Решение по жалба вх. № 884/ 23.02.2011 г.

Комисия за защита на личните данни /КЗЛД/ в състав: Председател: Венета Шопова и членове: Красимир Димитров, Валентин Енев, Мария Матева и Веселин Целков на открито заседание, проведено на 13.04.2011г., на основание чл. 10, ал. 1, т. 7 от Закона за защита на личните данни /ЗЗЛД/, разгледа по същество жалба с рег. № 884/23.02.2011г. подадена от Ц.Н.Н.срещу Сдружение с нестопанска цел „Българска федерация по хокей на трева” /БФХТ/.

Административното производство е по реда на чл.38 от Закона за защита на личните данни.

В чл.30, ал.1 от ПДКЗЛДНА са определени реквизитите, които трябва да съдържа жалбата, с която физическите лица сезират Комисията за нарушения на техните права по ЗЗЛД. Жалбата отговаря на нормативно установените изисквания, поради което се явява редовна. С решение на КЗЛД, взето на закрито заседание проведено на 30.03.2011г. жалбата е обявена за допустима и като ответна страна в административното производство е конституирано Сдружение с нестопанска цел „Българска федерация по хокей на трева”, а като заинтересована страна е конституирано Сдружение с нестопанска цел “Спортен клуб по хокей на трева – Локомотив” гр. София.

В Комисия за защита на личните данни е постъпила жалба от Ц.Н.Н. за това, че Сдружение с нестопанска цел Българска федерация по хокей на трева /БФХТ/ неправомерно е разпространила свързаните с него лични данни. Неправомерното обработване на личните данни е извършено чрез изпращане по електронен път на заповед №78/15.06.2010г. на Председателя на сдружение Българска федерация по хокей на трева и протокол от заседание на УС на БФХТ на широк кръг от лица. В посочените документи се съдържат личните данни на господин Ц.Н.Н.– три имена, единен граждански номер качеството му на състезател и клубната му принадлежност.

Към жалбата е приложен протокол от 12.06.2010г. на УС на БФХТ; заповед №78/15.06.2010г. на Председателя на БФХТ и разпечатки от имейлите до които са разпратени документите.

В условията на служебното начало, залегнало в административния процес и изясняване на обстоятелствата от значение за случая, наоснование чл.36, ал.2 от Административно-процесуалния кодекс е изискано становище от Българска федерация по хокей на трева, както и представяне на относимите доказателства.

На 17.03.2011г. в деловодството на КЗЛД е постъпило писмено становище от федерацията, в което се твърди, че свързаните с Ц.Н.Н. лични данни са обработени законосъобразно, поради следните съображения:

БФХТ и Клуб по хокей на трева „Локомотив София”, чийто състезател е жалбоподателят се намират в нормативно регламентирани взаимоотношения. Клуб по хокей на трева „Локомотив София” е член на федерацията и като такъв е приел Устава й, съгласно който членовете са длъжни да спазват разпоредбите му, решенията на ръководните органи на федерацията и вътрешните правилници, програми и наредби.

Участието на състезателите в държавни първенства и турнири, които се организират от БФХТ се обвързва с необходимостта същите да бъдат картотекирани в съответния клуб. Правилата за картотекиране на състезателите са регламентирани в наредбата за първенствата и турнирите по хокей на трева 2009-2010г. При регистрацията, съответния клуб към който е картотекиран играча, предоставя на федерацията следните документи: картотечни списъци на състезателите, подписани и подпечатани от Председателя на клуба, състезателна карта и годишна застраховка или декларация на състезателя. Картотечните списъци се изготвят от съответния клуб и се предоставят на БФХТ.

В становището на ответната страна се излагат доводи, че личните данни на състезателите се използват за точно конкретна цел, а именно картотекирането им и произтичащите от това права и задължения.

Със заповед №78/15.06.2010г. е наложено наказание на жалбоподателят в качеството му на състезател и с оглед безспорното му индивидуализиране са изписани трите му имена и единият му граждански номер. Сочи се, че кореспонденцията между федерацията и клубовете-членове се извършва по електронен път, на основание взето решение от Управителния съвет.

Във връзка с изложените в становището аргументи, БФХТ счита жалбата за неоснователна и моли Комисията да прекрати административното производство образувано по нея.

Към становището са представени следните документи: удостоверение за актуално състояние на фирмата от 22.11.2010г. на СГС, по фирмено дело №1750а/1994г., устав на юридическо лице с нестопанска цел Сдружение „Българска федерация по хокей на трева”, приет на 07.10.2008г., Наредба за първенствата и турнирите по хокей на трева в системата на БФХТ за сезона 2009-2010г., протокол от 09.08.2010г. на УС на БФХТ, етичен кодекс на БФХТ, протокол от заседание, проведено на 18.06.2010г. на УС на БФХТ, протокол №1/12.01.2008г. на УС на БФХТ, списък на официални и длъжностни лица на БФХТ и КХ собственици на e-mail адреси, протокол от 12.06.2010г. на УС на БФХТ, заповед №78/15.06.2010г. на Председателя на БФХТ, телефонен указател на БФХТ, телефонен указател на корпоративната група на БФХТ, молба от Ц.Н.Н.от 09.09.2009г. до КХ НСА, молба от Ц.Н.Н.от 09.09.2009г. до СКХТ Локомотив София, договор за правна защита и съдействие и пълномощно.

С писмо изх.№884/02.03.2011г. на Председателя на КЗЛД е изискано изразяване на писмено становище по жалбата и представяне на относими доказателства и от Сдружение с нестопанска цел „Спортен клуб по хокей на трева – Локомотив” гр. София. Заинтересованата страна не е изразила становище и не се е възползвала от възможността да представи доказателства.

На откритото заседание, насрочено за 13.04.2011г. за разглеждане на жалбата по същество, страните са редовно и своевременно уведомени по реда на АПК. Страните не се явяват и не се представляват.

Приложението на Закона за защита на личните данни се обвързва с обработването на информация, представляваща „лични данни” по смисъла на легалната дефиниция на чл. 2, ал. 1, съгласно която тя трябва да е достатъчна, за да може физическото лице да може да бъде идентифицирано. Съдържащата се информация в протокол от заседание на управителния съвет на БФХТ от 12.06.2010г. и заповед №78/15.06.2010г. на председателя на БФХТ, а именно три имена, единен граждански номер и клубна принадлежност и качество са достатъчни за идентифицирането на жалбоподателя, от което следва, че същата представлява лични данни. Видно от доказателствата, приложени към административната преписка, свързаните с жалбоподателят лични данни, които се съдържат в заповедта и протокола са разпространени чрез изпращането им по електронната поща на лица, които са председатели на клубове по хокей, съответно членове на федерацията, членове на УС на федерацията и други лица, които са свързани с нея. Липсват доказателства, че данните са разпространени на трети лица, които не са свързани с федерацията.

На следващо място, приложимостта на ЗЗЛД е обвързана с условието обработваните лични данни да съставляват или да са предназначени да съставляват част от регистър. От събраните към административната преписка доказателства и от изразеното писмено становище на БФХТ се установи, че картотекирането на играчите се извършва от съответния клуб по хокей на трева, който от своя страна, съгласно чл.9 от Устава на юридическо лице с нестопанска цел Сдружение „Българска федерация по хокей на трева” БФХТ е член на федерацията. Картотекирането на играчите е разписано в Наредбата за първенствата и турнирите по хокей на трева, приета с решение на УС от 09.08.2009г. Картотеките на състезателите и длъжностните лица се правят от клубовете и информацията се предоставя на федерацията. Съгласно чл.23, буква Б от Наредбата за първенствата и турнирите по хокей в системата на БФХТ 2008/2009г., документите необходими за участие в държавните първенства и турнири се внасят в офиса на БФХТ в определения с наредбата срок, като клубовете по трева прилагат следните документи:

1.картотечни списъци на състезателите в два екземпляра на всички отбори подписани и подпечатани от Председателя на клуба. В списъците се вписват трите имена и годината на раждане на състезателите, цветовете на екипировката на отбора (основен и резервен) и трите имена на менажерите и треньорите. Един състезател може да фигурира в картотечните списъци на две възрастови групи, в които има право да играе;

2.състезателна карта – 1 бр. (образец на БФХТ) на състезателите фигуриращи в картотечните списъци и отговарящи на изискванията на Наредбата, ПСПХ и ТП. Картата трябва да има заверка от периодичен медицински преглед с дата след 01 август от настоящата година, удостоверяваща и гарантираща здравния статут на състезателя. Снимка – 1 бр.( при първо картотекиране)

3.Менажерска, треньорска и съдийска карта на длъжностните лица на клуба.

Представените документи се приемат от БФХТ като федерацията извършва заверка на документите.

При първо картотекиране на непълнолетни, съответния клуб по хокей е длъжен да представи оригинал и копие (за БФХТ) от акт за раждане и декларация от родителите за съгласие.

На основание изложеното следва да се приеме, че картотечните списъци на играчите на отделните клубове по хокей, които членуват във федерацията, представляват регистър, който се съхранява при нея.

На следващо място, условие за приложимостта на ЗЗЛД и реализиране на контролните правомощия на Комисията в изпълнение на ЗЗЛД, е изискването за безспорно установяване на факта на обработване на лични данни на физическите лица. По смисъла на §1, т.1 от ДР на ЗЗЛД „обработване на лични данни” е всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършват по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване. Видно от цитираното определение на понятието „обработване на лични данни” всяко едно от посочените действия само по себе си или в определена последователност, представлява обработване на лични данни по смисъла на закона. В конкретния случай, описан в жалбата личните данни са обработени чрез разпространяването им от Българска федерация по хокей на трева. Този факт не е спорен, тъй като в становището си федерацията не отрича факта, че е разпространила данните на лицата като е уточнила, че данните са изпратени по имейла до определен брой лица, които лица са в определени нормативно регламентирани взаимоотношения с БФХТ – клубове са членове на федерацията, а физическите лица са длъжностни лица, официални лица, членове на управителния съвет, турнирни директори, мениджъри на отбори, членове на комисии към федерацията и т.н. и които боравят с личните данни на жалбоподателя в това им качество. От приложените към жалбата разпечатки от имейлите на жалбоподателя е видно, че изпращачът на имейла е Българска федерация по хокей на трева, а като предмет на съобщението е записано: „протокол на управителния съвет и заповед”.

С чл. 1, ал. 2 от ЗЗЛД се гарантира неприкосновеността на личността и личния живот чрез осигуряване на защита на физическите лица при неправомерно обработване на свързаните с тях лични данни в процеса на свободното движение на данните.

Правомерното обработване на личните данни от страна на администраторите на лични данни, съгласно ЗЗЛД следва да се извършва в съответствие с принципите на законосъобразност, целесъобразност и пропорционалност на данните. Наред с това законодателят е предоставил възможност, от една страна, на администраторите сами да определят целите и обема на обработваните данни, а от друга страна- на физическите лица правото да изразят свободната си воля за обработване на техните лични данни. Наличието на тяхното съгласие, съгласно чл. 4, ал. 2, т. 2 от ЗЗЛД, е едно от условията за допустимост на обработването на личните им данни от страна на администраторите. В конкретния случай не е налице изрично дадено волеизявление, от което да е видно, че жалбоподателя се е съгласили лични му данни да бъдат оповестени по начина и в обема, в които са били разпространени от БФХТ чрез изпращането им по електронната поща.

От събраните по административната преписка доказателства се установи следната фактическа обстановка:

На 12 юни 2010г. е проведено заседание на управителния съвет на Българска федерация по хокей на трева. На заседанието е воден протокол, в който е отразено, че жалбоподателят е присъствал и поради нарушаване на реда в залата се е стигнало до решение, за налагани на наказание на провинилите се лица. В протокола от 12.06.2010г. е възпроизведено решението на УС, с което се налага наказание и жалбоподателя и той е индивидуализирани с трите си имена, единният му граждански номер, качеството и клубната им принадлежност. Този обем от лични данни се съдържа и в заповед №78/15.06.2010г. на Председателя на федерацията. В заповедта е определено, същата да се сведе до знанието на всички клубове – членове на БФХТ, турнирни директори организиращи държавни първенства и турнири, охранителните служби на МФВС и НСА чрез писма по електронната поща или чрез препоръчани писма.

В чл.31 ал.3 от Устава на федерацията е определен начина и кръга на лицата, които имат право на достъп до протоколите от заседанията на управителния съвет.

БФХТ не отрича, че е разпространила личните данни на жалбоподателя чрез изпращането по имейла на документите, в които те се съдържат.

При извършена служебна справка в регистъра на администраторите на лични данни се установи, че и БФХТ е подала на собствено основание заявление за регистрацията й като администратор.

БФХТ обработва личните данни на състезателите на клубовете, които членуват във федерацията за целите за организиране и участие в турнири по хокей на трева, издаване на състезателни карти, застраховки и т.н.

Наложеното наказание на жалбоподателя със заповед №78/15.06.2010г. е забрана за влизане в офисите на БФХТ, както и присъствие по време на официални прояви, включително и технически конференции на БФХТ. Целта на издаването на състезателните карти на играчите е да се удостовери принадлежността им към съответен клуб по хокей на трева, който е член на федерацията, а също така играчите да се легитимират при участието си в турнири или други прояви организирани от БФХТ. Личните данни, които се съдържат в състезателната карта са: три имена, единен граждански номер, клубна принадлежност, лицензии на лицата и снимка. Предвид вида на наложеното наказание на жалбоподателя и изпълнението на заповедта на председателя на БФХТ, с която то е наложено, Комисията приема, че не е било необходимо в нея да се изписват единните граждански номера на наказаните лица. За индивидуализирането на състезателите, по отношение, на които е наложено наказанието е необходимо да се посочат само имената им и към кой клуб и в какво качество членуват и по регистрационният номер на състезателната карта. За фактическото изпълнението на заповедта, а именно недопускането им до офисите и конференциите на федерацията е следвало да се приемат от УС на БФХТ правила за пропускателния режим.

Безспорен е фактът, че членовете на федерацията имат право да бъдат информирани за дейността й, което е разписано в чл.11 от Устава на юридическо лице с нестопанска цел, сдружение „Българска федерация по хокей на трева”. В тази връзка, федерацията следва да ги информира за предприетите от нея действия и взети решения. С протоколно решение на УС, взето на заседание на 12.01.2008г. е определен начина на информиране на заинтересованите лица, за дейността на федерацията, а именно чрез кореспонденция, която се осъществява по електронната поща. В случая трябва да се търси баланса между неприкосновеността на личността на физическото лице, чиито данни се обработват и правата на членовете на федерацията, по отношение на информираността им за дейността й. С индивидуализирането на жалбоподателят чрез по-голям обем от свързани с него лични данни в протокола на УС на БФХТ и заповедта на председателя на федерацията, КЗЛД счита че са надхвърлени целите, за които се обработват данните и са разпространени на лица в нарушение принципа в чл.2, ал.2, т.3 от ЗЗЛД за съотносимостта на данните към целта, за която се обработват.

В етичният кодекс на БФХТ е разписано в чл.17, че участниците в дейността на федерацията, който имат достъп до личните данни с оглед естеството на работата им, са длъжни да гарантират неприкосновеността на предоставената им лична информация, съгласно закона. Тази разпоредба е нарушена, защото администраторите на лични данни са задължени да определят едно или повече лица по защитата на личните данни, които да отговорят за координирането и прилагането на техническите и организационни мерки за защитата на данните. Определянето на тези лица става с вътрешни правила на администратора /инструкция или заповед/. Част от лицата, до които данните на жалбоподателя са разпространени не са сред тези, които са „обработващи лични данни” , по смисъла на §1, т.3 от ДР на ЗЗЛД и естеството им на работа не изисква да имат достъп до тях в този им обем. В случаят администраторът на лични данни не е намерил баланса, с което е нарушил вмененото му задължение в чл.23 от ЗЗЛД, да предприеме необходимите технически и организационни мерки за защита на личните данни от неправомерно разпространение.

На основание изложеното Комисия за защита на личните данни приема, че свързаните с жалбоподателят лични данни са допълнително обработени от БФХТ, което е несъотносимо, както за целите на обработването им, така и за изпълнение на заповед №78/2010г.

С настоящето решение Комисия за защита на личните данни, установи по безспорен начин, че Сдружение с нестопанска цел „Българска федерация по хокей на трева”, представлявано от С.П. К., на 15.06.2010г. в гр. София е извършило административно нарушение, изразяващо се в обработване на свързаните с жалбоподателят лични данни в нарушение на принципа на съразмерност. Личните данни на Ц.Н.Н.са неправомерно разпространени на лица, които не са оторизирани от администратора да обработват от негово име и за негова сметка данните. С нарушаване на чл.2, ал.2, т.3 от ЗЗЛД, ответната страна в административното производство е извършила административно нарушение по смисъла на ЗЗЛД, което подлежи на санкциониране.

При определяне размера на налаганото с настоящето решение административно наказание, Комисията се съобрази с характера и степента на нарушението и обществените отношения, които засяга. При извършена служебна справка се установи, че КЗЛД е била сезирана с жалби от други двама състезатели, чиито лични данни също се съдържат в заповедта на председателя на БФХТ. По жалбите има постановено решение, с което е установено извършено административно нарушение.

В качеството си на административен орган и във връзка с необходимостта от установяване истинността по случая, като основен принцип в процесуалното производство, съгласно чл.7 от Административно-процесуалния кодекс (АПК), изискващ наличието на установени действителни факти от значение за случая, имайки предвид представените писмени доказателства и изразени становища, Комисията приема, че разгледани по същество жалбата е основателна, поради което на основание чл. 10 ал. 1, т. 7 от ЗЗЛД и чл.39, ал.2 от Правилника за дейността на Комисия за защита на личните данни и на нейната администрация,

1.Уважава жалба с рег. №884/23.02.2011г.1 подадена от Ц.Н.Н.срещу Сдружение с нестопанска цел „Българска федерация по хокей на трева” /БФХТ/.

2. На основание чл.42, ал.9 във връзка с чл. 38, ал. 2 от ЗЗЛД налага на Сдружение с нестопанска цел „Българска федерация по хокей на трева”, БУЛСТАТ 121858722 със седалище и адрес на управление: гр. София, Столична община, бул. Васил Левски № 75, представлявано от С.П.К., административно наказание – имуществена санкция в размер на 10 500 / десет хиляди и петстотин/ лв. за нарушение на чл.2, ал.2 от ЗЗЛД.

Решението да се съобщи на заинтересованите лица по реда на АПК.

Настоящето решение подлежи на обжалване, в 14 дневен срок от връчването му, чрез Комисията за защита на личните данни пред Върховен административен съд на Република България.