Становище на КЗЛД по въпроси, касаещи предоставянето от страна на администрацията на Столична община – район „Илинден” на документи, въз основа на които е извършена адресна регистрация по настоящ адрес на лица в родствени връзки

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: Председател: Венета Шопова и членове: Красимир Димитров,Мария Матева и Веселин Целков на заседание, проведено на 03.04.2013г., разгледа преписка с вх.№П-1114/18.02.2013г.,заявена от М.В.– кмет на Столична община– район „Илинден”.

В искането си до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД), госпожа М.В. посочва, че поставеният от нея въпрос евъв връзка с постъпилото заявление с техен регистрационен индекс КО 9400-6(2)/07.02.2013г., подадено от г-н Г.Т.Г., относно това в правото си ли е администрацията на Столична община– район „Илинден” да предостави документите, въз основа на които през 2010 год. е извършена адресна регистрация по настоящ адрес на лицата Е.Г.Г. (син на собственика), Е.-Т.Е.Г. (внучка на собственика) и нейната майка Х.Л.Я. в жилището, собственост на Г.Т.Г.

Г.Т.Г., живущ в гр. София, *****, е подал заявление до Столична община– район „Илинден” с регистрационен индекс КО 9400-6/25.01.2013г., с което моли да бъде извършена проверка кои лица са регистрирани по постоянен и настоящ адрес в жилище, собственост на Г.Т.Г., находящо се в гр. София, район „Илинден”. Заявителят е предоставил Договор за продажба на държавен недвижим имот, съгласно Наредбата за продажба и замяна на държавни жилища от 01 ноември 1974 год.

В отговор на своето запитване г-н Г.Т.Г. е получил от Столична община– Район „Илинден”,писмо, с коeто е уведомен за извършената проверка в Локална база данни и Национална база данни, касаеща регистрацията на лица на посочения от него адрес. В писмото на Столична Община, с регистрационен индекс КО9400-6(1)/30.01.2013г. е предоставена информация във връзка със запитването, като е посочено, че на адреса– няма регистрирани лица по постоянен адрес, а лицата, регистрирани по настоящ адрес са: Е.Г.Г.– син на собственика на апартамента, Е.-Т.Е.Г.– внучка на собственика на апартамента и нейната майка Х.Л.Я.

След получения отговор Г.Т.Г. подава ново заявление, с което изисква от администрацията на Столична община– Район „Илинден” да му бъдат предоставени документите, с които е извършена регистрацията по настоящ адрес на лицата: Е.Г.Г., Е.-Т.Е.Г. и Х.Л.Я.

По повод изложеното, госпожа М.В.– кмет на Столична община, Район „Илинден” се обръща към КЗЛД за становище във връзка предоставянето на исканата информация, съдържаща се в документите, предоставена в запитването до КЗЛД, а именно:

– Договор за наем, сключен на 20.02.2010г. между Г.Т.Г. от една страна и Е.Г.Г. и Х.Л.Я. от друга;

– Декларация от Е.Г.Г., във връзка с подадено заявление за удостоверение за настоящ адрес;

– Служебна бележка от Столична община, Дирекция „Приходи и администриране на местни данъци и такси”, издадена на Е.Г.Г.;

– Адресна карта за настоящ адрес на Е.Г.Г.;

– Декларация от Х.Л.Я., във връзка с подадено заявление за удостоверение за настоящ адрес;

– Служебна бележка от Столична община, Дирекция „Приходи и администриране на местни данъци и такси”, издадена на Х.Л.Я.;

– Адресна карта за настоящ адрес на Х.Л.Я., които документи съдържат лични данни /име, презиме, фамилия, ЕГН и постоянен и настоящ адрес и др./.

Съгласно чл.89, ал.1от Закона за гражданската регистрация (ЗГР)адресът е еднозначното описание на мястото, където лицето живее или където получава кореспонденцията си. Адресът в Република България се състои задължително от името на областта, общината и населеното място (чл. 89, ал.2 от ЗГР). Кметът на общината определя адресите на територията на общината, на които може да се извършва адресната регистрация. За същите тези адреси и настъпилите промени в тях се изпраща писмено информация до териториалните звена „Гражданска регистрация и административно обслужване” към Министерството на регионалното развитие и благоустройство. Съвкупността от адресите на територията на общината за всички общини образуват Националния класификатор на настоящите и постоянни адреси в Република България.

Всяко лице, подлежащо на гражданска регистрация по Закона за гражданската регистрация, е задължено да заяви писмено своя постоянен и настоящ адрес, който трябва да съответства на адрес, на който може да се извършва адресна регистрация на територията на общината, съгласно чл.90 от ЗГР. Постоянният и настоящ адрес на новороденото дете съвпадат със съответните адреси на родителите му. Когато родителите имат различни постоянни адреси, те избират един от тях за детето си. Когато родителите имат различни настоящи адреси, настоящият адрес на майката е настоящ адрес на детето.

Адресната регистрация на лицето е отразяване на постоянния и настоящ му адрес в регистъра на населението (чл. 92 от ЗГР). Адресната регистрация се извършва от кметана общината, на района или на кметството или от опредени от тях длъжностни лица при заявяване от лицето. За извършване на адресна регистрация на адрес в страната и в съответствие с разпоредбите на чл.92, ал.1 от ЗГР, лицата представят един от следните документи: документ за собственост; документи за ползване на имота за жилищни нужди, включително договор за предоставяне на социална услуга от резидентен тип и договор за настаняване в специализираните институции; други документи, доказващи собствеността или ползването на имота. За да бъде извършена адресната регистрация се представя и писмено съгласие на собственик, когато заявителят не е собственик, чрез декларация по образец, подадена лично пред кмета на общината, на района или на кметството или от определени от тях длъжностни лица, или с нотариална заверка на подписа. Копия от документите за собственост; документите за ползване на имота за жилищни нужди, включително договор за предоставяне на социална услуга от резидентен тип и договор за настаняване в специализираните институции и други документи, доказващи собствеността или ползването на имота се съхраняват за срок от 5 години. Съхранението си извършва от кмета на общината, на района или кметството или от определени от тях длъжностни лица.

Важно е да се отбележи, че разпоредбите на чл.92, ал.5 и 6 от ЗГР въвеждат улеснение за извършване на адресната регистрация на лица, които са в родство по права линия със собственика или ползвателя на имота, както и за съпрузите на тези лица и лицата, които са във фактическо съжителство със собственика или ползвателя на имота, не се представят документите, цитирани по-горе. В конкретно изложения казус лицата Е.Г.Г. и Е.-Т.Е.Г. са в родство по права линия със собственика на жилището– Г.Т.Г., Х.Л.Я. е във фактическо съжителство с ползвателя Е.Г.Г. Кметът на общината, на района или кметството или определени от тях длъжностни лица извършват служебна проверка в регистъра на населението за родствена връзка между собственика или ползвателя на имота и лицето, което заявява постоянен и/или настоящ адрес, както и проверка чрез отделите „Местни данъци и такси” относно собствеността на имота. За извършване на адресна регистрация на лице, с което собственикът или ползвателят на имота живее във фактическо съпружеско съжителство, не се представят документите, необходими за извършване на адресна регистрация.

За удостоверяване на посочените обстоятелства се представя писмено съгласие на собственика или ползвателя на имота чрез декларация по образец, подадена лично пред кмета на общината, района или на кметството или определени от тях длъжностни лица или с нотариална заверка на подписа.

Законът за гражданската регистрация и по-специално разпоредбите на чл.93, въвежда понятията постоянен и настоящ адрес. Постоянен адрес е адресът в населеното място, което лицето избира да бъде вписано в регистъра на населението, той е винаги на територията на Република България, като всяко лице може да има само един постоянен адрес. Постоянният адрес на гражданите е адрес за кореспонденция с органите на държавната власт и органите на местното самоуправление, той служи за упражняване или ползване на права или услуги в случаите, определени в закон или друг нормативен акт. Постоянният адрес може да съвпада с настоящия. Настоящ адрес е адресът, на който живее лицето. Всяко лице има само един настоящ адрес.

Настоящият адрес се заявява чрез подаване на адресна карта от лицето до кмета на общината, района или на кметството или определени от тях длъжностни лица. Заявяването се извършва лично, а по изключение– от упълномощено лице след представяне на нотариално заверено изрично пълномощно. За малолетни и непълнолетни заявяването се извършва от законните им представители.

Съгласно Закона за гражданската регистрация всяко лице е длъжно при промяна на настоящия си адрес, да обяви това обстоятелство в 30 дневен срок. Адресната карта при промяна на настоящ адрес се подава в общината или кметството, където лицето пребивава, и в 5-дневен срок се изпраща за актуализация на Национална база данни. „Население”.

Изградена е Единна система за гражданска регистрация и административно обслужване на населението (ЕСГРАОН), която е национална система за гражданска регистрация на физическите лица в Република България и е източник на лични данни за тях. Данните от ЕСГРАОН се предоставят съгласно разпоредбите на чл.106 от Закона за гражданската регистрация, като ал.1, т.1 допуска предоставянето на данни на българските и чуждестранните граждани, както и на лицата без гражданство, за които се отнасят, а също така и на трети лица, когато тези данни са от значение за възникване, съществуване, изменение или прекратяване на техни законни права и интереси.

Съгласно Закона за гражданската регистрация и в изпълнение на изискванията по чл.96, ал.1 във връзка с чл.92, ал.1 лицата Е.Г.Г., Е.-Т.Е.Г. и Х.Л.Я. са подали всички необходими документи, във връзка с извършване на адресна регистрация по настоящ адрес.

Законът за защита на личните данни (ЗЗЛД) урежда защитата на правата на физическите лица при обработването на личните им данни. Целта на ЗЗЛД е гарантиране на неприкосновеността на личността и личния живот чрез осигуряване на защита на физическите лица при неправомерно обработване на свързаните с тях лични данни в процеса на свободно движение на данните.

В параграф първи от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД се съдържа законовото определение на понятието „обработване на лични данни. В настоящия случай, запитването касае възможността за обработване на лични данни под формата на предоставяне.

Разпоредбите на чл.4, ал.1 от ЗЗЛД въвеждат случаите, в които е допустимо обработването на лични данни, а именно когато е налице поне едно от алтернативно изброените условия, като чл.4, ал.1, т.1 предвижда, че обработването на лични данни на физически лица е допустимо в случай, че е необходимо за изпълнение на нормативно установено задължение на администратора на лични данни (в конкретния случай Столична община, район „Илинден”).

При анализа на всички факти и обстоятелства, относими към конкретно изложения казус, е важно да се отбележи, че в хода на административната процедура извършване на адресна регистрация по настоящ адрес, лицата Е.Г.Г. и Х.Л.Я., са попълнили Декларации, в съответствие с разпоредбите на Закона за защита на личните данни, като с тях декларират, че са съгласни, Столична община– район „Илинден” да съхранява и обработва личните им данни, които са предоставени във връзка с декларираното от лицата заявление/искане.

Едновременно с посочените по-горе изисквания за допустимо и законосъобразно обработване на лични данни, Законът за защита на личните данни въвежда и правото на физическите лица, за които се отнасят данните, да бъдат уведомени, преди личните им данни да бъдат разкрити за пръв път на трети лица (чл. 34 а, ал.1, т.3 от ЗЗЛД). Във връзка с това и с оглед спазване на нормативните задължения, администраторът на лични данни– администрацията на Столична община, район „Илинден” може да предостави информацията, съдържаща се в документите предоставени при подаване на документи във връзка с регистрация по настоящ адрес на лицата Е.Г.Г. и Х.Л.Я., на основание чл.106, ал.1, т.1 от ЗГР, след като същите бъдат уведомени, съгласно изискванията на чл.34а, т.3 от ЗЗЛД относно обработването на личните им данни.

От друга страна обаче, администраторът на лични данни (Столична община, район „Илинден”) е длъжен да обработва данните в съответствие с принципите на законосъобразност, целесъобразност и пропорционалност на данните, заложени в чл.2, ал.2 от ЗЗЛД. При прегледа на представените към искането документи, въз основа на които е извършена регистрацията по настоящ адрес на лицата Е.Г.Г. и Х.Л.Я., както и непълнолетната Е.-Т.Е.Г., се установява, че в документите са посочени освен трите им имена и данни, относно ЕГН, документи за самоличност и телефони за връзка. Обработването на тези лични данни, под формата на предоставяне, би се явило прекомерно с оглед на целите, за които ще бъде извършено предоставянето на исканата информация. Във връзка с изложеното, документите следва да бъдат предоставени на искателя Г.Т.Г. след като данните относно ЕГН, документи за самоличност и телефони за връзка бъдат заличени от администратора.

С оглед на гореизложеното и на основание чл.10, ал.1, т 4 от ЗЗЛД Комисията за защита на лични данни изразява следното

На основание чл.4, ал.1, т.1 от Закона за защита на личните данни във връзка с чл.106, ал.1, т.1 от Закона за гражданската регистрация администрацията на Столична община– район „Илинден” може да предостави на Г.Т.Г., документите, въз основа на които през 2010 год. е извършена адресна регистрация по настоящ адрес на лицата Е.Г.Г., Х.Л.Я. и Е.-Т.Е.Г. в жилището, собственост на Г.Т.Г. Документите следва да бъдат предоставени, след като данните относно ЕГН, документи за самоличност и телефони за връзка бъдат заличени от администратора (Столична община, район „Илинден”).

На основание чл.34а, ал.1, т.3 от Закона за защита на личните данни, администраторът на лични данни Столична община– район „Илинден” следва да уведоми лицата преди личните им данни да бъдат обработени под формата на предоставяне, като ги информира и относно получателя.