Решение по жалба рег. № Ж-223/17.04.2014 г.

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: Цанко Цолов, Цветелин Софрониев, Мария Матева и Веселин Целков на заседание, проведено на 17.09.2014г., на основание чл.10, ал.1, т.7 от Закона за защита на личните данни, разгледа по същество жалба рег.№Ж-223/17.04.2014г., подадена от П.Т.М. срещу „3 С.Х.С.“ ООД.

Административното производство е по реда на чл.38 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД).

Комисията за защита на личните данни е сезирана с жалба подадена от П.Т.М., в която са изложени твърдения за неправомерно обработване на личните й данни от страна на „3 С.Х.С.“ ООД чрез действия по копиране, съхранение и предоставяне на копие от личната й карта на трети лица.

Жалбоподателката информира, че на 11.09.2012г. е сключила трудов договор с дружеството и уточнява, че с оглед правилно нанасяне на данните, които са нужни при попълване на трудовия договор е поискана личната й карта. Г-жа П.Т.М. твърди, че не е била уведомена и не е давала съгласието си личната й карта да бъде копирана от дружеството за целите на сключения между страните договор.

Жалбоподателката сочи, че през месец декември 2013г. отношенията й с дружеството-работодател се влошили и за уреждането им подала искова молба в Районен съд – Хасково. Твърди, че от представения от ответната страна отговор на исковата й молба и приложените към него доказателства установила, че дружеството притежава ксерокопие на личната й карта. Жалбоподателката твърди, че дружеството се е „снабдило“ без нейно знание и съгласие с копие от личната й карта, както и че без нейно знание и съгласие копие от личната й карта е предоставено на трето лица – адв.Р.ЦК.Х.

Към жалбата като доказателства са представени: заверено копие на трудов договор, сключен на 11.09.2012г. между жалбоподателката и „3 С.Х.С.“ ООД, както и копие на личната карта на г-жа П.Т.М., заверено от дружеството.

В условията на залегналото в административния процес служебно начало и задължението на административния орган за служебно събиране на доказателства и изясняване на действителните факти от значение за случая от “3 С.Х.С.“ ООД е изискано писмено становище и представяне на относими доказателства.

В отговор П.И. – Управител на дружеството изразява становище за недопустимост на образуваното по случая административно производство, алтернативно са изложени и доводи за неоснователност на подадената жалба.

Господин П.И. информира, че на 11.09.2012г. жалбоподателката е подала заявление за назначаване на работа в „3 С.Х.С.“ ООД на длъжност „охранител“ и е декларирала, че доброволно предоставя личните си данни на дружеството, за целите на сключеният между страните трудов договор. Твърди, че при сключване на договора на 11.09.2012г., г-жа П.Т.М. е предоставила личната си карта и с нейно знание и съгласие същата е копирана, като на жалбоподателката „е разяснено, че предоставеното копие ще се ползва само и единствено при необходимост от удостоверяване на личните й данни по лична карта, във връзка с възникване, съществуване и/или прекратяване на трудовото й правоотношение и съгласно изискванията на Закона за частната охранителна дейност (ЗЧОД) и Кодекса на труда“.

В допълнение г-н П.И. твърди, че жалбоподателката е запозната с Правилника за вътрешен трудов ред на дружеството, в което изрично е указано, че при постъпване на работа в дружеството следва да се представи копие от личната карта на служителя.

Управителят на дружеството информира, че на 21.02.2014г. представляваното от него дружество – „3 С.Х.С.“ ООД е получило съобщение от Районен съд – Хасково, с което е уведомено, че е конституирано като ответник по гр. дело №325/2014г. по описа на съда, във връзка с подадена от П.Т.М. искова молба. Сочи, че в изпълнение на съдебното разпореждане и съобразно разпоредбите на Гражданско-процесуалния кодекс и трудово-правният характер на повдигнатия пред съда спор, дружеството е депозирало отговор на исковата молба ведно с копие от документите съдържащи се в трудовото досие на г-жа П.Т.М., част от които е й копие на личната й карта.

Господин П.И. уточнява, че дружеството, в качеството си на ответник по делото е представлявано от адв. Р.Ц. и с оглед организиране на защитата на дружеството на адв.Ц., в качеството й на процесуален представител на същото, са представени всички документи, намиращи се в трудовото досие на г-жа П.Т.М., в това число и копие от личната карта на ищцата по делото.

Към становището на „3 С.Х.С.“ ООД са приложени заверени копия на: заявление за назначение на длъжност „охранител“, подадено от г-жа П.Т.М. до „3 С.Х.С.“ ООД; трудов договор №581/11.09.2012г.; декларация за информирано съгласие; декларация за запознаване с Правилника за вътрешен трудов ред; Правилник за вътрешен трудов ред; съобщение от Районен съд – Хасково; договор за правна защита и съдействие; отговор на искова молба.

С писмо рег.№П-3925/25.06.2014г. от „3 С.Х.С.“ ООД ангажират допълнителни доказателства по случая и уточняват, че съгласно Закона за частната охранителна дейност дружеството е длъжно да съхранява личните данни на служителите си и представените от тях документи за срок от три години след прекратяване на съответното трудово правоотношение. Твърдят, че в изпълнение на разпоредбата на чл.27, ал.3 от ЗЧОД и чл.6, т.1 от Правилника за вътрешен трудов ред на дружеството, г-жа П.Т.М. е предоставила лично и доброволно на „3 С.Х.С.“ ООД следните документи: копие от личната си карта; копие на документ за завършено образование; свидетелство за съдимост; служебна бележка от Национална следствена служба и от окръжна прокуратура; декларация, че не е привлечена като обвиняем за умишлено престъпление от общ характер и медицинско удостоверение, че е лицето е физически здраво. Уточняват, че в потвърждение, че посочените по-горе документи са предоставени лично и доброволно от г-жа П.Т.М. на дружеството, същата е подписала формуляр, копие от който прилагат към писмото. От дружеството са категорични, че на 11.09.2012г. г-жа П.Т.М. е предоставила лично и доброволно копие от личната си карта по повод и за целите на сключен между страните трудов договор.

С оглед хода на производството и преценка на предпоставките на чл.56 от Административно-процесуалния кодекс, от жалбоподателката е изискана информация за предмета и хода на образуваното в Районен съд – Хасково гражданско дело.

В отговор г-жа П.Т.М. информира, че по повод подадена от нея искова молба срещу „3 С.Х.С.“ ООД в Районен съд – Хасково е образувано гр. дело №325/2014г., същото с правно основание чл.128 от Кодекса на труда за дължимо от работодателят трудово възнаграждение и обезщетение при прекратяване на трудово правоотношение. Жалбоподателката твърди, че от събраните по делото доказателства е установила, че „3 С.Х.С.“ ООД притежава копие на личната й карта. Категорична е, че не е давала съгласието си личната й карта да бъде копирана и не е знаела, че работодателят й разполагал с копие от личната й карта, още по-малко, че след прекратяване на трудовото правоотношение продължава да съхранява същото.

Комисията за защита на личните данни е независим държавен орган, който осъществява защита на лицата при обработването на личните им данни и при осъществяване на достъпа до тези данни, както и контрол по спазването на Закона за защита на личните данни.

За да упражни правомощията си, Комисията следва да бъде валидно сезирана.

Подадената от г-жа П.Т.М. жалба съдържа задължително изискуемите реквизити, посочени в разпоредбата на чл.30, ал.1 от Правилника за дейността на Комисията за защита на личните данни и на нейната администрация (ПДКЗЛДНА), а именно: налице са данни за жалбоподателя, естеството на искането, дата и подпис, с оглед което същата е редовна.

От изложените в жалбата твърдения и от приложените доказателства може да се приеме, че същата е подадена в срока по чл.38, ал.1 от ЗЗЛД, от физическо лице с правен интерес.

Жалбата е насочена срещу администратор на лични данни и има за предмет обработване на личните данни на жалбоподателката, чрез действия по копиране на личната й карта, съхранение на ксерокопието в трудовото й досие и предоставянето му на трето лице, следователно по аргумент от чл.10, ал.1, т.7 от ЗЗЛД е от компетентността на КЗЛД.

Наличието на администратор на лични данни е абсолютна процесуална предпоставка за допустимостта на жалбата. Разглежданата жалба е подадена срещу „3 С.Х.С.“ ООД, ЕИК *****, със седалище и адрес на управление ******, което безспорно притежава качеството на администратор на лични данни, по отношение на обработването на личните данни на жалбоподателката. Видно от представения от дружеството Договор за правна защита и съдействие, адв. Р.Ц. е обработващ личните данни от името и за сметка на „3 С.Х.С.“ ООД, във връзка с повдигната пред съда трудово-правен спор между „3 С.Х.С.“ ООД и г-жа П.Т.М.

От направена служебна справка в Електронния регистър на администраторите на лични данни и на водените от тях регистри се установи, че дружеството е изпълнило задължението си по чл.17, ал.1 от ЗЗЛД, подало е заявление за регистрация и е регистрирано като администратор на лични данни с идент. №101531 и заявен регистър „Персонал“.

Комисията счита, че не са налице предпоставките на чл.54, ал.1 от АПК за спиране на административно производство, макар да е налице образувано съдебно производство, изхода на делото и решаването на повдигнатия пред съда трудово-правен спор не е преюдициален по отношение на образуваното пред КЗЛД административно производство.

С оглед гореизложеното, на проведено на 09.07.2014г. заседание на КЗЛД, жалба рег.№Ж-223/17.04.2014г. е приета за процесуално допустима и като страни в производството са конституирани: жалбоподател – П.Т.М., ответна страна – „3 С.Х.С.“ ООД и заинтересована страна – адв. Р.И.Ц. от Адвокатска колегия – Бургас.

Насрочено е открито заседание на КЗЛД за разглеждане на жалбата по същество. Страните редовно уведомени не се явяват, не се представляват.

На проведено на 17.09.2014г. заседание на КЗЛД, жалба рег.№Ж-223/ 17.04.2014г., подадена от П.Т.М. срещу „3 С.Х.С.“ ООД е разгледана по същество.

В качеството си на административен орган и във връзка с необходимостта от установяване истинността по случая, като основен принцип в административното производство, съгласно чл.7 от Административно-процесуалния кодекс, изискващ наличието на установени действителни факти от значение по случая, имайки предвид събраните писмени доказателства, както и наведените от страните твърдения Комисията приема, че разгледана по същество жалбата е основателна. Особено мнение е изразено от Веселин Целков – член на КЗЛД, който счита жалбата за неоснователна.

От събраните по административната преписка доказателства безспорно се установи, че г-жа П.Т.М. е била в трудови правоотношения с „3 С.Х.С.“ ООД и същата на основание трудов договор №581, сключен на 11.09.2012г. e назначена от дружеството на длъжност „охранител“ на обект „К.Х.“. Правоотношението е прекратено и по този повод г-жа П.Т.М. е депозирала в Районен съд Хасково искова молба срещу „3 С.Х.С.“ ООД за нарушения на Кодекса на труда. По образуваното гражданско дело дружеството е представлявано от адв. Р.Ц., по същото е приложено заверено от дружеството копие на личната карта на жалбоподателката.

Страните не спорят, че „3 С.Х.С.“ ООД съхранява в трудовото досие на жалбоподателката копие на личната й карата, не е спорно и че копие от същата е предоставено от дружеството на адв. Р.Ц. от АК – Бургас и е приложено в кориците на гражданско дело №325/2014г., по описа на РС-Хасково.

Копирането на лична карта, съхраняването на направеното ксерокопие и предоставянето му на трето лице са действия по обработване на лични данни, по смисъла на §1, т.1 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД.

Като администратор на лични данни „3 С.Х.С.“ ООД има задължение да обработва личните данни на физическите лица при наличие на поне една от посочените в чл.4, ал.1 от ЗЗЛД условия за допустимост на обработването.

Събрани по административната преписка доказателства навеждат на извода, че обработването на личните данни на жалбоподателката е неправомерно, същото не е съобразено с изискванията за допустимост на обработването, обективирани в чл.4, ал.1 от ЗЗЛД. Комисията счита, че с действията по копиране на личната карта на жалбоподателката и съхранение на направеното ксерокопие, администраторът на лични данни е нарушил императивната разпоредба на чл.4, ал.1 от ЗЗЛД и е обработил личните данни на жалбоподателя без да е налице нито едно от условията за допустимост на обработването посочени в чл.4, ал.1 от ЗЗЛД.

Комисията не споделя доводите на ответната страна за дадено от жалбоподателката съгласие за копиране на личната й карта и съхранение на ксерокопието в трудовото й досие.

Видно от събраните по делото доказателства е, че за целите на сключения трудов договор на 11.09.2012г. г-жа П.Т.М. е подала до „3 С.Х.С.“ ООД заявление за назначение на длъжност „охранител“, с посочени в заявлението лични данни, а именно: три имена, единен граждански номер, адрес, номер на лична карта и дата на издаване, телефон за връзка и образование. С положения под същото подпис е декларирала, че предоставя личните си данни доброволно.

С декларация за информирано съгласие от дата 11.09.2012г., г-жа П.Т.М. е декларирала, че е информирана относно процедурата за задължително и доброволно предоставяне на личните й данни, целите за тяхното събиране и логиката на обработката им. С подписа си под друга декларация г-жа П.Т.М. удостоверява, че е запозната със съдържанието на Правилника за вътрешен трудов ред на „3 С.Х.С.“ ООД, както и че напълно разбира политиките на дружеството и ги споделя.

От ангажираните от дружеството становища е видно, че администраторът на лични данни не прави разлика между доброволно предоставяне на лични данни и предоставяне на копие от лична карта, респективно съхраняване на ксерокопието, които сами по себе си две различни хипотези на обработване на лични данни. В подписаните от жалбоподателката декларации, представени при постъпване на работа, има единствено изразено съгласие за доброволно предоставяне на личните й данни, посочени в декларациите. Видно от съдържанието им жалбоподателката не е декларирала съгласие за предоставяне на копие от личната си карта.

Твърденията на дружеството в насока, че жалбоподателката лично и доброволно е предоставила копие на личната си карта на 11.09.2012г. при сключване на трудовия договор са в противоречие с изложените от дружеството по-рано такива (становище С-240/28.05.2014г.), а именно, че личната карта на жалбоподателката е копирана от служители на дружеството със знанието и съгласието на П.Т.М., т.е. дружеството признава, че жалбоподателката не е предоставила копие на личната си карта, а твърди, че личната й карта е копирана със знанието и съгласието й.

С оглед разпределяне на доказателствената тежест в процеса дружеството е следвало да ангажира доказателства в подкрепа на твърденията си, че жалбоподателката е дала съгласието си за копиране на личната й карта и съгласие за съхранение на ксерокопието в трудовото й досие.

Видно е от представеното от дружеството ксерокопие, че същото не е заверено от жалбоподателката, липсва текст или подпис на лицето, от които може да се направи обоснования извод, че жалбоподателката е предоставила копие на личната си карта или под някаква форма е изразила съгласието си за копиране на картата и съхранение на ксерокопието в трудовото й досие.

Комисията счита за неоснователни твърденията на дружеството, че представения формуляр за необходими документи при постъпване на работа в дружеството, удостоверява, че описаните в него документи са представени от жалбоподателката.

С подписа си положен под формуляра жалбоподателката е удостоверила само и единствено, че е получила уведомление по чл.62 от Кодекса на труда, длъжностна характеристика, Правилник за вътрешен ред и личен картон. Видно от съдържанието на документа е, че служител на дружеството, а не жалбоподателката е удостоверил с подписа си, че за сключване на договора е приел оригинал и копие от лична карта за сверяване на данните.

Комисията счита, че за дружеството не е налице правно основание за съхраняване на копие от личната карта на жалбоподателката в трудовото й досие, а позоваването на разпоредбите на Закона за частната охранителна дейност и конкретно на чл.27 от същия, намира за неоснователно.

В цитираната разпоредба е посочено, че при сключване на договор за длъжност „охранител“ лицето следва да представи документ, че е гражданин на държава-членка на Европейския съюз, на друга държава – страна по Споразумението за Европейско икономическо пространство, или на Конфедерация Швейцария (чл. 27, ал.3, т.1 от ЗЧОД). Видно от съдържанието на разпоредбата е, че законодателят не изисква представяне на копие от документ за самоличност, какъвто е личната карта. Законодателят изисква представянето на документ за българско гражданство, няма изискване той да бъде копиран.

В тази връзка следва да се отбележи, че в трудовото досие на жалбоподателката се съдържат документи, в това число и свидетелство за съдимост, които идентифицират жалбоподателката и доказват, че тя е български гражданин, с оглед което не се налага копиране на личната й карта и съхранение на ксерокопието в трудовото й досие.

За пълнота следва да се посочи, че в представения от ответната страна формуляр е посочено, че личната карта се предоставя „за сверяване на данните“, следователно представянето на копие от личната карта, съхраняването на това копие в трудовото досие и предоставянето му на адв. Ц. е несъотносимо и надхвърля целите на обработването, които си е поставил работодателят, а именно – за сверяване на данните и удостоверяване на гражданство.

Що се отнася до Правилника за вътрешен трудов ред на дружеството и по-конкретно чл.6 от него, следва да се отбележи, че съдържанието му не кореспондира с нормативните изисквания за законосъобразно обработване на лични данни, залегнали в закона, а също и, че същият не е нормативен акт, следователно не вменява нормативно установено задължение за обработване на лични данни чрез действия по събиране на копие от лична карта на служителя и в последствие съхранението й в трудовото му досие.

Следва да се отбележи, че практиката на КЗЛД по отношение на копирането на лична карта на работника и служителя при сключване на трудов договор и съхраняването на ксерокопие в трудовото досие на лицето, е константна и е в насока за незаконосъобразност и непропорционалност на обработването на лични данни.

При определяне размера на налаганото с настоящото решение административно наказание, Комисията съобрази целта на наказанието, което следва да има възпитателна, възпираща и предупредителна функция, а не да създава икономически затруднения на администратора на лични данни, допуснал нарушението и като взе предвид факта, че нарушението е първо за администратора на лични данни, счита, че размера на административното наказание следва да бъде около минимума предвиден в закона.

Водима от горното и на основание чл.10, ал.1, т.7, във връзка с чл.38, ал.2 от Закона за защита на личните данни, Комисията за защита на личните данни,

1. Обявява жалба рег.№Ж-223/17.04.2014г., подадена от П.Т.М. срещу „3 С.Х.С.“ ООД за основателна.

2. На основание чл.42, ал.1 от ЗЗЛД налага на „3 С.Х.С.“ ООД, ЕИК *****, със седалище и адрес на управление ******, в качеството му на администратор на лични данни административно наказание – имуществена санкция в размер на 11500лв. (единадесет хиляди и петстотин лева), за нарушение на разпоредбата на чл.4, ал.1 от ЗЗЛД.

Решението подлежи на обжалване в 14-дневен срок от връчването му, чрез Комисията за защита на личните данни пред Административен съд София – град.

След влизане в сила на решението, сумата по наложеното наказание да бъде внесена в брой в касата на Комисията за защита на личните данни, находяща се в гр.София, бул. „Проф. Цветан Лазаров" №2 или преведена по банков път:

Банка БНБ – ЦУ

IBAN: BG18BNBG96613000158601

BIC BNBGBGSD

Комисия за защита на личните данни, БУЛСТАТ 130961721