Решение по жалба вх. № 8694/18.06.2010 г.

Комисия за защита на личните данни /КЗЛД/ в състав: Председател: Венета Шопова и членове Валентин Енев, Мария Матева и Веселин Целков на открито заседание, проведено на 15.12.2010г., на основание чл. 10, ал. 1, т. 7 от Закона за защита на личните данни /ЗЗЛД/, разгледа по същество жалба с рег. №8694/18.06.2010 г., подадена от К.Д.Я. и жалба рег.№8695/18.06.2010г., подадена от Р.Е.П. срещу Сдружение с нестопанска цел „Б.Ф.Х.Т.” /БФХТ/.

Административното производство е по реда на чл.38 от Закона за защита на личните данни.

В чл.30, ал.1 от ПДКЗЛДНА са определени реквизитите, които трябва да съдържа жалбата, с която физическите лица сезират Комисията за нарушения на техните права по ЗЗЛД. В Комисия за защита на личните данни са постъпили жалби рег. №8694/18.06.2010г., подадена от К.Д.Я. и рег.№8695/18.06.2010г.,подадена от Р.Е.П. Двете жалби са насочени срещу действия на Сдружение с нестопанска цел „Б.Ф.Х.Т.”, изразяващи се в неправомерно обработване на свързаните с жалбоподателите лични данни. На основание чл.32 от АПК, КЗЛД с решение, взето на редовно заседание, проведено на 29.09.2010г. е обединила двете жалби за разглеждане в едно административно производство. Жалбите са обявени за допустими и като ответна страна в общото административно производство е конституирано Сдружение с нестопанска цел „Б.Ф.Х.Т.”, а като заинтересовани страни са конституирани: Сдружение с нестопанска цел “К.Х.Т.С.2005” и Сдружение с нестопанска цел “С.К.Х.Т.Л.” гр. София.

Жалбоподателите сезират Комисията с твърдения, че на 15.06.2010г., служител на БФХТ е изпратил имейл с прикачени файлове на заповед №78/15.06.2010г. на Председателя на сдружение Б.Ф.Х.Т. и протокол от заседание на УС на БФХТ, в които документи фигурират личните им данни, а именно: три имена и единен граждански номер. Жалбоподателите твърдят, че от федерацията никой не се е свързал с тях преди изпращането на имейлите, за да иска изразяване на съгласието им, личните им данни да бъдат разпространени. К.Д.Я. и Р.Е.П. считат, че с изпращането по електронната поща на двата документа от БФХТ на неограничен кръг от лица някои, от които нямащи нищо общо с федерацията са нарушени правата им по ЗЗЛД.

Във връзка с принципа на служебното начало и в изпълнение на задължението, административния орган служебно да събира доказателства е изискано становище от Б.Ф.Х.Т.

На 12.07.2010г. е постъпило становище от БФХТ, в което е изложено, че федерацията е регистрирана по Закона за юридическите лица с нестопанска цел по ф.д. №1750а/1994г. по описа на СГС. Уточнено е, че членовете на федерацията са клубове по хокей, обединенията или други сдружения, които развиват аматьорски или професионален хокей. Клубовете могат да бъдат регистрирани по ЗЮЛНЦ или ТЗ. Клубовете, които искат да членуват във федерацията се приемат от върховния орган на сдружението – общото събрание и след приемането се вписват в Националния регистър на спортните организации към Министерството на физическото възпитание и спорта. Състезателите, за да могат да участват в първенствата и турнирите, които се организират от федерацията, подлежат на картотекиране в съответния клуб. Картотеката на състезателите са изготвя от клуба, в който членуват и се предоставя след това на БФХТ. На картотекиране подлежат и всички длъжности лица, организиращи държавните първенства и турнири. Длъжностни лица са: турнирните директори, мениджъри на съдиите, съдии и официалните лица на клубовете – мениджъри на отборите и треньорите. На всички картотекирани лица се изготвят карти. Картите се попълват от клубовете и се заверяват от БФХТ. Картотекирането на лицата е разписано в Наредбата за първенствата и турнирите по хокей, приета с решение на УС от 09.08.2009г. Картите са по утвърден образец и съдържат три имена, единен граждански номер и клубна принадлежност на притежателя им. Целта на картите е състезателите и длъжностните лица да бъдат индивидуализирани и да бъде установена принадлежността им към съответен клуб. Б.Ф.Х.Т. заявява, че информацията, съдържаща лични данни на състезателите на съответните клубове и длъжностните лица се предоставя от клубовете на федерацията. Всяка състезателна карта носи подписа на председателя на УС на съответния клуб.

Федерацията уточнява, че двата документа, които са били изпратени по електронната поща са предоставени на определен брой лица, с които федерацията имавзаимоотношения – членове на федерацията. Администраторът на лични данни заявява, че заповедта е изпратена на имейлите само на клубовете, а не е разпространена в интернет, както се твърди в жалбата.

Към административната преписка са представени доказателства и от А.В. – председател на КХТ „С.2005”, а именно: заповед №90/04.10.2010г. на Председателя на БФХТ и извадка от интернет, която представлява списък с имейл адреси от 08.10.2010г.

На 25.10.2010г. БФХТ е депозирала писменото си становище по жалбите, в качеството й на ответна страна в административното производство и е представила изисканата допълнителна информация. В становището се сочи, че при съпоставка между представените списъци на клубовете, длъжностните и официалните лица на БФХТ и разпечатката на електронната поща на федерацията, от която са видни имейл адресите до които са изпратени протокола и заповедта се установява, че имейла е изпратен само до лица, които са в нормативно регламентирани взаимоотношения с БФХТ. Това им качество ги задължава да изпълняват решенията взети от органите на федерацията. За изпълнение на заповедта от посочените лица е необходимо тя да бъде сведена до знанието им, поради което се е наложило изпращането й. Кореспонденцията между БФХТ и клубовете-членове, официалните и длъжностни лица на БФХТ и КХ се извършва по електронен път, на основание взето решение от Управителния съвет. Решението е обективирано в Протокол №1 от заседание на УС на БФХТ от 12.01.2008г., точка IV от дневния ред. В цитираното решение е определен и начина за събиране на имейл адресите, а именно: те се предоставят от притежателите им. Лицата са задължени, при настъпване на промяна в електронния адрес, да уведомят за това обстоятелство федерацията. Адресникът се актуализира всяко тримесечие и се публикува ежегодно в официалното издание на БФХТ – Сборник с нормативни документи, регламентиращи управлението, административната и спортно-техническата дейност на съответната състезателна година.

Към становището е представен екземпляр от Сборника на федерацията, протокол от заседание на управителния съвет на БФХТ от 12.06.2010г., заповед №78/15.06.2010г. на Председателя на БФХТ, разпечатка на имейл адресите, до които е разпратена заповедта и протокола, списък на клубовете с посочване на имел адресите им, списък на официалните и длъжностни лица на БФХТ и КХ собственици на e-mail адреси, протокол №1 от заседание на УС на БФХТ от 12.01.2008г. и удостоверение за актуално състояние по ф.д. №1750а/1994.

Приложението на Закона за защита на личните данни се обвързва с обработването на информация, представляваща „лични данни” по смисъла на легалната дефиниция на чл. 2, ал.1, съгласно която тя трябва да е достатъчна, за да може физическото лице да може да бъде идентифицирано. Съдържащата се информация в протокол от заседание на управителния съвет на БФХТ от 12.06.2010г. и заповед №78/15.06.2010г. на Председателя на БФХТ, а именно три имена, единен граждански номер, клубна принадлежност и качество са достатъчни за идентифицирането на жалбоподателите, от което следва, че същата представлява лични данни. Видно от доказателствата, приложени към административната преписка, свързаните с жалбоподателите лични данни, които се съдържат в заповедта и протокола са разпространени чрез изпращането им по електронната поща на лица, които са председатели на клубове по хокей, съответно членове на федерацията, членове на УС на федерацията и други лица, които са свързани с нея. Липсват доказателства, че данните са разпространени на трети лица, които не са свързани с федерацията.

На следващо място, приложимостта на ЗЗЛД е обвързана с условието обработваните лични данни да съставляват или да са предназначени да съставляват част от регистър. От събраните към административната преписка доказателства и от изразеното писмено становище на БФХТ се установи, че картотекирането на играчите се извършва от съответния клуб по хокей на трева, който от своя страна, съгласно чл.9 от Устава на юридическо лице с нестопанска цел Сдружение „Б.Ф.Х.Т.” е член на федерацията. Картотекирането на играчите е разписано в Наредбата за първенствата и турнирите по хокей на трева, приета с решение на УС от 09.08.2009г. Картотеките на състезателите и длъжностните лица се правят от клубовете и информацията се предоставя на федерацията. Съгласно чл.23, буква Б от Наредбата за първенствата и турнирите по хокей в системата на БФХТ 2008/2009г., документите необходими за участие в държавните първенства и турнири се внасят в офиса на БФХТ в определения с наредбата срок, като клубовете по трева прилагат следните документи:

1.картотечни списъци на състезателите в два екземпляра на всички отбори подписани и подпечатани от Председателя на клуба. В списъците се вписват трите имена и годината на раждане на състезателите, цветовете на екипировката на отбора (основен и резервен) и трите имена на менажерите и треньорите. Един състезател може да фигурира в картотечните списъци на две възрастови групи, в които има право да играе;

2.състезателна карта – 1 бр. (образец на БФХТ) на състезателите фигуриращи в картотечните списъци и отговарящи на изискванията на Наредбата, ПСПХ и ТП. Картата трябва да има заверка от периодичен медицински преглед с дата след 01 август от настоящата година, удостоверяваща и гарантираща здравния статут на състезателя. Снимка – 1 бр.( при първо картотекиране)

3.Менажерска, треньорска и съдийска карта на длъжностните лица на клуба.

Представените документи се приемат от БФХТ като федерацията извършва заверка на документите.

При първо картотекиране на непълнолетни, съответния клуб по хокей е длъжен да представи оригинал и копие (за БФХТ) от акт за раждане и декларация от родителите за съгласие.

На основание изложеното следва да се приеме, че картотечните списъци на играчите на отделните клубове по хокей, които членуват във федерацията, представляват регистър, който се съхранява при нея.

На следващо място, условие за приложимостта на ЗЗЛД и реализиране на контролните правомощия на Комисията в изпълнение на закона, е изискването за безспорно установяване на факта на обработване на лични данни на физическите лица.

По смисъла на §1, т.1 от ДР на ЗЗЛД „обработване на лични данни” е всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършват по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване. От цитираното определение на понятието „обработване на лични данни” е видно, че всяко едно от посочените действия само по себе си или в определена последователност, представлява обработване на лични данни по смисъла на закона. В конкретния случай, описан в жалбите личните данни са обработени чрез разпространяването им от Б.Ф.Х.Т.. Обстоятелството на обработване на личните данни не е спорен, тъй като в становището си федерацията не отрича факта, че е разпространила данните на лицата като е уточнила, че данните са изпратени по имейла до „точно определен брой лица, които лица са в определени нормативно регламентирани взаимоотношения с БФХТ – клубове са членове на федерацията, а физическите лица са длъжностни лица, официални лица, членове на управителния съвет, турнирни директори, мениджъри на отбори, членове на комисии към федерацията и т.н. и които боравят с личните данни на жалбоподателите в това им качество.” От приложените към жалбите разпечатки от имейлите на жалбоподателите е видно, че изпращачът на имейла е Б.Ф.Х.Т., а като предмет на съобщението е записано: „протокол на управителния съвет и заповед”.

С чл. 1, ал. 2 от ЗЗЛД се гарантира неприкосновеността на личността и личния живот чрез осигуряване на защита на физическите лица при неправомерно обработване на свързаните с тях лични данни в процеса на свободното движение на данните.

Правомерното обработване на личните данни от страна на администраторите на лични данни, съгласно ЗЗЛД следва да се извършва в съответствие с принципите на законосъобразност, целесъобразност и пропорционалност на данните. Наред с това законодателят е предоставил възможност, от една страна, на администраторите сами да определят целите и обема на обработваните данни, а от друга страна- на физическите лица правото да изразят свободната си воля за обработване на техните лични данни. Наличието на тяхното съгласие, съгласно чл. 4, ал. 2, т. 2 от ЗЗЛД, е едно от условията за допустимост на обработването на личните им данни от страна на администраторите. В конкретния случай не е налице изрично дадено волеизявление, от което да е видно, че жалбоподателите са се съгласили лични им данни да бъдат оповестени по начина и в обема, в които са били разпространени от БФХТ чрез изпращането им по електронната поща.

От събраните по административната преписка доказателства се установи следната фактическа обстановка:

На 12 юни 2010г. е проведено заседание на управителния съвет на Б.Ф.Х.Т. На заседанието е воден протокол, в който е отразено, че жалбоподателите са присъствали и поради нарушаване на реда в залата се е стигнало до решение за налагане на наказание на провинилите се лица. В протокола от 12.06.2010г. е възпроизведено решението на УС, с което се налага наказание и жалбоподателите са индивидуализирани с трите си имена, единният им граждански номер, качеството и клубната им принадлежност. Този обем от лични данни се съдържа и в заповед №78/15.06.2010г. на Председателя на федерацията. В заповедта е определено, същата да се сведе до знанието на всички клубове – членове на БФХТ, турнирни директори организиращи държавни първенства и турнири, охранителните служби на МФВС и НСА чрез писма по електронната поща или чрез препоръчани писма.

В чл.31 ал.3 от Устава на федерацията е определен начина и кръга на лицата, които имат право на достъп до протоколите от заседанията на управителния съвет.

БФХТ не отрича, че е разпространила личните данни на жалбоподателите чрез изпращането по имейла на документите, в които те се съдържат.

При извършена служебна справка в регистъра на администраторите на лични данни се установи, че и БФХТ е подала на собствено основание заявление за регистрацията й като администратор.

БФХТ обработва личните данни на състезателите на клубовете, които членуват във федерацията за целите за организиране и участие в турнири по хокей на трева, издаване на състезателни карти, застраховки и т.н.

Наложеното наказание на жалбоподателите със заповед №78/15.06.2010г. е забрана за влизане в офисите на БФХТ, както и присъствие по време на официални прояви, включително и технически конференции на БФХТ. Целта на издаването на състезателните карти на играчите е да се удостовери принадлежността им към съответен клуб по хокей на трева, който е член на федерацията, а също така играчите да се легитимират при участието си в турнири или други прояви организирани от БФХТ. Личните данни, които се съдържат в състезателната карта са: три имена, единен граждански номер, клубна принадлежност, лицензии на лицата и снимка. Предвид вида на наложеното наказание на жалбоподателите и изпълнението на заповедта на председателя на БФХТ, с която то е наложено, Комисията приема, че не е било необходимо в нея да се изписват единните граждански номера. За индивидуализирането на състезателите, по отношение, на които е наложено наказанието е било необходимо само да се посочат имената им и към кой клуб и в какво качество членуват и посочване на регистрационният номер на състезателната карта. За фактическото изпълнението на заповедта, а именно недопускането им до офисите и конференциите на федерацията е следвало да се приемат от УС на БФХТ правила за пропускателния режим.

Задължението на Управителния съвет БФХТ за уведомяване на членовете на сдружението, за взетите решения не е законово обвързано с изискването, физическите лица, касаещи дадено решение да бъдат еднозначно идентифицирани чрез оповестяването на техните единни граждански номера. Изискването, съгласно приетата от федерацията нормативна уредба, състезателите да предоставят единият си граждански номер на клуба, в който членуват не означава, че федерацията, в качеството си на администратор на лични данни следва да го разпространява на лица, които не са оправомощени да обработват лични данни. С оповестяването на единните граждански номера на жалбоподателите, Б.Ф.Х.Т. е нарушила един от основните принципи, на които трябва да се основава правомерното обработване на лични данни от страна на администраторите на лични данни са регламентирани в чл.2, ал.2 от ЗЗЛД.Разпоредбата на чл.2, ал.2, т.3 от ЗЗЛД повелява, че при обработването на личните данни трябва да е съотносимо, свързано и не надхвърлящо целите, за които са събрани и се обработват.

Безспорен е фактът, че членовете на федерацията имат право да бъдат информирани за дейността й, което е разписано в чл.11 от Устава на юридическо лице с нестопанска цел, сдружение „Б.Ф.Х.Т.” В тази връзка, федерацията следва да ги информира за предприетите от нея действия и взети решения. С протоколно решение на УС, взето на заседание на 12.01.2008г. е определен начина на информиране на заинтересованите лица, за дейността на федерацията, а именно чрез кореспонденция, която се осъществява по електронната поща. В случая трябва да се търси баланса между неприкосновеността на личността на физическото лице, чиито данни се обработват и правата на членовете на федерацията по отношение на информираността им за дейността й. С индивидуализирането на жалбоподателите чрез по-голям обем от свързани с тях лични данни в протокола на УС на БФХТ и заповедта на Председателя на федерацията, КЗЛД приема, че са надхвърлени целите, за които се обработват данните и са разпространени на лица в нарушение принципазалегнал в чл.2, ал.2, т.3 от ЗЗЛД, за съотносимостта на данните към целта, за която се обработват.

В чл.17 от Етичният кодекс на БФХТ е разписано, че участниците в дейността на федерацията, който имат достъп до личните данни с оглед естеството на работата им, са длъжни да гарантират неприкосновеността на предоставената им лична информация, съгласно закона. Тази разпоредба е нарушена, защото администраторите на лични данни са задължени да определят едно или повече лица по защитата на личните данни, които да отговорят за координирането и прилагането на техническите и организационни мерки за защитата на данните. Определянето на тези лица става с вътрешни правила на администратора /инструкция или заповед/. Част от лицата, до които данните на жалбоподателите са разпространени не са сред тези, които са „обработващи лични данни”, по смисъла на §1, т.3 от ДР на ЗЗЛД и естеството им на работа не изисква да имат достъп до тях в този им обем. В случаят администраторът на лични данни не е намерил баланса, с което е нарушил вмененото му в чл.23 от ЗЗЛД, да предприеме необходимите технически и организационни мерки за защита на личните данни от неправомерно разпространение.

Видно от представените от А.В. доказателства, а именно Заповед №90/04.10.2010г. на Председателя на БФХТ, личните данни на жалбоподателите продължават да се обработват в по-голям обем, отколко те е необходим за целите за дейността на федерацията, а именно: налагане на наказание на състезателите за извършени от тях нарушения на нормативните актове на БФХТ.

На основание изложеното Комисията приема, че свързаните с жалбоподателите лични данни са допълнително обработени от БФХТ, което е несъотносимо, както за целите на обработването им, така и за изпълнение на заповед №78/2010г.

С настоящето решение Комисия за защита на личните данни, установи по безспорен начин, че Сдружение с нестопанска цел „Б.Ф.Х.Т.”, представлявано от С.П.К., на 15.06.2010г. в гр. София е извършило административно нарушение, изразяващо се в обработване на свързаните с жалбоподателите лични данни в нарушение на принципа на съразмерност. Личните данни на жалбоподателите са неправомерно разпространени на лица, които не са оторизирани от администратора да обработват от негово име и за негова сметка данните. С нарушаване на чл.2, ал.2, т.3 от ЗЗЛД, ответната страна в административното производство е извършила административно нарушение по смисъла на ЗЗЛД, което подлежи на санкциониране.

При определяне размера на налаганото с настоящето решение административно наказание, Комисията се съобрази с характера и степента на нарушението и обществените отношения, които засяга. От събраните по административната преписка доказателствата, КЗЛД установи, че след сезирането й, администратора на лични данни БФХТ продължава да разпространява неправомерно личните данни на жалбоподателите и други лица, а именно с изпращането по имейла на последваща заповед, срещу която са подадени жалбите, а именно заповед №90/04.10.2010г. на Председателя на БФХТ.

В качеството си на административен орган и във връзка с необходимостта от установяване истинността по случая, като основен принцип в процесуалното производство, съгласно чл.7 от Административно-процесуалния кодекс (АПК), изискващ наличието на установени действителни факти от значение за случая, имайки предвид представените писмени доказателства и изразени становища, Комисията приема, че разгледани по същество жалбите са основателни, поради което на основание чл. 10 ал. 1, т. 7 от ЗЗЛД и чл.39, ал.2 от Правилника за дейността на Комисия за защита на личните данни и на нейната администрация,

1.Уважава жалба с рег. №8694/18.06.2010г. подадена от К.Д.Я. и жалба рег. №8695/18.06.2010г. подадена от Р.Е.П. срещу Сдружение с нестопанска цел „Б.Ф.Х.Т.”.

2. На основание чл.42, ал.9 във връзка с чл. 38, ал. 2 от ЗЗЛД налага на Сдружение с нестопанска цел „Б.Ф.Х.Т.”, БУЛСТАТ ********* със седалище и адрес на управление: гр. София, Столична община, бул. **** № ***, представлявано от С.П.К., административно наказание– имуществена санкция в размер на 10 500 /десет хиляди и петстотин/ лв. за нарушение на чл.2, ал.2 от ЗЗЛД.

Решението да се съобщи на заинтересованите лица по реда на АПК.

Настоящето решение подлежи на обжалване, в 14 дневен срок от връчването му, чрез Комисията за защита на личните данни пред Върховен административен съд на Република България.