Решение на КЗЛД относно искане за становище от пенсионно осигурителна компания във връзка с достъп до НБД „Население“ с цел актуализиране на адрес на осигурено лице във фонд за допълнително пенсионно осигуряване

Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) в състав–- председател: Венцислав Караджов и членове: Цанко Цолов, Цветелин Софрониев и Мария Матева, на заседание, проведено на 14.10.2015год., разгледа преписки с вх.№СЛ-36/14.08.2015год.– сигнал, подаден от г-жа Р.В. от гр. София и искане за становище с вх.№П-7458/ 10.09.2015год. от г-жа А.П. и г-н М.М.– в качеството им на Изпълнителни директори на пенсионно осигурителна компания „Д.“ АД (ПОК „Д.“). Изпълнителните директори на ПОК „Д.“ поставят въпроси, свързани със законосъобразните действия, които представляваното от тях дружество следва да предприеме с цел актуализиранена информацията относно адреса на осигурено лице в управляван от ПОК „Д.“ АД фонд за допълнително пенсионно осигуряване.

Конкретният повод е свързан с лицето С.Д.Д., осигурен в Универсален пенсионен фонд „Д.“. По повод на сигнал до КЗЛД (вх. №СЛ-36/14.08.2015год. ), подаден от г-жа Р.В., жив. в *****, се установява, че няколко поредни години на домашния адрес на г-жа Р.В. се получава кореспонденция, касаеща известие за състоянието на индивидуалната осигурителна партида на С.Д.Д. в ПОК „Д.“. Р.В. твърди, че не познава С.Д.Д. и че това лице никога не е живяло на посочения по-горе адрес. Във връзка със сигнала на г-жа Р.В., от ПОК „Д.“ беше получена следната информация:

На основание чл.123з, ал.1, т.2 от Кодекса за социално осигуряване (КСО), ПОК „Д.“ ежегодно изпраща на всички осигурени лица в управляваните от нея фондове за допълнително пенсионно осигуряване, извлечения от индивидуалните им партиди в писмена форма, изготвени по образец, утвърден от заместник-председателя на Комисията за финансов надзор (КФН). В утвърдения образец е посочено, че извлечението се изпраща на постоянния адрес на осигуреното лице. Пенсионноосигурителните дружества разполагат с информация за осигурените в управляван от тях пенсионен фонд лица, включително за постоянния им адрес, само от данните, предоставени им лично от осигуреното лице, в получените от него писмени документи или от Националната агенция за приходите (НАП)– в случаите на служебно разпределение. Въведените в информационната система данни за осигуреното лице, включително и тези за неговия адрес, се актуализират, когато от лицето бъде получен нов документ, от който е видно, че данните му са променени. В искането за становище се допълва, че наред с това, служителите на ПОК „Д.“ използват и алтернативни поводи за контакт с осигурените лица– посещение в офис на компанията, срещи на работните им места и др., за да актуализират или коригират наличната информация за адресите на осигурените лица, с която ПОК „Д.“ разполага.

В практиката се случва адресът на осигурено лице в управляван от ПОК „Д.“ фонд за допълнително пенсионно осигуряване да се отбележи като невалиден в случай, че се получи информация, писмено или по телефона, от лице, на чийто адрес е доставено извлечение за друго лице, което не живее на този адрес, какъвто е случаят, за който е получен сигнал от г-жа Р.В. Когато за лицата, чийто адрес е маркиран като невалиден се разполага с информация за телефон или електронен адрес, задължително се осъществява контакт с тях и се предприемат действия за коригиране, съответно актуализиране на техните адреси.

В съответствие със задълженията на всяко едно пенсионноосигурително дружество, в качеството му на администратор на лични данни, във връзка със защитата на личните данни, които обработва, от ПОК „Д.“ е взето решение да не изпраща годишно извлечение за осигурени лица, в случаите в които не разполага с „валиден адрес“ за връчване. Тази практика е спазвана до 2013 година, когато при извършване на обща документална проверка на дейността на ПОК „Д.“, от КФН е констатирано, че като не е изпратила на определен брой осигурени лица, чиито адреси са отбелязани като невалидни, поради изложените по-горе причини, ПОК „Д.“ не е изпълнила своето задължение и е в нарушение на разпоредбата на чл.123з, ал.1, т.2 от КСО. По повод на тази констатация, КФН е дала препоръка на ПОК „Д.“ да изпраща годишни извлечения от индивидуалните осигурителни партиди на всички осигурени лица в управляваните от компанията пенсионни фондове. Едновременно с това, по повод констатираните нарушения, от страна на КФН са съставени 11броя актове за установяване на административни нарушения, въз основа на които са издадени и съответните наказателни постановления.

В контекста на изложеното, по повод сигнала на г-жа Р.В., се предоставя следната конкретна информация:

Господин С.Д.Д. е осигурен в Универсален пенсионен фонд „Д.“, въз основа на подадено от негово име заявление за участие в „Български универсален пенсионен фонд“, с вх.№***** (през 2003год. „Българско пенсионно-осигурително дружество“ АД и управляваните от него фондове за допълнително пенсионно осигуряване са преобразувани чрез вливане в ПОК „Д.“ и съответните фондове, управлявани от нея). Попълненият в заявлението постоянен адрес е отразен в информационната система на ПОК „Д.“, съответно в електронното досие на лицето и кореспонденцията с него е осъществявана на този адрес, тъй като до сигнала на г-жа Р.В. не е получавана информация, че лицето не живее на този адрес. Тъй като от ПОК „Д.“ не разполагат с телефон или електронен адрес на г-н С.Д.Д., на този етап не могат да осигурят контакт с него, за да се уточни какъв е актуалният му адрес.

По повод изложената информация, Изпълнителните директори на ПОК „Д.“ се обръщат към КЗЛД за изразяване на становище по възникналия проблем, предвид обстоятелството, че от една страна дружеството е длъжно да спазва препоръките на надзорния орган (КФН) и решенията на съда, а от друга, да изпълнява задълженията си в качеството на администратор на лични данни, обработващ лични данни на осигурените лица в управляваните от ПОК „Д.“ фондове за допълнително пенсионно осигуряване.

Правен анализ:

Изложеният казус касае взаимоотношения, свързани с осигурителните права на физическите лица и личната информацията, която пенсионноосигурителните дружества (в качеството на администратори на лични данни) обработват за целите на пенсионното осигуряване. Данните за постоянния и/или настоящия адрес на осигурените лица, както и информацията относно натрупаните средства по индивидуалните партиди на лицата, са лични данни по смисъла на Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД) и като такива се ползват от специалната закрила на закона. Съответно администраторите на лични данни, е необходимо да спазват основните принципи за законосъобразност и пропорционалност при обработване на посочените по-горе лични данни. В настоящия случай ПОК „Д.“ е длъжно да предприеме необходимите мерки, за да не допуска неправомерно разпространяване на информация, съдържаща се в извлеченията от индивидуалните партиди на осигурените в дружеството лица. На практика това задължение ще бъде изпълнено чрез недопускане годишните извлечения от партидите на осигурените лица да бъдат доставяни на адреси, различни от актуалните за съответните лица. Предвид обстоятелството, че към момента ПОК „Д.“ не разполага с актуалния адрес на осигуреното лице С.Д.Д., се налага дружеството да се обърне към Министерство на регионалното развитие и благоустройството– Главна дирекция „ГРАО“, за да получи конкретна информация за конкретно физическо лице. Законът за гражданската регистрация (ЗГР) е специалният закон, който установява нормативните предпоставки, при наличието на които може да бъдат предоставени данни по гражданската регистрация на трети лица, различни от лицата, за които данните се отнасят. Разпоредбата на чл.106, ал.1, т.3 от ЗГР допуска данни от ЕСГРАОН (включително информация относно постоянен и/или настоящ адрес) да се предоставят на български и чуждестранни юридически лица–- въз основа на закон, акт на съдебната власт или разрешение на Комисията за защита на личните данни.

С оглед на гореизложеното, Комисията за защита на лични данни приема следното

На основание чл.10, ал.1, т.4 от ЗЗЛД във връзка с чл.106, ал.1, т.3 от ЗГР, Комисията за защита на личните данни разрешава на Министерство на регионалното развитие и благоустройството– Главна дирекция „ГРАО“ да предостави на пенсионно осигурителна компания „Д.“ АД информация относно постоянен и/или настоящ адрес на С.Д.Д., осигурен в Универсален пенсионен фонд „Д.“ въз основа на подадено от негово име заявление за участие в „Български универсален пенсионен фонд“, с вх.№*****.

Решението на Комисията за защита на личните данни може да се обжалва пред Административен съд София– град в 14-дневен срок от получаването му.