РЕШЕНИЕ
№Ж-205/2015г.
София, 06.04.2016г.
Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: Председател: Венцислав Караджов и членове: Цветелин Софрониев, Мария Матева и Веселин Целков, на открито заседание, проведено на 16.03.2016г., на основание чл.10, ал.1, т.7 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД),разгледа жалба с рег.№Ж-205/05.06.2015г., подадена от К.Ц.Ц. срещу „О.М.” АД.
Господин К.Ц.Ц. уведомява, че работи в „О.М.” АД, Сервизен център №20 в гр.София и му е наложено дисциплинарно наказание, а в Заповед №ОМ-ЗИ-2/20.05.2015г. за налагането му, са посочени неговите три имена, ЕГН, длъжност и месторабота.
Жалбоподателят съобщава, че Заповед №ОМ-ЗИ-2/20.05.2015 г съществува и в електронен вид с видимост към сервизните центрове в цялата странаи счита, че даването на подобна публичност на ЕГН-то му- в над 10 града, не е необходимо.
Господин К.Ц.Ц. прилага копие на Заповед №ОМ-ЗИ-2/20.05.2015г. и моли КЗЛД да предприеме необходимите действия за отстраняване на описаното нарушение.
С писмо рег.№П-7494/11.09.2015г. от „О.М.” АДе изискано писмено становище по случая, описан в жалбата, ведно с относимите доказателства.
От „О.М.” АДдепозират становище рег.№П-7857/28.09.2015г., в което сочат, че със Заповед №ОМ-ЗИ-2/20.05.2015г., на основание чл.195 от КТ, на К.Ц.Ц. е наложено дисциплинарно наказание– „Предупреждение за уволнение”, поради извършено нарушение на трудовата дисциплина. Същият не е използвал осигуреното му работно облекло и лични предпазни средства по време на работа и по този начин е нарушил задълженията си, вменени му по силата на КТ и ЗЗБУТ и изискванията на вътрешнофирмения документ „Правила за безопасна работа”, утвърден от Изпълнителния директор на „О.М.” АД. В цитираната заповед за налагане на дисциплинарно наказание са упоменати лични данни на жалбоподателя– три имена, ЕГН, заемана длъжност, работно място и във връзка с образуването и приключването на дисциплинарното производство срещу К.Ц.Ц., в електронната деловодна система на дружеството е образувана преписка. Сочи се, че същата е водена в съответствие с действащите вътрешни правила– „Инструкция за организация на документооборота” (приложена).
В становището се подчертава, че електронната делово дна система, използвана в системата на „О.”, е затворен софтуерен продукт и достъпът на външни лица до въведените в нея документи, е изключен.
Дружеството обръща внимание, че е обработило личните данни на К.Ц.Ц. правомерно– в рамките на възникнали трудови правоотношения и в хипотезата на чл.4, ал.1, т.2 от ЗЗЛД– при изрично съгласие на физическото лице, за което те се отнасят. С подписване на трудовия си договор К.Ц.Ц. е дал съгласието си личните му данни да се обработват от дружеството с цел управлението на индивидуалното му трудово правоотношение. Тези данни „О.М.” АД е обработило в съответствие с изискванията на ЗЗЛД и своите вътрешнофирмени документи– Инструкцията за механизма на обработване на лични данни в регистрите, водени от дружествата в системата на „О.М.” АД и защитата им от незаконни форми на обработване” (приложена).
Твърди се, че в конкретния случай личните данни на К.Ц.Ц. са използвани именно по повод управление на неговото трудово правоотношение– с оглед налагане на дисциплинарно наказание.
Според становището, следва да се има предвид, че обработката на данните на жалбоподателя се явява правомерна и на още едно основание от ЗЗЛД– чл.4, ал.1, т.1, според която обработването на лични данни е допустимо, когато е необходимо за нормативно установено задължение на администратора на лични данни.
Сочи се, че по силата на императивните разпоредби на чл.275 от КТ и чл.4 от ЗЗБУТ всеки работодател е длъжен не само да осигурява защитата на работниците и служителите от професионални рискове, но и да прилага мерки по превенция на тяхното възникване.
Според „О.М.” АД оповестяването на заповедта за налагане на дисциплинарно наказание на К.Ц.Ц. на вниманието на работниците и служителите в сервизните центрове на дружеството се явява проявление именно на това задължение и е извършено с превантивно-превъзпитателна цел спрямо целия трудов колектив в това звено.
В чл.30, ал.1 от Правилника за дейността на Комисията за защита на личните данни и на нейната администрация (ПДКЗЛДНА) са определени реквизитите, които трябва да съдържа жалбата, с която физическите лица сезират Комисията за нарушение на правата им по ЗЗЛД.
Жалбата, подадена от К.Ц.Ц. срещу „О.М.” АД отговаря на нормативно установените изисквания, поради което е редовна. Жалбата е подадена от физическо лице, при наличие на правен интерес и в срока по чл.38, ал.1 от ЗЗЛД, поради което се явява допустима. Жалбата е насочена срещу „О.М.” АД, администратор на лични данни по смисъла на чл.3, ал.1 от ЗЗЛД
На свое редовно заседание, проведено на 03.02.2015г. КЗЛД приема жалба рег.№Ж-205/05.06.2015г., подадена от К.Ц.Ц. срещу „О.М.” АД за допустима. На основание чл.38, ал 3 от ПДКЗЛДНА комисията конституира „О.М.” АД като ответна страна в производството и изисква от дружеството да представи доказателства, че при сключване на трудовия му договор или в течение на осъществяване на трудовото му правоотношение, К.Ц.Ц. е бил надлежно запознат с „Инструкция за организация на документооборота” и с Инструкцията за механизма на обработване на лични данни в регистрите, водени от дружествата в системата на „О.М.” АД и защитата им от незаконни форми на обработване” и се е задължил със спазването на същите.
С писмо рег.№П-1372/25.02.2015г. „О.М.” АД уведомяват, че К.Ц.Ц. е сключил Трудов договор №83/27.04.2005г. с преобразувалото се търговско дружество „С.” ЕАД с ново наименование „О.М.” АД (приложен) и изрично е декларирал, че е съгласен дружеството да използва доброволно предоставените от него лични данни за реализиране на правата и задълженията по трудовото му правоотношение, видно от текста на приложената Декларация от К.Ц.Ц. от 03.05.2005г.
Подчертава се, че дружеството е обработило личните данни на жалбоподателя правомерно- в рамките на възникналото трудово правоотношение и при изричното писмено съгласие на физическото лице, за което те се отнасят.
Сочи се, че към момента на постъпване на работа на К.Ц.Ц. електронната деловодна система е била въведена в експлоатация и достъп до нея му е осигурен на 15.06.2005г., чрез създаване на уникален потребителски профил.
Обръща се внимание, че съгласно чл.126, т.10 от КТ, К.Ц.Ц., в качеството му на служител, е длъжен да спазва вътрешните правила в предприятието и с подписването на трудовия си договор се е задължил да изпълнява задълженията си в съответствие с правилника за вътрешния трудов ред, още повече, че е преминал и първоначален инструктаж в предприятието на работодателя, видно от Служебна бележка №84/03.05.2005г. (приложена).
Изтъква се, че съгласно чл.4, т.2 от действащия към момента Правилник за вътрешния трудов ред, приложим в структурата на „О.М.” АД, всички работници и служители са длъжни да познават и спазват утвърдените в дружеството инструкции и документи на работодателя, достъпът до които, вкл. до цитираните инструкции, се осъществява чрез електронната деловодна система, от секция Система за управление на качеството, приложима и достъпна за всички служители с потребителски профил, попадащи в холдинговата структура на „О.И.” АД, включително и за жалбоподателя. Цитираните документи са на свободно разположение на работниците и служителите от деня на тяхното публикуване по електронен път, от който момент се считат уведомени и длъжни да ги спазват.
„Инструкция за организация на документооборота” и с Инструкцията за механизма на обработване на лични данни в регистрите, водени от дружествата в системата на „О.М.” АД и защитата им от незаконни форми на обработване” са утвърдени и публикувани съответно на 18.05.2009г. и на 10.09.2009г. в СУК с предоставен достъп за четене и до структурата на отдела „Сервизен център 20 София”.
Жалба рег.№Ж-205/05.06.2015г. е определена за разглеждане в открито заседание на комисията, насрочено за 16.03.2016г., на което страните– редовно уведомени, не се явяват и не изпращат представител.
Доказателствените материали, събрани по жалба рег.№Ж-205/05.06.2015г., както и изразените в хода на административното производство писмени становища свидетелстват за наличие на трудовоправни отношения между господин К.Ц.Ц. и „О.М.” АД, уредени от сключения помежду им Трудов договор №83/27.04.2005г.
Видно от приложените Трудов договор и Служебна бележка, подписани от жалбоподателя, последният се е ангажирал с изпълнение на трудовите си задължения съобразно разпоредбите на Правилника за вътрешния трудов ред и при виновното им неизпълнение носи дисциплинарна и имуществена отговорност по реда на КТ и Правилника за вътрешния трудов ред.
С оглед наличието на действаща електронна деловодна система към момента на постъпване на работа на К.Ц.Ц. и осигурения му- чрез уникален потребителски профил, достъп до нея, може да се заключи, че той е бил длъжен да познава и спазва утвърдените в дружеството инструкции и документи на работодателя.
По административната преписка не са ангажирани доказателства, че вътрешния трудов ред в „О.М.” АД предвижда публикуване в електронната деловодна система на дружеството на документи, представляващи част от кадровите досиета наработниците и служителите.
Не следва да бъде споделено виждането, че с публикуване в деловодната система на дружеството на Заповед №ОМ-ЗИ-2/20.05.2015г., администраторът на лични данни е обработил данните на жалбоподателя в съответствие с чл.4, ал.1, т.1 от ЗЗЛД, изпълнявайки свое нормативно установено задължение.
Постановяването на Заповед №ОМ-ЗИ-2/20.05.2015 г, представлява обработване на личните данни на К.Ц.Ц. по повод управление на трудовото му правоотношение и самото й издаване представлява изпълнение на задължението на работодателя не само да осигурява защитата на работниците и служителите от професионални рискове, но и да прилага мерки по превенция на тяхното възникване.
Същевременно, публикуването на заповедта в деловодната система на дружеството се явява обработване на данните на жалбоподателя, извършено в противоречие с чл.23, ал.1 от ЗЗЛД, още повече, че и според т.5 от Инструкцията за организация на документооборота, действаща в „О.М.” АД, сред документите, посочени като неподлежащи на регистрация в деловодството са служебните и кадрови досиета, част от които безспорно се явява заповедта за налагане на дисциплинарно наказание „Предупреждение за уволнение”.
Може да се заключи, че разгледана по същество жалба рег.№Ж-205/05.06.2015г. е основателна, тъй като събраните по административната преписка доказателства сочат, че лични данни са обработени от администратор на лични данни, в нарушение на задълженията, вменени му от чл.23 от ЗЗЛД– без да са предприети необходимите технически и организационни мерки, за да бъдат защитени данните от случайно или незаконно унищожаване, или от случайна загуба, от неправомерен достъп, изменение или разпространение, както и от други незаконни форми на обработване.
Член 1, ал.2 от ЗЗЛД гарантира неприкосновеността на личността и личния живот чрез осигуряване на защита на физическите лица при неправомерно обработване на свързаните с тях лични данни в процеса на свободното движение на данните.
Обработването на лични данни от страна на администратора на лични данни, съгласно чл.2, ал.1, т.1 от ЗЗЛД, следва да бъде законосъобразно и добросъвестно.
Разпространяването на лични данни представлява обработване на лични данни, съгласно легалната дефиниция, дадена в §1 от ДР на ЗЗЛД. Разпространявайки личните данни на жалбоподателя публикувайки Заповед №ОМ-ЗИ-2/20.05.2015г. в деловодната система на дружеството, „О.М.” АД е нарушилоизискването на чл.23 за предприемане на необходимите технически и организационни мерки, за защита на данните.
Комисията за защита на личните данни като взе предвид фактите и обстоятелствата, изнесени в настоящето административно производство и на основание чл.38, ал.2 от ЗЗЛД,
РЕШИ:
1. Обявява жалба рег.№Ж-205/05.06.2015г., подадена от К.Ц.Ц. срещу „О.М.” АД, за основателна.
2. На основание чл.38, ал.2 и чл.42, ал.9 от Закона за защита на личните данни налага на „О.М.” АД, със седалище и адрес на управление ****, с ЕИК ****, административно наказание– имуществена санкция, в размер на 500 (петстотин) лева, за това че в качеството си на администратор на лични данни е обработило личните данни на К.Ц.Ц.в нарушение на чл.23, ал.1 от ЗЗЛД.
След влизане в сила на настоящето решение, сумата по наложеното наказание да бъде внесена в брой в касата на Комисията за защита на личните данни, гр. София, бул.“Проф. Цветан Лазаров”-№2 или преведена по банков път: Банка БНБ- ЦУ IBAN: BG18BNBG96613000158601 BIC BNBGBGSD- Комисия за защита на личните данни, Булстат 130961721.
Решението да се съобщи на заинтересованите лица по реда на АПК.
Настоящето решение подлежи на обжалване в 14 дневен срок от връчването му, чрез Комисията за защита на личните данни, пред Админиминистративен съд София– град.
| ПРЕДСЕДАТЕЛ: | ЧЛЕНОВЕ: |
|
Венцислав Караджов /п/ |
Цветелин Софрониев /п/ |
