МЕТОДИЧЕСКИ УКАЗАНИЯ № 1
ЗА ПРИЕМАНЕ, РЕГИСТРИРАНЕ И РАЗГЛЕЖДАНЕ НА СИГНАЛИ, ПОСТЪПИЛИ ПРИ ЗАДЪЛЖЕНИТЕ СУБЕКТИ ПО ЗАКОНА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЦАТА, ПОДАВАЩИ СИГНАЛИ ИЛИ ПУБЛИЧНО ОПОВЕСТЯВАЩИ ИНФОРМАЦИЯ ЗА НАРУШЕНИЯ
(приети с решение на КЗЛД по протокол № 28/27.07.2023 г.), изм. и доп. с решение на КЗЛД по протокол № 45/13.12.2023 г.
ВЪВЕДЕНИЕ
На основание чл. 19, ал. 2, т. 3 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН, закона) и в срока по § 9 от Заключителните разпоредби на същия закон, в качеството си на Централен орган за външно подаване на сигнали и за защита на лицата, на които такава се предоставя при условията и по реда на ЗЗЛПСПОИН, Комисията за защита на личните данни (КЗЛД, Комисията) издава настоящите методически указания до задължените субекти по чл. 12, ал. 1 от закона относно приемането, регистрирането и разглеждането на сигнали, постъпили по канал за вътрешно подаване на сигнали.
Настоящите указания подлежат на допълване и актуализиране, с оглед предоставяне на своевременен отговор на всички появили се текущи въпроси, съпътстващи функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали. Последващите указания не отменят издадените до момента, освен ако това не е изрично посочено в тях. Методическите указания се прилагат от датата на публикуването им на интернет страницата на КЗЛД.
Комисията за защита на личните данни може да издава методически указания по отделни тематични области във връзка с приложението на ЗЗЛПСПОИН, вкл. по конкретни въпроси от обществен интерес и/или до конкретно определен кръг от задължени субекти от публичния и/или частния сектор.
ЦЕЛ
Настоящите методически указания имат за цел да:
- Подпомагат дейността на задължените субекти по ЗЗЛПСПОИН, в т.ч. и на определените от тях служители/звена, отговарящи за приемането, регистрирането и разглеждането на сигнали по този закон.
- Установят единни правила и критерии при осъществяването на функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали, постъпили по канал за вътрешно подаване на сигнали при задължения субект.
- Не допускат противоречиви практики и установят предвидимост при прилагането на нормативната уредба за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.
СТРУКТУРА
Настоящият документ е структуриран в тематично обособени раздели, съдържащи мотивирани указания по приложението на конкретни нормативни текстове от ЗЗЛПСПОИН и наредбата по чл. 19, ал. 2, т. 3 от същия закон.
Организацията по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали се създава от самия задължен субект при отчитане на следните организационно-разяснителни указания:
- I. Задължения с принципен характер
- Определяне на лица за приемане, регистриране и разглеждане на сигнали
Всеки задължен субект по чл. 12, ал. 1 от ЗЗЛПСПОИН следва да определи служител/и за приемане, регистриране и разглеждане на сигнали. При определяне на двама или повече служители е допустимо те да бъдат обособени както в едно звено, така и да бъдат служители от различни структурни звена на задължения субект. С цел отчетност и ангажиране на отговорността по ЗЗЛПСПОИН въпросните лица следва да бъдат предварително поименно определени в нарочен акт на задължения субект (заповед/и, вътрешни правила и др.).
- Изпълнение на функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали
Функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали могат да бъдат възложени за едновременно изпълнение от едно лице/няколко лица или да бъдат разпределени, както следва: едно лице/няколко лица да отговаря/т за приемане и регистриране на сигнали, а друго/други – само за разглеждане на сигнали. В случай че задълженият субект прибегне до такова разделение на функциите, това трябва да е ясно дефинирано с акта (заповед/и, вътрешни правила и др.), с който се определя поименният състав на отговорните за съответните функции лица и техните конкретни задачи. Отчитайки изискванията на закона, задълженият субект е длъжен да въведе вътрешна организация (система) за улесняване своевременната комуникация и обмен на документи между тези служители и да гарантира тяхното реално взаимодействие.
Независимо от избора на подход (едновременно изпълнение на функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали или разделение на функциите), създадената от задължения субект вътрешна организация трябва да съответства на следната поредност от фактически и правни действия при работа с всеки сигнал:
- приемане на сигнала по обявените от задължения субект начини съгласно чл. 15, ал. 1 от ЗЗЛПСПОИН: по поща, факс, електронна поща по реда на Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги, на място при задължения субект.
- завеждане на сигнала с входящ номер от информационната система за документооборот на задължения субект или с друг аналогичен регистрационен номер (т.е. с друг идентификатор, съдържащ пореден номер и дата на подаване на сигнала).
- първоначален формален преглед дали сигналът попада в обхвата по чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН и дали е подаден от лице, имащо някое от качествата по чл. 5 от закона.
- генериране на уникален идентификационен номер (УИН) чрез интернет страницата на КЗЛД, ако първоначалният формален показва, че сигналът попада в обхвата на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН.
- вписване на УИН във формуляра за регистриране на сигнал, който попада в обхвата на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН.
- попълване на формуляра за регистриране на сигнал с наличната към момента на подаването му информация.
- установяване на липсваща информация по реквизитите на формуляра за регистриране на сигнал.
- осъществяване на комуникация със сигнализиращото лице за попълване на липсващата информация по всички реквизити на формуляра.
- извършване на проверка по твърденията за нарушения, изнесени в сигнала – при необходимост, осъществяване на вътрешна комуникация с други служители или звена на задължения субект, функционално компетентни да извършат тази проверка.
- поддържане на комуникация със сигнализиращото лице и засегнатото лице и изясняване на всички въпроси – предмет на сигнала.
- изготвяне на индивидуален доклад с информация за предприетите действия и окончателните резултати от проверката.
При разделяне на функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали действията по т. 1 и 2 се извършват от служителя, отговарящ за приемане и регистриране на сигнала, а действията по т. 3 – 11 от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнала.
При едновременно изпълнение на функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали, определеният за това служител осъществява всички горепосочени действия (т. 1 – 11).
Функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали не могат да се изпълняват от самия задължен субект, респ. от представляващия задължения субект.
Възлагането едновременно и на трите функции (приемане, регистриране и разглеждане на сигнали) на едно и също лице е допустимо, само ако то е служител в структурата на задължения субект.
Задължените субекти от частния сектор могат да възложат функциите по приемане и регистриране на писмени сигнали на външно за тяхната структура физическо или юридическо лице. В този случай външният изпълнител може само и единствено да приема и регистрира сигнали, но разглеждането на същите задължително трябва да става от вътрешно за задължения субект, нарочно определено лице (служител на задължения субект). За разлика от тях, задължените субекти от публичния сектор не могат да възлагат никоя от функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали по ЗЗЛПСПОИН на външно за организационната им структура лице.
Независимо от конкретната организация по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали, всеки сигнал, постъпил по вътрешен канал, без значение дали е писмен или устен, се регистрира чрез:
- попълване на формуляра по чл. 15, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН, утвърден по образец на КЗЛД и наличен на интернет страницата ѝ в рубриката „Утвърдени от КЗЛД образци по ЗЗЛПСПОИН“ (Формуляр за регистриране на сигнал по ЗЗЛПСПОИН); и
- вписване в него на УИН, предоставен от КЗЛД. УИН е задължителен реквизит на утвърдения от КЗЛД образец на формуляр за регистриране на сигнал.
Няма формални законови изисквания или ограничения към лицето, на което се възлага функцията по приемане и регистриране на сигнали. При определянето на лице, отговарящо за разглеждането на сигнали, задълженият субект обаче трябва да се съобрази със следните основни положения:
Разпоредбата на чл. 14, ал. 2 от ЗЗЛПСПОИН предвижда правната възможност служители, отговарящи за разглеждането на сигнали, да са длъжностните лица по защита на данните в структурата на съответния задължен субект. Няма пречка, съобразно структурата и организационните особености на задължения субект, функцията на служител, отговарящ за разглеждането на сигнали по ЗЗЛПСПОИН, да бъде възложена на служител, различен от длъжностното лице по защита на данните, напр. на инспектор/и или друг/и служител/и от инспекторатите по Закона за администрацията. Единственото ограничение в избора на конкретен служител е изискването изпълняваните от него функции и задачи, вкл. по линия на разглеждането на ЗЗЛПСПОИН, да не водят до възникване на конфликт на интереси и да гарантират неговата независимост при разглеждането на сигнали. В този смисъл всеки задължен субект следва да създаде предварително вътрешна организация и в хипотезата за приемане, регистриране и разглеждане на сигнали, подадени срещу служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали (титуляр), напр. чрез определяне на резервен служител/служители или чрез създаване на специализирано звено от служители за разглеждане на сигналите по ЗЗЛПСПОИН, или посредством възлагане на функцията по разглеждане на сигнали на група от служители (две или повече лица), без значение дали тези служители са от едно и също структурно/административно звено.
При изпълнение на задачите по разглеждане на сигнали, служителят/служителите трябва да бъде/да бъдат функционално независим/и и не може да получава/т указания или нареждания във връзка с разглеждането на сигнала. Съгласуването на действията и актовете на това лице/такива лица от друг служител на задължения субект е недопустимо поради накърняване на тяхната независимост, нарушаване на задължението за поверителност и произтичащата от това опасност от разкриване на самоличността на сигнализиращото лице.
При възлагане на функции по разглеждане на сигнали на повече от едно лице, всеки един от тези служители може да изпълнява функциите по разглеждане на сигнали в определена предметна област съобразно съответните им експертни познания или един служител да изпълнява тези функции, като всички останали го подпомагат в дейността по разглеждането на сигналите.
Изборът и решението относно конкретната организация на дейността на служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, е на задължения субект, като тя не трябва да води до нарушения на задължения по ЗЗЛПСПОИН или на правото на защита на лицата по чл. 5 от закона.
Дъщерно дружество, установено в България, като самостоятелен задължен субект по закона, следва да определи собствен служител/звено за разглеждане на сигнали. Добрите практики и опит на дружеството-майка могат да се ползват, само ако не противоречат на ЗЗЛПСПОИН. В тези случаи служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, следва да гарантира правата на сигнализиращите лица и спазването на задълженията на задължения субект, независимо от избраните технически и организационни средства за изпълнението им (вкл. езикът на комуникация).
- Защита на сигнализиращото лице
На сигнализиращото лице, което подава сигнал за нарушения в обхвата на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН, се дължи защита от момента на подаване на сигнала. На лица, публично оповестили информация за нарушения, се гарантира защита, след като КЗЛД писмено уведоми задължения субект или лицето, срещу което е насочена публично оповестената информация, че на подателя на сигнала е предоставена защита по закона.
- Задължение за поверителност
Изграждането на канал за вътрешно подаване на сигнали за нарушения представлява система от подходящи технически и организационни мерки. Изборът на мерки е на задължения субект, като конкретните мерки по никакъв начин не трябва да водят до нарушаване на поверителността на информацията, разкриване на самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала, и/или неизпълнение на задължения на задължения субект или на лицата, на които са възложени функции по изпълнението на ЗЗЛПСПОИН.
Недопустими са каквито и да било действия, които могат да доведат до пряко или косвено разкриване на самоличността на сигнализиращото лице и на засегнатите лица и/или да създадат предположение за тяхната самоличност.
Задължението за защита на самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала, се отнася до всеки служител на задължения субект, който е имал достъп до сигнала, независимо от основанието или причината за такъв достъп.
Задълженият субект и служителят/служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали осигуряват поверителност на информацията, вписана в регистъра на сигналите по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН. Поверителност на информацията относно сигнализиращото лице и засегнатото лице се дължи и на етапа изготвяне на индивидуален доклад за действията по разглеждане на сигнала (чл. 17, ал. 1, т. 4 от ЗЗЛПСПОИН) от страна на служителят/служителите, отговарящ/и за разглеждането на сигнала.
Задълженият субект следва да определи помещение/места, където се приемат всички сигнали и се регистрират устните сигналите (подадени чрез лична среща по см. на чл. 15, ал. 1 от ЗЗЛПСПОИН) от служителя/служителите, отговарящ/и за разглеждането на сигнали. Мястото, обозначено като място за подаване на устен сигнал, трябва да бъде физическо отделено от общото деловодство и/или от общата приемна на задължения субект. В определеното за тази цел помещение е недопустимо извършването на видеонаблюдение, вкл. видео и/или звукозапис. Информация за условията и реда за подаване на сигнал по вътрешен канал следва да бъде оповестена публично на интернет страницата на задължения субект (при наличие на такава) и на видно място в офисите и работните помещения, определени за контакт и обслужване на клиенти.
Ако получените по вътрешен канал сигнали е предвидено да се приемат и регистрират от звеното за деловодно обслужване с входящ номер от информационната система за документооборот (общо деловодство), задълженият субект определя конкретен служител/служители, който/които да бъдат обучени за целите на регистрирането на сигнали по ЗЗЛПСПОИН. В тези случаи задълженият субект предприема подходящи технически и организационни мерки, за да гарантира, че достъп до сигнала в системата за документооборот се осъществява при стриктно спазване на принципа „необходимост да се знае“ и на задължението за поверителност, като пълен достъп до самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго физическо лице, посочено в сигнала и в попълнения формуляр за регистриране на сигнала, има само служителят, отговарящ да разглеждането на сигнала и служителите, на които тези данни са необходими за изпълнение на служебните им задължения по проверка на сигнала (чл. 31, ал. 1 от ЗЗЛПСПОИН). При невъзможност да се осигури поверителност чрез системата за документооборот (общо деловодство), регистрирането на сигналите с идентификационен номер следва да става в отделна от общата система за документооборот база данни за документи от обучен за целта служител. В тези случаи регистрирането става чрез идентификатор, съдържащ пореден номер и дата на подаване на сигнала.
- Статус на сигнал
Сигнал, който не отговаря на изискванията или за който не са изяснени всички изисквания по т.III.2.1, е нередовен. По такъв сигнал служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, дава указания на сигнализиращото лице за отстраняване на нередовностите в срок до 7 дни. В регистъра по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, отбелязва статус „в процес на отстраняване на нередовности“.
Сигнал, за който е установено, че се отнася до нарушения, извършени преди повече от две години преди датата на подаването му, е недопустим. В регистъра по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, отбелязва статус „не подлежи на разглеждане“.
Сигнал, по отношение на който са известни всички обстоятелства и е попълнен формуляр за регистрирането му, се разглежда по същество. В регистъра по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, отбелязва статус „в процес на разглеждане“.
Сигнал, по който е изготвен индивидуален доклад по чл. 17, ал. 1, т. 4 от ЗЗЛПСПОИН, е приключен. В регистъра по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, отбелязва статус „приключен“.
С акта за воденето на регистъра по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН задълженият субект може да въведе и други статуси, които да го подпомагат при организацията на работата по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали по този закон.
- Поддържане и предоставяне на статистическа информация
Служителят/служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, съхранява/т информация и ежегодно предоставя/т такава на КЗЛД (до 31 януари) относно броя на постъпилите сигнали през предходната година, техния УИН, предмет, броя на извършените проверки и резултатите от тях.
- Анонимни сигнали
Анонимни сигнали не се разглеждат при условията и по реда на ЗЗЛПСПОИН (чл. 9, т. 1). За такива сигнали не се генерира УИН. Самите сигнали не се регистрират в регистъра по ЗЗЛПСПОИН и не се образува производство по този закон. Анонимен сигнал може да бъде разгледан по ред и условия извън тези по ЗЗЛПСПОИН, ако правната уредба, приложима към дейността на съответния задължен субект или неговите вътрешни актове, налагат или допускат това. В тези случаи анонимният сигнал може да се разглежда за цели, различни от целите на ЗЗЛПСПОИН и да се води в отделен регистър.
Когато лице е подало анонимен сигнал не по реда на ЗЗЛПСПОИН или публично, но анонимно, е оповестило информация за нарушения, но впоследствие е било идентифицирано и е станало обект на ответни действия, това лице има право на защита, когато са налице условията по чл. 6, ал. 1 и чл. 7 от ЗЗЛПСПОИН. В тези случаи, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, прави проверка дали анонимният сигнал или публично оповестената информация отговарят на изискванията на чл. 6, ал. 1 и чл. 7 от ЗЗЛПСПОИН, като изследва:
- дали лицето, подало анонимен сигнал или публично оповестяващо информация, е имало основателна причина да счита, че подадената информация за нарушението в сигнала е била вярна към момента на подаването ѝ и че тази информация попада в обхвата на чл. 3 от закона;
и
- дали лицето, публично оповестяващо информация е подало сигнал при условията и по реда на ЗЗЛПСПОИН, но по сигнала не са били предприети съответни действия в сроковете, предвидени по раздели I и II на глава втора на закона;
и
дали лицето, публично оповестяващо информация, има основания да смята, че:
а) нарушението може да представлява непосредствена или явна опасност за обществения интерес или е налице извънредна ситуация или риск от необратими вреди;
б) в случай на външно подаване на сигнал съществува риск от ответни действия или има вероятност нарушението да не бъде ефективно разгледано поради опасност от укриване или унищожаване на доказателства, съмнение за наличие на тайно споразумение между компетентния орган и извършителя на нарушението, или за съучастие на органа в нарушението, както и поради други специфични конкретни обстоятелства по случая.
При наличието на горепосочените обстоятелства по чл. 6, ал. 1 и чл. 7 от закона, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, попълва формуляр за регистриране на сигнали, генерира УИН и го вписва във формуляра, като завежда така оповестения сигнал или публично оповестена информация със собствен входящ номер от информационната система за документооборот или с друг идентификатор, съдържащ пореден номер и дата на подаване на анонимния сигнал/дата на публично оповестяване на информацията за нарушения.
- II. Приемане и регистриране на сигнали
Установяването на вътрешния ред по приемане и регистриране на сигнали следва да отчита обстоятелството дали сигналът е писмен или устен.
- Писмени сигнали: писмените сигнали може да се приемат и регистрират от служител на задължения субект или от външно за структурата му физическо или юридическо лице (с изключение на работодателите в публичния сектор, по арг. от чл. 14, ал. 5 от закона).
- Устни сигнали: устните сигнали се приемат и регистрират единствено от служител/и в структурата на задължения субект (чл. 15, ал. 3 от ЗЗЛПСПОИН).
Ако функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали са разделени, служителят, отговарящ за приемането и регистрирането на сигнала, приема същия и го завежда с входящ номер от информационната система за документооборот на задължения субект или с друг идентификатор, съдържащ пореден номер и дата на подаване на сигнала, веднага след получаването на сигнала. След завеждането на сигнала незабавно го изпраща на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали съобразно вътрешната организация на задължения субект. След получаването на сигнала служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, незабавно прави формален преглед дали подаденият сигнал за нарушения попада в обхвата по чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН, а именно дали засяга действия или бездействия, които са:
а) незаконосъобразни и са свързани с българското законодателство или актовете на Европейския съюз в областите, посочени в чл. 3 на закона; или
б) противоречат на предмета или целта на правилата в актовете на Европейския съюз и областите, посочени в чл. 3 от закона.
Когато функциите по приемане, регистриране и разглеждане на сигнали са възложени на едно и също лице, преценката дали сигналът е в приложното поле на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН се прави от това лице непосредствено след завеждането на сигнала от него с входящ номер от информационната система за документооборот на задължения субект или с друг идентификатор, съдържащ пореден номер и дата на подаване на сигнала.
Незабавно[1] след като е направил преценка, че сигналът попада в обхвата на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН, служителят, натоварен с тази дейност, предприема действия по генериране на УИН. За сигнали, получени след края на работното време на задължения субект, заявката за получаване на УИН се прави в първия работен ден, следващ постъпването на сигнала.
Когато функциите са разделени, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, предприема действия по генериране на УИН незабавно след получаването на сигнала от служителя, отговарящ за приемането и регистрирането на сигнала съобразно вътрешната организация, създадена от задължения субект.
За получаването на УИН, служителят, който изпълнява всички функции или служителят, който отговаря за разглеждането на сигнала (при разделение на функциите), вписва в предоставената на интернет страницата на КЗЛД и общодостъпна функционалност за генериране на УИН (Получаване на УИН на сигнал по ЗЗЛПСПОИН) следните данни:
– Наименование и ЕИК/БУЛСТАТ на работодателя, при когото е подаден сигналът;
– Идентификационни данни на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнала;
– Предмет на сигнала (съответните области, предвидени в чл. 3, ал. 1 и ал. 2 от закона);
– Начин на получаване на сигнала (писмено или устно).
Генерираният УИН задължително се вписва във формуляра за регистриране на сигнал от лицето, натоварено с функцията по разглеждане на сигнали (в т.ч. при едновременно изпълняване на функции).
Утвърденият от КЗЛД формуляр е задължителен за задължения субект. Формулярът не е задължителен за сигнализиращите лица – те обаче могат да го ползват, при желание от тяхна страна или ако считат, че ги улеснява при подаването на сигнала.
Ако сигнализиращо лице подаде сигнал във форма, различна от утвърдения от КЗЛД формуляр, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали/служителят, отговарящ за приемането, регистрирането и разглеждането на сигнали, прилага този сигнал към формуляра и вписва в него генерирания от КЗЛД УИН, своите данни и попълва формуляра с наличната в сигнала информация, без да копира, преписва, преразказва или възпроизвежда по какъвто и да е друг начин съдържанието на сигнала. Въвеждането на наличните от сигнала данни във формуляра е от значение за преценка на обстоятелствата по т. III. Липсата в сигнала на информация по който и да е от реквизитите на формуляра не може да бъде основание за нерегистриране на сигнала. Попълването на цялата информация е елемент от разглеждането на сигнала и може да става поетапно (вж. т. III).
УИН се генерира и вписва във формуляра за всички подадени сигнали за нарушения, попадащи в приложното поле на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН, включително:
- сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години (чл. 9, т. 2 от закона);
- сигнали за нарушения, чието съдържание не дава основание да се приемат за правдоподобни (чл. 15, ал. 6, изр. 2 от закона); сигнали, съдържащи очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти (чл. 15, ал. 6, изр. 3 от закона);
- сигнали за нарушения, подлежащи на докладване по специална нормативна уредба;
- сигнали за нарушения, които вече са констатирани от вътрешно звено на задължения субект (напр. вътрешен одит или инспекторат), независимо дали са предприети действия по отстраняването им;
- сигнали за нарушения, които са били подадени анонимно или анонимно е била оповестена информация за нарушения, но техните автори впоследствие са били идентифицирани и са станали обект на ответни действия.
Не се регистрират с УИН сигнали, от първоначалния преглед на които е очевидно, че касаят оплакване (жалби или сигнали) за нередности или неудовлетвореност на клиенти/потребители на съответните професионални или административни услуги на задължения субект. Такива сигнали не попадат в обхвата на ЗЗЛПСПОИН и не се разглеждат по неговите ред и условия.
III. Разглеждане на сигнали
- Общи изисквания
При условията и по реда на ЗЗЛПСПОИН се разглеждат единствено сигнали, които попадат в обхвата на чл. 3 от същия, не са изтекли две години от извършването на твърдяното нарушение/нарушения (чл. 9, т. 2 от ЗЗЛПСПОИН) и са подадени от някое от лицата по чл. 5 от закона. Ако при задължен субект от публичния сектор постъпи сигнал, подаден по общия ред на АПК, освен ако не подлежи на разглеждане при условията и по реда на ЗЗЛПСПОИН, същият се разглежда по този ред.
В случай че в хода на разглеждането на сигнал, подаден пред задължения субект по друг ред (напр. по АПК) стане ясно, че той попада в приложното поле на ЗЗЛПСПОИН и е подаден от лице по чл. 5 от този закон, същият се пренасочва към служителя/служителите, отговарящ/и за разглеждането на сигналите. Този служител/служители попълва/т формуляра за регистриране на сигнал и предприема/т действия за получаване на УИН чрез системата на КЗЛД за генериране на УИН; задължително се осигурява защита на лицата по чл. 5 от ЗЗЛПСПОИН, а разглеждането на сигнала продължава по реда на ЗЗЛПСПОИН. В тези случаи лицата, които са имали достъп до сигнала до този момент, без да са оправомощени за разглеждането му по ЗЗЛПСПОИН, са длъжни да спазват задължението за поверителност (напр. чрез попълване на нарочна декларация), като им се забранява да разкриват всякаква информация, чрез която би могла да се установи самоличността на сигнализиращото или на засегнатото лице.
Ако в хода на разглеждането на постъпил сигнал се установи, че той не попада в приложното поле на ЗЗЛПСПОИН и/или не е подаден от лице по чл. 5 от закона, такъв сигнал не може да бъде разгледан по реда на ЗЗЛПСПОИН, респ. не се дължи защита по този закон. В този случай действията по разглеждането на сигнала се извършват по друг ред (напр. по АПК).
Подаването на сигнал от сигнализиращото лице едновременно и по външен канал, до КЗЛД, не е основание за спиране на производството по разглеждане на сигнала, подаден по вътрешния канал на задължения субект (независимо дали това обстоятелство е известно за него или не).
- Действия по разглеждане на сигнала по същество
Посочените по-долу действия по разглеждане на сигнала по същество се предприемат от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали (в случаите, в които с това задължение е натоварен служител, различен от служителя, отговарящ за приемането и регистрирането на сигнали) или от служителя, на когото са възложени едновременно всички функции: приемане, регистриране и разглеждане на сигнали.
2.1. След постъпване на сигнал, който е приет и заведен с входящ номер от информационната система за документооборот на задължения субект или с друг идентификатор, съдържащ пореден номер и дата на подаване на сигнала, генериран е УИН и същият е вписан във формуляра за регистриране на сигнал, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, прави проверка за наличието или липсата на следните реквизити:
- Индивидуализиращи данни за сигнализиращото лице – собствено, бащино и фамилно име и данни за контакт с него;
- Данни за лицето, срещу което се подава сигналът и неговата месторабота (ако сигналът се подава срещу конкретно лице и то е известно) с цел идентифициране и/или верифициране на задължения субект, в чиято структура е извършено твърдяното нарушение (аргумент от чл. 15, ал. 2, т. 2 от закона) или данни за юридическото лице, срещу което се подава сигналът (§ 1, т. 5 от ДР на закона);
- Подпис, освен ако сигналът е подаден устно и лицето е отказало да го подпише при покана от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали;
- Данни за датата / периода на извършването на нарушението[2];
- Данни за липсата на нарушение, което попада в обхвата на чл. 4 от закона, т.е. твърдяното в сигнала нарушение:
– не се отнася до правилата за възлагане на обществени поръчки в областта на отбраната и националната сигурност, когато те попадат в обхвата на чл. 346 от Договора за функционирането на Европейския съюз;
– не се отнася до защитата на класифицирана информация по смисъла на чл. 1, ал. 3 от Закона за защита на класифицираната информация;
– не е станало известно на лица, упражняващи правна професия и за които съществува задължение по закон за опазване на професионална тайна;
– не се отнася до поверителността на здравната информация по смисъла на чл. 27 от Закона за здравето, на тайната на съдебното съвещание, на правилата на наказателното производство.
- Данни за достоверност/правдоподобност на сигнала (чл. 15, ал. 6 от закона): към сигнала да са налични толкова и такива данни, които, анализирани в своята съвкупност, ще доведат до извода, че има вероятност да е извършено твърдяното нарушение в предметния обхват по чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН.
6.1. Данни, че сигналът се отнася за нарушение, което попада в предметния обхват на чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН
Важна информация за извършване на анализа по т. 6.1! В обхвата на закона попадат сигнали, които отговарят едновременно на следните условия:
- подадени са от лице, имащо някое от качествата по чл. 5 от закона;
- наличен е работен контекст по смисъла на § 1, т. 4 от Допълнителните разпоредби на закона; и
- засягат действия или бездействия, които са:
а) незаконосъобразни и са свързани с българското законодателство или актовете на Европейския съюз в областите, посочени в чл. 3 на закона; или
б) противоречат на предмета или целта на правилата в актовете на Европейския съюз и областите, посочени в чл. 3 от закона.
В предметния обхват на ЗЗЛПСПОИН попадат единствено сигнали или публично оповестена информация за нарушения на българското законодателство или на актове на Европейския съюз, които застрашават или увреждат обществения интерес (арг. чл. 1, ал. 1 от ЗЗЛПСПОИН). По този ред могат да се разглеждат единствено сигнали, които попадат в приложното поле на чл. 3 на ЗЗЛПСПОИН и са подадени при условията и по реда на този закон.
ЗЗЛПСПОИН не е приложим за разглеждане на жалби, сигнали или други искания, независимо от това как са озаглавени, чрез които се търси единствено защита на лични права, които по дефиниция са скрепени с наличието на личен и пряк правен интерес, без да има индикация за засегнат обществен такъв. Нещо повече, по реда и условията на ЗЗЛПСПОИН не могат да се разглеждат жалби, озаглавени като сигнал, касаещи междуличностни отношения, без значение от наличието или липсата на трудов контекст. Жалбата е правно средство, с което лице търси защита на нарушени свои права. За разлика от нея, чрез сигнала се търси защита на обществения интерес, независимо дали са засегнати и лични права и интереси на сигнализиращото лице.
6.2. Данни за липса на очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти по см. на чл. 16, ал. 5, изр. второ от закона (изясняването на този въпрос задължително изисква или предполага комуникация със засегнатото лице, в рамките на която да се изяснят изнесените твърдения в сигнала) – аргумент от чл. 16, т. 8 – 10 от закона; при наличие на очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти се връщат указания към сигнализиращото лице за изясняване на твърденията, като се уведомява за отговорността, която той носи за набедяване.
Примери за очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти: твърдяното събитие не се е случило или обективно не е могло да се случи (напр. сигнал за нарушение на правилата за провеждане на обществена поръка, при условие че поръчка с посочения предмет не е провеждана; сигналът е срещу конкретен служител, участвал в комисия за провеждане на обществена поръчка, а такъв служител не работи в структурата на съответния задължен субект или такъв служител не е участвал в обществената поръчка).
6.3. Качество на сигнализиращото лице – лице в обхвата на чл. 5, ал. 2 от закона:
- работник по смисъла на чл. 45, пар. 1 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително работник, служител, държавен служител или друго лице, което полага наемен труд, независимо от характера на работата, от начина на заплащането и от източника на финансирането;
- лице със статут на самостоятелно заето лице по смисъла на чл. 49 от Договора за функционирането на Европейския съюз, включително лице, което полага труд без трудово правоотношение и/или упражнява свободна професия и/или занаятчийска дейност;
- доброволец, платен или неплатен и стажант;
- съдружник, акционер, едноличен собственик на капитала, член на управителен или контролен орган на търговско дружество, член на одитния комитет на предприятие;
- лице, което работи за физическо или юридическо лице, изпълнители, негови подизпълнители или доставчици;
- лице, чието трудово или служебно правоотношение предстои да започне в случаи, в които информацията относно нарушенията е получена по време на процеса на подбор или други преддоговорни отношения;
- работник или служител, когато информацията е получена в рамките на трудово или служебно правоотношение, което е прекратено към момента на подаване на сигнала или на публичното оповестяване;
6.4. Идентифициране и/или верифициране на качеството на засегнатото лице по см. на § 1, т. 5 от закона;
6.5. Изясняване наличието на работен контекст по см. на § 1, т. 4 от ЗЗЛПСПОИН;
- 6. Наличие на конкретни данни за нарушение или за реална опасност, че такова може да бъде извършено в предметния обхват по чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН, както и описание на самото деяние или обстановката и други обстоятелства, доколкото са известни на сигнализиращото лице (по аргумент от чл. 15, ал. 2, т. 3 от закона) – изясняването на въпроса дали твърдяното нарушение е извършено по посочения в сигнала начин изисква комуникация със засегнатото лице.
2.2. Липсата на който и да е от посочените индикатори по т.2.1. води до нередовност на сигнала. В тези случаи служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала, уведомява сигнализиращото лице и му дава 7-дневен срок за отстраняване на нередовностите (по аргумент от чл. 15, ал. 5 от ЗЗЛПСПОИН), като му указва кои са те.
2.3. Независимо от наличието или липсата на индикатор/и по т. 2.1 служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, незабавно след регистрирането на сигнала, вписва в регистъра по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН данните по чл. 6 от Наредба № 1 от 27 юли 2023 г. за воденето на регистъра на сигналите по чл. 18 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения и за препращане на вътрешни сигнали към Комисията за защита на личните данни (наредбата), които са налични към датата на подаване на сигнала.
2.4. Ако в хода на проверката на всички посочени в т. 2.1. индикатори, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала, констатира нередовности, в зависимост от тяхното естество, той предприема следните действия:
1) Изясняване в комуникация със сигнализиращото лице на обстоятелствата по т. 1, т. 2, т. 3, т. 4, т. 6.2 и т. 6.5.
2) Поетапно вписване в регистъра по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН на информацията и обстоятелствата, които са били изяснени в комуникация със сигнализиращото лице в процеса по отстраняване на нередовностите.
3) Започва разглеждането на сигнала по същество, ако той отговоря на всички индикатори по т. 2.1 или след отстраняването на нередовностите им. В зависимост от създадената конкретна организация в структурата на задължения субект, служителят, при необходимост, препраща сигнала към съответното структурно звено или до друг служител в рамките на задължения субект, в чиято функционална компетентност попада твърдяното в сигнала нарушение или сам предприема действията по неговото разследване. Сигналът в тези случаи се препраща след като са предприети технически и организационни мерки за защита на самоличността на сигнализиращото лице и на всяко друго лице, посочено в сигнала.
4) Ако в хода на разглеждането на сигнала се установи, че лицето, за което се твърди, че го е подало, не е неговият автор, а привидно му е придадено, че сигналът изхожда от него, сигналът следва да се приравни на анонимен сигнал (сигнал, от съдържанието на който не може да се установи нито пряко, нито косвено действителната самоличност на неговия автор). В този случай производството по разглеждане на сигнала се прекратява на основание чл. 9, т. 1 от закона.
5) Препраща сигнала към КЗЛД в случаите по чл. 11, ал. 1 от наредбата.
6) Изготвя индивидуален доклад със съдържанието съгласно чл. 17, ал. 1, т. 4 от ЗЗЛПСПОИН: кратко описание на информацията от сигнала, предприетите действия и окончателните резултати от проверката по сигнала.
7) Уведомява сигнализиращото лице за всички предприети действия (получаването на сигнала, предприетите действия и др.).
8) Предприема действия за съхранение на сигналите в сроковете по чл. 8 от наредбата.
[1] В рамките на работното време, установено от задължения субект
[2] Просрочието на сигнала (сигнал, подаден две години след като е извършено нарушението) не е основание да не се регистрира с УИН, а основание за необразуване на производство (арг. чл. 9, т. 2 от ЗЗЛПСПОИН).
Последна актуализация: 13.12.2023 г.
