Приложение 1 към Методически указания № 2 (XLS)
Приложение 1 към Методически указания № 2 (PDF)
Приложение 1 към Методически указания № 2 (XLS) – образец с примерно попълнена информация
Методически указания № 2 относно подаването към Комисия за защита на личните данни на необходимата статистическа информация по Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения
(приети с решение на КЗЛД по протокол № 45 /13.12.2023 г.)
ВЪВЕДЕНИЕ
На основание чл. 18, ал. 5 във връзка с § 7 от Заключителните разпоредби на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН, закона) и чл. 4, ал. 4 и ал. 5 от Наредба № 1 от 27 юли 2023 г. за воденето на регистъра на сигналите по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН и за препращане на вътрешни сигнали към КЗЛД, в качеството си на Централен орган за външно подаване на сигнали по ЗЗЛПСПОИН, Комисията за защита на личните данни (Комисията, КЗЛД) приема настоящите методически указания до задължените субекти по чл. 12, ал. 1 от закона относно подаването на необходимата статистическа информация за 2023 г.
Настоящите указания подлежат на допълване и актуализиране, с оглед предоставяне на своевременен отговор на всички появили се текущи въпроси, свързани със задължението за подаване на статистическа информация относно работата по получени сигнали по ЗЗЛПСПОИН за предходната отчетна година (статистическа информация, СИ). Методическите указания се прилагат от датата на публикуването им на интернет страницата на КЗЛД.
I. ЦЕЛ
Настоящите методически указания имат за цел да:
• Подпомагат дейността на задължените субекти по ЗЗЛПСПОИН, в т.ч. и на определените от тях служители/звена, отговарящи за разглеждането на сигнали, при предоставянето на КЗЛД на статистическа информация.
• Установят единни правила и критерии при отчитането и обобщаването на статистическата информация.
• Не допускат противоречива практика при подаването на статистическа информация и установят контрола, упражняван от КЗЛД при прилагането на нормативната уредба за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.
II. ПРЕДМЕТ И ОБХВАТ
1. В изпълнение на чл. 18, ал. 5 във връзка с § 7 от Заключителните разпоредби на ЗЗЛПСПОИН и чл. 4, ал. 4 и ал. 5 от Наредба № 1 от 27 юли 2023 г. за воденето на регистъра на сигналите по чл. 18 от ЗЗЛПСПОИН и за препращане на вътрешни сигнали към КЗЛД, задължените субекти по чл. 12, ал. 1 от този закон са длъжни всяка година до 31януари да подават статистическа информация към КЗЛД за предходната година относно броя на постъпилите при тях сигнали, техния УИН, предмет, броя на извършените проверки и резултатите от тях. Задължени субекти по чл. 12, ал. 1, при които не са постъпили сигнали през този отчетен период, не подават статистическа информация към КЗЛД.
2. Първият отчетен период започва от влизането в сила на ЗЗЛПСПОИН от 04 май 2023 г. и приключва на 31.12.2023 г. Във връзка с това отчетният период на задължените субекти за сигналите, получени през 2023 г. е, както следва:
2.1. за задължените субекти по чл. 12, ал. 1, т. 1 (включително общините по ал. 2, както и компетентните органи по чл. 20 в качеството им на задължени субекти, получаващи сигнали по вътрешен канал) – от 04 май до 31 декември 2023 г.;
2.2. за задължените субекти по чл. 12, ал. 1, т. 2, които имат между 50 и 249 работници или служители – от 17 декември до 31 декември 2023 г.;
2.3. за задължените субекти по чл. 12, ал. 1, т. 2 и/или 3, които имат над 249 работници или служители – от 04 май до 31 декември 2023 г.;
2.4. за задължените субекти по чл. 12, ал. 1, т. 3 (независимо от броя на работниците или служителите) – от 04 май до 31 декември 2023 г.
3. Считано от 1 януари 2024 г., всеки отчетен период съвпада със съответната предходна календарна година.
4. Всеки задължен субект по т. 2 от настоящите методически указания (независимо дали споделя ресурси по чл. 12, ал. 2 и ал. 3 от ЗЗЛПСПОИН или е препратил сигнал по компетентност на друг задължен субект или към КЗЛД, или му е бил препратен сигнал) е длъжен да подава към КЗЛД самостоятелно статистическа информация, отнасяща се до него. Предоставянето на споделена статистическа информация е недопустимо.
III. УСЛОВИЯ И РЕД ЗА ПОДАВАНЕ НА СТАТИСТИЧЕСКАТА ИНФОРМАЦИЯ
5. Задължените субекти по т. 2 подават СИ чрез попълване на формуляра съгласно Приложение № 1 от настоящите Методически указания. Попълването на всички посочени във формуляра по Приложение № 1 данни е задължително.
6. Задължените субекти по т. 2 подават СИ към КЗЛД по електронен път с КЕП чрез специализираната информационна система на комисията, определена за регистриране и работа със сигнали за нарушения („СИГНАЛ”). Подписването с КЕП се извършва от представляващия задължения субект или от упълномощено от него лице (в този случай се прилага съответният документ за упълномощаване: изрично пълномощно без нотариална заверка на подписа, нарочна заповед и др. под.). Системата „СИГНАЛ” автоматично зарежда наличната информация за генерирания УИН по всеки получен сигнал от съответния задължен субект. Комисията насърчава подаването на СИ по този ред с оглед въведените от КЗЛД мерки за значително улесняване на задължените субекти чрез намаляване на административната тежест.
7. При техническа невъзможност за подаване на СИ при условията на т. 6, задължените субекти могат да предоставят информацията чрез Системата за сигурно електронно връчване или Средата за електронен обмен на съобщения, поддържани от Министерство на електронното управление или с КЕП по електронната поща на КЗЛД на адрес statistika-zzlpspoin@cpdp.bg
8. Извън случаите по т. 6 и т. 7 задължените субекти по т. 2 подават СИ съгласно формуляра по Приложение № 1 по един от следните начини:
• Лично на хартиен носител – в деловодството на КЗЛД на адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2 (вижте местоположението на КЗЛД).
• С писмо на адрес: гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров” № 2, Комисия за защита на личните данни.
• По факс – 029153525.
9. СИ се подава еднократно само по един от каналите по т. 6 – 8 и не подлежи на изменения или допълнения (корекции) от страна на задължения субект.
10. Корекции в подадената СИ през специализираната информационна система „СИГНАЛ” могат да се правят само служебно от служител на дирекция „Канал за външно подаване на сигнали” в КЗЛД въз основа на мотивирано писмено искане, придружено с попълнен формуляр по Приложение № 1, подадено при условията на т. 7 и 8.
IV. УКАЗАНИЯ ЗА РАБОТА ПРИ ПОПЪЛВАНЕ НА СИ
11. Задължен субект, който подава СИ чрез специализираната информационна система „СИГНАЛ” се идентифицира с професионален (служебен) КЕП. При възлагане на дейността по подаване на СИ на външно за задължения субект лице, това лице може да подаде СИ чрез информационната система „СИГНАЛ” само с професионален (служебен) КЕП (издаден му за целите на подаването на СИ от името на задължения субект).
12. След идентифицирането на задължения субект по т. 11, в случаите по т. 6, в специализираната информационна система „СИГНАЛ” се зарежда автоматично следната информация:
12.1. брой на постъпилите сигнали при задължения субект, за които е генериран УИН по неговия ЕИК/БУЛСТАТ;
12.2. предмет/и на всеки сигнал, посочен при генерирането на УИН по ЕИК/БУЛСТАТ на задължения субект; при попълването на СИ този първоначално подаден предмет може да се коригира (актуализира, допълва, изтрива), ако в процеса по разглеждането на сигнала се е установила такава необходимост; корекцията става чрез избор от падащо меню.
13. За всеки сигнал, за който е генериран УИН, се посочва статус на сигнала (напр. „В процес на разглеждане”, „Приключен”, „Препратен”, „Друго”, напр. „В процес на отстраняване на нередовности”, „Тест”).
14. Когато сигналът се отнася до повече от една област по чл. 3 от ЗЗЛПСПОИН, за всяка една от тях се отчитат предприетите действия (проверки). По същия начин се отчитат и резултатите от тези проверки.
15. Справката за СИ съдържа обобщения резултат по показателите по т. 12.1, 12.2, 13 и 14 за всички сигнали.
16. В случаите по т. 7 и 8 информацията по т. 12 – 15 се попълва ръчно.
