Решение по жалба с рег. № Ж-90/ 13.03.2013 г.

Комисията за защита на личните данни в състав: Председател: Венета Шопова и членове: Валентин Енев и Веселин Целков, в заседание, проведено на 04.06.2013г., на основание чл.10, ал.1, т.7 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД), разгледа по същество жалба с рег.№Ж-90/13.03.2013г., подадена от Б.А.И. срещу БТК АД.

Административното производство е по реда на чл.38 от Закона за защита на личните данни.

В чл.30, ал.1 от ПДКЗЛДНА са определени реквизитите, които трябва да съдържа жалбата, с която физическите лица сезират Комисията за нарушения на техните права по ЗЗЛД. Жалбата отговаря на нормативно установените изисквания, поради което се явява редовна. С решение на КЗЛД, взето на закрито заседание, проведено на 27.03.2013г., жалбата е обявена за допустима, като ответна страна в административното производство е конституирана БТК АД.

Б.А.И. сезира КЗЛД с жалба, в която сочи, че на 06.08.2009г. е сключила договор с В. за предоставяне ползването на два мобилни номера. При сключването на договора, въпреки несъгласието на госпожа Б.А.И., служител на дружеството е копирало документа й за самоличност и я е накарало върху копието да напише „Вярно с оригинала” и да се подпише.

Госпожа Б.А.И. счита, че още към момента на копирането на документа й за самоличност е извършено от страна на администратора на лични данни нарушение на разпоредбите на чл.2, ал.2, т.3 от ЗЗЛД, изразяващо се в събирането на лични данни на своите абонати, в обем надхвърлящ целите, за които се обработват данните.

На 07.12.2012г. жалбоподателката посетила магазин на В. с намерение да получи копие от сключеният от нея договор с дружеството. При разпечатването на договора от системата на БТК АД на последната страница фигурирало и копието на личната карта на госпожа Б.А.И. Б.А.И. изразила желанието си документа й за самоличност да бъде изтрит от системата на мобилният оператор. На 08.12.2012г. жалбоподателката е отправила писмено заявление до администратора на лични данни, с което заявява, че желае копието на личната й карта да бъде заличено, но отговор не е получила. В жалбата се сочи, че копирането на документи за самоличност от страна на мобилният оператор не е инцидентен случай.

На 21.01.2013г. при поредно посещение на госпожа Б.А.И. в магазин на БТК АД установява, че молбата й за заличаване на копието на документа й за самоличност не е уважена и мобилният оператор продължава да го съхранява.

Б.А.И. моли КЗЛД да извърши проверка на място по изнесените от нея факти в жалбата. В случай на установяване на извършено административно нарушение по ЗЗЛД, да наложи административно наказание на БТК АД по реда на чл.42, ал.1 от ЗЗЛД, както и да се издаде задължително предписание за заличаване на личните й данни, чрез изтриване на копието на документа й за самоличност.

Към жалбата като доказателства са приложени: копие от сключеният с мобилният оператор договор за предоставянето на мобилни телефонни номера и анекси към него, копие на документа й за самоличност и заявление с правно основание чл.28а от ЗЗЛД, входирано в БТК АД с рег.№81-БИ-00/08.12.2012г.

На редовно заседание на КЗЛД, проведено на 27.03.2013г. е взето решение, с което жалбата е обявена за допустима, конституирани са страните в административно производство и е назначена проверка на място в ответното дружество, с огледустановяване на изложените в жалбата факти, а именно копирането на документа за самоличност на жалбоподателката.

За извършената проверка е съставен констативен акт КА-417/24.04.2013г., приет от КЗЛД с протокол №15/30.04.2013г.

От проверката в Централният офис на БТК АД е установено, че разписването на документи между БТК АД и абонати и потребители на дружеството (клиенти) се извършва посредством таблет, т.е. чрез полагане на подпис върху екрана на устройството. Самият подпис се полага собственоръчно от клиента, но не на хартиен носител, а на екрана на устройството, т.е. на електронен носител. Подписа на клиента, чрез използвания софтуер е защитен от копиране. Тази практика е стартирала през октомври 2012г., като постепенно е въведена в магазинната мрежа на дружеството. По този начин е премахнато събирането, обработването и съхранението на хартиен носител на документи, разписани от клиенти на дружеството. Също така документите, разписани от клиента се прикачват към досието му в електронната система за обслужване на клиенти на БТК АД– Siebel. Документи, разписани преди въвеждане на описаното по-горе подписване е възможно да са сканирани и прикачени към досиетата на клиентите, но това не винаги е направено.

Съхранението и архивирането на документи, подписани на хартиен носител се извършва съгласно Процедура за архивиране на документи на клиентите на Vivacom. „Хамилтън Дейта Сървисиз” ООД поддържа и управлява архива от документи на хартиен носител предоставен от БТК АД, съгласно Договор за услуги от 2006г. и Допълнително споразумение към посочения договор от 30.05.2010г. Проверяващият екип е уведомен, че съгласно политиката на дружеството на клиенти на БТК АД не се предоставят копия на подписани от тях договори и/или допълнителни споразумения към тях. На клиента се предоставя само в писмо информация за клаузите по тези документи. Копия и/или оригинали на договори, допълнителни споразумения и други документи, подписани с клиенти БТК АД предоставя само след искане от органите на съдебната власт, прокуратурата, контролиращите дейността на дружеството комисии или други държавни органи, които са оправомощени за това.

От проверката в Дирекция „Обслужване на клиенти” се установи, че БТК АД от 2007г. са въвели електронната система за обслужване на клиенти на БТК АД– Siebel. В тази система се вижда извършени активации, промени и корекции на заявени от клиенти услуги, структурирани в нар. за краткост досиета. Извършването на проверка за наличие на информация за клиент се извършва на база различни критерии, вкл. ЕГН.

При извършена проверка по ЕГН на жалбоподателя Б.А.И. от потребителския профил на старши сътрудник „Обслужване на клиенти” не се установи наличие на сканирани и прикачени договори и/или други документи във връзка с отношенията между жалбоподателя и БТК АД.

Бяха извършени неколкократни търсения на досиета на клиенти на БТК АД по зададени от проверяващия екип ЕГН или част от ЕГН. При проверките бяха разгледани досиетата на клиенти и прикачените към тях документи. В електронната система за обслужване на клиенти на БТК АД Siebel не беше установено наличие на сканирани копия от документи за самоличност на клиенти на дружеството.

При проверката се извърши търсене по имената на жалбоподателя на представено пред КЗЛД от жалбоподателя Б.А.И. заявление за заличаване на лични данни до БТК АД с вх.№81-БИ-00/08.12.2012г. в регистъра на Рекламациите, който се поддържа от БТК АД. Представителите на БТК АД обясниха, че в този регистър се подават от магазинната мрежа и през интернет всички постъпили от клиенти рекламации, жалби и искания, вкл. тези по чл.29 от ЗЗЛД. Входящите номера на постъпващите в този регистър Рекламации се генерират автоматично от системата. Форматът на генерираните входящи номера по този начин е различен от този на предоставеното от жалбоподателя.

При проверката на място бяха изискани за разархивиране в оригинал и представени с писмо с вх.№С-236/15.04.2013г. заверено копие от договор 8712247635/ 06.08.2009/7975377 между Б.А.И. и БТК АД и документите към него, изискани от архив. Представена беше справка за действията, отбелязани е електронната система за обслужване на клиенти на БТК АД Siebel, свързани с профила на Б.А.И. Съгласно предоставената информация електронната система за обслужване на клиенти на Siebel запис за извършвани действия по профил на клиент се прави само при промяна на данни, вкл. прикачени файлове (създаване, промяна, изтриване). От предоставената информация, както и при проверката на място не беше установени действия свързани с коригиране и/или заличаване на документи в профила на жалбоподателя.

При проверката в деловодството на ответното дружество се установи, че БТК АД поддържат в централния си офис, вкл. на Рецепция в него деловодна система „Архимед”. От деловодната система е видна номенклатура на входящите номера, които се дават при постъпване на писмо, адресирано до централния офис или предоставено директно на Рецепция в централния офис на дружеството. Входящите номера през деловодната система съдържат три значещи разреда цифри От зададената номенклатура се изясни, че при постъпване на писмо от клиент на дружеството или гражданин, входящите номера започват с цифрите „94”, следващата позиция е в зависимост от името на подателя или броя на подателите– съответно една от буквите от азбуката или цифрите „00”, а последния разред цифри означава поредността на съответното писмо за календарната година. От представената функционалност и организация на писмата се установи, че писмо до БТК АД с вх.№81-БИ-00/08.12.2012г. не е подавано в централен офис на БТК АД, тъй като съгласно деловодната система посочения входящ номер не може да бъде генериран и назначен. Служител в „Деловодство” на БТК АД разясни, че при постъпване на писмо от гражданин през „Деловодство”, същото се завежда в деловодната система и разпределя и предава в дирекция „Обслужване на клиенти”.

При проверка в магазин на БТК АД се установи, че по ЕГН на жалбоподателката Б.А.И. от потребителския профил на служител на БТК АД в магазинната мрежа не се установи наличие на сканирани и прикачени договори и/или други документи във връзка с отношенията между жалбоподателя и БТК АД. Бяха извършени неколкократни търсения на досиета на клиенти на БТК АД по зададени от проверяващия екип ЕГН или част от ЕГН. При проверките бяха разгледани досиетата на клиенти и прикачените към тях документи. В електронната система за обслужване на клиенти на БТК АД Siebel не беше установено наличие на сканирани копия от документи за самоличност на клиенти на дружеството. Управителят на магазина уведоми проверяващия екип, че договори и/или други документи на хартиен носител не се съхраняват в магазина след въвеждане на подписването на документи от клиенти на таблет, в електронна форма. Документите преди въвеждането на това подписване са предадени за архивиране.

По същество, Комисията приема, че жалбата е неоснователна.

Изложените от госпожа Б.А.И. твърдения в жалбата й, че мобилният оператор е направил копие на документа й за самоличност не се доказаха. Твърденията не се доказаха от жалбоподателката, въпреки, че доказателствената тежест е нейна.

От приложеното копие на личната й карта, заверено с нейният подпис не може да се установи по безспорен начин, че то е копирано от мобилния оператор и се съдържа към сключеният договор.

Проверката на място установи, че както в електронното досие, по повод сключеният договор с БТК АД за предоставянето на мобилни услуги, така и в хартиеното не се съхранява от администратора на лични данни копи на документа за самоличност.

На следващо място се установи, че Б.А.И. не е подала надлежно заявление с правно основание чл.28а от ЗЗЛД. Видно от приложеното към жалбата заявление до БТК АД, то носи регистрационен индекс 81-БИ-00/08.12.2012г. Номенклатура на входящите номера на БТК АД, които се дават при постъпване на писмо, адресирано до централния офис или предоставено директно на Рецепция в централния офис на дружеството съдържат три значещи разреда цифри. Номенклатурата започва с цифрите „94”, следващата позиция е в зависимост от името на подателя или броя на подателите– съответно една от буквите от азбуката или цифрите „00”, а последния разред цифри означава поредността на съответното писмо за календарната година. От извършената проверка на място в деловодната система на ответната страна се установи, че няма подобна номенклатура за завеждане на подобен тип заявления.

Изложените в жалбата твърдения за неправомерно обработване на личните данни на Б.А.И. чрез копиране на документа й за самоличност останаха недоказани, поради което жалбата се явява неоснователна и следва да бъде оставена без уважение.

В качеството си на административен орган и във връзка с необходимостта от установяване истинността по случая, като основен принцип в процесуалното производство, съгласно чл.7 от Административно-процесуалния кодекс (АПК), изискващ наличието на установени действителни факти от значение за случая, имайки предвид представените писмени доказателства и изразени становища, Комисията приема, че разгледана по същество жалбата е неоснователна, поради което на основание чл.10 ал.1, т.7 от ЗЗЛД и чл.38, ал.2 от Закона за защита на личните данни,

Решението да се съобщи на страните по реда на АПК.

Настоящото решение подлежи на обжалване в 14-дневен срок от връчването му, чрез Комисията за защита на личните данни пред Административен съд София– град.