/или използване на собствени средства с цел ремонт и обновяване на сгради в режим на етажна собственост собствениците могат да учредят сдружение. Сдружението е юридическо лице, създадено по реда на ЗУЕС. За създаване на сдружението се свиква учредително събрание на собствениците на самостоятелни обекти в сградата в режим на етажна собственост. Сдружението се създава от собственици, представляващи не по-малко от 67 на сто идеални части от общите части на етажната собственост. Учредително събрание се провежда, ако присъстват лично или чрез представител собственици, представляващи не по-малко от 67 на сто идеални части от общите части на етажната собственост, а когато сдружението се създава за отделен вход- собственици, представляващи не по-малко от 67 на сто идеални части от общите части на входа. Учредителното събрание се председателства от собственик, избран с мнозинство, повече от половината от представените идеални части (67 на сто идеални части от общите части на етажната собственост/67 на сто идеални части от общите части на входа), като по предложение на председателстващия се избира и протоколчик. Учредителното събрание: приема решение за учредяване на сдружението; определя наименованието на сдружението. Наименованието на сдружението задължително съдържа името на населеното място, пълен административен адрес, а в градовете с районно деление наименованието на сдружението съдържа и името на района; приема споразумение за създаване на сдружението; избира управителен съвет (управител) и контролен съвет (контрольор); може да определи срок за съществуването на сдружението, като в случаите, в които сдружението има предмет на дейност по чл.25, ал.1от ЗУЕС, същото се учредява за неопределен срок. Съгласно чл.31, ал.2 от ЗУЕС, сдружението се представлява в отношенията му с органите на местната власт и с други правни субекти от управителния съвет (управителя).

С оглед гореизложеното и след анализ на правомощията на общото събрание и/или сдружението на собствениците, следва извода, че законодателят прави разграничаване между двете форми на управление на етажната собственост, като дава възможност те да съществуват паралелно и независимо една от друга. В тази връзка е целесъобразно, на първо място да се прави и разграничаване между управителен съвет (управител) на общото събрание на етажната собственост и управителен съвет (управител) на сдружението на собствениците, тъй като законът дава възможност тези два органа да съществуват самостоятелно и независимо един от друг. Във връзка с горното, следва да се прави и разграничаване между правомощията на единия и правомощията на другия, предоставени им със закон.

Съгласно методическите указания за прилагане на Национална програма за енергийна ефективност на многофамилни жилищни сгради, безвъзмездна финансова помощ могат да получават сдружения на собствениците, регистрирани по ЗУЕС, в допустимите за финансиране сгради, т.е. за целите на програмата е задължително да се създаде ново, самостоятелно юридическо лице, регистрирано по БУЛСТАТ, по смисъла на чл.25 и следващите от раздел III от ЗУЕС. Както бе посочено по-горе, съгласно чл.31, ал.2 от ЗУЕС, сдружението се представлява в отношенията му с органите на местната власт и с други правни субекти от управителния съвет (управителя) на сдружението, т.е. лицето, което извършва действия от името на сдружението следва да е и лицето, което има представителна власт за това.

Във тази връзка следва да се обърне внимание и на обстоятелството, че създаването на сдружение на собствениците, по чл.25 от ЗУЕС, за посочените в същият член цели, има изцяло доброволен характер, както и подписването на декларация за осигуряване на достъп до апартаментите от страна на собственици, които не членуват в сдружението на собствениците(Приложение №12, съгласно Методическите указания на Национална програма за енергийна ефективност на многофамилни жилищни сгради).

Друг основен момент, който възниква с така поставеният казус е и обстоятелството, че за сдружението на собствениците, във връзка с осъществяваната от него дейност (усвояване на средства от фондовете на Европейския съюз и/или от държавния или общинския бюджет, безвъзмездна помощ и субсидии и/или използване на собствени средства с цел ремонт и обновяване на сгради в режим на етажна собственост) възниква необходимост от обработване на лични данни. Съгласно чл.3, ал.1 от ЗЗЛД „администратор на лични данни”, е физическо или юридическо лице, както и орган на държавната власт или на местното самоуправление, който сам или съвместно с друго лице определя целите и средствата за обработване на личните данни. В тази връзка, сдруженията на собствениците, в качеството си на администратори на лични данни, следва да изпълнят и произтичащите от ЗЗЛД задължения, като подадат заявление за регистрация в КЗЛД и заявят поддържаните регистри, във връзка с осъществяваната от тях дейност.

Законът за гражданската регистрация (ЗГР) урежда условията и реда за гражданската регистрация на физическите лица в Република България.

Единната система за гражданска регистрация и административно обслужване на населението (ЕСГРАОН) е национална система за гражданска регистрация на физическите лица в Република България и източник на лични данни за тях (чл. 100 Закон за гражданската регистрация). Методическото ръководство и контролът на дейностите, свързани с гражданското състояние, гражданската регистрация и автоматизираните информационни фондове, се осъществяват от Министерството на регионалното развитие и благоустройството със съдействието на Министерството на правосъдието и Комисията за защита на личните данни (чл.113 от Закона за гражданската регистрация). С оглед на гореизложеното следва да се посочи, че министърът на регионалното развитие и благоустройството е администратор на лични данни по смисъла на чл.3, ал.1 от ЗЗЛД. Като такъв, той е длъжен да предприема необходимите технически и организационни мерки, за да защити данните от случайно или незаконно унищожаване, или от случайна загуба, от неправомерен достъп, изменение или разпространение, както и от други незаконни форми на обработване.

Във всички случаи на осъществяване на действия по предоставяне на лични данни отНационална база данни „Население” и/или локална база данни „Население”,същите съставляват действия по обработване на лични данни по смисъла на легалната дефиниция, посочена в §1, т.1 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД, т.е. това е всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършват по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване,предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване.

По смисъла на §1, т.5 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД, “предоставяне на лични данни” са действия по цялостно или частично пренасяне на лични данни от един администратор към друг или към трето лице на територията на страната или извън нея и съставлява обработване на лични данни по смисъла на закона.

За да е налице правомерно обработване на лични данни, в т.ч. и чрез извършване на действия по тяхното предоставяне, същото следва да се извършва при наличие на поне едно от изчерпателно посочените и дадени алтернативно условия за допустимост на обработването визирани в чл.4, ал.1 от ЗЗЛД и при стриктно спазване на принципите за тяхното обработване, съгласно чл.2, ал.2 от същия закон.

Искането от страна насъответния представител на сдружението на собственицитеза предоставяне на информация отНационална база данни „Население” и/или локална база данни „Население”следва да се извършва след доказване наличието на условие за допустимост за обработване на личните данни (чл.4, ал.1 от ЗЗЛД) и е в тежест за доказване от страна на администратора, искащ личните данни.Във всеки конкретен случай обемът на предоставените данни винаги следва да е съобразен с целта, за която същите се искат, т.е. с принципа на целесъобразност. Предоставянето на информация следва също така да е законосъобразно, а самата информация пропорционална.

Законът за гражданската регистрация в случая се явява специален по отношение на Закона за защита на личните данни при предоставяне на лични данни на трети лица (в конкретната хипотеза на сдруженията на собствениците по чл.25 от ЗУЕС). В тези случаи администраторът на лични данни– Община Пазарджик следва да спазва разпоредбите на чл.106, ал.1 от ЗГР, където са изброени лицата и условията, при които се предоставят данни от гражданската регистрация, съдържащи се в регистрите на населението.

Разрешението по смисъла на чл.106, ал.1, т.3 от ЗГР е различно от разрешението по смисъла на глава шеста "Предоставяне на лични данни на трети лица" от ЗЗЛД. Съгласно чл.28, ал.1, т.3 от Правилника за дейността на Комисията за защита на личните данни и на нейната администрация може да осъществява и други производства освен разписаните в чл.28, ал.1 (едно от които е производството по предоставяне на лични данни на трети лица) когато това е предвидено в закон. Би могло да се приеме, че такова друго производство е даването на "разрешение от КЗЛД" по смисъла на чл.106, ал.1, т.3 от ЗГР.

Преценката на администратора предоставящ данните– Община Пазарджик, ГРАО за възникването, съществуването, изменението или прекратяването на законни права и интереси на трети лица, при наличието на които може да предостави данни по гражданската регистрация на основание чл.106, ал.1, т.1 от ЗГР, може да се извърши само въз основа на съответни документи, удостоверяващи горното. Текстът на ЗГР предполага администраторът предоставящ данните– Община Пазарджик да прецени законовия текст, съгласно който обработваните лични данни следва да бъдат предоставени. Община Пазарджик, в качеството си на администратор на лични данни, следва да извършва преценка по отношение на наличието на допустимост и законосъобразност на обработване на данните, посредством тяхното предоставяне, за всеки конкретен случай. Предоставянето на възможност за преценка на администраторът на лични данни, в конкретният казус– Община Пазарджик, е обусловена и от административно-наказателната отговорност, която носи същият. Съгласно чл.42, ал.1 от ЗЗЛД, администраторът на лични данни се наказва с глоба или с имуществена санкция от 10000 до 100000 лв., в случай че обработва лични данни, без да е налице поне едно от дадените алтернативно в закона основания за допустимост на обработване на лични данни и/или в нарушение на принципите за тяхната обработка. Именно поради изложеното по-горе е изключително важно да се даде възможност на администратора на лични данни, поддържащ съответния регистър, да извърши самостоятелно горепосочената преценка, а именно относно наличие на условие за допустимост на обработването на лични данни (име и адрес /б.а. не е уточнено постоянен или настоящ адрес/) на починали лица (предполага се, че се има предвид име и адрес на техните наследници, тъй като съгласно чл.25, ал.1, т.22 от ЗГР, относно починалите лица, в личните регистрационни картони се съдържат данни единствено относно: дата и място на смъртта; акт за смърт- номер, дата и място на съставяне) или такива, които не живеят в съответната сграда, и които са бивши /починалите/ или настоящи собственици на жилища.

Важно е да се вземе под внимание, че при предоставяне на лични данни относно име и адрес на наследници на починали лица– собственици на самостоятелни обекти в сграда на етажна собственост, за същите съществува възможност да са упражнили своето право на отказ от наследство. Възможно е и самостоятелният обект в сграда в режим на етажна собственост, като част от наследствената маса, да е станал предмет на доброволна или съдебна делба и по този начин да е придобит от един от наследниците, като по този начин, въпреки че останалите /в случай, че са повече от едно лице/ имат качеството на наследник, то съобразно целите, за които се искат данните, предоставянето на техни лични данни би се явило нецелесъобразно и не пропорционално.

С оглед на гореизложеното и на основание чл.10, ал.1, т.4 от ЗЗЛД Комисията за защита на лични данни изрази следното

Община Пазарджик, дирекция ГРНможе да предостави насдруженията на собствениците, създадени на основание чл.25, ал.1 от ЗУЕС, лични данни относно име и адрес на физически лица, собственици и/или съсобственици на обекти в съответната сграда в режим на етажна собственост,с цел упражняване на законни права и интереси на сдружението, само след доказване на наличието им по законоустановения за това ред и при спазване разпоредбите на чл.4, ал.1 от Закона за защита на личните данни.

Преценката за наличие или липса на законово основание за предоставяне на лични данни е изцяло на администратора на лични данни, предоставящ данните.

Сдруженията на собствениците,създадени на основание чл.25, ал.1 от ЗУЕС,за усвояване на средства от фондовете на Европейския съюз и/или от държавния или общинския бюджет, безвъзмездна помощ и субсидии и/или използване на собствени средства с цел ремонт и обновяване на сгради в режим на етажна собственостса администратори на лични данни по смисъла на чл.3 от ЗЗЛД.Администраторът на лични данни е длъжен да подаде заявление за регистрация в Регистъра на администраторите на лични данни и водените от тях регистри на лични данни преди започване обработването на личните данни.

Следва да се има предвид, че сдруженията на собствениците,създадени на основание чл.25, ал.1 от ЗУЕС са администратори на лични данни на самостоятелно основание, различно от изрично посочените две форми на управление на етажната собственост, съгласно чл.9 от ЗУЕС. Това разграничение, законодателят изрично е направил в чл.28, ал.1, т.2, във връзка с чл.25, ал.1 и ал.2 от ЗУЕС.