Решение по жалба вх. № 9960/ 04.10.2010 г.

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: Председател: Венета Шопова и членове, Валентин Енев, Мария Матева и Веселин Целков, на открито заседание, проведено на 19.01.2011г., на основание чл.10, ал.1, т.7 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД), разгледа жалба с рег. № 9960/04.10.2010г., подадена от Т.К.срещу нотариус № 042 М.Ш., нотариус № 264 Д.Т. и нотариус № 562 Ц.М.-А.

Жалбоподателката уведомява за практиката на трима нотариуси при удостоверяване на подписа й върху Декларация по чл.13, т.6 от Наредба № I-157 на МВР от 2002г., изискуема от органите по Контрол на автомобилния транспорт (КАТ) към МВР и при заверка на пълномощно за подаване и/или получаване на документи от държавни органи и служби.

С искане да й бъде заверена Декларация по чл.13, т.6 от Наредба № I-157 на МВР от 2002г., госпожа Т.К. посещава нотариалната кантора на нотариус № 042 М.Ш. и след справка на данните, вписани във въпросната декларация, личната й карта бива копирана.

След като жалбоподателката отказва копиране на личната й карта, удостоверяването на подписа й върху декларацията също е отказано, като е уведомена, че при отказ на лице да бъде копирана личната му карта се отказва извършване на услугата.

При посещението на госпожа Т.К. в кантората на нотариус № 264 Д.Т., помощник-нотариус И.П. извършва справка на личните данни, вписани от личната й карта в декларацията.

На въпроса си дали личната й карта е копирана, жалбоподателката разбира, че е сканирана, тъй като такава е практиката и при евентуална проверка от МВРсе изисква копие от личната карта на съответния клиент.

Госпожа Т.К. подчертава, че сканирането на личната й карта се е осъществило без да е била уведомена или да е поискано, писмено или устно, съгласието й.

След като тя заявява на помощник-нотариус И.П., че има право да откаже сканиране/копиране на личната й карта, получава уверение от нотариуса, че файла със сканираната лична карта е унищожен.

Жалбоподателката описва, че с копиране на личната й карта, без да е уведомена или да е поискано съгласието й се е сблъскала при удостоверяване на подписа й и в кантората на нотариус № 562 Ц.М.-А.

Посещението на госпожа Т.К. при нотариус Ц.М.-А. е във връзка с изготвяне на нотариално заверено пълномощно за подаване и/или получаване на документи от държавни органи и служби.

Жалбоподателката сочи, че след извършване на проверка на вписаните от личната й карта данни се е преминало към копиране на личната й карта и личната карта на лицето, което еискала да упълномощи.

След възражение, че могат да откажат копиране, жалбоподателката и упълномощаваното от нея лице, биват уведомени, че това е изискване на Нотариалната камара.

Жалбоподателката счита, че Нотариалната камара е съсловна организация, а не орган на власт, който може да задължава гражданите с предписанията си.

След направеното възражение, копията на личните карти на госпожа Т.К. и на упълномощаваното от нея лице са върнати, а пълномощното заверено от нотариус Ц.М.-А.

Госпожа Т.К. сезира КЗЛД с горните случаи, тъй като при всичките й посещения при нотариус се е стигнало до дискусия относно копирането/сканирането на личната й карта и дори й е било отказано извършване на нотариална услуга, при отказ да бъде сканирана/копирана личната й карта.

Госпожа Т.К. моли Комисията да разгледа жалбата й, да извърши съответната проверка и необходимите действия на контрол по спазване на ЗЗЛД.

С писма изх. № 9960/10/22.10.2010г. на Председателя на КЗЛД, от нотариус № 042 М.Ш., нотариус № 264 Д.Т. и нотариус № 562 Ц.М.-А.е изискано предоставяне на писмени становища относно визираните в жалбата факти и обстоятелства, включително информация за основанието, на което е поискано копиране наличната карта на жалбоподателката при удостоверяване на подписа й.

С писмо вх. № 9960/10/02.11.2010г. нотариус № 562 Ц.М.-А.уведомява КЗЛД, че на 06.08.2010г. кантората й посещават лицата Т.К. и М.Т., които й предоставят за удостоверяване на подписите, едновременно, две различни пълномощни – едното с упълномощител Т.Т.К. и упълномощен М.Т., с което последния се упълномощава да представлява жалбоподателката пред всички и всякакви банки, финансови институции, застрахователни и осигурителни компаниии, а другото с упълномощител М.Т. и упълномощен Т.К. за управляване на МПС извън територията на Република България и извън Европейския съюз.

Нотариус Ц.М.-А. уведомява, че след снемане на самоличността на упълномощителите, личните им карти са били снимани, поради факта, че пълномощните се отнасят за банки и всякакви финансови институции и за управление на МПС.

Снимането е осъществено едновременно поради свързаност на лицата и пълномощните, поради едновременното им удостоверяване и поради важността им.

Нотариус Ц.М-А. сочи, че на основание чл.3 от ЗЗЛД е регистрирана като администратор на лични данни и съхранението на лични данни на хартиен носител се извършва само във връзка с изпълнението на задълженията, наложени от длъжността й, като в кантората й се вземат и спазват всички необходими мерки за осигуряване защитата на личните данни.

Тя подчертава, че след като жалбоподателката е пожелала, копие от личната й карта й е било върнато.

С писмо вх. № 9960/10/05.11.2010г. нотариус № 264 Д.Т. уведомява КЗЛД, че изискването за осигуряване на копие от личната карта на лицата, които отправят искане за нотариално удостоверяване на определени обстоятелства, произтича от необходимостта да се преустановят случаите на измами в практиката.

Нотариусът изтъква, че в изпълнение на указанията на Нотариалната камара и изискванията на Министерството на вътрешните работи, при установяване на самоличността на едно лице, което става с лична карта, тя се сканира или преснима като доказателство за личното му явяване.

Документът за самоличност се проверява по отношение на неговата валидност с декодер в сайта на МВР и копието му се съхранява с оглед последващи проверки от полицейските органи.

Нотариус Д.Т. сочи, че относима към жалбата е разпоредбата на чл.4, ал.1 от ЗЗЛД, сочеща че съгласието на физическото лице, за което се отнасят данните е само едно, но не единствено условие за допустимост и законосъобразност на обработването на лични данни.

В становището се подчертава, че при нотариалните удостоверявания дейността, която се осъществява при спазване нормите на Гражданския процесуален кодекс, Закона за нотариусите и нотариалната дейност, указанията на Нотариалната камара и държавните органи, прави обработването на лични данни необходимо за изпълнение на нормативно установени задължения на администратора ( чл.4, ал.1,т.1 от ЗЗЛД ).

Сочи се, че целта на събиране на лични данни при нотариалните удостоверявания е да се намалят случаите на измами, да се гарантира сигурността в оборота, което следва да се оцени с оглед опазване на обществения интерес ( чл.4, ал.1, т.5 от ЗЗЛД ).

В становището си нотариус Д.Т. изяснява, че възможността чрез копия от личните карти да се осигуряват нужните условия за контрол от страна на полицейските органи охарактеризира обработването на лични данни и като необходимо за осъществяване на правомощия, предоставени със закон на администратора ( чл.4, ал.1, т.6 от ЗЗЛД ).

Предвид горното нотариус Д.Т. счита, че личните данни на жалбоподателката са обработени законосъобразно и че в съответствие със Закона са гарантирани правата й по чл.28 и 28а от ЗЗЛД.

Госпожа Т.К. своевременно е била уведомена относно обработването на личните й данни и копието от тях, на електронен носител, по нейно настояване, е било заличенопреди напускане на нотариалната кантора.

С писмо вх. № 9960/10/10.11.2010г. нотариус № 042 М.Ш. предоставя на КЗЛД становището си по жалбата на госпожа Т.К.

В него тя ангажира мнението, че копирането на лична карта и съхраняването на ксерокопие от лична карта на лице, което е сезирало нотариуса с искане да извърши нотариално удостоверяване на подпис върху частен документ, съставлява законосъобразно действие според ЗЗЛД.

Нотариус М.Ш. счита, че разпоредбата на чл.4, ал.1, т.1 от ЗЗЛД е в съответствие с действията, извършени от нея при обработването на лични данни и сочи, че обработването на лични данни от нотариуса се осъществява, не на последно място, в обществен интерес, при съблюдаване нормата на чл.4, ал.1,т.5 от ЗЗЛД.

На свое редовно заседание, проведено на 16.12.2010г. (Протокол № 42), КЗЛД приема жалбата на госпожа Т.К. за допустима, насрочва я за разглеждане и конституира нотариус № 042 М.Ш., нотариус № 264 Д.Т. и нотариус № 562 Ц.М.-А.като ответни страни в административното производство, в качеството им на администратори на лични данни по смисъла на чл.3 от ЗЗЛД.

На същото заседание Комисията конституира Нотариалната камара на Република България като заинтересована страна по жалбата.

Комисията изисква от Нотариалната камара писмено становище по случая и предоставяне на указанията, на които нотариусите се позовават при копиране на лични карти.

С писмо вх. № 9960/10/18.01.2011г. Нотариалната камара депозира пред КЗЛД писменото си становище по жалбата на госпожа Т.К.

Със становището Комисията се уведомява, че Съвета на нотариусите не е изготвял указания до нотариусите в Република България във връзка с установяване самоличността на лицата при осъществяване на нотариалната дейност.

В становището се сочи, че с оглед случаите на измами и на опити за измами, свързани с нотариалните удостоверявания, нотариуса снима личната карта на явилото се пред него лице, за да може да докаже, че пред него действително се е явил човек, чиято външност съответства на образа от документа за самоличност.

Подчертава се, че копията на лични карти дават възможност по-лесно да се установи обективната истина, да се докаже, че е извършено престъпление и в много от случаите представлява единствената следа, която могат да използват разследващите органи, за да достигнат до извършителите.

От Нотариалната камара разясняват, че визирания въпрос е обсъждан многократно на съвместни семинари с МВР и Прокуратурата, както и на национална конференция „Имотни измами – проблеми и противодействие”, проведена на 31.10.2008г. съвместно със Съюза на юристите в България.

В становището се изтъква, че според измененията на чл.19, ал.2 от Закона за нотариусите и нотариалната дейност (ЗННД) нотариусът има право на достъп до Национална база данни „Население”, подържана от Министерство на регионалното развитие и благоустройството (МРРБ), както и до Националния автоматизиран информационен фонд за българските лични документи-”Национален регистър на българските лични документи”, поддържан от Министерство на вътрешните работи (МВР), като достъпа се осъществява при условия и по ред, определени с акт на Министерския съвет.

В становището на Нотариалната камара се подчертава, че едва след стартирането на системата и след осигуряване на реален достъп до посочените бази данни нотариусът би имал възможност да се увери, че образа от представения му документ за самоличност действително принадлежи на лицето, чийто данни са посочени в документа за самоличност.

Сочи се, че докато този достъп не стане факт, съхраняването на копия от лични карти е единствения начин нотариуса да защити както себе си, така и интересите на гражданите.

В становището си Нотариалната камара се позовава на § 1, т.19 от Допълнителните разпоредби на Закона за българските лични документи (ДР на ЗБЛД), според който нотариусите и частните съдебни изпълнители са единствените лица, практикуващи свободна професия, на които по закон са възложени държавни функции и в тази връзка им е разрешен достъп до данните от информационните фондове за българските лични документи (чл.70, ал.1, т.1 от ЗБЛД).

Подчертава се, че за разлика от частните съдебни изпълнители, за нотариусите извършването на справки в Национална база данни „Население” и в „Национален регистър на българските лични документи” е не само право, но и задължение, регламентирано от нормата на чл.25, ал.3 ЗННД.

Жалбата е насрочена за разглеждане по същество на 19 януари 2011г., за което страните са редовно уведомени.

На заседанието се явяват нотариус М.П.Ш., нотариус Д.Д.Т. и юрисконсулт Ц.П.И. – процесуален представител на Нотраиалната камара.

В качеството си на административен орган и във връзка с необходимостта от установяване истинността по случая, като основен принцип в административното производство, съгласно чл.7 от Административнопроцесуалния кодекс (АПК), изискващ наличието на установени действителни факти от значение по случая, имайки предвид представените писмени доказателства и изразени становища, Комисията приема, че разгледана по същество жалбата е основателна.

Основателността на жалбата следва да се прецени с оглед нормативната уредба, която регламентира реда на нотариално удостоверяване на подписа на жалбоподателката върху Декларация по чл.13, т.6 от Наредба № I-157 на МВР от 2002г., изискуема от органите на КАТ към МВР и на нотариална заверка на пълномощно за подаване и/или получаване на документи от държавни органи и служби.

С оглед опазване правата и интересите на страните в нотариалното производство нормата на чл.25, ал.3 от ЗННД задължава нотариуса при всички нотариални удостоверявания във връзка с учредяване, промяна или прекратяване на права върху имот, да направи справка в базата данни и фондовете по чл.19, ал.2 от Закона.

Госпожа Т.К. е посетила нотариалните кантори на нотариус № 042 М.Ш., нотариус № 264 Д.Т. и нотариус № 562 Ц.М.-А. не във връзка с учредяване, промяна или прекратяване на права върху имот, а за нотариално удостоверяване на подписа й върху Декларация по чл.13, т.6 от Наредба № I-157 на МВР от 2002г. иза нотариална заверка на пълномощно за подаване и/или получаване на документи от държавни органи и служби.

Нормата на чл.3, ал.1, т.1 от Закона за мерките срещу изпирането на пари (ЗМСИП) сочи сред мерките за превенция идентифицирането на клиента и проверката на идентификацията му.

Според чл.3, ал. 2, т.11 от Закона, горните мерки са задължителни за нотариусите, които според чл.6, ал.1, т.2 от ЗМСИП следва да идентифицират клиентите – физически лица чрез предоставяне на официален документ за самоличности регистрация на неговия вид, номер и издател, както и на името, адреса и ЕГН на лицето.

Нотариалното удостоверяване на подписа на жалбоподателката върху описаните декларация и пълномощно не е налагало справка в базата данни и фондовете по чл.19, ал.2 от Закона, нито снемане на копие от нейната лична карта, тъй като за идентифицирането й е било достатъчно предоставяне на документа й за самоличност.

Писмените становища на нотариуси М.Ш., Д.Т. и Ц.М.-А. по жалбата ангажират твърдението, че личните данни на госпожа Т.К. са събрани и обработенив съответствие с нормата на чл.4, ал.1, т.1, т.5 и т.6 от ЗЗЛД.

Същевременно липсва за Т.К. уредба, която да регламентира копирането на личната карта на жалбоподателката като необходимо за изпълнение на нормативно установено задължение на нотариусите, в качеството им на администратори на лични данни (чл.4, ал.1, т.1 от ЗЗЛД).

Обработването на данните на госпожа Т.К., изразяващо се в копиране на личната й карта не е било нужно и за упражняване на правомощия, предоставени със закон на нотариусите (чл.4, ал.1, т.6 от ЗЗЛД).

Не може да се кредитира твърдението, че обработването на личните данни на жалбоподателката попада в хипотезата на чл.4, ал.1, т.5 от ЗЗЛД и е било необходимо за изпълнение на задача, която се осъществява в обществен интерес.

Съгласно чл.2, ал.2, т.3 от ЗЗЛД, обработваните лични данни следва да бъдат съотносими, свързани със и ненадхвърлящи целите, за които се обработват.

Снемането на копие от личната карта на Т.К. от нотариуси М.Ш.,Д.Т. и Ц.М.-А. при нотариалното удостоверяване на подписа й върху Декларация по чл.13, т.6 от Наредба № I-157 на МВР и при нотариалната заверка на пълномощно за подаване и/или получаване на документи от държавни органи и служби не съответства на целите, за които са обработени личните данни.

Копирането на личната карта на Т.К., от страна на нотариуси М.Ш., Д.Т. и Ц.М.-А., представлява „обработване на лични данни” по смисъла на §1, т.1 от ДР на ЗЗЛД и то е неправомерно, тъй като не е съобразено с изискванията за допустимост на обработването на лични данни, обективирани в чл.4 от ЗЗЛД.

Същевременно личните данни на жалбоподателката са обработени от нотариуси М.Ш.,Д.Т. и Ц.М.-А. в противоречие с чл.2, ал.2, т.3 от ЗЗЛД.

Комисията за защита на личните данни, като взе предвид фактите и обстоятелствата, изяснени в настоящето административно производство и на основание чл. 38, ал. 2 от Закона за защита на личните данни,

1. Обявява жалба рег. № 9960/ 04.10.2010г., подадена от Т.К. срещу нотариус № 042 М.Ш., нотариус № 264 Д.Т. и нотариус № 562 Ц.М.-А. за основателна.

2. На основание чл. 10, ал. 1, т. 5 от ЗЗЛД издава следното задължително предписание на нотариус № 042 М.Ш., нотариус № 264 Д.Т. и нотариус № 562 Ц.М.-А., като администратори на лични данни, по смисъла на чл. 3, ал. 1 от ЗЗЛД:

В съответствие с изпълнение на задълженията, вменени им от Закона за нотариусите и нотариалната дейност, да преустановят копирането на лични карти на гражданите, предвид осигурения законов достъп до Национална база данни „Население”, подържана от Министерство на регионалното развитие и благоустройството, както и до Националния автоматизиран информационен фонд за българските лични документи – ”Национален регистър на българските лични документи”, поддържан от Министерство на вътрешните работи.

Решението да се съобщи на заинтересованите лица по реда на АПК.

Настоящето решение подлежи на обжалване, в 14 дневен срок от връчването му, чрез Комисията за защита на личните данни пред Върховен административен съд на Република България.