СТАНОВИЩЕ
НА
КОМИСИЯТА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
рег. №ПНМД – 01 – 5/16.01.2020г.
гр. София, 20.02.2020г.
Относно: Възможност да се използва легитимния интерес по смисъла на чл.6, пар.1,б.„е“ от Регламент(ЕС) 2016/679 (Общ регламент относно защитата на данните, Регламентът) като основание работодателите да изискват свидетелство за съдимост в случаите, когато това изискване не е предвидено или не произтича от закон или друг нормативен акт
Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: председател– Венцислав Караджов и членове– Цанко Цолов и Мария Матева, на заседание, проведено на 12.01.2020г., разгледа постъпило писмо с искане за даване на становище с вх.ПНМД-01-5/16.01.2020г., подадено от г-н Ф., пълномощник на банка. Писмото е на основание чл.80, пар.1, т.8 във вр. с чл.58, пар.3,б.„б“ от Регламент(ЕС) 2016/679 и е във връзка с прилагането на чл.1, ал.1, т.5 от Наредба №4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор, във връзка с чл.10 и чл.6, пар.1,б.„е“ от Регламент(ЕС) 2016/679.
В писмото се посочва, че съгласно чл.10 от Регламента, обработването на лични данни, свързани с присъди и нарушения или със свързаните с тях мерки за сигурност, въз основа на чл.6, пар.1, се извършва само под контрола на официален орган или когато обработването е разрешено от правото на Съюза или държава членка.
От своя страна, във връзка с процедурата по влизане в трудови правоотношения със служители, чл.1, ал.1, т.5 от Наредба №4 гласи, че свидетелство за съдимост се предоставя, когато със закон или друг нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало.
Такива примери могат да бъдат намерени в наредба №63 за прилагане на Указ№1074 за ограничаване заемането на отчетнически, материалноотговорни и други длъжности от осъдени лица. чл.3, ал.1 във вр. с чл.1 от тази Наредба указва, че свидетелство за съдимост се предоставя от кандидати за работа на позиции, свързани с: а)събиране, съхраняване, разходване или отчитане на обществени парични или материални ценности; б)лицата, които фактически изпълняват тези функции без да са назначени на такива позиции; в)лицата, които управляват или се разпореждат с тези ценности и г)лицата, упражняващи финансов контрол. Друг подобен пример може да се намери в чл.11, ал.1, т.3 от Закона за кредитните институции, където се изисква удостоверяване на съдебно минало от членовете на управителния съвет, на съвета на директорите, както и на прокурист на банка. Удостоверяване на липсата на съдебно минало е въздигнато и като предпоставка за получаване на правоспособност като адвокат– чл.5, ал.1, т.1 от Закона за адвокатурата.
Според господин Ф., от изложеното дотук се налага изводът, че в Република България следва да съществува законова регламентация, която изрично да посочва длъжноститеи професиите, за които се изисква предоставянето на свидетелство за съдимост с оглед удостоверяване на съдебно минало. По аргумент на противното, за всички останали длъжности не следва да бъде изисквана такава информация и обработването на такива чувствителни данни би било в противовес със изискванията на чл.10 от Регламента.
Въпреки така разгледаната правна уредба, много често в практиката работодателите предпочитат да изискват удостоверение за съдебно минало чрез предоставянето на свидетелство за съдимост от кандидатите за работа преди встъпване в трудови правоотношения. Работодателите желаят да разполагат с информация за липсата или наличието на предходни осъждания на своите потенциални служители, предвид преценката за годност на дадено лице да изпълнява коректно и успешно своите работни задължения.
Като пример от Банката посочват свободна позиция при работодател за длъжността шофьор, при която кандидатства лице, което е осъждано за престъпление по транспорта. Друг такъв пример е кандидатстване за свободна позиция за компютърен специалист, от лице, осъждано за осъществяване на компютърни престъпления. Тази информация е съществен елемент, който следва да бъде преценен от работодателя, за да може да се прецени дали един кандидат за работа е по-подходящ от друг за свободните позиции в организацията му.
Същевременно, изискването за удостоверяване на съдебно минало може да се обоснове и със съображения за сигурност, с оглед възможността в работния колектив да се включи лице, осъдено за престъпления срещу личността, срещу собствеността и т.н.
Според г-н Ф., посочването на тези примери повдига въпроса за аргументирането на легитимен интерес по смисъла на чл.6, пар.1,б.„е от Регламента“ от работодателите да изискват предоставянето на свидетелство за съдимост от кандидатите за работа. Обработването на такива лични данни от работодателите би имало минимално въздействие върху субектите на данни, предвид изискването за заличаването им в кратък срок след края на кампанията по набиране на персонал съгласно чл.25к от ЗЗЛД. Може да се изложи и аргумент, че кандидатите за работа могат да очакват, че такива данни биха могли да бъдат изискани с оглед сравняването на всички качества и квалификации на кандидатите в процедура по подбор на персонал.Същевременно наличието на спокойствие и сигурност у работодателя и работния колектив би могло да се въздигне като достатъчно основание, което да обоснове обработването на такива лични данни. От друга страна обаче следва и да се съобрази и института на реабилитация по смисъла на чл.85-88а от Наказателния кодекс. По силата на тази регламентация, след изтичането на определен период от време и при спазването на определени предпоставки, въпреки че дадено лице е осъждано за престъпление, то и в свидетелството за съдимост се записва, че лицето „не е осъждано“.
В писмото се посочва, че всеки работодател би следвало да има възможност да направи преценка относно всички релевантни фактори, с оглед наемането на служители в организацията си и че при всички случаи, с оглед изискванията на Регламента, всеки работодател би могъл да осъществи и облече в писмена форма, за доказване, свой вътрешен анализ за наличието на легитимен интерес при съблюдаване на критериите за цел, необходимост и баланс по Регламента. От друга страна би трябвало да се вземе под внимание и относимата практика на Комисията за защита от дискриминация и съответното решение №12 от 22.01.2013г. на КЗД по преписка №159/2011г., 3-ти ЗС, съгласно което, след разгледана жалба по оплаквания за дискриминация по признак „лично положение“ във връзка с чл.12 от Закона за защита от дискриминация (след представяне на свидетелството за съдимост се твърди отказ от назначаване на работа, т.е. дискриминация по признак „лично положение“), макар че искът е отхвърлен като недоказан, следва да се имат предвид определени мотиви на КЗД:
„Въвеждането на повелителната норма на чл.12, ал.1 от ЗЗдискр. е израз на убеждението на законодателя за нуждата от съществуването на определени норми, които да предотвратяват извършването на дискриминация и да гарантират правото на равенство, установено в Конституцията на Република България– чл.6, ал.2, където е посочено, че всички граждани са равни пред закона. Не се допускат никакви ограничения на правата или привилегии, основани на раса, народност, етническа принадлежност, пол, произход, религия, образование, убеждения, политическа принадлежност, лично или обществено положение или имуществено състояние“. Правото на равенство и защита срещу дискриминация за всички лица представлява всеобщо право, признато от Всеобщата декларация за правата на човека. Забраната за дискриминация е прогласено и в първичното право на Европейския съюз, Дял II Разпоредби с общо приложение, чл.10, който гласи: „При определяне и осъществяване на своите политики и дейности Съюзът се стреми да се бори срещу всяка форма на дискриминация, основана на пол, раса или етническа принадлежност, религия или убеждения, увреждане, възраст или сексуална ориентация“.
Тези мотиви отново водят към разбирането, че свидетелство за съдимост следва да се изисква за назначаване на длъжности, само когато закон или нормативен акт изискват това, а не за всички длъжности, каквато е масовата практика на работодателите към момента.
Според господин Ф., предвид изложеното до тук, и в качеството си на работодател, за представляваната от него банка възниква правен интересот отправянето на молба за становище до Комисията за защита на личните данни относно въпроса: Може ли легитимният интерес по смисъла на чл.6, пар.1,б.„е“ от Регламента и при спазването на всички изисквания по неговото обосноваване, да послужи като годно основание за работодателите за обработването на лични данни за съдимост на кандидатите за работа или разпоредбите на чл.1, ал.1, т.5 от Наредба №4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор, във вр. с чл.10 от Регламента следва да се прилагат стриктно и за длъжностите, за които не е изрично посочено в закон или нормативен акт, не може да се изисква свидетелство за съдимост?“
Приложение: нотариално заверено пълномощно.
Правен анализ:
Регламент(ЕС) 2016/679 (Общ регламент относно защитата на данните, Регламентът), който се прилага пряко от 25 май 2018г., наред със Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД), определят правилата за защита на основните права, свободи и интереси на физическите лица във връзка с обработването на личните им данни и по-специално правото на защита на личните данни.
Съгласно чл.4, т.1 от Общия регламент, „лични данни“ означава всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни“) пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице.
Съгласно чл.6 от Наредба №8 от 26 февруари 2008г. за функциите и организацията на дейносттана бюрата за съдимост бюлетини за съдимост се съставят за всички осъдени лица на наказания по чл.37 НК, вкл. и в случаите, когато осъденият е освободен от изтърпяване на наказанието или не е наказан съгласно чл.64, 158, чл.182, ал.3, чл.183, ал.3 и чл.191, ал.4 НК, или е приложено условно осъждане по чл.66 НК, като в чл.7, ал.1 е посочено съдржанието на бюлетина за съдимост на осъденото лице, а именно: собственото, бащиното и фамилното име; единният граждански номер (ЕГН) или личен номер на чужденец (ЛНЧ); денят, месецът и годината на раждане; месторождението; гражданството; собственото, бащиното и фамилното име на майката и бащата на осъденото лице;извлечение от влязъл в сила съдебен акт по наказателни дела, отразяващо диспозитива на съдебния акт; датата на влизане в сила на съдебния акт.В чл.7, ал.2 се посочва, чеизвлечението по ал.1, т.7 съдържа: номера на делото; датата и номера на съдебния акт и съда, който го е постановил; извършеното престъпление и неговата квалификация; времето и мястото на извършване на престъплението; вида и размера на наложеното наказание; приспадането и зачитането на предварителното задържане по чл.59, ал.1НК; освобождаването от изтърпяване на наказанието и неналагането на наказание съгласно чл.64, 158, чл.182, ал.3, чл.183, ал.3 и чл.191, ал.4 НК, както и условното осъждане по чл.66 НК, при което се посочва и изпитателният срок.
Както е видно, в свидетелството за съдимост се съдържат голям обем от лични данни на физическите лица, като по отношение законосъобразните условия, при които се допуска обработването им, се прилагат разпоредбите на чл.6 от Регламента, според които обработването на лични данни е законосъобразно, когато е налице поне едно от изчерпателно изброените и дадени алтернативно условия за допустимост на обработването. Предвид горното, предоставянето на информация, съдържаща лични данни, може да се извършва само при наличие на една от хипотезите, разписани в чл.6, ал.1 от Регламента.
В чл.1, ал.1, т.5 от Наредба №4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор, се съдържа изискването, при сключване на трудов договор да се представя свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало. От това съвсем ясно следва, че правното основание за обработване на лични данни, съдържащи се в свидетелството за съдимост, може да се извършва единствено на основание чл.6, пар.1,б.„в“ от Регламента, когато обработването е необходимо за спазване на законово задължение, което се прилага спрямо администратора. В случая такъв се явява работодателят.
Възможността за подобно ограничение на обработване на данни, чрез законодателна мярка в правото на държава членка, е изрично предвидена в чл.23 от Регламента. В този смисъл, обхватът на задълженията и правата на администратора/обработващия лични данни, са ограничени в съответствие с чл.23, пар.2,б.„а“ и „в“, като е въведено ограничение в дадена категория обработване, посредством представяне на свидетелство за съдимост, и е разписан обхвата на това ограничение– само по отношение на администраторите/обработващите, за които не е предвидено изрично законово разрешение за този род обработване на данни.
От това следва, че работодател може да обработва лични данни, съдържащи се в свидетелство за съдимост, единствено на основание чл.6, пар.1,б.„в“ от Регламента, но не и на основание легитимен интерес съгласноб.„е“ от същия.Поради това всички аргументи, посочени от представителя на банката, в полза на обработване, основано на легитимния интерес на администратора, не намират превес над формалните изисквания на Общия регламент и националния закон.
Нещо повече, изискването на чл.10 от Регламента, обработването на лични данни, свързани с присъди и нарушения, да се обработват само под контрола на официален орган или на основания законово разрешение от правото на ЕС или от националното право, кореспондира с цялостната система, въведена по отношение обработването на лични данни, свързани с присъди. От една страна тези данни, по смисъла на чл.1, ал.1 от Наредба №8, се обработват от Бюро за съдимост при всеки районен съд и Централно бюро за съдимост при Министерството на правосъдието, които издават свидетелства за съдимост и справки за съдимост (чл. 33, ал.1 от същата наредба), а информацията която се предоставя за обработване на различни адресати (особено като се има предвид, че касае и данни на трети лица– родители на заинтересования субект на данни), се предава само на основание наличие на законово изискване. По този начин се избягва прекомерна намеса в правната сфера на субекта на данни и на трети лица, което по своята същност елиминира възможността легитимният интерес на даден администратор да намери превес в изложените хипотези.
Следователно, в случай, че лицето попада в хипотезите на материално отговорно лице, или попада в хипотезите на професии, за които е задължително да представят свидетелство за съдимост, следва да се направи анализ на кои от длъжностите да се назначи материално отговорно лице.
Предвид горното, и на основание чл.58, ал.3 от Общия регламент относно защитата на данните, Комисията за защита на данните изрази следното
СТАНОВИЩЕ:
За целите на сключване на трудов договор работодател може да обработва лични данни, съдържащи се в свидетелство за съдимост, единствено на основание чл.6, пар.1,б.„в“ от Регламент(ЕС) 2016/679 и съгласно нормативното изискване, съдържащо се в чл.1, ал.1, т.5 от Наредба №4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор. В тези хипотези се представя свидетелство за съдимост, когато със закон или нормативен акт се изисква удостоверяването на съдебно минало.
| ПРЕДСЕДАТЕЛ: | ЧЛЕНОВЕ: | |
| Венцислав Караджов /п/ |
Цанко Цолов /п/ | |
| Мария Матева /п/ |
