Становище на КЗЛД относно искане вх. № П-1557/ 20.03.2014 г. на главния директор на Главна дирекция ГРАО по въпроси, касаещи приложението на Закона за защита на личните данни

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: Председател: Венцислав Караджов и членове: Цветелин Софрониев,Мария Матева и Веселин Целков на заседаниe, проведено на 21.05.2014г., разгледа искане с вх. №П-1557/20.03.2014г. от г-нИ.Г.- главен директор на Главна дирекция „Гражданска регистрация и административно обслужване“ към Министерството на регионалното развитие с молба за становище от Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) на основание чл.10, ал.1, т.4 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД). Искането е относно предоставяне на достъп до РН- НБД „Население“. В искането е псочено, че в Министерството на регионалното развитие е постъпило писмо с вх. №АУ-04-62/07.03.2014г. от кмета на Община В., относно предоставяне на достъп до регистъра на населението, поддържан на национално ниво- Национална база данни „Население“, на г-н П.П.- заместник-кмет на община В. и длъжностно лице по гражданското състояние, съгласно заповед №0180/27.01.2014г. на кмета на община В. Отправена е молба за становище до КЗЛД на основание чл.10, ал.1, т.4 от ЗЗЛД относно това допустимо ли е предоставянето на достъп до РН- НБД „Население“ на заместник- кмета на Община В. Към искането е приложено копие на писмо с вх. №AУ-04-62/07.03.2014г. Писмото е от кмета на община В. чрез ТЗ „ГРАО“- гр. В. до Главна дирекция „Гражданска регистрация и административно обслужване“ към Министерството на регионалното развитие. В него е посочено, че във връзка със Споразумение №08-В-47/09.05.2007г. между община В. и МРРБ и съгласно т.6.3 от същото се прави предложение да се утвърди с право на достъп и работа с Национална база данни „Население“ зам. кмета на община В., за когото е посочено, че притежава универсален електронен подпис, съгласно изискванията на Закона за електронния документ и електронния подпис /ЗЕДЕП/. Сочи се, че във връзка с предоставения достъп лицето ще извършва справки в Национална база данни „Население“. Към писмото са приложени два документа, за които е посочено, че са:

1. Приложение, съгл. т.6. 3 от Споразумението- 2 броя;

2. Заверени копия на заповед №4705/30.12.2013г. и заповед №0180/27.01.2014г. на кмета на община В. за длъжностни лица по гражданско състояние и гражданска регистрация за 2014г.

В заповед №0180/27.01.2014г. е посочено, че на основание чл.44, ал.1, т.14 от ЗМСМА и чл.35, ал.3 и чл.92, ал.1 от ЗГР на г-н П.Х.П. са възложени функциите на длъжностно лице по гражданското състояние и гражданската регистрация с всички права и задължения, произтичащи от Закона за гражданската регистрация.

Предвид това, че визираното споразумение в писмото на кмета на община В. не е приложено към искането за становище, с писмо изх. №П-1730/27.03.2014г., същото е поискано от г-н И.Г.- гл. директор на ГД „ГРАО“- МРР, на основание чл.35 и чл.36 от Административнопроцесуалния кодекс и чл.30, ал.2 от Правилника за дейността на Комисията за защита на личните данни и на нейната администрация /ПДКЗЛДНА/. С писмо вх. №П-2030/03.04.2014г. от г-н И.Г. е получено копие от Споразумение №08-В-47/ 09.05.2007г. Споразумението е сключено на 09.05.2007г. на основание чл.106, ал.1, т.2 и в изпълнение на чл.23, ал.1 и чл.114, ал.1, т.2 /отм./ от ЗГР във връзка с чл.4, ал.1 т.1 и т.6 от ЗЗЛД между община В., представлявана от К.Й.- кмет на община В. /потребител/ и МРРБ, представлявано от А.Г.- министър на регионалното развитие и благоустройството /администратор/. Предмет на споразумението е предоставяне на лични данни по смисъла на параграф 1, т.5 от ДР на ЗЗЛД от НБД „Население“, поддържана от ГД ГРАО“, от администратора на потребителя. В т.3 на споразумението е посочено, че данните по т.1 се предоставят от потребителя за работа с диалоговата система на НБД „Население“ само за служители в отделите по гражданска регистрация и гражданско състояние при изпълнение на задълженията им по ЗГР. Споразумението се сключва безсрочно /т. 4. 1/.

В т.5.1 е посочено, че администраторът се задължава да предоставя за „ползване/работа“ на потребителя данни от автоматизираните информационни фондове на национално равнище (Национална база данни „Население“) за извършване на справки в диалогов режим на работа в НБД„Население“, само от служителите на потребителя, описани в Приложение №1 неразделна част от споразумението. Това приложение, за което е посочено, че е неразделна част от споразумението не е изпратено в КЗЛД.

Гражданската регистрация включва съвкупност от данни за едно лице, които го отличават от другите лица в обществото и в семейството му в качеството на носител на субективни права, като име, гражданство, семейно положение, родство, постоянен адрес и др. Гражданската регистрация на физическите лица в Република България се основава на данните в актовете за тяхното гражданско състояние и на данните в други актове, посочени в закон.

Вписването в регистъра на населението се извършва в общините по постоянния адрес на физическите лица. В регистрите на актовете за гражданско състояние се вписват /в населеното място, в което е настъпило събитието/събитията раждане, брак и смърт за всички лица, които към момента на настъпване на събитието са български граждани, и за лицата, които не са български граждани, но към момента на настъпване на събитието се намират на територията на Република България, като отговорността за гражданската регистрация на територията на конкретна община е на кмета на общината, съобразно разпоредбата на чл.4, ал.3 от Закона за гражданската регистрация /ЗГР/.

Съгласно чл.22от ЗГРрегистърът на населението се подържа в електронен вид и формира Национална база данни „Население“. Регистърът на населението се състои от електронните лични регистрационни картони на всички физически лица по чл.3, ал.2. Регионална база данни „Население“ е част от регистъра на населението и се състои от електронните лични регистрационни картони на физическите лица с постоянен и/или настоящ адрес в областта.

Във всички случаи на предоставянето на достъп до РН- НБД „Население“ на дадено лице, в случая заместник- кмет на община В.,представлява действие по обработване на лични данни по смисъла на легалната дефиниция, посочена в § 1, т.1 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД, т.е. всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършват по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване.

По отношение законосъобразните условия, при които се допуска обработването на лични данни, се прилагат разпоредбите на чл.4 от ЗЗЛД, според който обработването на лични данни (в случая предоставянето достъп) се допуска, когато е налице поне едно от изчерпателно изброените и дадени алтернативно в закона условия за допустимост.

Достатъчно е наличието на поне едно от горепосочените и дадени алтернативно в закона основания, за да е налице допустимо и законосъобразно обработване на лични данни.

В разглеждания случай предоставянето на достъп на определени лица въз основа на споразумението е на основание чл.4, ал.1, т.1 и т.6 от ЗЗЛД т.е. налични са условия за допустимо обработване на личните данни.

Регистрите за гражданското състояние и регистъра на населението се създават и поддържат от Единната система за гражданска регистрация и административно обслужване на населението (ЕСГРАОН), която е национална система за гражданска регистрация на физическите лица в Република България и източник на лични данни за тях (чл. 100-101 ЗГР).

Съгласно чл.106, ал.1 ЗГР данните от ЕСГРАОН се предоставят на:

1. българските и чуждестранните граждани, както и на лицата без гражданство, за които се отнасят, а също така и на трети лица, когато тези данни са от значение за възникване, съществуване, изменение или прекратяване на техни законни права и интереси;

2. държавни органи и институции съобразно законоустановените им правомощия;

3. български и чуждестранни юридически лица- въз основа на закон, акт на съдебната власт или разрешение на Комисията за защита на личните данни.

Законът за гражданската регистрация се явява специален по отношение на Закона за защита на личните данни при предоставяне на лични данни на трети лица. Кметът на общината в качеството си на длъжностно лице по гражданско състояние на територията на общината може да възлага тази функция с писмена заповед на кметове на кметства и кметски наместници в населените места, в които се поддържат регистри на актове за гражданско състояние, и на други длъжностни лица от общинската администрация /чл. 35, ал.3 от ЗГР/. Предвид разпоредбата на ал.3 на чл.35 няма пречка такава функция да бъде възложена на заместник- кмет, в случая на заместник- кмета на община В. В чл.106, ал.3 от ЗГР е посочено, че длъжностните лица от общинските администрации, изпълняващи дейности по гражданската регистрация, както и консулските длъжностни лица в чужбина имат право на безвъзмезден достъп до данните в електронните регистри на национално ниво. В ал.4 на чл.106 е посочено, че условията за достъп и за предоставяне на данни от регистрите се определят със споразумение между министъра на регионалното развитие и потребителя по ред, определен в наредбата по чл.113, ал.1. В тази наредба с наименование Наредба №РД- 02-20-9 от 21 май 2012г. за функциониране на единната система за гражданска регистрация е посочено, че кметът на общината определя на територията на цялата община длъжностните лица по гражданска регистрация, на които се предоставя достъп и посочва задълженията им във връзка с предоставения достъп /чл.153, ал.2/. В ал.3 на чл.153 е посочено, че за лицата с предоставен достъп задължително се посочват име и ЕГН, длъжност, отдел/звено, дирекция, адрес на електронна поща, телефон за връзка.

В изложения казусса налични основания за допустимо обработване на лични данни по Закона за защита на личните данни, аргумент от чл.4, ал.1, т.1 и т.6 на ЗЗЛД. Също така е налично условие за предоставяне на искания достъп, съгласно чл.106, ал.1, т.2 от ЗГР.

Във връзка с гореизложеното и на основание чл.10, ал.1, т.4 от ЗЗЛД, Комисията за защита на личнитеданниизразява следното

Няма правна пречка кметът на община В.,в качеството му на лице по гражданско състояние,да възложи тази си функция на заместник- кмет на общината, в конкретния случай г-н П.П. В изложения казусса налични основания за допустимо обработване на лични данни по Закона за защита на личните данни, аргумент от чл.4, ал.1, т.1 и т.6 на ЗЗЛД. Комисията счита, че е налице условие за предоставяне на искания достъп, съгласно чл.106, ал.1, т.2 от ЗГР.

Достъпът до РН- НБН „Население“ на длъжностните лица по гражданското състояние следва да се осъществява в съответствие със Споразумение №08-В-47/09.05.2007г.