Становище на КЗЛД относно искане от главния секретар на Министерство на външните работи

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: Венета Шопова, Красимир Димитров, Валентин Енев, Мария Матева и Веселин Целков на заседание, проведено на 30.04.2013г. разгледа искане за становище с вх.№п-1667/12.03.2013г. от г-н И.К.- главен секретар на Министерството на външните работи (МВнР). В искането е посочено, че Министерството на външните работи чрез дирекция "Консулски отношения" и консулските служби в чужбина приема и обработва лични данни на български и чужди граждани във връзка с издаването на документи за самоличност, визи, удостоверения за раждане, брак, смърт и др. Посочено е също, че в резултат на тази дейност в архива на МВнР и българските мисии в чужбина се съхранява заявителки материал от първични, несинтезирани документи, които по силата на действащите към момента на създаването им нормативи са били определени за постоянно запазване. Сочи се, че тези документи са явни и за период до 1992г., на основание чл.18 от Закона за националния архивен фонд, подлежат на предоставяне за ползване. В искането за становище се казва, че в деловодството на министерството редовно постъпват заявления за достъпдо споменатия архив. Посочено е, че голяма част от тях са подадени от лица, които се занимават с изследователска дейност и искат да ползват документите заради историческата им стойност. Изказано е мнение, че предвид съдържанието на документите с предоставянето им на трети лица ще се даде нерегламентиран достъп до съдържащите се в тях лични данни. Отправена е молба до Комисията за становище по компетентност как би следвало да процедираМВнР, за да спази разпоредбите на Закона за защита на личните данни, както и Закона за достъп до обществената информация по постъпилите заявления за ползване на този масив от документи.

Предвид съдържанието на искането за становище на основание чл.34, чл.35 и чл.36 от АПК и с писмо изх.№п-2291/ 04.04.2013г. е отправена молба за становище до
доц.д-рМ.И.- председател на Държавна агенция "Архиви". В указания седем дневен срок е получено становище от Агенцията, заведено с рег.№с- 232/ 12.04.2013г.

В становището на Държавна агенция "Архиви" е указано, че в цитираното писмо на МВнР изрично е посочено, че става въпрос за документи, с които работи Дирекция "Консулски отношения" и консулските служби в чужбина във връзка с издаване на физически лица на документи за самоличност, визи, удостоверения за раждане, брак, смърт и други, както и първични "несинтезирани" документи. Казва се, че твърдението, че по силата на действащите към момента на създаването им нормативи, те са били определени за постоянно запазване е некоректно. Посочени са няколко аргумента във връзка с това.В становището се е указано, че в нито един оттекстовете на Закона за държавния архивен фонд (ЗДАФ) и Правилника за неговото прилагане (ППЗДАФ), както и в действащия в момента Закон за националния архивен фонд (ЗНАФ) и наредбитекъм него, няма текст който да определя постоянното запазване на тези документи. Изразено е мнение, че вероятно става дума за вътрешноведомствена "поднормативна" уредба, чиито разпоредби се отнасят до тези документи в периода на тяхното "оперативно използване" в рамките на министерството. Също така е посочено, че е грешно цитиранчл.18 от ЗНАФ в искането на МВнР. Указва се, че срокът за запазване на документите, отразяващи основните дейности в държавните и общинските институции е 20 години и е разписан в чл.46, ал 1 от ЗНАФ. В становището на Държавна агенция "Архиви" е посочено, също че в разпоредбите на чл.47 до чл.52 вкл. от ЗНАФ са разписани подробно дейностите, които трябва да се предприемат след изтичане на срока по чл.46, ал.1 до приемането на исторически ценните архивни документи в Националния архивен фонд. Сочи се, че в изпълнение на чл.52 от ЗНАФ с Постановление №41 от 18.02.2009г. е приета Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата и използването на документите от учрежденските архиви на държавните и общинските институции, обнародвана в ДВ, бр. 17 от 2009г. В становището на Агенцията е посочено, че личните документи на физически лица към които принадлежат цитираните н писмото на МВнР документи, принципно не са исторически ценни документи и затова не са обект на комплектуване като съставна част на Националния архивен фонд. Изключенията са разписани в раздел II от ЗНАФ"Документи на физически лица"- чл.53 до чл.55 вкл. Посочено е също, че на 01.06.2000г. е одобрена от министъра на външните работи и утвърдена от председателя на Главно управление на архивите Индивидуална номенклатурана делата на МВнР, включваща документите създавани от министерството и неговите структурни звена. Посочено е също, че в раздел Дирекция "Консулски отношения" няма посочен нито един документ от цитираните в писмото на МВнР, който е със срок "постоянен", т.е. да е включен в състава на Националния архивен фонд. Към становището е приложена част от Индивидуалната номенклатура на делата на Министерството на външните работи.

По смисъла на чл.3 от Закона за защита на личните данни администратор на лични данни е физическо или юридическо лице, както и орган на държавната власт или на местното самоуправление, който сам или съвместно с друго лице определя целите и средствата за обработване на данните, както и който обработва лични данни, видът на които, целите и средствата за обработване се определят със закон. Министърът за външните работи е администратор на лични данни по смисъла на чл.3 от Закона за защита на личните данни. Министерството на външните работи е подало заявление за вписване в регистъра на администраторите на лични данни и водените от тях регистри на лични данни, поддържан от КЗЛД, на основание чл.10, ал.1, т.2 от ЗЗЛД с вх.№1068026. Получило е уникален идентификационен номер 53271 за вписване в регистъра.

Лицата подали заявления за достъп до тази информация, в изложения казус, се явяват трети лица по смисъла параграф 1, т.11 от ДР на ЗЗЛД .

Съгласно Закона за защита на личните данни, лични данни са всяка информация, отнасяща се до физическо лице, което е идентифицирано или може да бъде идентифицирано пряко или непряко чрез идентификационен номер или чрез един или повече специфични признаци. "Специфични признаци" са признаци, свързани с физическа, физиологична, генетична, психическа, психологическа, икономическа, културна, социална или друга идентичност на лицето. В конкретният случай, информацията съдържащи се в посочените в искането на МВнР документи би могла да доведе до индивидуализиране на конкретно физическо лице то тя като такава попада в определението "лични данни" по смисъла на чл.2 от ЗЗЛД.

В параграф1 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД се съдържа законовото определение на понятието „обработване на лични данни”, а именно: „обработване на лични данни е всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършат по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване”.

В настоящия случай, запитването касае възможността за обработване на лични данни под формата на предоставяне. Предоставяне на лични данниса действия по цялостно и частичнопренасяне налични данни от един администратор към другили към трето лицена територията на страната или извън нея (параграф 1, т.5 от ДР на ЗЗЛД).

Във връзка с обработването на лични данни, следва да се има предвид, че всеки администратор на лични данни е длъжен да обработва личните данни законосъобразно, при спазване разпоредбите на ЗЗЛД, като в чл.4, ал.1 от закона е определено само в кои случаи е допустимо обработване на личните данни на физическите лица.

Съгласно чл.2, ал.2 от ЗЗЛД събраните лични данни следва да се обработват законосъобразно и добросъвестно, да се събират за конкретни, точно определени и законни цели и да не се обработват допълнително по начин, несъвместим с тези цели, да бъдат съотносими, свързани и ненадхвърлящи целите, за които се обработват, т.е. да бъдат пропорционални, както и да се заличават и коригират в случай на непропорционалност по отношение на целите, за които се обработват. Във всички случаи правомерното обработване на лични данни е необходимо да се извършва в съответствие с принципите на законосъобразност, целесъобразност и пропорционалност на данните.

Редът за обработване на лични данни, включително за предоставянето им, е регламентиран с изчерпателното изброяване на законовите основания в чл.4, ал.1, т.1– т.7 от ЗЗЛД, при наличието на поне едно от които, е допустимо обработване на лични данни.

Преценката за наличие или липса на законово основание за разпространение на лични данни е в правомощието на съответния администратор на лични данни с оглед отговорността, която той носи за законосъобразното обработване на лични данни.

Във всеки един конкретен случай на обработване на лични данни е необходимо да се следи за баланса между значимостта на обществения интерес, който налага това обработване и степента, до която се засяга правото на неприкосновеност на личния живот на физическото лице, за което се отнасят данните. Следва да се има предвид и целта на Закона за защита на личните данни, която е гарантиране на неприкосновеността на личността и личния живот чрез осигуряване на защита на физическите лица при неправомерно обработване на свързаните с тях лични данни. В тази връзка следва да се има предвид и разпоредбата начл.2, ал.2, т.6 от ЗЗЛД съгласно , която личните данни се поддържат във вид , които позволява идентифициране на съответните физически лица за период не по- дълъг от необходимия за целите, за които тези данни се обработват; личните данни, които ще се съхраняват за по- дълъг период за исторически, статистически или научни цели, се поддържат във вид непозволяващидентифицирането нафизическите лица.

Може да се направи изводът, че обработването на лични данни, чрез предоставянето им, е допустимо само в случаите, когато е налице поне едно от визираните в чл.4, ал.1, т.1– т.7 от ЗЗЛД условия.

Следва да се има предвид, че съгласно разпоредбата начл.1, ал.9 закона за защита на личните данни не се прилага за информацията, която се съхранява в Националния архивен фонд. В становището на Държавна агенция "Архиви" е посочено, че личните документи на физически лица, към които се принадлежат цитираните в писмото на МВнР документи, принципно не са исторически ценни документи и затова не са обект на комплектуване, като съставна част от Националния архивен фонд. Казва се още, че в одобрената от министъра на външните работи и утвърдена от председателя на Главно управление на архивите Индивидуална номенклатура на делата на МВнР създавани от министерството и неговите структурни звена в раздел "Консулски отношения" няма посочен нито един документ от цитираните в писмото на МВнР, който е със срок "постоянен", т.е. да е включен в състава на Националния архивен фонд.

Предвид това, че в искането за становище от МВнР е поставен въпроса как би следвало да процедира Министерството , за да спазва разпоредбите както на ЗЗЛД така и на Закона за достъп до обществена информация следва да се има предвид, че законово определение на понятието обществена информация дава разпоредбата на чл.2, ал.1 от Закона за достъп до обществена информация (ЗДОИ), а именно, обществена е информацията, която е свързана с обществения живот в Република България и дава възможност на гражданите да си съставят собствено мнение относно дейността на задължените по закона лица. Така определената информация може да се съдържа в документи или други материални носители, създавани, получавани или съхранявани от задължените по ЗДОИ субекти- държавните органи, техните териториални звена и органите на местното самоуправление в Република България. Следва да се има предвид обаче, че Закона за достъп до обществена информация не се прилага за достъпа до лични данни (чл.2, ал.4) .

От искането на МВнР не можа да се направи предположение, чевизираната информация представлява "обществена информация" Ако МВнР определи исканата информация като обществена такавасъгласно определението дадено в чл.2, ал.1 при предоставянето й следва да се имат предвид разпоредбите на чл.31 от ЗДОИ и по специално ал.4 на визирания член, касаеща съгласието на трети лица, чиито данни фигурират в документите съдържащи обществена информацияВ чл.31, ал.4, е посочено, че при неполучаване на съгласие от третото лице в съответния срок или при изричен отказ да се даде съгласие съответният орган предоставя исканата обществена информация в обем и по начин, който да не разкрива информацията, която се отнася до третото лице. Липсата на съгласие на лицето е материалноправна предпоставка по чл. 37 ал.1 т.2 от ЗДОИ за отказ за предоставяне на достъп до исканата информация. В случаите на липса на съгласие от третото лице за предоставяне на търсената обществена информация, разпоредбата на чл. 31, ал.4 от ЗДОИ дава правото на свободна преценка дали да се откаже достъп до поисканата информация, или да се даде в обем и по начин, който да не разкрива информацията, отнасяща се до това трети лица. Тази преценка обаче е в сферата на оперативната самостоятелност на органа и представлява само правна възможност, без да бъде задължение за него.

В изложеният казус като основание за предоставяне на документите, съдържащи лични данни може да намери приложение разпоредбата на чл.4, ал.1, т.2 от ЗЗЛД- когато физическото лице, за което се отнасят тези данни, е дало изрично своето съгласие за обработването им, чрез предоставяне. Съгласно легалната дефиниция, посочена в параграф1, т.13 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД, съгласие на физическото лице е всяко свободно изразено, конкретно и информирано волеизявление, с което физическото лице, за което се отнасят личните данни, недвусмислено се съгласяват те да бъдат обработвани.

Във връзка с горното и на основание чл.10, ал.1, т.4 от Закона за защита на личните данни, Комисията за защита на лични данниизразява следното

С оглед гарантиране законосъобразното обработване на данните, съдържащи се в документите, визирани в разглежданото искане на МВнР и за да бъде постигната целта на ЗЗЛД- гарантиране на неприкосновеността на личността и личния живот, Министерството може да предоставя исканата информация само при наличие на поне едно от посочените в разпоредбата на чл.4, ал.1, т.1– т.7 от ЗЗЛД условия. При липса на някое от останалите основания такова условие за предоставяне е съгласието на лицето по смисъла на чл.4, ал.1, т.2 от ЗЗЛД във връзка с §1, т.13 от ДР на ЗЗЛД, респективно на неговите наследници.