СТАНОВИЩЕ
НА
КОМИСИЯ ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
рег. № ПНМД-01-25/2022 г.
гр. София, 17.03.2022 г.
ОТНОСНО: Снемане на данни от документ за самоличност съгласно чл. 2, ал. 3 от Наредба за документите за заемане на държавна служба
Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав – председател: Венцислав Караджов и членове: Цанко Цолов и Мария Матева, на свое редовно заседание, проведено на 02.03.2022г., разгледа искане за становище с вх. №ПНМД-01-25/17.02.2022г. от сдружение с нестопанска цел „Асоциация на длъжностните лица по защита на данните”.
В искането се отправя въпрос дали снемането на данни от документ за самоличност съгласно чл. 2, ал. 3 от Наредба за документите за заемане на държавна служба (наричана по-нататък „Наредбата”) включва действие по копирането на документа за самоличност. Наред с това, от сдружението питат, ако под „снемане” не се разбира копиране, как ще бъде изпълнено изискването за представяне на документ за самоличност (лична карта/паспорт) към заявлението по чл. 2, ал. 1 (Приложение №1 от Наредбата).
Правен анализ:
Съгласно чл. 8 от Закона за държавния служител (ЗДСл) за заемане на държавна служба се подава писмено заявление за назначаване, към което се прилагат необходимите документи за заемането на съответната длъжност, определени в наредба на Министерския съвет.
Наредба за документите за заемане на държавна служба (приета с ПМС №314 от 23.11.2011г.) е приета на основание чл. 8, ал. 2 от ЗДСл. С нея се определят необходимите документи за назначаване на длъжност, определена за заемане от държавен служител (държавна служба). В чл. 2, ал. 1 от Наредбата се сочи, че за заемане на държавна служба се подава писмено заявление за назначаване по образец съгласно приложение №1 от същата. Съгласно ал. 2 на същия член към заявлението се представят:
1. документ за самоличност;
2. документ за образователно-квалификационна степен, специалност, квалификация, правоспособност, които се изискват за длъжността;
3. документ, удостоверяващ професионалния опит;
4. документ за медицински преглед при първоначално постъпване на работа, както и когато трудовата дейност е прекратявана за повече от 3 календарни месеца;
5. (отм. – ДВ, бр. 48 от 2018г.)
6. други документи, които удостоверяват изпълнението на специфичните изисквания за заемането на длъжността;
7. (отм. – ДВ, бр. 48 от 2018г.)
8. документ за ползван платен годишен отпуск, ако през същата година лицето е работило по друго правоотношение. Документът не се представя, в случай че лицето е работило в същата или друга администрация и той може да бъде получен по служебен път.
Според ал. 3 данните от документите по ал. 2, т. 1, 2, 3 и 6, посочени по-горе, се снемат и те се връщат на притежателите им.
Правилата на Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент относно защитата на данните, ОРЗД) се прилагат за обработването на лични данни изцяло или частично с автоматични средства, както и за обработването с други средства на лични данни, които са част от регистър с лични данни или които са предназначени да съставляват част от регистър с лични данни.
Съгласно легалната дефиниция, посочена в чл. 4, т. 2 от ОРЗД „обработване” на лични данни означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване. Видно от дефиницията, същата не изрежда изчерпателно операциите, които могат да бъдат извършени при обработването на лични данни.
С изменението и допълнението на Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД) (ДВ, бр. 17 от 2019г.) законодателят предвиди, че администратор или обработващ лични данни може да копира документ за самоличност, свидетелство за управление на моторно превозно средство или документ за пребиваване само ако това е предвидено със закон (чл. 25г от ЗЗЛД).
Систематичното тълкуване на понятието „снемане”, като операция по обработване на лични данни, следва да се разглежда с оглед естеството, обхвата, контекста и целите на конкретното обработване. Традиционно българското законодателство конкретизира действията и операциите, които могат да се извършват за осъществяване на т.нар. „снемане”, като например:
• снемане на самоличност по чл. 170 от Гражданския процесуален кодекс (ГПК);
• снемане на копие от официален документ за самоличност по чл. 53 от Закона за мерките срещу изпиране на пари (ЗМИП);
• снемане на пръстови отпечатъци по чл. 71 от Закона за МВР (ЗМВР) и т.н.
В конкретния случай Наредбата изрично посочва в чл. 2, ал. 3, че от съответните документи се „снемат данни” и същите се връщат на притежателите им, като в разпоредбата няма никакви индикации за снемане на копия или такива да се задържат/съхраняват от органа по назначаването. Това налага извода, че при подаването на заявление за назначаване, лицето представя1 документа си за самоличност за целите на сверяване на идентификационните му данни, попълнени от него в заявлението, респ. отразяването им в документацията за назначаването, без обаче същият да се копира и съхранява от органа по назначаването. Този извод е застъпен и в трайната практика2 на КЗЛД, според която, обработването на лични данни, чрез събиране и съхранение на копие на документ за самоличност за целите на възникване на трудовото или служебно правоотношение, е недопустимо. Това е така, тъй като чрез тези операции администраторът (работодател/орган по назначаването) обработва лични данни, които не му се следват (напр. снимката и данните за ръст и цвят на очите), което от своя страна представлява нарушение на принципите за обработване на лични данни, прогласени в Регламент (ЕС) 2016/679, а преди това и в отменената от него Директива 95/46/EО.
Отчитайки гореизложеното, може да се направи обосновано заключение, че копирането или възпроизвеждането по какъвто и да е друг начин на образа на документите по чл. 2, ал. 2, т. 1, 2, 3 и 6 от Наредбата, е недопустимо.
В контекста на настоящия казус е от значение да се спомене и разпоредбата на чл. 25к, ал. 2 от ЗЗЛД, съгласно която, когато в процедурата по набиране и подбор на персонал, работодателят или органът по назначаването е изискал да се представят оригинали или нотариално заверени копия на документи, които удостоверяват физическа и психическа годност на кандидата, необходимата квалификационна степен и стаж за заеманата длъжност, той е длъжен да върне тези документи на кандидата (субекта на данни), който не е одобрен за назначаване, в 6-месечен срок от окончателното приключване на процедурата, доколкото специален закон не предвижда друго. Тук следва да се отчита и обстоятелството, че държавният служител се назначава по специалните правила и процедури, регламентирани в ЗДСл и Наредбата за провеждане на конкурсите и подбора при мобилност на държавни служители (НПКПМДС), която предвижда, че органът по назначаването трябва да съхранява в архива на администрацията всички документи, които са свързани с провеждането на конкурса, в сроковете, определени по реда на чл. 43 от Закона за Националния архивен фонд (чл. 5, ал. 2 от НПКПМДС).
По тези съображения и на основание чл. 58, пар. 3, б. „б” от Регламент (ЕС) 2016/679 във вр. с чл. 10а, ал. 1 от Закона за защита на личните данни и чл. 51, т. 2 от Правилника за дейността на КЗЛД и на нейната администрация, Комисията за защита на личните данни изразява следното
СТАНОВИЩЕ
Копирането или възпроизвеждането по какъвто и да е друг начин на образа на документите по чл. 2, ал. 2, т. 1, 2, 3 и 6 от Наредбата за документите за заемане на държавна служба, както и съхранението на техни копия, е недопустимо, доколкото в чл. 2, ал. 3 от същата се посочва ясно, че се снемат данни от тях, а не копия, като след това документите се връщат на притежателите им.
| ПРЕДСЕДАТЕЛ: | ЧЛЕНОВЕ: | |
| Венцислав Караджов /п/ |
Цанко Цолов /п/ | |
| Мария Матева /п/ |
1 Неслучайно в чл. 2, ал. 2 от Наредбата е използван глаголът „представя”, а не „прилага”.
2 Решения, задължителни предписания и други актове на КЗЛД в този смисъл могат да бъдат открити в секция „Практика” на официалния ѝ сайт: https://www.cpdp.bg
