Решение по жалба с рег. № Ж-194/ 30.05.2013 г.

Комисията за защита на личните данни /КЗЛД/ в състав: Председател: Венета Шопова и членове: Красимир Димитрова, Валентин Енев, Мария Матева и Веселин Целков на открито заседание, проведено на 17.07.2013г., на основание чл.10, ал.1, т.7 от Закона за защита на личните данни /ЗЗЛД/, разгледа по същество жалба с рег.Ж-194/ 30.05.2013г., подадена от Я.Л.Н. срещу Министерство на правосъдието.

Административното производство е по реда на чл.38 от Закона за защита на личните данни.

В чл.30, ал.1 от ПДКЗЛДНА са определени реквизитите, които трябва да съдържа жалбата, с която физическите лица сезират Комисията за нарушения на техните права по ЗЗЛД. Жалбата отговаря на нормативно установените изисквания, поради което се явява редовна. С решение на КЗЛД, взето на закрито заседание, проведено на 19.06.2013г., жалбата е обявена за допустима, като ответна страна в административното производство е конституирано Министерство на правосъдието.

Жалбата е насочена срещу Министъра на Правосъдието на Република България и Министерство на правосъдието. Съгласно служебното начало, Комисията е конституирала като страна в производството– Министерство на правосъдието. Съгласно чл.3, ал.2 от ЗЗЛД, администратор на лични данни е Министерство на правосъдието. Министъра на правосъдието, представлява министерството и има качеството на обработващ лични данни, а не на администратор на лични данни.

В Комисия за защита на личните данни е постъпила жалба от Я.Л.Н., в която излага следната фактическа обстановка:

На 23.05.2013г., жалбоподателят е получил от Министерство на правосъдието писмо изх.№94-Я-16/13.05.2013г. в отговор на негово заявление за достъп до лични данни с рег.№94-Я-16/25.04.2013г. Господин Я.Л.Н. прави доказателствено искане, КЗЛД да изиска цялата документация по заявлението, съответно отговора на министерството.

Я.Л.Н. приема, че отговора на ответната страна представлява признание за обработване не свързаните с него лични данни, което от своя страна е неправомерно.

В жалбата е пресъздаден текста на писмото, от което се установява, че министерството извършва видео наблюдение в сградите, находящи се в гр.София, ул.”Аксаков” №5 и „Славянска” №1. При извършено посещение в сградите, от жалбоподателят на 23.04.2013г. автоматизирано са обработени свързани с него лични данни от служители на ГД „Охрана”. Данните са обработени посредством монтираните системи за контрол на достъпа, монтирани на входа на сградите. При предоставяне на документа за самоличност при влизането в сградите са чекирани установъчни данни, съгласно „Правила за вътрешния ред, пропускателния режим и сигурността в сградите, находящи се в гр.София, ул.”Аксаков” №5 и „Славянска” №1.

Господин Я.Л.Н. приема, че с обработването на личните му данни, по посечения по-горе начин се извършва грубо посегателство над неговата неприкосновеност, което от своя страна води до незаконосъобразно обработване на личните му данни. В жалбата се навеждат доводи, пунктове и контрапунктове за извършеното административно нарушение, състоящо се в това, че обработването е извършено без наличието на условие за допустимост, съгласно чл.4 от ЗЗЛД и в нарушение на принципите, на които следва да се основава обработването, изброени в чл.2, ал.2 от ЗЗЛД.

Към жалбата като доказателства са приложени: заявление за достъп до лични данни и отговор изх.№94-Я-16/13.05.2013г. на МП.

В условията на залегналото в административния процес служебно начало и задължението на административния орган за служебно събиране на доказателства е изискано изразяване на писмено становище с представяне на относимите по случая доказателства от Министерство на правосъдието.

На 25.06.2013г. в деловодството на КЗЛД е постъпило писмено становище от ответната страна, с приложени към него доказателства. Министерство на правосъдието, приема, че жалбата е недопустима, поради факта, че вече има образувана административна преписка пред Комисията по същия повод с регистрационен индекс Ж-161/14.05.2013г. Алтернативно се излагат доводи за неоснователност на жалбата. Сочи се, че организацията на достъпа до сградата на Министерство на правосъдието са утвърдени със Заповед на Министъра на правосъдието.

Към становището са приложени като доказателства: заповед №ЛС-04-423/19.04.2011г. на МП, с която са определени правилата за вътрешния ред, пропускателния режим и сигурността на сградата на МП– ул. Славянска №1 и административната сграда на МП на ул. Аксаков №5 и Правила за вътрешния ред, пропускателния режим и сигурността на сграда на МП на ул. Аксаков №5

На 08.07.2013г. Министерство на правосъдието е депозирало и допълнително становище по жалбата на Я.Л.Н.. Прави се уточняване, че в изпълнение на изискванията на ПМС №255/10.10.1996г. за предприемане на мерки за ограничаване недопускането на терористични действия, всички държавни органи следва да разработят мерки за подобряване на физическата, техническата и противопожарната охрана на обекти и сгради. Ръководителите на ведомства следва да определят зони за сигурност, в които да е осигурен контрол чрез технически и други средства. В изпълнение на цитираното постановление, Главна дирекция „Охрана” е структура на МП, на която й е вложено със заповед, осъществяването на пропускателния режим и сигурността в сградите на министерството.

Администраторът на лични данни прави разяснение на „установъчни данни”, като сочи, че те представляват лични данни, автоматизирано събирани /чекирани от документа за самоличност/. Я.Л.Н. доброволно е предоставил личната си карта на служители на ГД „Охрана” при посещението си на сградата на МП, като целта за снемане на личните данни от нея е да му бъде осигурен непосредствен достъп до всяка от сградите на министерството. Редът за достъпа до сградите е определен с Правила за вътрешния ред, пропускателния режим и сигурността на сграда на МП на ул. Аксаков №5. В т.16 от Правилата е предвидено, че се допускат граждани в общодостъпните зони на сградата на МП и административната сграда след чекиране на „установъчните данни”. Физическото лице, желаещо да влезе в сградата, предоставя документа си за самоличност на служител от ГД „Охрана”, който извършва автоматизирана обработка на информацията от документа за самоличност в системата за контрол и достъп, монтирана на входа. Обработката се извършва в присъствието на посетителя, след което документа му за самоличност се връща лично на притежателят му. Не всеки вход на сградите има поставено на видно място извлечение от Правилата, които регламентират достъпа до сградите и посетителите могат свободно да се информират за тези правила и да извършат преценка дали да влязат в сградата или не.

Ответната страна в административното производство заявява, че обработването на данните при пропускателния режим в сградите на министерството се извършва от служители на ГД „Охрана”, които са към част от министерството и няма предоставяне на данни на трети лица. Сочи се, че срока за съхраняване на установъчните данни не е по-дълъг от постигането на целите, за които са били необходими те. В конкретният случай е налице процедура по чл.26, ал.1 от АПК и срокът е 7 дневен. Конкретизира се, че когато в специален закон има изискване за произнасяне в срок, различен от посочените срокове в АПК, то се спазва срока, определен в специалния закон.

Администраторът на лични данни е извършила справка, от която е установено, че господин Я.Л.Н. е посетил МП на 24.04.2013г. Данните за тази справка са подадени устно от служителя по сигурността на информацията на 30.04.2013г., след проверка на системата за автоматизирано снемане на данни. Министерството твърди, че към изготвяне на становището до КЗЛД, данните за жалбоподателя не съществуват, тъй като „са извън срока за съхранението им”.

Ответната страна твърди, че е заявила регистър под №17 с наименование „Деловоден и учрежденски архив” и обработваните на господин Я.Л.Н. лични данни в дирекция „Административно информационно обслужване и канцелария” се администрират именно от него.

Изразява се становище по отношение въпросите, дали в сградите на министерството се извършва видео наблюдение, поставени ли са информационни табели за извършването му, както и от кого се съхраняват данните от този регистър, за какъв период от време. Министерството твърди, че има поставени информационни табели за извършваното видеонаблюдение, както на самата сградата, така и вътре в нея в обособените общодостъпни зони за посещение.

Министерството държи да подчертае, че видеонаблюдението се извършва в изпълнение на чл.1 от постановление на МС №255/10.10.1996г. за предприемане на мерки за ограничаване и недопускане на терористични действия. Постановлението е прието на основание чл.105, ал.2 от Конституцията на Република България. Техническото наблюдение се извършва чрез видеонаблюдение, което според министерството не попада в приложното поле на ЗЗЛД и на директива 94/46/ ЕО на Европейският парламент и съвета от 24.10.1995г., тъй като се видеонаблюдението се извършва за целите на обществената сигурност, отбраната, националната сигурност и други дейности, свързани с областта на наказателното право, които не попадат в приложното поле на правото на Общността.

Към становището се прилагат: заявление с рег.№94-Я-16/25.04.2013г., писмо-отговор с изх.№94-Я-16/13.05.2013г., списък на регистрите, които води МП и копие от Заповед №ЛС-04-132/29.01.2013г.

За откритото заседание, насрочено за 17.07.2013г., страните са редовно уведомени. Жалбоподателят не се явява и не се представлява. Министерството на правосъдието се представлява от госпожа С. и госпожа М., надлежно упълномощени.

Процесуалните представител на ответната страна представят допълнителни доказателства в подкрепа на твърденията си. Уточняват, че с цел опазване на общественият ред, в сгради, в които се помещават държавни органи, какъвто е и МП се извършва видеонаблюдение и има специален-пропускателен режим на посещение в тези сгради.

От събраните по административната преписка доказателства се установи следната фактическа обстановка:

Я.Л.Н. е подал заявление с правно основание чл.26 и чл.28 от ЗЗЛД до Министерство на правосъдието на 24.04.2013г. Разглеждането на жалбата срещу отказ от достъп до лични данни по заявлението е предмет на друга преписка, образувана пред КЗЛД с рег.№Ж-161/ 2013г.

Министерство на правосъдието е отговорило на заявителя с писмо изх.№94-Я-16/ 23.05.2013г. В отговора на министерството е посочено, че свързани с господин Я.Л.Н. лични данни се обработват автоматизирано от служители на ГД „Охрана” в системите за контрол на достъпа, монтиран на входа на сградите на МП.

От материалите по преписката се установява, че министерството извършва видео наблюдение в сградите, находящи се в гр.София, ул.”Аксаков” №5 и „Славянска” №1. При извършено посещение в сградите, от жалбоподателят на 23.04.2013г. са автоматизирано обработени свързани с него лични данни от служители на ГД „Охрана”. Данните са обработени посредством монтираните системи за контрол на достъпа, монтирани на входа на сградите. При предоставяне на документа за самоличност при влизането в сградите са чекирани установъчни данни, съгласно „Правила за вътрешния ред, пропускателния режим и сигурността в сградите, находящи се в гр.София, ул.”Аксаков” №5 и „Славянска” №1.

В становището на ответната страна се сочи, че „установъчни данни”, представляват лични данни, автоматизирано събирани /чекирани от документа за самоличност/. Жалбоподателят доброволно е предоставил личните си данни при посещение на сградите на министерството. Обработката се извършва в присъствието на посетителя, след което документа му за самоличност се връща лично на притежателят му. Не всеки вход на сградите има поставено на видно място извлечение от Правилата, които регламентират достъпа до сградите и посетителите могат свободно да се информират за тези правила и да извършат преценка дали да влязат в сградата или не.

Министерството сочи, че като срок на съхранение на установачните данни не е по-дълъг от постигането на целите, за които са били необходими те. В конкретният случай е налице процедура по чл.26, ал.1 от АПК и срокът е 7 дневен.

При първата справка, която е извършена е установено, че господин Я.Л.Н. е посетил МП на 24.04.2013г. и данните за тази справка са подадени устно от служителя по сигурността на информацията на 30.04.2013г. Министерството твърди, че към изготвяне на становището до КЗЛД, данните за жалбоподателя не съществуват, тъй като „са извън срока за съхранението им”. Събираните данни се администрират в регистър №17 с наименование „Деловоден и учрежденски архив”.

От така установената фактическа обстановка, Комисия за защита на личните данни установи, че Министерство на правосъдието, в качеството му на администратор на лични данни, събира „установъчни данни”, както и данни от видеонаблюдение на посетителите на сградите, в които се помещава министерството. Данните се събират от ГД „Охрана”, която дирекция не е самостоятелен субект и е към МП. ГД „Охрана” е обработващ лични данни по смисъла на §1, т.3 от ДР на ЗЗЛД, а министерството е администратор на лични данни по отношение на тази информация.

При извършена служебна проверка в регистъра на администраторите на лични данни, който води Комисията се установи, че ответната страна не е заявила регистър „Видеонаблюдение”.

Комисия за защита на личните данни е изразила писмено становище, взето на проведено на 28.07.2010г. редовно заседание, относно задължението на администраторите на лични данни да заявят регистър „Видеонаблюдение”, когато обработват лични данни чрез видеозапис от средства за наблюдение. Възприето е, че обработване на лични данни съгласно дефиницията, дадена в §1, т.1 от Допълните разпоредби на Закона за защита на личните данни представлява всяко действие или съвкупност от действия, които могат да се извършват по отношение на личните данни с автоматични или други средства, като събиране, записване, организиране, съхраняване, адаптиране или изменение, възстановяване, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване, предоставяне, актуализиране или комбиниране, блокиране, заличаване или унищожаване. От своя страна, лични данни са всяка информация, отнасяща се до физическо лице, което е идентифицирано или може да бъде идентифицирано пряко или непряко чрез идентификационен номер или чрез един или повече специфични признаци. Специфичните признаци са признаци, свързани с физическа, физиологична, генетична, психическа, психологическа, икономическа, културна, социална или друга идентичност на лицето. Предвид изложеното се налага извода, че видеозаписите от средствата за наблюдение съдържат "лични данни" или "лична информация", тъй като съдържат информация, която по смисъла на чл.2, ал.1 от Закона за защита на личните данни е способна да разкрие физическата идентичност на лицето, което е записано.

С оглед дефиницията, дадена в § 1, т.2 от Допълнителните разпоредби на Закона за защита на личните данни, по отношение на личните данни, съхранявани със записите, създадени чрез средствата за наблюдение може да се приеме, че е налице самостоятелен регистър.Преди започване обработването на лични данни чрез видеозапис от средства за наблюдение съществува задължение за заявяване на регистър „Видеонаблюдение” в Регистъра на администраторите на лични данни и на водените от тях регистри, поддържан от Комисията за защита на личните данни на основание чл.10, ал.1, т.2 от Закона за защита на личните данни.Посоченото задължение произтича от нормата на чл.17 от Закона за защита на личните данни, като неизпълнението на задължението е обвързано с предвидената в чл.42, ал.4 от закона санкция.

Едновременно с посоченото по-горе и с оглед правото на информираност на физическите лица досежно действията по обработването на личните им данни (чл. 19 от Закона за защита на личните данни), при пристъпване към извършване на видеонаблюдение, администраторът на лични данни трябва да уведоми физическите лица за целите на извършваното видеонаблюдение, за какъв период ще се съхраняват и за какво ще се събират данните от записите, кой ще има достъп до тях, на какви трети лица ще се предоставят, както и че лицата имат право на достъп до тези записи, в частта, която се отнася до тях. Когато при видеонаблюдение се обработват лични данни на неопределен кръг физически лица, изпълнението на горните задължения би могло да се осъществи чрез информационни табла, поставени на видно място, от които табла гражданите да са уведомени за използването на такива средства за наблюдение. На информационните табла следва да се посочи информация за администратора на лични данни, включително и информация за осъществяване на контакт с този администратор.

Министерство на правосъдието в изразеното писмено становище е посочило, че събираните от него „установъчни данни” се съхраняват в регистър №17, който води. Този регистър е с наименование „Деловоден и учрежденски архив”. В заявеният регистър е посочено, че срокът на съхраняване на личните данни е 10 години. Целите за обработването на личните данни е „обслужване на администрацията на МП във връзка с документооборота”.

В писменото становище на администратора по конкретната жалба се твърди, че срокът на съхранение на „установъчните данни” е определен в чл.26, ал.1 от АПК и е 7-дневен. Следва да се отбележи, че цитираната правна норма и съответно определеният в нея срок се отнася за задължението на административният орган, да уведоми известните заинтересовани страни за започналото административно производство и по никакъв начин не може да бъде обвързан като срок на съхраняване на лични данни. Този извод следва и от факта, че дадено физическо лице може да посети сградата на МП по всякакъв повод, независимо дали това ще е образувано производство или за образуването на такова или просто извършване на справка. В тази връзка следва да се приеме, че изложените твърдения за срока на съхранение и заявеното пред Комисията от страна на министерството е противоречиво.

С разпоредбата на чл.38, ал.2 от ЗЗЛД, законодателят е дал оперативна самостоятелност на компетентния орган, в случай че констатира нарушение на ЗЗЛД. Правните възможности са да: издаде задължително предписание, да определи срок за отстраняване на нарушението или да наложи административно наказание. Дадените правни възможности са алтернативни, а не кумулативни. Във всеки конкретен случай следва да се извърши преценка, коя мярка да бъде наложена на администратора. Първите две възможности са неприложими, за това защото Комисията вече е издавалата задължително предписание на министерството с рег.№П-6367/28.11.2012г., да заяви регистър за осъществяваната от ГД „Охрана” дейност. Срокът за изпълнение на задължителното предписание е бил едномесечен.

С настоящето решение Комисия за защита на личните данни, установи по безспорен начин, че МП не е изпълнило задължението си вменено му с разпоредбата на чл.18, ал.3 от ЗЗЛД, а именно при наличие на промяна в данните които са заявени пред Комисията, да я уведоми. Неизпълнението на цитираната правна норма се състой в това, че не е заявен отделен регистър с наименование „Видеонаблюдение”, с което е осъществено административно нарушение.

При определяне размера на налаганото с настоящето решение административно наказание, Комисията се съобрази с характера и степента на нарушението и обществените отношения, които засяга. От служебно известни факти на Комисията е известно, че на администратора на лични данни е давано вече задължително предписание да заяви регистър от дейността на ГД „Охрана”, но той не го е сторил в срок. Чрез видеонаблюдението и пропускателния режим в сградата на МПС се обработват личните данни на голям брой физически лица.Това са предпоставки за налагане на санкция над минимално установения размер

Комисията установи, че деянието не е извършено при условията на неизбежна отбрана или крайна необходимост, поради което представлява административно нарушение.

В качеството си на административен орган и във връзка с необходимостта от установяване истинността по случая, като основен принцип в процесуалното производство, съгласно чл.7 от Административно-процесуалния кодекс (АПК), изискващ наличието на установени действителни факти от значение за случая, имайки предвид представените писмени доказателства и изразени становища, Комисията приема, че разгледани по същество жалбата е основателна, поради което на основание чл.10 ал.1, т.7 във връзка с чл.38, ал.2 и чл.42, ал.9 от ЗЗЛД и чл.39, ал.2 от Правилника за дейността на Комисия за защита на личните данни и на нейната администрация,

2. На основание чл.42, ал.9 от ЗЗЛД налага на Министерство на правосъдието с БУЛСТАТ 000695349, представлявано от Министъра на правосъдието – Зинаида Златанова, със седалище и адрес: гр.София, Област София град, Столична община, район Средец, п.код 1040, ул. Славянска №1, имуществена санкция в размер на 2 500 /две хиляди и петстотин/лв. за нарушение на разпоредбата на чл.18, ал.3 от ЗЗЛД, изразяваща се в неуведомяване на КЗЛД, респективно незаявяване на регистър „Видеонблюдение”.

Решението да се съобщи на страните по реда на АПК.

Настоящото решение подлежи на обжалване в 14-дневен срок от връчването му, чрез Комисията за защита на личните данни пред Административен съд София– град.

След влизане в сила на настоящето решение в сила, сумата по наложеното наказание да бъде внесена в брой в касата на Комисията за защита на личните данни, гр. София, бул.“Акад. Иван Гешов”-№15 или преведена по банков път: БанкаБНБ-ЦУ IBAN: BG18BNBG96613000158601 BIC BNBGBGSD- Комисия за защита на личните данни, Булстат130961721.