Становище на КЗЛД относно искане от секретаря на община П. и на началника на отдел „Гражданско състояние” по въпроси, касаещи приложението на Закона за защита на личните данни

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: Председател: Венета Шопова и членове: Валентин Енев, Мария Матева и Веселин Целков на заседаниe, проведено на 06.02.2013г.,разгледа искане вх.№п- 620/31.01.2013г. от И.Л.- секретар на община П. и Е. Й.- н-к отдел "ГС" с молба за становище от Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) на основание чл.10, ал.1, т.4 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД). В искането е посочено, че в община П., отдел "Гражданско състояние" е постъпило искане от Й.С.А., ЕГН******* за предоставяне на данни- три имена и единен граждански номер за лицето А.Г.М., родена през 1969г. Сочи се, че г- жа Й.С.А. е представила удостоверение от Агенция по Вписванията- гр.Р., с което да се снабди с данни, от които да са видни три имена и ЕГН на лицето А.Г.М., родена през 1969г. Поставен е въпросът имат ли правно основание да предоставят удостоверение на Й.С.А. с данни за горепосоченото лице.

Посочено е, че се прилага ксерокопие на удостоверение от агенцията по вписванията- гр. Р.

Приложеният документ е удостоверение с №37/30.01.2013г. от Служба по вписванията- гр. Р.

Искането от секретаря на община П. притежава характеристиките на искане за изразяване на становище по приложението на закона за защита на личните данни по смисъла на чл.10, ал.1, т.4 от ЗЗЛД.

Гражданската регистрация включва съвкупност от данни за едно лице, които го отличават от другите лица в обществото и в семейството му в качеството на носител на субективни права, като име, гражданство, семейно положение, родство, постоянен адрес и др. Гражданската регистрация на физическите лица в Република България се основава на данните в актовете за тяхното гражданско състояние и на данните в други актове, посочени в закон.

Вписването в регистъра на населението се извършва в общините по постоянния адрес на физическите лица. В регистрите на актовете за гражданско състояние се вписват /в населеното място, в което е настъпило събитието/ събитията раждане, брак и смърт за всички лица, които към момента на настъпване на събитието са български граждани, и за лицата, които не са български граждани, но към момента на настъпване на събитието се намират на територията на Република България, като отговорността за гражданската регистрация на територията на конкретна община е на кмета на общината, съобразно разпоредбата на чл.4, ал.3 от Закона за гражданската регистрация.

В чл.8 от ЗГР е посочено, че основни данни за гражданската регистрация на лицата са техните:

2. дата- ден, месец, година, и място на раждане;

3. пол;

4. гражданство;

5. единен граждански номер.

Съгласно чл.22от ЗГР регистърът на населението се подържа в електронен вид и формира Национална база данни "Население". Регистърът на населението се състои от електронните лични регистрационни картони на всички физически лица по чл.3, ал.2. Регионална база данни "Население" е част от регистъра на населението и се състои от електронните лични регистрационни картони на физическите лица с постоянен и/или настоящ адрес в областта. Локална база данни "Население" е част от регистъра на населението и се състои от електронните лични регистрационни картони на физическите лица с постоянен и/или настоящ адрес в общината. В чл.24 е разписано, че общинската администрация издава удостоверения въз основа на регистъра на населението.

Във всички случаи на осъществяване на действия по предоставяне на данни от регистрите на населението или от регистрите на актовете за гражданско състояние, същите съставляват действия по обработване на лични данни по смисъла на легалната дефиниция, посочена в §1, т.1 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД, т.е. всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършват по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване.

По смисъла на § 1, т.5 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД, “предоставяне на лични данни” са действия по цялостно или частично пренасяне на лични данни от един администратор към друг или към трето лице на територията на страната или извън нея и съставлява обработване на лични данни по смисъла на закона.

По отношение законосъобразните условия, при които се допуска обработването на лични данни, се прилагат разпоредбите на чл.4 от ЗЗЛД, според който обработването на лични данни (в случая предоставянето на данни от локална база данни население) се допуска, когато е налице поне едно от изчерпателно изброените и дадени алтернативно в закона условия за допустимост, а именно:

1. обработването е необходимо за изпълнение на нормативно установено задължение на администратора на лични данни;

2. физическото лице, за което се отнасят данните, е дало изрично своето съгласие;

3. обработването е необходимо за изпълнение на задължения по договор, по който физическото лице, за което се отнасят данните, е страна, както и за действия, предхождащи сключването на договор и предприети по негово искане;

4. обработването е необходимо, за да се защитят животът и здравето на физическото лице, за което се отнасят данните;

5. обработването е необходимо за изпълнението на задача, която се осъществява в обществен интерес;

6. обработването е необходимо за упражняване на правомощия, предоставени със закон на администратора или на трето лице, на което се разкриват данните;

7. обработването е необходимо за реализиране на законните интереси на администратора на лични данни или на трето лице, на което се разкриват данните, освен когато пред тези интереси преимущество имат интересите на физическото лице, за което се отнасят данните.

Достатъчно е наличието на поне едно от горепосочените и дадени алтернативно в закона основания, за да е налице допустимо и законосъобразно обработване на лични данни. Доказателствената тежест по отношение на наличие на едно от основанията за допустимост на обработването на лични данни е на субекта, искащ съответния обем информация, като преценката по отношение на неговото наличие за всеки един конкретен случай е на администратора предоставящ данните.

Субектът, искащ данните при подаване на искане за получаване на информация от регистрите за гражданско състояние, съставяни и съхранявани в общините, следва да представи пред администратора, предоставящ данните, надлежни доказателства с цел доказване на наличието на условието за допустимост за обработване на данните, на което се е позовал и което твърди, че е налично във всеки един отделен, конкретен случай.

В чл.2, ал.2 от ЗЗЛД са разписани принципите, при спазването на които следва да се обработват лични данни, т.е. личните данни следва:

1. се обработват законосъобразно и добросъвестно;

2. се събират за конкретни, точно определени и законни цели и да не се обработват допълнително по начин, несъвместим с тези цели; допълнително обработване на личните данни за исторически, статистически или научни цели е допустимо, при условие че администраторът осигури подходяща защита, като гарантира, че данните не се обработват за други цели;

3. бъдат съотносими, свързани със и не надхвърлящи целите, за които се обработват;

4. бъдат точни и при необходимост да се актуализират;

5. се заличават или коригират, когато се установи, че са неточни или непропорционални по отношение на целите, за които се обработват;

6. се поддържат във вид, който позволява идентифициране на съответните физически лица за период не по-дълъг от необходимия за целите, за които тези данни се обработват; личните данни, които ще се съхраняват за по-дълъг период за исторически, статистически или научни цели, се поддържат във вид, непозволяващ идентифицирането на физическите лица.

Регистрите за гражданското състояние и регистъра на населението се създават и поддържат от Единната система за гражданска регистрация и административно обслужване на населението (ЕСГРАОН), която е национална система за гражданска регистрация на физическите лица в Република България и източник на лични данни за тях (чл. 100-101 ЗГР).

Съгласно чл.106, ал.1 ЗГР данните от ЕСГРАОН се предоставят на:

1. българските и чуждестранните граждани, както и на лицата без гражданство, за които се отнасят, а също така и на трети лица, когато тези данни са от значение за възникване, съществуване, изменение или прекратяване на техни законни права и интереси;

2. държавни органи и институции съобразно законоустановените им правомощия;

3. български и чуждестранни юридически лица- въз основа на закон, акт на съдебната власт или разрешение на Комисията за защита на личните данни.

Предоставянето от страна на кмета на община П. на информация, съдържаща лични данни би представлявало “Обработване на лични данни”, което се извършва чрез предоставяне на данните, съгласно легалната дефиниция, посочена в параграф 1, т.1 от Допълнителните разпоредби на ЗЗЛД. Това е “Всяко действие или съвкупност отдействия, които могат да се извършатпо отношениена личните данни с автоматични или други средства, като…………разкриване чрез предаване…………………..предоставяне”.

По отношение законосъобразните условия, при които се допуска обработването на лични данни, се прилагат разпоредбите на чл.4 от ЗЗЛД, според който обработването на лични данни е законосъобразно, когато е налице поне едно от изчерпателно изброените и дадени алтернативно условия за допустимост на обработването. В изложеният казуслицето, което иска да му бъдат предоставени лични данни на друго физическо лице е длъжна да докаже наличието на свой законен интерес, пред който няма преимущество интересът на физическото лице, чиито данни се предоставят.

Предоставянето на информация, съдържаща лични данни, от длъжностните лица по гражданското състояние, може да се извършва само при наличие на една от хипотезите, разписани в чл.4 от ЗЗЛД и в съответствие с разпоредбите на чл.106 от Закона за гражданската регистрация.

Обработването на лични данни, чрез предоставянето следва да се извършва в съответствие с принципите на законосъобразност, целесъобразност и пропорционалност на данните. Във всеки конкретен случай обемът на предоставените данни винаги следва да е съобразен с целта, за която същите се искат. т.е. с принципа на целесъобразност. Предоставянето на информация следва да следва също така да е законосъобразно, а самата информация пропорционална.

Закона за гражданската регистрация (ЗГР) се явява специален по отношение на Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД) при предоставяне на лични данни на трети лица. В тези случаи на администратора на лични данни следва да спазват разпоредбите на и чл.106, ал.1от ЗГР, където са изброени лицата и условията, при които се предоставят данни от гражданската регистрация, съдържащи се в регистрите на населението.

В изложеният казус считам, че не са налични основания за допустимо обработване на лични данни чрез предостоването им по Закона за защита на личните данни. Също така не е налично условие за предоставяне на исканата информация, попадаща в категорията лични данни съгласно чл.106, ал.1 от ЗГР. Както бе посочено по- горе данните от ЕСГРАОН се предоставят на:

1. българските и чуждестранните граждани, както и на лицата без гражданство, за които се отнасят, а също така и на трети лица, когато тези данни са от значение за възникване, съществуване, изменение или прекратяване на техни законни права и интереси;

2. държавни органи и институции съобразно законоустановените им правомощия;

3. български и чуждестранни юридически лица- въз основа на закон, акт на съдебната власт или разрешение на Комисията за защита на личните данни.

В изложеният казус и представените пред КЗЛД документи няма приложени доказателства, от които да е видно, че тази информация е необходима третото лица, в случая Й.С.А., за възникване, съществуване, изменение или прекратяване на нейни законни права и интереси /чл.106 , ал.1, т.1/.

Съгласно чл.5, ал.1 от Устройствения правилник на агенцията по вписванията службите по вписванията осъществяват функциите си по Правилника за вписванията и Закона за кадастъра и имотния регистър на територията на съответния районен съд. От приложеното удостоверение с вх.№37/ 30.01.2013г., подписано от служител СВ и съдия по вписванията не може да се направи каквото и да е било предположение на какво правно основание е издадено същото. Това удостоверение няма характер на съдебно удостоверение по смисъла на чл.186 от ГПК. В него не е посочено по каква преписка, молба или друг акт се иска същото, нито за какви цели. От приложеният документ не може да се направи и обосновано предположение дали службата по вписванията е издала това удостоверение на Й.С.А. по смисъла на чл.42 от Административнопроцесуалния кодекс .

С оглед на гореизложеното и на основание чл.10, ал.1, т.4 от ЗЗЛД Комисията за защита на личните данни изразява следното