Решение по жалба вх. № 9321/ 30.07.2010 г.

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав: Председател: Венета Шопова и членове: Красимир Димитров, Мария Матева, Валентин Енев и Веселин Целков, на открито заседание, проведено на 03.11.2010г., на основание чл.10, ал.1, т.7 от Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД), разгледа жалба с рег. №9321/ 30.07.2010г., подадена от Т.Л.Ц. и Е.Д.Г. срещу „Р.Д.”ЕООД.

Жалбоподателите уведомяват, че Т.Л.Ц. е заемал длъжността „мениджър реклама” по силата на трудов договор от 01.03.2006г., а Е.Д.Г. – длъжността „продуктов мениджър” по силата на трудов договор от 30.06.2006г., сключени с издателство „Р.Д.”ЕООД и че със заповеди, връчени им на 25.06.2010г. техните трудови договори са прекратени на основание чл.328, ал.1, т.2, предложение второ от Кодекса на труда (КТ), считано от 28.06.2010г.

Жалбоподателите сезират КЗЛД във връзка с ежегодната томбола, организирана от „Р.Д.”ЕООД, която представлява директен маркетинг за предлагане на продуктите на издателството и е свързана с изпращане на рекламни писма до потенциалните и настоящите му клиенти.

Те твърдят, че след прекратяване на трудовия му договор, името и подписа на Т.Л.Ц., в качеството му на „директор томбола”, са отпечатани и разпространени, чрез „Български пощи”ЕАД, в следните рекламни кампании:

1/ код на кампания BKRB64 – 224000 рекламни материала;

2/ код на кампания BKRB65 – 64000 рекламни материала;

3/ код на кампания BKRB66 – 10000 рекламни материала;

4/ код на кампания BKRB67 – 10000 рекламни материала;

5/ код на кампания CBRB63 – 30000 рекламни материала;

6/ код на кампания CARB71 – 65000 рекламни материала, а снимката му е отпечатана и разпространена чрез „Български пощи”ЕАД, в рекламна кампания с код BKRB67 в 10000 рекламни материала.

Сочи се, че след прекратяване на трудовия й договор името и подписа на Е.Г., като „маркетингов директор”, са отпечатани и разпространени, чрез „Български пощи”ЕАД, в рекламна кампания с код CBRB63 в 30000 рекламни материала и фигурират в раздел „томбола” на интернет страницата на ответното дружество: http://www.*******.

Предвид използването на личните данни на жалбоподателите, след прекратяване на трудовите им договори, за целите на томболата, те отправят Нотариална покана (том 1, акт 127 на нотариус М.Г., рег. № 622 на Нотариалната камара, с район на действие РС-София), до бившия си работодател, с която го уведомяват, че не желаят данните им да се използват по какъвто и да е начин от „Р.Д.”ЕООД, в това число в рекламните материали на дружеството, освен срещу заплащане на възнаграждение.

Жалбоподателите твърдят, че спрямо тях не са извършени плащания, а издателството продължава изпращането на рекламни материали и след получаване на нотариалната покана, без да премахва личните им данни от интернет страницата си.

Те сочат, че личните им данни са използвани неправомерно, извън целите на регистър „Персонал”, още докато са били служители на „Р.Д.”ЕООД.

По време на действие на трудовите им договори, в регистър „Персонал" целта на събиране и обработване на личните им данни е за управление на човешките ресурси, за финансово-счетоводна, пенсионна, здравна и социално-осигурителна дейност и не е посочено, че те ще се събират и обработват за целите на ежегодно провежданата томбола на издателството.

Жалбоподателите определят описаните действията на ответното дружество-„Р.Д.”ЕООД, като нарушение на чл.2, ал.2, чл.4, ал.1, чл.18, ал.2, т.2-4, чл.19, ал.1, чл.28а, ал.1, чл.32, ал.4, чл.33, ал.1 и чл.34а, ал.1, т.1 и 2 от ЗЗЛД и на основание чл.10, ал.1, т.7 и чл.38, ал.1 от ЗЗЛД, молят КЗЛД да образува производство по разглеждане на жалбата им и при установяване на нарушение на правата им, да наложи, предвидената от закона имуществена санкция.

Към жалбата са приложени копия от:

1.Заповед за прекратяване на трудово правоотношение с Т.Л.Ц.;

2.Заповед за прекратяване на трудово правоотношение с Е.Д.Г.;

3.Рекламни материали от томболата на „Р.Д.”ЕООД за 2010г;

4.Нотариална покана /том 1, акт 127 на нотариус М.Г., рег. № 622 на Нотариалната камара, с район на действие РС-София/;

5.Разпечатка от http://www.*******, към 23.07.2010г.

С писмо изх. № 9321/10/10.08.2010г. на Председателя на КЗЛД, до господин Б. – управител на „Р.Д.”ЕООД, е изискано писмено становище по жалбата на Т.Л.Ц. и Е.Г., включително намира ли се дружеството в договорни отношения с тях, какви техни лични данни обработва и основанието за обработването им към момента, информация за характера и целите на създаваните от „Р.Д.”ЕООД материали, по отношение на жалбоподателите.

В становището си „Р.Д.”ЕООД, навежда доводи за неоснователностна жалбата, предвид факта, че в качеството му на администратор на лични данни, регистриран под № 0033133, дружеството е обработвало, в регистър „Персонал", категории лични данни на служителите си, каквито са имена, ЕГН, адрес, паспортни данни, телефон, снимка, информация за трудово възнаграждение, длъжностна характеристика, дата на постъпване на работа и информация за трудов стаж, във връзка с изпълнение на правата и задълженията му като работодател, за целите на управлението на човешките ресурси.

Според издателството не е вярно твърдението, че името и подписа на г-н Т.Л.Ц., в качеството му на „директор на томболата”, са отпечатани и разпространени, чрез „Български пощи" ЕАД, в описаните рекламни кампании, след прекратяване на трудовия му договор, нито че името и подписа на г-жа Е.Д.Г., като „маркетингов директор", са отпечатани и разпространени в рекламна кампания с код CBRB63 в 30 000 рекламни материала, след прекратяване на трудовото й правоотношение.

От издателството считат, че чрез изготвяне и разпространение на материали, съдържащи имената на служителите, отговарящи за провеждането на кампаниите и томболите, не е извършено нарушение на чл. 2, ал. 2, т.2 от ЗЗЛД, тъй катоданните им се събират и обработват с оглед изпълнението на техните функции и задължения по трудов договор, като част от управлението на човешките ресурси и следователно данните на жалбоподателите са били събирани за конкретни, точно определени и законни цели и същите не са обработвани допълнително по начин, несъвместим с тези цели.

Комисията е уведомена, че в разпространяваните рекламни материали не са използвани реалните подписи на жалбоподателите, а ръкописно изписване на имената им и че за издателството е установена практика рекламните кампании и използваните в тях материали, да се планират, изготвят и изпращат за отпечатване, най-малко 10 седмици преди датата на планираното разпространение, а за по-продължителни кампании, най-малко 6 месеца преди началото им.

В случая на жалбоподателите, рекламните материали са били отпечатани, изготвени и разпространението им е било планирано, много преди прекратяване на техните трудови договори и те са били предоставени за разпращане в периода 21.06.2010 г. – 28.06.2010г., когато разпространението им вече не е могло да бъде преустановено.

Според дружеството не е налице и твърдяното в жалбата нарушение на чл. 34а, ал. 1, т. 1 и 2 от ЗЗЛД, тъй като издателството в нито един момент не е обработвало данните на жалбоподателите за целите на директния маркетинг, а специалните правила за обработване на лични данни за целите на директния маркетинг, предвидени в ЗЗЛД, се отнасят до обработването на лични данни на физически лица, на които се предлагат определени стоки и услуги по пощата, по телефон или по друг директен начин, както на физически лица, които се анкетират с цел проучване относно предлаганите стоки и услуги (§ 1, т. 15 от ДР на ЗЗЛД) и тези правила не са приложими към физически лица, ангажирани в организацията и управлението на кампании на директен маркетинг, предлагащи, от името на своя работодател, с оглед изпълнение на трудовите си договори, определени стоки и услуги, какъвто е случая с г-н Т.Л.Ц. и г-жа Е.Д.Г.

От издателството обръщат внимание, че на жалбоподателите е заплащано трудово възнаграждение именно за да планират, организират, управляват и да се ангажират, лично, с провежданите кампании.

В становището се оспорва твърдението, че „Р.Д." ЕООД е използвало данните на жалбоподателите в нарушение на чл. 4, ал. 1 от ЗЗЛД, тъй като данните им са използвани за изготвяне на посочените в жалбата рекламни материали, преди прекратяването на техните трудови договори, на основание и в съответствие, с чл. 4, ал. 1, т.2 и т.3 от З3ЛД.

Предвид факта, че при изготвяне на рекламните материали г-н Т.Л.Ц. и г-жа Е.Д.Г. не само са били информирани за съдържанието им и за използването на личните им данни в тях, но и са предложили имената и снимките им да бъдат включени в материалите като маркетинг подход, от издателството считат, че е налице конкретно, изрично, информирано и недвусмислено съгласие на жалбоподателите, техни данни да се включат в материалите.

Дружеството предоставя на КЗЛД материали от предходни кампании, с посочване на имена и снимки на жалбоподателите, чието изготвяне и разпространение отново е било организирано и контролирано, от г-н Т.Л.Ц. и г-жа Е.Д.Г.

С оглед факта, че изготвянето и отпечатването на рекламните материали е приключило преди прекратяване на трудовите договори с жалбоподателите и към момента не се извършва нова обработка на данните им, „Р.Д." ЕООД ангажира мнението, че личните данни, посочени в тези материали не съставляват самостоятелен регистър и в този контекст обработването им попада в обхвата на целите, за които се обработват данните в регистър „Персонал" като липсва нарушение на чл. 18, ал. 2 от ЗЗЛД и водените от дружеството регистри са надлежно заявени пред КЗЛД.

В становището се изтъква, че липсва нарушение на чл. 19, ал. 1 от ЗЗЛД, тъй като пряката ангажираност в процеса на създаването и одобрението на материалите, както и на планирането и управлението на кампаниите, в които тези материали са използвани, обуславят информираността на жалбоподателите по чл. 19, ал. 1 от ЗЗЛД (чл. 19, ал. 2 от ЗЗЛД).

Според издателството дори и да се счете, че е налице обработване на личните данни на жалбоподателите и към настоящия момент, дружеството има право, на основание чл. 4, ал. 1, т. 7 от ЗЗЛД, да използва тези данни до приключване на кампаниите, за които са изготвени и отпечатани съответните материали с оглед инвестираните средства и нанасянето на значителни материални вреди на дружеството при преустановяване на изпращането им.

В становището се коментира, че получената на 30.06.2010 г., нотариална покана, съдържаща две алтернативни искания – да се преустанови ползването на данните на жалбоподателите или да им бъде заплатено възнаграждение за ползването, не е обозначена като искане по чл. 28а, ал. 1 от ЗЗЛД и се подчертава, че законът не предвижда възможност за отправяне на заявления по чл. 28а, ал. 1 от ЗЗЛД с алтернативна опция.

Според издателството, отправената нотариална покана не следва да се разглежда като заявление по чл. 28а, т. 1 от ЗЗЛД и съответно за дружеството не следва да възникват задълженията по чл. 28а. ал. 1, чл. 32, ал. 4 и чл. 33, ал. 1 от ЗЗЛД, тъй като от приложените материали е видно, че в срока по чл. 32, ал. 4 от ЗЗЛД са протичали преговори и че в действителност жалбоподателите не са искали „Р.Д." ЕООД да преустанови ползването на данните им, а да получат от него по 12 работни заплати на обща стойност 60 100 лева, за двамата.

В заключение „Р.Д."ЕООД информира КЗЛД, че към настоящия момент вместо данните на г-н Т.Л.Ц. и г-жа Е.Д.Г. в уебстраницата на дружеството, www.****, са посочени имената на новите лица, определени за отговорници по провеждане на томболата

Към становището на „Р.Д.”ЕООД са приложени заверени копия от:

1. Пълномощно от 12.08.2010 г. от управителя на „Р.Д." ЕООД;

2. Разпечатка от Търговския регистър от 18.08.2010 г.;

3. Количествено-стойностна сметка и фактура към нея, издадени от „Български пощи" ЕАД;

4. Разпечатка на съобщение по електронна поща от 16.07.2010 г. с официален превод към нея;

5. Разпечатка на съобщение по електронна поща от 07.07.2010 г. от г-н Т.Л.Ц. към адв. П.Г.- адвокат на „Р.Д." ЕООД;

6. Разпечатка на съобщение по електронна поща от 07.07.2010 г. от г-жа Е.Д.Г. към адв. П.Г.- адвокат на „Р.Д." ЕООД;

7. Разпечатки на съобщения по електронна поща във връзка с организиране на срещи и разговори с жалбоподателите и техния адвокат и представяне на предложения за споразумения;

8. Рекламни материали от предишни кампании, в които са използвани данните на жалбоподателите-6 броя различни рекламни материали;

9. Рекламни материали от изброените в жалбата 6 кампании, в които са използвани данните на жалбоподателите;

10. Разпечатка от http:****** от 18.08.2010 г.

На свое редовно заседание, проведено на 04.10.2010г. (Протокол № 33), КЗЛД приема жалбата на госпожа Е.Д.Г. и господин Т.Л.Ц. за допустима, насрочва я за разглежданеи конституира „Р.Д." ЕООД като ответна страна по нея, в качеството му на администратор на лични данни по смисъла на чл.3 от ЗЗЛД.

На 29.10.2010г. в КЗЛД е депозирано становище рег. № 9321/10/29.10.2010г. от адв. Н.Н., в качеството му на представител на Т.Л.Ц. и Е.Д.Г., в което се сочи, че управлението на човешките ресурси е вътрешнофирмена дейност, която не оправдава използването на лични данни в рекламни материали за набиране на нови клиенти на дружеството.

Изтъква се, че дружеството е имало възможност да преустанови разпространението на личните данни на бившите си служители, тъй като рекламните материали се отпечатват от търговски партньор на „Р.Д.” в полузавършен вид и с развитие на рекламната кампания се персонализират във вида, предназначен за изпращане на клиентите.

Едва на по-късен етап, в писмо с код BLG-FRR-0910-OE е посочено друго лице – Е.К., като „директор томбола”.

На Комисията е обърнато внимание, че в писмо с код GS-GSP-0910-OE отново фигурира името на Т.Л.Ц. и той отново се появява в кампаниите от месец октомври 2010г.

В становището се подчертава, че ръкописното изписване, в рекламните материали, на имената на жалбоподателите е признак за идентифициране в много по-голяма степен, отколкото подписа.

Ангажирано е мнението, че независимо от изпълняваните длъжности и отговорности и от съпричастността на жалбоподателите в създаването на рекламните материали, това не може да бъде основание за използване на личните им данни и тяхното разгласяването до множество лица и че „Р.Д.”ЕООД е обработвало личните данни на жалбоподателите по начин, несъвместим с целите, за които ги е събирало, както по време на съществуване, така и след прекратяване на трудовите правоотношения с тях.

В становището се изтъква, че по време на действие на трудовите договори на жалбоподателите личните им данни са събирани и обработвани за целите на регистър „Персонал”- управление на човешките ресурси, без да е упоменато, че се събират и обработват за целите на провежданите от издателството рекламни кампании.

Изяснява се, че твърдяното от жалбоподателите нарушение на чл.18, ал.2 от ЗЗЛД касае липсата на посочване на целите на обработване на личните им данни в регистър „Персонал” на ответното дружество.

Към становището са приложени заверени копия от:

1. Вътрешни правила за реда за обработване на лични данни и за нивото на организационните и технически мерки за защита на данните в „Р.Д." ЕООД;

2. Предложение за Споразумение, направено от „Р.Д." ЕООД на Т.Л.Ц..

3. Предложение за Споразумение, направено от „Р.Д." ЕООД на Е.Д.Г.

4. Декларация за предоставяне на личните данни към чуждестранното юридическо лице „Р.Д.А.” ИНК от Т.Л.Ц..

5. Декларация за предоставяне на личните данни към чуждестранното юридическо лице „Р.Д.А. ИНК от Е.Д.Г.

6. Рекламни материали от провежданата томбола, изпратени след датата на подаване на жалбата до КЗЛД, съобразно описаното в становището.

Жалбата е насрочена за разглеждане по същество на 03 ноември 2010г., като страните са редовно уведомени и се явяват: Т.Л.Ц. и Е.Д.Г. – лично, заедно с упълномощения от тях, адвокат Н.Н., а за „Р.Д.”- адвокат Д.К. с надлежно пълномощно.

Жалба рег. № 9321/30.07.2010г., подадена от госпожа Е.Д.Г. и господин Т.Л.Ц. срещу „Р.Д."ЕООД e насочена срещу незаконосъобразно обработване на личните данни на жалбоподателите от „Р.Д." ЕООД, след прекратяване на договорните отношения помежду им.

Съгласно чл.2, ал.1 от ЗЗЛД лични данни са всяка информация, отнасяща се до физическо лице, което е идентифицирано или може да бъде идентифицирано пряко или непряко чрез идентификационен номер или чрез един или повече специфични признаци, които са свързани с физическа, физиологична, генетична, психическа, психологическа, икономическа, културна, социална или друга идентичност на лицето.

Р.Д."ЕООД е регистрирано като администратор на лични данни под № 0033133 в Регистъра на администраторите на лични данни, воден от КЗЛД.

Към момента на депозиране на жалба № 9321/30.07.2010г. пред КЗЛД, „Р.Д.”ЕООД не се намира в договорни отношения с жалбоподателите, чийто трудови договори, са прекратени на основание чл. 328, ал. 1, т. 2, предложение 2 от КТ, считано от 28.06.2010г.

От материалите, предоставени по жалбата може да се заключи, че липсва регламент, в който детайлно да е описано какви данни на служителите си има право да събира и обработва „Р.Д."ЕООД, за целите на провежданите рекламни кампании.

От дружеството разясняват, че в длъжностните характеристики на жалбоподателите са разписани отговорностите им, с оглед заеманите от тях позиции.

От издателството се позовават на факта, че господин Т.Л.Ц. и госпожа Е.Д.Г. са били в основата на изграждане на политиката на „Р.Д."ЕООД по отношение на провежданите от дружеството кампании и това е било тяхно задължение по трудов договор.

От горното може да се направи извода, че с прекратяване на трудовите договори на жалбоподателите задължението им да бъдат съпричастни, под каквато и да е форма, към рекламните кампании на дружество „Р.Д."ЕООД също е отпаднало.

Нещо повече, след прекратяване на трудовите им договори жалбоподателите отправят до бившия си работодател Нотариална покана (том 1, акт 127 на нотариус М.Г., рег. № 622 на Нотариалната камара, с район на действие РС-София), с която го уведомяват, че не желаят данните им да се използват по какъвто и да е начин от „Р.Д.”ЕООД, в това число в рекламните материали на дружеството, освен срещу заплащане на възнаграждение.

Тоест, дори и да се приеме, че докато са били в трудови правоотношения с издателството, жалбоподателите са дали, без да е било изрично, предварителното си съгласие за обработване на личните им данни за целите на провежданите рекламни кампании, от момента на прекратяване на трудовите им договори рекламните материали, съдържащи имената и подписите им не е могло да се свържат с лица, обвързани по какъвто и да е начин с ответното дружество.

След прекратяване на трудовите договори на жалбоподателите „Р.Д."ЕООД, разпространява рекламни материали, върху които с ръкописен шрифт са изписани техните именаи въпреки че това не са техните подписи, се касае за техния саморъчен ръкописен стил, който ги идентифицира в не по-малка степен.

Въпреки прекратяване на договорните отношения помежду им и отправянето нанотариална покана, с която жалбоподателите изрично поставят искането си да се прекрати използването на личните им данни и те да бъдат заличени от системите на „Р.Д."ЕООД, издателството, в разрез с нормата на чл.4, ал.1, т.2 и т.3 от ЗЗЛД,продължава разпращането на рекламни материали, в които господин Т.Л.Ц. и госпожа Е.Д.Г. присъстват с данните си .

Представянето на жалбоподателите като лицата, отговорни за рекламните кампании на „Р.Д."ЕООД е свързано със заеманите от тях длъжности по трудов договор и действията по одобряване на рекламните материали, преди заявяването им за отпечатване е влизало в кръга на служебните им задължения, но само докато между тях и ответното дружество са съществували трудови правоотношения.

КЗЛД не кредитира мнението, ангажирано от „Р.Д.”ЕООД, че предвид разпоредбата на чл.4, ал.1, т.7 от ЗЗЛДдружеството е в правото си да обработва личните данни на жалбоподателите и след момента на прекратяване на трудовите им договори, до приключване на съответните кампании.

Комисията за защита на личните данни е независим надзорен държавен орган, който осъществява защитата на лицата при обработването на лични данни, както и контрола по спазването на ЗЗЛД, чиято цел е да гарантира неприкосновеността на личността и личния живот на физическите лица при неправомерно обработване на свързаните с тях лични данни.

Разпространението на личните данни на Т.Л.Ц. и Е.Д.Г., след прекратяване на трудовите им договори и след изрично заявеното им несъгласие данните им да бъдат използвани по какъвто и да било начин от „Р.Д.”ЕООД,в това число и в рекламните материали на дружеството, представлява „обработване на лични данни” от издателството, по смисъла на § 1, т.1 от ДР на ЗЗЛД.

Материалите, събрани по жалба рег. № 9321/30.07.2010г. навеждат на извода, че обработването на личните данни на жалбоподателите от „Р.Д.”ЕООД е неправомерно, тъй като не е съобразено с изискванията за допустимост на обработването на лични данни, обективирани в чл.4 от ЗЗЛД.

Предвид изложеното и на основание чл.4 от ЗЗЛД, във връзка с чл.42, ал.1 от ЗЗЛД, Комисията за защита на личните данни

Решението да се съобщи на заинтересованите лица по реда на АПК.

Настоящето решение подлежи на обжалване, в 14 дневен срок от връчването му, чрез Комисията за защита на личните данни пред Върховен административен съд на Република България.