Решение по жалба вх. № 10313/ 01.11.2010 г.

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: Председател: Венета Шопова и членове: Красимир Димитров,Валентин Енев и Веселин Целков, на открито заседание, проведено на 23.03.2011г., на основание чл.10, ал.1, т.7 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД), разгледа жалба с рег. № 10313/01.11.2010г., подадена от Д.Д.П. срещу „Х.П.Г.Д.Б.С.” ЕООД.

Жалбоподателят описва, че на 01.10.2010г., по електронната си поща, е получил оферта от „ХПГДБС” ЕООД за заемане на позицията MADO HR Generalist, в дружеството.

Господин Д.Д.П. сочи, че при приемане на условията й е следвало да върне подписана втората страница на офертата, заедно с набор от документи, необходими за постъпването му на работа.

Сред тези документи той е трябвало да приложи и двустранно сканирано копие от личната си карта.

На 03.11.2010г. жалбоподателят, при контакт с госпожа П., специалист човешки ресурси в „ХПГДБС” ЕООД, приема направената му оферта и прилага исканите документи, с изключение на сканирана лична карта.

Вместо нейно сканирано копие, господин П. изпраща файл с личните си данни и декларира готовност, при поискване, да я предостави за потвърждението им.

На 12.10.2010г., жалбоподателят провежда телефонен разговор със специалиста по човешки ресурси в „ХПГДБС” ЕООД, във връзка с липсващото, сред изпратените документи, сканирано копие от личната му карта.

На господин Д.Д.П. е разяснено, че за да сключи трудов договор с „ХПГДБС” ЕООД е длъжен да предостави копие от личната си карта.

В разговора жалбоподателят заявява, че няма да предостави исканото копие, тъй като Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор не поставя подобно изискване.

Господин Д.Д.П. е приканен да изложи позицията си писмено, като е предупреден, че за нея ще бъде уведомен и бъдещия му мениджър.

В телефонен разговор с мениджъра – подбор на „ХПГДБС” ЕООД, проведен на 15.10.2010г. господин Д.Д.П. е уведомен, че изискването за предоставяне на копие от лична карта е вътрешно за дружеството и представлява утвърдена практика при назначаване.

На жалбоподателя е предложено подписването на трудовия му договор, насрочено за същия ден, да бъде отложено.

На последвала среща с мениджъра подбор в „ХПГДБС” ЕООД, състояла се на 19.10.2010г., на господин Д.Д.П. отново е обяснено, че изискването за задължително предоставяне на копие от лична карта е част от вътрешните правила и процедури на дружеството.

Жалбоподателят сочи, че при всичките си контакти с представители на „ХПГДБС” ЕООД еподдържал първоначалната си позиция, изтъквайки, че вътрешните правила на дружеството не могат да противоречат на закона.

На 01.11.2010г. господин Д.Д.П. получава писмо от „ХПГДБС” ЕООД по електронната си поща, с което е уведомен, че дружеството се отказва от сключване на трудов договор с него, поради непредставяне на всички изискуеми документи.

Жалбоподателят моли КЗЛД да се произнесе относно задължителното условие, поставено от „ХПГДБС” ЕООД, за предоставяне на копие или за двустранно сканиране на лична карта, при сключване на трудов договор.

Към жалбата са приложени копия от електронната кореспонденция, водена между господин Д.Д.П. и „ХПГДБС” ЕООД.

С писмо изх. № 10313/10.11.2010г.на Председателя на КЗЛД, от „ХПГДБС” ЕООД е изискано становище по фактите и обстоятелствата, визирани в жалбата, в това число и информация относно задължителното условие за копиране/сканиране на лична карта при сключване на трудов договор.

С писмо вх. № 10313/22.11.2010г. „ХПГДБС” ЕООД изразява становището си по случая и сочи, че като администратор на лични данни дружеството има право да обработва лични данни, съдържащи се в сканирано копие на лична карта, при спазване на ограниченията на чл.4 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД), тъй като тези данни не попадат в хипотезата на чл.5, ал.1 от ЗЗЛД

В становището се подчертава, че тъй като копието на личната карта се предоставя доброволно от физическо лице, с което предстои да бъде сключен договор, актът на предоставянето изразява неговото съгласие с обработването на личните му данни.

С горното „ХПГДБС” ЕООД счита, че е изпълнена хипотезата на чл.4, ал.1, т.2 от ЗЗЛД.

Според дружеството предстоящото сключване на трудов договор с дадено физическо лице се вмества в хипотезата на чл.4, ал.1, т.3 от ЗЗЛД.

В становището се изтъква, че сключването на договор между две страни е доброволно, израз на съгласие на всяка от тях с условията и изискванията на другата, ставащo факт след подписването му.

От „ХПГДБС” ЕООД уведомяват, че отказът на Д.Д.П. да се съобрази със стандартно изискване, във връзка с подписване на трудов договор, както и последвалата комуникация с него, садали основание за съмнение в мотивацията му да работи в компанията и са довели до ревизиране на желанието им да го наемат на работа.

В становището от „ХПГДБС” ЕООД тълкуват разпоредбата на чл.1, ал.1 от Наредба № 4/1993г. за документите, които са необходими за сключване на трудов договор.

Според „ХПГДБС” ЕООД смисълът на тази разпоредба е, че работодателя не може да задържи личната карта, а следва да я върне след като регистрира личните данни.

В становището се сочи, че Наредбата не регламентира правото на работодателя да съхранява и обработва личните данни на служителите си, но това право е регламентирано от разпоредбите на ЗЗЛД.

В становището се изтъква, че според правната теория и съдебната практика Правилника за вътрешния трудов ред, приет на основание чл.181, във връзка с чл.37 от Кодекса на труда (КТ), е вътрешен нормативен акт за предпрятието, в който може да се регламентира предоставянето на копие от лична карта.

Подчертава се, че това изискване е стандартна и утвърдена практика, прилагана от компаниите при наемане на нови служители, тъй като за работодателя е важно, в случай на злоупотреби, да може еднозначно да идентифицира служителя и да защити интересите си в съда.

В становището се твърди, че при проверки, правени на компанията от органите на Инспекцията по труда, е указано да се събират копия от личните карти на служителите, които да се съхраняват в личните им трудови досиета.

Към становището е приложено копие от Удостоверение № 36708 на „ХПГДБС” ЕООД за вписването му като администратор на лични данни.

На 28.12.2010г., под вх. № 10313/10/ жалбоподателят депозира Допълнение към жалба вх. № 10313/01.11.2010г., в което сочи, че личната карта съдържа количество данни, надхвърлящо обема, необходим за сключване на трудов договор.

Господин Д.Д.П. ангажира мнението, че масовата практика в която и да е сфера, не може да бъде гаранция за законност.

В допълнението към жалбата си той потвърждава, че съвсем доброволно е предоставил на „ХПГДБС” ЕООД личните данни, необходими за съставяне и сключване на трудов договор, проявявайки готовност да представи и личната си карта за потвърждаването им.

С писмо изх. № 10313/10/01.02.2011г.на Председателя на КЗЛД, от „ХПГДБС” ЕООД е изискано предоставяне на заверено копие от Правилника за вътрешния ред, приет в дружеството, както и от указанията на Изпълнителна Агенция Главна инспекция по труда за събиране и съхраняване на копия от лични карти, в досиетата на служителите.

На свое редовно заседание, проведено на 23.02.2011г. (Протокол № 10), КЗЛД обявява жалбата на господин Д.Д.П. за допустима.

На основание чл. 38, ал 3 от ПДКЗЛДНА Комисията конституира като ответна страна в производството „Х.П.Г.Д.Б.С.” ЕООД.

С писмо вх. № 10313/10/16.03.2011г. от „ХПГДБС” ЕООД депозират в КЗЛД заверени копия от Правилника за вътрешния трудов ред, приет в дружеството, както и от писмо изх. № 95 до главния юрисконсулт на Изпълнителна Агенция Главна инспекция по труда (ИАГИТ).

В чл.2.3 от Правилника за вътрешния трудов ред на „ХПГДБС” ЕООД (ПВТР) се сочи, че той е изготвен в съответствие с разпоредбите на КТ и действащото трудово законодателство, с вътрешните политики, практики и стандарти на Х.П.

ВРаздел V от ПВТР, в чл.1.4.1 е закрепено изискването, при постъпване на работа в дружеството, служителя да приложи копие от лична карта или друг документ за самоличност, който се съхранява в трудовото му досие.

В писмо, изх. № 95/10.03.2011г. до главния юрисконсулт н ИАГИТ от „ХПГДБС” ЕООД молят за становище относно допустимостта –с или без съгласието на служителите, компанията да съхранява копия от техните лични карти.

В писмото си „ХПГДБС” ЕООД уведомява КЗЛД, че към момента становището, искано от ИАГИТ не е получено.

С писмо вх. № 10313/10/22.03.2011г. от ХПГДБС” ЕООД излагат схващането си, че жалбата, подадена от господин Д.Д.П. е недопустима, тъй като предвид отказа му да предостави копие от личната си карта, дружеството не е имало достъп до личните данни на жалбоподателя.

Жалба № 10313/01.11.2010г. е насрочена за разглеждане по същество на 23 март 2011г., за което страните са редовно уведомени.

На заседанието се явяват Д.Д.П., адвокат-доктор Л.П.Т., процесуален представител на „ХПГДБС” ЕООД, госпожа Л.Т., прокурист на „ХПГДБС” ЕООД, както и адвокат Б.Г.

С писмо вх. № 10313/10/24.03.2011г.господин Д.Д.П. депозира пред КЗЛД допълнително становище към жалба вх. № 10313/01.11.2011г., в което взема отношение по аргументите изложени от „ХПГДБС” ЕООД в хода на откритото заседание на Комисията.

В КЗЛД, под вх. № 10313/10/30.03.2011г.е заведено и допълнителното становище на „ХПГДБС” ЕООД, предоставено на Комисията във връзка с разглеждане жалбата на господин Д.Д.П. в проведеното открито заседание.

В становището си „ХПГДБС” ЕООД излагат доводи, в подкрепа на своята теза за недопустимост и неоснователност на подадената срещу дружеството жалба от страна на господин Д.Д.П..

В качеството си на административен орган и във връзка с необходимостта от установяване истинността по случая, като основен принцип в административното производство, съгласно чл.7 от Административнопроцесуалния кодекс (АПК), изискващ наличието на установени действителни факти от значение по случая, имайки предвид представените писмени доказателства и изразени становища, Комисията приема, че разгледана по същество жалбата е основателна.

„ХПГДБС” ЕООД е администратор на лични данни по смисъла на чл.3, ал.1 от ЗЗЛД.

Жалбата на господин Д.Д.П. е срещу поставяне на задължително изискване от „ХПГДБС” ЕООД, за двустранно копиране/сканиране на личната му карта при сключване на трудов договор.

Искането от страна на „ХПГДБС” ЕООД да получи, в качеството си на работодател, копие от личната карта на бъдещ служител за нуждите на сключването и изпълнението на трудов договор, противоречи на разпоредбата на чл.1, т.1 от Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор.

В нея изрично е упоменато, че за сключване на трудов договор е необходим личен паспорт или друг документ за самоличност, който се връща веднага от работодателя.

Предвид нормата на чл.1, т.1 от от Наредба № 4, регламентираща достъпа на работодателя до оригинала на документа за самоличност на бъдещ служител, не може да се кредитира схващането, че същия е в правото си да притежава и съхранява копие от този документ в трудовото досие на служителя.

Съгласно чл.2, ал.2, т.1 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД) личните данни трябва да се обработват законосъобразно и добросъвестно.

Трудовите правоотношения и сключваните във връзка с тях договори са уредени от нормите на Кодекса на труда (КТ) и издадените въз основа на него наредби, каквато е и Наредба № 4 за документите, които са необходими за сключване на трудов договор.

Нормата на чл.66 от КТ сочи, че трудовия договор следва да съдържа данни за страните, които по смисъла на § 1, т.10 от ДР на КТ, за работника или служителя, включват: името на лицето, постоянния адрес, единния граждански номер, вида и степента на притежаваното образование, както и данни за притежаваната научна степен, ако е свързана с изпълняваната от него работа.

С оглед горните нормативни разпоредби, изискването, закрепено в ПВТР на „ХПГДБС” ЕООД, за прилагане на копие от лична карта или друг документ за самоличност, при постъпване на работа в дружеството, се оказва в противоречие със закона.

Действително, според нормите на Закона за задълженията и договорите (ЗЗД) договорът е съглашение за създаване, уреждане или унищожаване на една правна връзка между лицата.

По силата на чл.9 от ЗЗДстраните могат свободно да определят съдържанието на сключвания помежду им договор, стига то да не противоречи на закона и на добрите нрави.

В съответствие с обема данни, съдържащ се в личната карта на лицето, законодателят е преценил, че за целите на сключването и изпълнението на трудовия договор е необходимо и достатъчно представянето пред работодателя на личен паспорт или друг документ за самоличност, който се връща веднага, след идентифицирането на бъдещия работник или служител.

Тоест, изискването, поставено от „ХПГДБС” ЕООД, за прилагане на копие от лична карта или друг документ за самоличност, при постъпване на работа, е несъотносимо и надхвърля целите, за които се обработват личните дани на бъдещия работник или служител.

Не може да се приеме за основателно позоваването от страна на „ХПГДБС” ЕООДна чл.4, ал.1,т.3 от ЗЗЛД.

Обработването на личните данни, предхождащо сключването на договор (в случая трудов), не означава, че предприетите в тази насока действия, включително и по искане на бъдещия работник или служител, могат да противоречат на нормативно закрепените изисквания.

Нещо повече, в жалбата, с която господин Д.Д.П. сезира КЗЛД се изтъква, че при всички контакти с представители на „ХПГДБС” ЕООД той е поддържал позицията си, че вътрешните правила на което и да е дружество е нужно да съответстват на закона.

Според § 1, т. 13 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД „съгласие на физическото лице” представлява всяко свободно изразено, конкретно и информирано волеизявление, с което физическото лице, за което се отнасят личните данни, недвусмислено се съгласява те да бъдат обработвани.

Безспорно е, че чл.1.4.1 от Раздел V от ПВТР на „ХПГДБС” ЕООД вменява на бъдещия работник или служител задължението, при постъпване на работа в дружеството, да приложи копие от личната си карта или от друг документ за самоличност, който се съхранява в трудовото му досие

Същевременно липсват факти в подкрепа на тезата на „ХПГДБС” ЕООД, че физическите лица,с които дружеството предстои да сключи трудов договор предоставят доброволно копие от личните си карти.

Напротив, в случая, описан от жалбоподателя липсва свободно изразено волеизявление заобработване на личните му данни, чрез събиране и съхраняване на копие от личната му карта.

Не следва да се подкрепи и схващането, изразеното от „ХПГДБС” ЕООД, че обработването на лични данни, съдържащи се в копието на личната карта е осъществено при спазване ограниченията на чл.4 от ЗЗЛД, поради факта, че данните не попадат в хипотезата на чл.5, ал.1 от ЗЗЛД.

Липсват доказателства в подкрепа на твърдението на ХПГДБС” ЕООД, че дружеството е получило указания от Изпълнителна Агенция Главна инспекция по труда за събиране и съхраняване на копия от лични карти на служителите, в трудовите им досиетата.

Комисията за защита на личните данни, като взе предвид фактите и обстоятелствата, изяснени в настоящето административно производство и на основание чл. 38, ал. 2 от Закона за защита на личните данни,

1. Обявява жалба рег. № 10313/01.11.2010г., подадена от Д.Д.П. срещу „Х.П.Г.Д.Б.С.” ЕООД за основателна.

2. На основание чл.38, ал.2 и чл.42, ал.1 от Закона за защита на личните данни налага на „Х.П.Г.Д.Б.С.” ЕООД, със седалище и адрес на управление гр. София, 1766, район „Младост”, бул. „Александър Малинов” № 111 Бизнес Парк София Блок № 9, с ЕИК 131564637, административно наказание – имуществена санкция в размер на 20000 (двадесет хиляди) лева за това, че в качеството си на администратор на лични данни е обработило личните данни на Д.Д.П. в нарушение на чл.2, ал.2, т.2 и т.3 от ЗЗЛД.

Решението да се съобщи на заинтересованите лица по реда на АПК.

Настоящето решение подлежи на обжалване в 14 дневен срок от връчването му, чрез Комисията за защита на личните данни, пред Върховен административен съд на Република България.