Становище на КЗЛД относно възможността за пренос на лични данни в хипотезата на изпращане на готови български лични документи на заявители, живеещи в чужбина, чрез куриерска фирма или по пощата

Във връзка с поставени от Министерството на външните работи въпроси относно създаване на улеснения за българските граждани в чужбина при получаването на издадени български лични документи, Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) е сезирана с искане от председателя на Държавната комисия по сигурността на информацията г-жа Ц.М. за становище относно възможността за пренос на лични данни в хипотезата на изпращане на готови български лични документи на заявители, живеещи в чужбина, чрез куриерска фирма или по пощата.

Понастоящем съществува практика български лични документи и други официални документи, издадени на български граждани в чужбина, да бъдат пренасяни от територията на Република България до територията на съответната друга държава, оформени като дипломатическа поща. С цел облекчаване на процедурата по административно обслужване на българските граждани в чужбина и създаване на удачен механизъм за бързото пренасяне на такива документи в момента се използват и/или анализират опциите за използване на командирска поща, командировани дипломатически служители или сертифицирана за пренос на ценни пратки фирма, осъществяваща куриерски услуги. В хода на обсъжданията по намиране на най-удачен избор измежду тези варианти е подвигнат въпросът за възможността по този начин да бъдат пренасяни документи, съдържащи лични данни.

Условията и реда за издаване, ползване и съхраняване на българските лични документи е предмет на регламентация в Закона за българските лични документи (ЗБЛД) и Правилника за издаване на българските лични документи (Правилника). Съгласно чл.2 от ЗБЛД българските лични документи са собственост на държавата.

На българските граждани се издават следните документи за самоличност : лична карта; паспорт, дипломатически паспорт, служебен паспорт, моряшки паспорт, военна карта за самоличност; свидетелство за управление на моторно превозно средство. На българските граждани могат да се се издават и следните документи за самоличност, заместващи паспорта: временен паспорт; служебен открит лист за преминаване на границата; временен паспорт за окончателно напускане на Република България.

Разпоредбата на чл. 16 от ЗБЛД предвижда българските лични документи да съдържат следните задължителни лични данни : имена; дата на раждане; единен граждански номер (личен номер или личен номер за чужденец); пол; гражданство. Освен тези данни, в паспорта, служебния, дипломатическия и моряшкия паспорт и военната карта за самоличност се съдържат и биометрични данни на лицето (изображението на лицето на гражданина и пръстовите му отпечатъци, които се използват за разпознаване и проверка на заявена самоличност).

Съгласно чл. 17, ал.1 от ЗБЛД за издаване на български лични документи лицата подават заявление по образец до компетентните органи. По правило, освен в изрично предвидени в закон случаи, лицето трябва да се яви лично пред съответния компетентен орган и да подпише заявлението си в присъствието на упълномощено длъжностно лице, което снема и биометрични данни в предвидените от закона случаи.

В чл. 7, ал.1 от правилника подробно са разписани компетентните органи, пред които се подават заявления за издаване на български лични документи в зависимост от съответния вид на личния документ. Съгласно чл. 10, ал.1 от правилника при подаване на заявлението заявителят следва да положи подпис под снимката в присъствието на длъжностното лице, т.е. подписът се полага от лицето лично. Разписани са специални разпоредби относно изискванията за полагане на подпис от незрящи, лица с увреждания на горните крайници и неграмотни. Аналогични са изискванията за лично полагане на подис и при получаване на български личен документ или при отказ да бъде издаден такъв документ. В тези случаи обаче е възможно заявителят или упълномощен от него представител да попълни собственоръчно на указаното място в заявлението имената си, дата и място на получаване на документа или отказа и да положи подпис пред длъжностното лице. В случаите, в които заявлението за издаване на български личен документ е подадено по електронен път, законът изисква получаването на документа да става лично.

Във връзка с подаването на заявления и тяхното получаване от български граждани, живеещи предимно в чужбина, ЗБЛД и Правилникът разписват специални правила. Съгласно чл. 21, ал.1 от правилника българските граждани, които пребивават в чужбина, могат да подават заявление за издаване на лична карта, паспорт и за подмяна на свидетелство за управление на МПС в съответното дипломатическо или консулско представителство на Република България в чужбина. Предвидено е в дипломатическите и консулските представителства на Република България в чужбина, в които има техническа възможност, длъжностните лица при приемане на заявлението за издаване на лична карта и свидетелство за управление на МПС да заснемат с цифрови устройства подписа и лицето на заявителя, а за паспорти – подписа, лицето и пръстовите отпечатъци на заявителя. Длъжностните лица в дипломатическото или консулското представителство на Република България в чужбина, в което е прието заявлението, въвеждат личните данни от него, информация за приложените документи, подписа и снимката, респ. пръстовите отпечатъци на заявителя в автоматизирана информационна система и регистрират заявлението по съответния ред.

Искането за издаване на съответния документ се изпраща в Дирекция „Български документи за самоличност” – МВР, респ. в отдел "Пътна полиция" (ОПП) при СДВР, по електронен път чрез защитена комуникационна връзка, а по отношение заявления за издаване на свидетелство за управление на моторно превозно средство (МПС)- чрез МВнР . В срок до 5 работни дни съответният компететен орган на МВР, по електронен път връща отговор до дипломатическото или консулското представителство на Република България в чужбина относно съответствието на попълнените данни в заявлението с тези в Националния автоматизиран информационен фонд "Национален регистър на българските лични документи" (НАИФ "НРБЛД") и възможността за издаване на съответния документ. При съответствие на данните искането се регистрира като прието заявление за персонализиране на личната карта, паспорт или свидетелство за МПС.

В случай на несъответствие на попълнените в заявлението данни с тези в НАИФ "НРБЛД", е разписано изискване за изпращане по електронен път на указания за тяхното отстраняване до съответното дипломатическо или консулско представителство на Република България и уведомяване на заявителя за това, както и действията, които следва да се предприемат в случай, че липсва техническа възможност за заснемане с цифрови устройства на подписа и лицето, респ. и пръстовите отпечатъци на заявителя.

Във връзка с издаването на български лични документи по заявления, приети в дипломатическите и консулските представителства на Република България в чужбина, §5, ал.2 от Правилника дава възможност на министъра на вътрешните работи и министъра на външните работи да издават съвместни указания относно издаването на български лични документи по такива заявления.

По отношение получаването на вече издаден документ правилникът (чл.50, ал.1) предвижда персонализираният документ за самоличност на български граждани да се получава лично от заявителя, от упълномощено от него лице – след представяне на нотариално заверено изрично пълномощно, или от лице, посочено от заявителя в заявлението при подаването му, и:

1. попълване на съответното поле за получаване в заявлението;

2. връщане на предходния документ за самоличност от същия вид, ако има такъв, или подаване на искане за задържане на предходен документ.

Правилникът определя и лицата, които имат право да получат персонализирани документи за самоличност на малолетните, непълнолетните и на поставените под запрещение лица – български граждани. Право да получават тези документи имат родител, настойник, попечител, упълномощено от тях лице – след представяне на нотариално заверено изрично пълномощно, или лице, посочено от родител, настойник или попечител в заявлението пред длъжностното лице при подаването му. В случаите, когато персонализираният български личен документ е издаден на основание на заявление, подадено по електронен път или в случаите, в които законът допуска едно лице да не се яви лично при подаване на заявление, е въведено изискване персонализираният български личен документ да се получи лично.

Длъжностното лице, което връчва българския личен документ, сверява данните от заявлението с данните от документа и удостоверява съответствието им с подпис в заявлението. В тази връзка в Инструкция № Iз-417 от 10.03.2010 г. за организацията и технологията на работа в структурите на МВР при издаване на български лични документи е разписано, че при осъществяване на дейност "Връчване на персонализираните български лични документи" лицето удостоверява самоличността си и представя регистрационния талон.Служителят връчва новия български личен документ на лицето, което полага подпис в разпечатката. Служителят се подписва в разпечатката, където автоматично са нанесени неговите имена.

В Правилника за издаване на българските лични документи са уредени някои хипотези на пренасяне на заявления или български лични документи в чужбина и връщане на такива документи в Република България от и до съответното дипломатическо или консулско представителство.

1. Пренасяне по служебен път или чрез сертифицирана за пренос на ценни пратки фирма, осъществяваща куриерски услуги

Възможност за пренасяне на заявления или издадени български лични документи по служебен път или чрез сертифицирана за пренос на ценни пратки фирма, осъществяваща куриерски услуги е разписана в следните хипотези :

1.1. когато в дипломатическите или консулските представителства на Република България в чужбина са подадени заявления за издаване на лична карта и свидетелство за управление на МПС, но няма техническа възможност за заснемане с цифрови устройства на подписа и лицето на заявителя, респ. и пръстовите отпечатъци на заявителя. В тези случаи изпращането на подадените заявления е възможно само по служебен път или чрез куриерска фирма.

1.2. когато вече са издадени от Дирекция "Български документи за самоличност" – МВР, респ. Отдел "Пътна полиция" – СДВР, персонализираните лични карти, паспорти и свидетелства за управление на МПС. В тези случаи те се изпращат чрез МВнР до съответното дипломатическо или консулско представителство на Република България в чужбина, което има задължение да уведоми писмено заявителя за издадения му документ в срок до 7 работни дни.

1.3. При подаване на заявление за бързо издаване на лична карта, което може да стане и в дипломатическите и консулските представителства на Република България в чужбина. В тези случаи препращането по сертифицирана фирма е алтернативен начин за изпращане, наред със служебното препращане, и се отнася само до случаите на подмяна на документи.

Съгласно разпоредбите на правилника използване на сертифицирана за пренос на ценни пратки фирма, осъществяваща куриерски услуги, в хипотезите, разгледани по-горе, е допустимо в случаите, в които в страната на пребиваване се предлага услугата "препращане чрез куриерска фирма", заявителят е поискал ползването на тази услуга и е заплатил за нея.

2. Пренасяне с дипломатическа поща

2.1. При констатирани несъответствия на данните в заявлението с тези в НАИФ "НРБЛД" и изпратени указания за тяхното отстраняване. В тези случаи е въведено задължение за дипломатическо или консулско представителство на Република България в чужбина да изпрати съответните документи – предмет на несъответствието, с първата дипломатическа поща в рамките на три месечен срок от уведомяване на заявителя за несъответствията.

2.2. При настъпване на събития и факти, които налагат връщането на български лични документи на органа, който ги е издал. В този случай дипломатическите и консулските представителства на Република България в чужбина са длъжни да уведомяват компетентните органи на МВР за настъпването на тези събития и факти, не по-късно от 7 работни дни, след като те са им станали известни, и да изпратят с първата дипломатическа поща получените български лични документи на органите, които са ги издали.

2.3. При изгубване, кражба, повреждане или унищожаване на български личен документ. В тези случаи пребиваващите на територията на друга държава граждани са длъжни да подадат в срок до 3 дни писмена декларация по образец в най-близкото дипломатическо или консулско представителство на Република България в чужбина, което изпраща копие от нея в срок до 7 дни чрез МВнР на ДБДС – МВР. Оригиналът на декларацията се изпраща с първата дипломатическа поща.

По отношение мерките за защита на данните, съхранявани в информационните фондове за българските лични документи от случайно или неразрешено унищожаване, както и при случайно загубване и неразрешен достъп, изменение или разпространение, ЗБЛД въвежда изискване да се вземат специални осигурителни мерки в съответствие със Закона за защита на личните данни и с Конвенция № 108 на Съвета на Европа от 28.01.1981 г. за защита на лицата при автоматизираната обработка на лични данни, съставена в Страсбург на 28 януари 1981 г., ратифицирана със закон (ДВ, бр. 56 от 2002 г.) (ДВ, бр. 26 от 2003 г.) по ред, утвърден от Министерския съвет.

В допълнение към мерките за защита по отношение на информационните фондове законът въвежда задължение за гражданите, притежатели на български лични документи, да ги пазят от повреждане, унищожаване или загубване, като разписва и това, че налагането на ограничения, свързани с ползване и съхранение на български лични документи, следва да бъдат уредени със закон.

Съгласно чл. 2, ал.1 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД) лични данни са всяка информация, отнасяща се до физическо лице, което е идентифицирано или може да бъде идентифицирано пряко или непряко чрез идентификационен номер или чрез един или повече специфични признаци. Специфични признаци по смисъла на § 1, т.16 от допълнителните разпоредби на ЗЗЛД са признаци, свързани с физическа, физиологична, генетична, психическа, психологическа, икономическа, културна, социална или друга идентичност на лицето. При анализ на разпоредбите на ЗЗЛД и ЗБЛД се установява, че за целите на ЗБЛД законодателят е въвел самостоятелна дефиниция на понятието „лични данни”. Съгласно нея лични данни са всяка информация относно определено физическо лице. Това определение е много по-широко като обхват от определението по ЗЗЛД и включва всякаква информация, касаеща определено лице, независимо дали е в обем, достатъчен, за да го идентифицира пряко или непряко. По този начин, с въвеждането на специална дефиниция по смисъла на ЗБЛД, много по-голям обем от данни относно едно лице попадат под режима за защита на личните данни.

Може да се приеме, че действията по предаване на български лични документи или други документи, съдържащи лични данни, респ. тяхното пренасяне от територията на Република България до територията на друга държава, съставляват действия по обработване на лични данни по смисъла на определението по §1,т.1 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД. Съгласно него "обработване на лични данни" е всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършват по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване.

Съгласно чл.4 от Закона за защита на личните данни, обработването на лични данни е допустимо само в случаите, когато е налице поне едно от следните условия:

3. обработването е необходимо за изпълнение на задължения по договор, по който физическото лице, за което се отнасят данните, е страна, както и за действия, предхождащи сключването на договор и предприети по негово искане;

4. обработването е необходимо, за да се защитят животът и здравето на физическото лице, за което се отнасят данните;

5. обработването е необходимо за изпълнението на задача, която се осъществява в обществен интерес;

6. обработването е необходимо за упражняване на правомощия, предоставени със закон на администратора или на трето лице, на което се разкриват данните;

7. обработването е необходимо за реализиране на законните интереси на администратора на лични данни или на трето лице, на което се разкриват данните, освен когато пред тези интереси преимущество имат интересите на физическото лице, за което се отнасят данните.

В случая, както Законът за българските лични документи, така и Правилникът за издаване на българските лични документи са разписали задължения на Министерството на вънщните работи и на дипломатическите и консулските представителства по участие в процедурата по издаване на български лични документи, вкл. за изпращане на подадени заявления за издаване на документи и персонализирани български лични документи. Касае се за нормативно установено задължение за министерството на външните работи в качеството му на администратор на лични данни по смисъла на чл.4, ал.1, т.1 от ЗЗЛД. Що се отнася до предвидената в правилника възможност за изпращане на заявления и български лични документи посредством сертифицирана за пренос на ценни пратки фирма, осъществяваща куриерски услуги, то това е допустима опция в случаите, в които правилникът изрично е разписал това. В случаите, в които законодателят изрично е предвидил дадени документи да бъдат пренасяни чрез дипломатическа поща, без да е дадена възможност за алтернативно използване на сертифицирана куриерска фирма, то съответните документи следва да бъдат пренасяни само по дипломатически канали. В хипотезите, в които законодателят е допуснал пренасянето на документи да стане алтернативно чрез сертифицирана за пренос на ценни пратки фирма, осъществяваща куриерски услуги или по служебен път, въпрос на преценка от администратора на лични данни (МВнР) е във всеки отделен случай кой конкретен начин за пренасяне да избере. Доколкото няма изрично разписана дефиниция на понятието „по служебен път”, то би могло да се приеме, че това е начин, различен от дипломатическата поща и сертифицираната куриерска фирма.

Правилникът за издаването на българските лични документи допуска използването на сертифицирана за пренос на ценни пратки фирма, осъществяваща куриерски услуги, само ако в страната на пребиваване се предлага услугата "препращане чрез куриерска фирма", заявителят е поискал ползването на тази услуга и е заплатил за нея. Осъществяването на тази услуга на практика е поставено в зависимост от изискванията на местното законодателство в приемащата държава и съгласието на съответното лице. В случай, че е допустимо от местното законодателство и е налице съгласие на лицето по смисъла на §1, т. 13 от допълнителните разпоредби на ЗЗЛД, използването на този начин на пренасяне е допустим и законосъобразен. "Съгласие на физическото лице" по ЗЗЛД е всяко свободно изразено, конкретно и информирано волеизявление, с което физическото лице, за което се отнасят личните данни, недвусмислено се съгласява те да бъдат обработвани. Следва да се има предвид, че съгласието на физическото лице е едно от алтернативно дадените основания за допустимост на обработването на лични данни по чл.4, ал.1 от ЗЗЛД. Съгласно разписаната дефиниция в ЗЗЛД, за да се приеме за съгласие, волеизявлението на физическото лице трябва да е:

·свободно изразено-предоставено от физическото лице, по негово собствено желание, без елемент на принуда;

· недвусмислено – съгласието следва да бъде предоставено по начин и във вид, които да не пораждат съмнение, относно изявената воля на физическото лице за обработване на данните му;

· конкретно – т.е. съгласието следва да бъде предоставено за обработване на лични данни от конкретно лице за конкретни цели;

· информирано – лицето, чиито данни са предмет на обработване, следва да бъде уведомено от администратора, относно: данните, които идентифицират администратора и неговия представител; целите на обработването на личните данни; получателите или категориите получатели, на които могат да бъдат разкрити данните; данните за задължителния или доброволния характер на предоставяне на данните и последиците от отказ за предоставянето им; информация за правото на достъп и правото на коригиране на събраните данни;

· предоставено от физическото лице, за което се отнасят личните данни, предмет на обработване.

Въпреки че ЗЗЛД не въвежда изискване съгласието на лицата да е дадено в писмен вид, в конкретния случай няма пречка съгласието на съответните физически лица, чиито заявления или лични документи са предмет на пренасяне от сертифицирана куриерска фирма, да бъде облечено в писмена форма с цел установяване неговото наличие по безспорен начин, още повече, че лицето поема финансовите тежести във връзка с преноса на документи.

Законът на защита на личните данни (чл.23) въвежда задължение за всеки администратор на лични данни да предприеме необходимите технически и организационни мерки, за да защити данните от случайно или незаконно унищожаване, или от случайна загуба, от неправомерен достъп, изменение или разпространение, както и от други незаконни форми на обработване. Специални мерки за защита следва да бъдат предприети, когато обработването включва предаване на данните по електронен път. Мерките трябва да са съобразени със съвременните технологични постижения и осигуряват ниво на защита, което съответства на рисковете, свързани с обработването, и на естеството на данните, които трябва да бъдат защитени. Минимално необходимите технически и организационни мерки са разписани в Наредба № 1 от 7 февруари 2007 г. за минималното ниво на технически и организационни мерки и допустимия вид защита на личните данни. Наредбата има за цел да осигури адекватно ниво на защита на личните данни в поддържаните регистри с лични данни чрез осигуряване на минимално необходимите технически и организационни средства и мерки.

В наредбата са разписани правата и задълженията на администраторите на лични данни, съдържанието на правилата за сигурност, които всеки администратор е длъжен да приеме и прилага. В нея обаче няма изрични правила относно пренасянето на лични данни или на документи, съдържащи лични данни. Предвид това пренасянето на български лични документи или други документи, съдържащи лични данни, чрез сертифицирана куриерска фирма, по пощата или по служебен път (напр. чрез командировани дипломатически служители), е предмет на мерки за защита, които в конкретния случай следва да бъдат предприети от министерството на външните работи в качеството му на администратор. Поради това, че услугата „препращане чрез куриер” е предмет на двустранна договореност между министерството на външните работи, респ. съответното дипломатическо или консулско представителство и съответната куриерска фирма, именно в договора за извършване на куриерската услуга следва да залегнат определени мерки за защита на данните, за да бъде отговорено на изискванията на ЗЗЛД. Ако е абсолютно задължително изискване фирмите, предоставящи куриерски услуги, да имат право да отварят и проверяват пратката по съображения за сигурност или при форсмажорни обстоятелства, и това е абсолютно задължително условие, за да предоставят сътоветната куриерска услуга, то в договора трябва изрично да бъде регламентирано правото им да извършват само и единствено тези действия. Необходимо е ясно да бъде разписано, че съответният куриер няма право да извършва каквито и да било действия по обработване на съответните лични данни в документа (съгласно дефиницията за обработване по ЗЗЛД), освен действия по проверка на съдържанието на пратката по съображения за сигурност или при форсмажорни обстоятелства. Нещо повече, при стартирането на съответните процедури по избор на куриерска фирма, министерството на външните работи следва да изисква от кандидатите, като необходимо условие за участие в процедурата и сключването на договор, наличието на удостоверение за администратор на лични данни, издадено от КЗЛД на съответния кандидат за извършване на куриерските услуги. Това е важна гаранция за спазването на императивните изисквания на Закона за защита на личните данни във връзка със задължението за регистрация на администраторите на лични данни.

Друго важно условие, за да бъде законосъобразно пренасянето на лични данни, е при транспортиране на пратката до адреса на получателя, на съответния куриер да бъде вменено в задължение да я предостави само на изрично посочения на пратката получател. От гледна точка на защитата на личните данни е изключително важно да има идентичност между лицето, чиито документи (съдържащи негови лични данни или за което се отнасят документите) се пренасят и лицето, което фактически получава пратката. Предвид това е необходимо в съответния договор между министерството на външните работи, респ. дипломатическото или консулското представителство, и сертифицираната куриерска фирма да бъдат разписани задължения за куриерите в изложения по-горе смисъл.

Що се отнася до възможността за пренасяне на лични документи по служебен път и предвид това, че липсва законова дефиниция на това понятие, няма пречка във вътрешен акт (инструкция, вътрешни правила, заповед) на министерството на външните работи (дипломатическото или консулското представителство) да бъдат разписани конкретни задължения за длъжностните лица, които ще пренасят съответните документи, за да се гарантира физическата и персоналната защита на документите с лични данни.

Независимо от горното и въпреки, че личните документи съдържат лични данни, при преценката и използването на възможността за изпращане на документи по служебен път или чрез сиртифицирана куриерска фирма следва да се отчита задължително обстоятелството, че съгласно закона за българските лични документи, тези документи са собственост на държавата.

С цел облекчаване на българските граждани в процедурата по тяхното административно обслужване, вкл. при издаването на лични документи, е необходимо да се има предвид, че изискването за удостоверяване на самоличността на лицето пред съответните органи във връзка с издаването на български лични документи се прилага само по отношение подаването на заявление за издаване на документи. Що се отнася до получаването на издадени документи, то получаването също е лично, но по изключение, когато заявлението е било подадено лично – това може да стане и от упълномощено лице – след представяне на нотариално заверено изрично пълномощно или от лице, посочено от заявителя в заявлението при подаването му.

Предвид това няма правна пречка от позицията на защитата на личните данни българските граждани, пребиваващи в чужбина, да упълномощават други лица да получават съответните техни документи, тъй като това упълномощаване би имало значението на съгласие по ЗЗЛД.

По въпроса дали и други документи, съдържащи лични данни, различни от български лични документи, могат да бъдат пренасяни по пощата или чрез сертифицирана куриерска фирма, следва да се прилага съответната правна уредба, приложима към издаването, ползването и съхраняването на такива документи. В случай, че такава изрична правна уредба липсва или няма конкретни правила във връзка с преноса на документи, няма пречка те бъдат пренасяни по пощата или чрез сертифицирана фирма за куриерски услуги, но само при наличие на съгласие за това от конкретното лице, за което се отнася съответния документ.

При извършената служебна справка в КЗЛД се установява, че Министерството на външните работи е вписано в регистъра на администраторите на лични данни и на водените от тях регистри в КЗЛД с идентификационен номер 53271. Завени за поддържане са 6 броя регистри с лични данни, като отношение към конкретния казус има регистър „Консулски отношения”. Администраторът е декларирал пред КЗЛД, че в този регистър се обработват лични данни с цел консулско обслужване на български и чужди граждани. Като едно от нормативните основания за обработването е посочен Законът за българските лични документи. Заявено е, че данните се събират от самите физически лица, за които се отнасят и има тяхното изрично съгласие. Предвидено е високо ниво на защита на обработваните данни.

С оглед на гореизложеното и на основание чл.10, ал.1, т.4 от ЗЗЛД Комисията за защита на личните данни изразява следното

1. Заявления за издаване и вече издадени български лични документи могат да бъдат изпращани от и до министерството на външните работи, респ. от и до съответното дипломатическо или консулско представителство по служебен път или чрез сертифицирана за пренос на ценни пратки фирма, осъществяваща куриерски услуги в случаите, в които Правилникът за издаването на българските лични документи или друг нормативен акт изрично допуска това. В тези случаи обработването на лични данни, съдържащи се в българските лични документи, се осъществява на основание чл.4, ал. 1, т.1 от ЗЗЛД. Въпрос на преценка във всеки конкретен случай на администратора на лични данни-Министерството на външните работи- е кой от двата алтернативни начини за пренасяне ще бъде използван. Ако за същите тези документи, в определени случаи е предвиден друг ред за пренасяне (напр. по дипломатическа поща), те се изпращат по този друг ред.

2. При избор за пренасяне на български лични документи чрез сертифицирана за пренос на ценни пратки фирма, осъществяваща куриерски услуги, предаването на пратката на фирмата ще бъде законосъобразно, ако законодателството на съответната държава по пребиваване на българския гражданин допуска такъв пренос и съответното физическо лице, чиито документи подлежат на пренасяне или до което се отнасят документите, е изразило своето изрично съгласие за това пренасяне по смисъла на §1, т. 13 от допълнителните разпоредби на ЗЗЛД, вкл. по отношение на заплащането на услугата. В тези случаи обработването на лични данни, съдържащи се в българските лични документи, се осъществява на основание чл.4, ал. 1, т.2 от ЗЗЛД.

3. Пренасянето на други документи, съдържащи лични данни, различни от българските лични документи, става по реда и условията, предвидени за тях (ако има такива). При липса на изрични правила и изисквания за преноса на такива документи, няма пречка те да бъдат пренасяни по служебен път, по пощата или чрез сертифицирана за пренос на ценни пратки фирма, осъществяваща куриерски услуги, ако за това е налице изрично съгласие на лицето, за което се отнася документа по смисъла на §1, т. 13 от допълнителните разпоредби на ЗЗЛД, вкл. по отношение на заплащането на услугата.

4. При възлагането на дейността по пренасяне на документи по т.1-3 министерството на външните работи, респ. съответното дипломатическо или консулско представителство, трябва да предприеме необходимите технически и организационни мерки данните в документите да бъдат защитени от случайно или незаконно унищожаване, или от случайна загуба, от неправомерен достъп, изменение или разпространение, както и от други незаконни форми на обработване. За целта при възлагане на извършването на услугата, респ. сключването на съответните договори за нея, и при спазване на съответното приложимо законодателство, е необходимо изрично да бъде разписано следното :

4.1. забрана за обработване на личните данни от доставчика на услугата по транспортиране, освен предприемане на действията, които са абсолютно необходими за нейното осъществяване, като напр. проверка на съдържанието на пратката по съображения за сигурност или форсмажорни обстоятелства.

4.2. задължение за доставчика на услугата по транспортиране при доставянето на пратката на съответния адрес, тя да бъде предадена само на лицето, което се идентифицира като неин получател, а не на трето лице.

5. Няма пречка българските граждани в чужбина да упълномощават трети лица, които да получават вместо тях издадените български лични документи, при спазване на изискванията за това в Правилника за издаване на българските лични документи. Това упълномощаване може да се приеме за съгласие по смисъла на §1, т. 13 от допълнителните разпоредби на ЗЗЛД.

6. В случай на възлагане пренасянето на документи по служебен път (напр. по командировани дипломатически служители) или при упълномощаване на дипломатически служители да получават издадени лични документи, е целесъобразно министерството на външните работи, респ. съответното дипломатическо или консулско представителство, да предприеме определени технически и организационни мерки посредством разписването на задължения на тези лица при обработването на личните данни, вкл. за предприемането на мерки за тяхната защита при физическото им пренасяне.