Становище на КЗЛД по въпроси, касаещи приложението на ЗЗЛД във връзка с достъп до Национална база данни на Главна дирекция „Гражданска регистрация и административно обслужване”

ОТНОСНО: Искане с вх. № М 19/05.04.2012 год. от инж. Б.С. в качеството на Управител на „.ВиК” ЕООД, гр. Б. за становище на Комисията за защита на личните данни по въпроси, касаещи приложението на Закона за защита на личните данни във връзка с достъп до Национална база данни на Главна дирекция „Гражданска регистрация и административно обслужване”

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: Красимир Димитров, Валентин Енев, Мария Матева и Веселин Целков на заседание, проведено на 11.04.2012 г., разгледа искане с № М 19/05.04.2012 год. от инж. Б.С. в качеството на Управител на „ВиК” ЕООД, гр. Б. за становище на Комисията за защита на личните данни по въпроси, касаещи приложението на Закона за защита на личните данни във връзка с достъп до Национална база данни на Главна дирекция „Гражданска регистрация и административно обслужване”.

В искането си до КЗЛД Управителят на търговското дружество „ВиК” ЕООД, гр. Б. отбелязва, че основната дейност на дружеството е предоставянето на услуги по доставяне, отвеждане и пречистване на вода. Потребителите на услугите са физически и юридически лица, чието задължение е да заплащат дължимите суми за ползваните от тях В и К услуги. За целта В и К операторът (в случая „ВиК” ЕООД, гр. Б.) издава ежемесечни фактури, съдържащи изрично посочени реквизити, съгласно чл.7, ал.1 от Закона за счетоводството (ЗСч). За физическите лица, потребители на В и К услугите, данните съдържат: три имена; ЕГН (личен номер на чужденец); постоянен адрес по документ за самоличност; номер, дата на издаване и орган на издаване на документа за самоличност; адрес на обслужвания имот и адрес за кореспонденция; документ, удостоверяващ правото на собственост или вещно право на ползване.

В искането се посочва, че потребителите на В и К услуги често не предоставят необходимите лични данни, с което възпрепятстват изпълнението на нормативно установеното задължение на „ВиК” ЕООД, гр. Б. да съставя първичните счетоводни документи (фактури) с необходимите реквизити, съгласно чл.7, ал.1 от ЗСч.

Също така се възпрепятства и предявяването на вземания по съдебен ред (по реда на ГПК) срещу нередовни платци на дружеството. За да бъдат предявени исковете редовно, е необходима информация относно ЕГН на абонатите, както и данни за техните наследници, в случай на смърт на собственика на имота.

Във връзка с посоченото, Управителят на „ВиК” ЕООД, гр. Б. се обръща се към Комисията за компетентно становище относно искане за достъп до Национална база данни на Главна дирекция „Гражданска регистрация и административно обслужване”, съгласно чл.106, ал.1, т.3 от Закона за гражданската регистрация (ЗГР).

С оглед на гореизложеното, следва да се има предвид следното:

Законът за гражданската регистрация урежда условията и реда за гражданската регистрация на физическите лица в Република България. Гражданската регистрация е вписване на събитията раждане, брак и смърт в регистрите за гражданско състояние и вписване на лицата в регистрите на населението. На всички лица, подлежащи на гражданска регистрация, се съставя личен регистрационен картон и запис в Национална база данни „Население”. Регистърът на населението на Република България се състои от всички общински регистри и компютърният му еквивалент е Националната база данни „Население”.

Предоставянето от един администратор (Министерството на регионалното развитие и благоустройството – ГД "ГРАО") на друг администратор (в случая „ВиК” ЕООД, гр. Б.) на лични данни на физически лица, съдържащи се в Националната база данни "Население", поддържана от Главна дирекция "Гражданска регистрация и административно обслужване", представлява “Обработване на личните данни”, което се извършва чрез предоставяне на данните, съгласно легалната дефиниция, посочена в § 1, т.1 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД. Това е “…всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършат по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като … разкриване чрез предаване………….предоставяне”.

Във връзка с поставения въпрос за становище на КЗЛД по искането за достъп до национална база данни на ГД "ГРАО", след промените на ЗЗЛД от 23.12.2005 г. (обн. ДВ бр.103/2005 г.) не се изисква разрешение на КЗЛД за предоставяне на достъп до регистри на лични данни от един администратор на друг.

С измененията и допълненията на ЗЗЛД, (обн. ДВ бр. 91 от 10.11.2006 г.), беше отменен текстът на чл.35, регламентиращ условията, при които е допустимо предоставянето на лични данни от администратора на трети лица.

В изложения казус следва да намерят приложение разпоредбите на чл.4, ал.1 от ЗЗЛД, тъй като в съответствие с посоченото по-горе определение за “Обработване на лични данни”, предоставянето на данни от гражданската регистрация представлява обработване чрез предоставяне на данните. Текстът на чл.4, ал.1 от ЗЗЛД урежда алтернативни основания, при наличието на които се допуска обработването на лични данни.

Според чл.4, ал.1, т.2 от ЗЗЛД обработването на лични данни (в случая предоставянето на данни от гражданската регистрация) се допуска, ако физическото лице, за което се отнасят данните, е дало изрично своето съгласие.

В случая може да намери приложение и разпоредбата на чл.4, ал.1, т.3 от ЗЗЛД, съгласно която обработването се допуска, ако е необходимо за изпълнение на задължения по договор, по който физическото лице, за което се отнасят данните е страна. Видно от изложеното в искането на Управителя на „ВиК” ЕООД, гр. Б. получаването на информация от Националната база данни "Население" се налага във връзка със сключени договори с потребителите на В и К услуги.

Законът за гражданската регистрация (ЗГР) е специалният закон, който установява нормативните предпоставки, при наличието на които администраторът (Министерството на регионалното развитие и благоустройството – ГД "ГРАО") може да предостави данни по гражданската регистрация на трети лица.

Тези нормативни задължения са възпроизведени в текста на чл.106, ал.1, т.1 от ЗГР, където е посочено, че администраторът предоставя данни по гражданската регистрация на трети лица, при условие че тези данни са от значение за възникване, съществуване, изменение или прекратяване на техни законни права и интереси. Преценката на администратора (Главна дирекция "Гражданска регистрация и административно обслужване") за възникването, съществуването, изменението или прекратяването на законни права и интереси на трети лица, при наличието на които може да предостави данни по гражданската регистрация, се извършва въз основа на съответни документи като например договори с конкретните лица, в които фигурира също и съгласие на физическото лице администраторът „ВиК” ЕООД, гр. Б. да изисква и получава лични данни от информационните масиви на други администратори на лични данни. Текстът на ЗГР предполага администраторът (Министерството на регионалното развитие и благоустройството – ГД "ГРАО") да прецени законовият текст, съгласно който обработваните лични данни следва да бъдат предоставени. Относимият към конкретния казус законов текст се съдържа в разпоредбите на чл.4, ал.1, т.2 и т.3 от ЗЗЛД.

При анализа на изложения казус следва също така да се направи и разграничение между предоставянето на информация (данни) от Национална база данни „Население” при доказан законов интерес и предоставянето на достъп до Национална база данни „Население”.

В някои нормативни актове като например Закона за нотариусите и нотариалната дейност (ЗННД) и Закона за съдебната власт (ЗСВ) е законово регламентирано предоставянето на достъп до тази база данни. В чл.19, ал.2 от ЗННД е разписано, че нотариусите имат право на достъп до Националната база данни „Население” при условия и по ред, определени с акт на Министерския съвет. Във връзка с правата на този достъп действа Наредба за достъпа на нотариусите до националната база данни „Население”, поддържана от Министерството на регионалното развитие и благоустройството (приета с ПМС № 194 от 08.09.2010 г.). В посочената наредба се определят условията и реда за достъпа на нотариусите до Национална база данни „Население”. В чл.385, ал.1 от Закона за съдебната власт е посочено, че информационното обслужване на дейностите в съдебната власт се извършва от Висшия съдебен съвет със съдействието на Министерството на финансите, Министерството на регионалното развитие и благоустройството – чрез осигуряване на достъп на органите на съдебната власт до Националната база данни "Население", Националния статистически институт и Българския институт за стандартизация, включително и чрез предоставяне на лични данни в електронен вид или чрез отдалечен достъп до база данни, при спазване на изискванията на Закона за защита на личните данни. Редът и начинът за осигуряване на съдействие по ал. 1 от Министерството на регионалното развитие и благоустройството чрез предоставяне на достъп до Национална база данни "Население" се определят с наредба на министъра на правосъдието и министъра на регионалното развитие и благоустройството благоустройството (чл.385, ал.2 от ЗСВ). Това е Наредба № 14 от 18 ноември 2009 год. за реда и начина на предоставяне на достъп на органите на съдебната власт до Национална база данни "Население", която е издадена от Министерството на правосъдието и Министерството на регионалното развитие и благоустройството. С тази наредба се уреждат редът и начинът за предоставяне от Министерството на регионалното развитие и благоустройството на информация на органите на съдебната власт от Националната база данни "Население", включително и чрез предоставяне на лични данни в електронен вид или чрез отдалечен достъп (чл.1 от Наредбата). В чл.2 е посочено, че информацията по чл.1 се предоставя на органите на съдебната власт само за служебни цели съобразно законоустановените им правомощия и при спазване изискванията на Закона за защита на личните данни.

В останалите частни случаи, извън посочените по-горе примери за нормативна регулация на достъпа до Националната база данни "Население", обработването на лични данни, чрез предоставянето им от страна на администратора на лични данни (Министерството на регионалното развитие и благоустройството – ГД "ГРАО") следва да се извършва в съответствие с принципите на законосъобразност, целесъобразност и пропорционалност на данните. Искането от страна на „ВиК” ЕООД, гр. Б. за предоставяне на информация от Националната база данни "Население" би следвало да се извършва след доказване наличието на условията за допустимост за обработване на личните данни (чл.4, ал.1 от ЗЗЛД) и е в тежест за доказване от страна на администратора, искащ личните данни. Във всеки конкретен случай обемът на предоставените данни винаги следва да е съобразен с целта, за която същите се искат, т.е. с принципа на целесъобразност. Предоставянето на информация следва също така да е законосъобразно, а самата информация пропорционална. Няма правна пречка при поискване от страна на „ВиК” ЕООД, гр. Б. и при доказване на основание за предоставяне по законоустановения за това ред МРРБ – ГД "ГРАО" да предостави информация, т.е. лични данни (а не достъп) с цел упражняване на законен интерес на дружеството. Във всички случаи информация, съставляваща лични данни и касаеща физически лица-клиенти, може да се предостави само при наличие на поне едно от изрично посочените в чл.4 от ЗЗЛД основания за допустимост на обработването на лични данни. Наличието на условие за допустимост за обработване на лични данни е в тежест на доказване от страна на администратора, искащ личните данни, в конкретната хипотеза – „ВиК” ЕООД, гр. Б.. Във всеки конкретен случай обемът на предоставените данни винаги следва да е съобразен с целта, за която същите се искат.

С оглед на гореизложеното и на основание чл. 10, ал.1, т.4 от ЗЗЛД Комисията за защита на личните данни изразява следното

Министерството на регионалното развитие и благоустройството може да предоставя на ВиК” ЕООД, гр. Б. информация, съдържаща лични данни, а не директен достъп до Национална база данни „Население”, по постъпили искания от дружеството с цел упражняване на негов законен интерес, само след доказване на наличието му по законоустановения за това ред и при спазване разпоредбите на чл.4, ал.1, т.2 и т.3 от ЗЗЛД и при наличие на условията, посочени в чл.106, ал.1, т.1 от ЗГР.